易初用户操作手册(v2.1)

1 青岛市档案局青岛市档案局 易初档案管理系统易初档案管理系统 用用 户户 操操 作作 手手 册册 版本版本 2 12 1 编制 青岛市档案局监督指导一处编制 青岛市档案局监督指导一处 2 目 录 第一章 系统基础操作 3 第一节 系统登录 3 第二节 修改密码 4 第三节 系统注销 5 第四节 系统退出 5 第二章 基础资料维护操作 5 第一节 代码维护 5 第二节 选项维护 7 第三章 各门类档案库维护操作 10 第一节 概述 10 第二节 文书档案 12 第三节 照片档案 23 第四节 其他门类档案 25 第五节 数据备份 25 第四章 应用工具 27 第一节 自动建文件夹 27 3 第一章 系统基础操作 第一节 系统登录 用鼠标双击桌面上的快捷方式图标 即可出现以下的登录界面 如图 1 1 1 所示 图 1 1 1 需要输入字段 用户名 输入自己的用户代码 例如 user 口令 输入自己用户的密码 系统初始化默认的用户名为 user 口令为 0000 然后点击 即可进入系统 如果取消登录 请点击 第二节 修改密码 第一次使用由管理员分配的初始密码进入系统时 可对初始密 码进行修改 是密码不被其他任何人所知 以增强操作权限的安全 性 用管理员分配的用户名和密码进入系统 进入 系统维护 主 菜单下的 修改密码 如图 1 2 1 所示 4 图 1 2 1 输入字段 原密码 输入框中输入以前的口令 新密码 输入框中输入新的密码 确认密码 输入框中在输入一次新的密码 如以上的输入正确无误 便可按按钮 系统提示密码修改成 功的对话框如图 1 2 2 所示 点击保存密码后退出 如果 取消修改 点击 图 1 2 2 注意 密码修改后 必须记牢 以免忘记密码无法登录 如果密码 丢失 请立即通知系统管理员 第三节 系统注销 如果想退出当前用户 以另外一个用户登录 请点击 系统维护 5 菜单中的 重新登录 选项 如图 1 4 1 所示 图 1 3 1 系统退出当前系统 并出现登录的对话框 输入想要登录的用户和 密码 即可登录 第四节 系统退出 工作完成后 请退出系统 退出系统请点击 文件 菜单中的 退出 选项 如图 1 4 1 所示 图 1 4 1 系统即退出当前用户 第二章 基础资料维护操作 第一节 代码维护 代码维护功能可以对责任者 文件代字 会计档案类别 实物 档案类别 磁性载体档案类别 部门名称等系统代码进行添加 修 6 改 删除操作 对系统代码的有效维护可以最大限度的减少用户在 录入过程中的工作量 点击 系统维护 主菜单下的 代码维护 选项 如图 2 1 1 所示 图 2 1 1 一 单击窗口顶端的标签 可以切换不同的录入代码 当前录 入代码的标签页名称是突出显示在上面 例如 图 2 1 1 所示的录 入代码为 责任者 二 添加代码 单击 增加 按钮 窗口上会添加一条空白记 录 您将需要添加的内容输入到空白条目上即可 三 保存代码 当您录入完代码后 应当单击 存盘 按钮保 存数据 四 删除代码 单击 删除 按钮 可以删除当前选定的代码 记录 单击标签可以切换不同的代码 7 五 退出 单击 退出 按钮 可以退出代码维护功能 六 如果您在切换录入代码或退出代码维护前没有保存修改的 数据 系统将会提示您保存数据 提示窗口如图 2 1 2 图 2 1 2 1 单击 是 按钮 保存修改的数据 进行切换录入代码或退 出操作 2 单击 否 按钮 不保存修改的数据 进行切换录入代码或 退出操作 3 单击 取消 按钮 不保存修改的数据 但是不再进行切换 录入代码或退出操作 第二节 选项维护 选项主要为用户提供默认全宗号 全宗名称和地区 删除数据和 退出系统时是否提示 运行电子文件的应用程序所在位置等项目的 设置 进入 系统维护 主菜单下的 选项 如图 2 2 1 8 图 2 2 1 系统自动弹出 选项 维护对话框 如图 2 2 2 所示 图 2 2 2 一 修改默认地区代码 为保证全市各区市档案数据的唯一性 每个单位都要设置本单位的地区代码 您应当将本单位的地区代 码输入到 默认地区 输入框中 地区代码设置如下 地区代码地区代码地区代码 青岛市 QD 崂山区 LS 胶南市 JN 市南区 SN 城阳区 CY 平度市 PD 市北区 SB 黄岛区 HD 莱西市 LX 四方区 SF 即墨市 JM 李沧区 LC 胶州市 JZ 9 二 设置默认全宗号 全宗名称 您录入档案数据时 系统将自 动将默认的全宗号和全宗名称引入您录入的记录中 您应当向本地 区综合档案馆咨询您单位的全宗号和全宗名称 填写在 默认全宗 号 全宗名称 输入框中 注意 全宗号与全宗名称之间用 分 隔 例如 00066 青岛市档案局 三 电子文件扫描路径 易初档案管理系统对电子文件的管理 主要有附加和链接两种 这两种方式的区别和使用方法见各种门类 档案整理办法 系统在附加或链接电子文件时 需要知道附加或链 接的电子文件的存储位置 因此要在此设置电子文件扫描路径 计 算机会先到用户设置的电子文件扫描路径 去找相应的电子文件 并将其附加到数据库中 或者将电子文件的链接路径存放到数据库 中 如图 2 2 3 所示 图 2 2 3 注意 1 电子文件扫描路径必须用半角输入 2 两个电子文件 扫描路径必须写全 最好第一个路径填写计算机硬盘的电子文件存 放位置 第二个路径填写电子文件刻录光盘后的位置 四 关闭窗口前提示 该项目如果选择 提示 则关闭一个档 案门类的窗口时系统会向您确认是否关闭窗口 如果选择 不提示 则关闭一个档案门类的窗口时不会向您确认是否关闭窗口 五 删除数据前提示 该项目如果选择 提示 则每删除一条 电子文件存 储的路径 不同的路径 用分号区分 10 档案记录时系统会向您确认是否确定删除 有时候用户可能要一次 删除很多记录 这样每一条都确定很麻烦 这样的话您可以选择 不提示 这时系统就不会向您确认是否真的删除记录 第三章 各门类档案库维护操作 第一节 概述 系统为您提供文书 科技 会计 实物 照片 录音录像和其 他门类档案的管理 您要打开某一个门类档案的数据库 需要进入 文件 主菜单下的 打开 在 打开 菜单中包含了系统所有的 档案门类 您只需单击档案门类就可以进入到相应门类的数据库中 如图 3 1 1 所示 图 3 1 1 系统还设置了主工具栏 如图 3 1 2 所示 主工具栏对应了主 菜单的常用功能 鼠标在主工具栏按钮上稍停就会出现该按钮的功 能提示 11 图 3 1 2 打开某一种门类的档案库窗口后 系统菜单变成该门类档案专 用的菜单 窗口菜单 同时在主工具栏下方又增加了一排新的工具 栏 窗口工具栏 窗口工具栏同样对应了窗口菜单的常用功能 鼠 标在工具栏按钮上稍停就会出现该按钮的功能提示 窗口工具栏按 钮功能从左至右分别是保存 插入 复制 删除 导入 导出 检 索 排序 批处理 归档 上移 下移 跳转 附加电子文件管理 链接电子文件管理 打印 打印预览 关闭 例如 单击主菜单 文件 打开 文书档案年度库 或单击主工具栏按钮 系统打开文书档案年度库窗口 如图 3 1 3 所示 注意 打开某一种门类的档案库后 此种门类的菜单项和工具 栏按钮都变成灰色 不能再用 直到您关闭了该门类的档案库后 该门类的菜单项和工具栏按钮才能够再次使用 文书档案年度库 文书档案主库 科技档案案卷库 科技档案文件库 照片档案案卷库 照片档案文件库 新照片档案库 会计档案库 实物档案库 录音录像案卷库 实物档案库 录音录像文件库 实物档案库 其他门类档案案卷库 其他门类档案文件库 页面设置 帮助 12 图 3 1 3 第二节 文书档案 文书档案分为文书档案年度库和文书档案主库 档案整理工 作一般按年度进行 用户可以在文书档案年度库中完成当年度的文 书档案整理的工作 待整理完毕检查核对无误时 将当年度的数据 转到文书档案主库中 文书档案年度库被清空 可以进行下一年度 的文书档案整理工作 一 新建 新建一条记录 这里指一件档案的目录 可以点击菜单中的 记录 选项 选择 插入 或者直接点击工具栏中的按钮 系统会自动为用户生成一条新的记录 插入的新记录只能是当前最 后一条记录 注意 1 用户可以在菜单 系统维护 中的 选项 窗口中将用户 的默认地区 默认全宗号 全宗名称预先设定好 用户在新建一条 打开文书档案年度库后 其相应 的菜单和快捷按钮变为灰色 13 记录时 会自动带出默认的地区 全宗号内容 避免了用户的重复 录入 节省了录入时间 减轻了录入的工作量 2 每一条记录都有一个记录号 是系统自动生成的 用来标 记记录的条数 用户不能对其进行编辑操作 3 系统会根据用户的录入情况 自动生成 件号 用户也 可以自行编辑 录入时 件号 自动补位 4 如果一件档案有两份文件 则采用 件内序号 来区分 例如请示和批复可作为一件 录入时 件号 相同 批复的 件内 序号 为 01 请示的 件内序号 为 02 5 其他固定字段 如责任者 文号代字 经办部门 可以通 过代码维护操作进行设置 用户录入时采用下拉框选择即可 不必 重复录入 二 复制 如果两条记录的内容相差不大 可以采用复制一条记录的方 法 点击菜单中的 记录 选项 选择 复制 或者直接点击工具 栏中的按钮 系统会自动复制当前最后一条记录 三 删除 删除一条记录 点击菜单中的 记录 选项 选择 删除 或者直接点击工具栏中的按钮 系统会自动为用户生成一条新的 记录 删除的记录只能是当前最后一条记录 四 检索 检索用户需要查询的记录 点击菜单中的 工具 选项 选 14 择 检索 或者直接点击工具栏中的按钮 系统会弹出 文书 档案年度库检索 窗口 如图 3 2 1 所示 用户在有下拉框的栏 位中选择查询条件的字段 在其右侧填写查询条件的具体内容 本检索支持多条件查询和模糊查询 多个条件之间的逻辑关系可 选择 并且 或 或者 系统默认为模糊查询 若需要精确查询 用户只需将模糊检索前的对勾点掉 图 3 2 1 编辑好查询条件后 点击按钮 条件加入到条件编辑框中 用户也可以在此编辑框中直接修改查询条件 点击按钮 系 统根据检索条件自动查询符合条件的记录 点击按钮 系统 检索出所有记录 五 排序 用户可以通过关键字段对所有的记录进行排序 点击菜单中 的 工具 选项 选择 排序 或者直接点击工具栏中的按钮 系统会弹出 文书档案年度库排序 窗口 如图 3 2 2 所示 查询条件字段 查询条件具体内容 查询条件编辑框 15 图 3 2 2 在左边的方框内选择排序的字段 双击字段名称 系统自动将 选择的字段添加到右边的排序方框内 或者选中排序字段 点击 按钮 添加到右边的方框中 在右边的方框中双击字段名称可以 进行升序 或降序 的转换 选中排序字段 点击按钮 移 除所选的排序字段 用户选择好排序的关键字段后 点击按 钮 系统自动对记录进行排序 点击按钮 退出排序操作 六 批处理 进行批处理操作以前 首先要选中需要进行处理的数据行 单 击一条记录行首的记录号部分 整个一行数据变成蓝色即是选中 再次单击则取消当前记录的选择 如果要取消所有选择的记录行 一种方法是运行菜单 记录 中的 取消选择 选项 另一种方法 是在当前数据库界面中单击鼠标右键 对记录某一字段进行批量修改 点击菜单中的 工具 选项 16 选择 批处理 或者直接点击工具栏中的按钮 系统会弹出 批处理 窗口 如图 3 2 3 所示 图 3 2 3 对话框左边是当前数据库界面的字段名称 右边的输入框输入 替换后的值 如果选择 处理选中记录 则批处理操作时只对选中 的记录进行替换 如果选择 处理全部记录 则批处理操作时对当 前数据库界面显示的全部记录进行替换 单击按钮 开始替换操作 单击按钮 关闭批 处理对话框 七 文书档案年度库与文书档案主库之间的数据移转 在一个年度的文书档案整理完成后 需要将该年度的文书档 案转到主库中 点击菜单中的 工具 选项 选择 转主库 回年度 库 或者直接点击工具栏中的按钮 系统会弹出 年度库转主 库 主库回年度库 窗口 如图 3 2 4 图 3 2 5 所示 17 图 3 2 4 图 3 2 5 输入字段 全总号 移转的记录的全宗号 若用户在 选项 中预先设置好默 认全总号 则系统会自动带出此默认全总号 门类 移转的记录的门类 系统默认的归档门类为 文书档案 用 户也可以自行编辑此栏位 归档年度 移转的记录的年度 保管期限 移转的记录的保管期限 用户需要在下拉框中选择 一 18 次只能归档一个保管期限的文件 单击按钮开始移转操作 单击按钮关闭对话框 注意 1 转到主库中的文件将不能再进行件号的调整 在一个年度的 归档文件没有完全整理完毕以前 不要进行年度库转主库操作 2 一般情况下 一年的文书档案进行了归档操作以后不要再将 数据转回到年度库中 在进行了归档操作后如果又出现零散文件 将零散文件直接在主库中输入 排列在该年度最后即可 如果确实 在该年度归档文件整理中出现重大问题 需要做大的调整才进行 回年度库 操作 3 正常移转的文件在操作后会被从文书档案年度库 文书档案 主库中删除 移转时产生错误的文件仍然保留在年度库 主库中 八 电子文件管理 系统提供了电子文件的两种归档方式 附加和链接 点击菜单 中的 电子文件 选项 选择 管理 或者直接点击工具栏中的 按钮 系统会弹出 电子文件管理器 窗口和电子文件管理工具 栏 分别如图 3 2 6 图 3 2 7 所示 图 3 2 6 附加的电子文件名称 双击此栏位即可打开此 电子文件 链接的电子文件的路 径 双击此栏位即可 打开此电子文件 19 图 3 2 7 1 1 附加 将归档电子文件进行附加 只适用于单独一条记录的附加操作 首先点选需要附加电子文件的一条记录 然后点击工具栏中的按 钮 系统弹出 打开文件 对话框如图 3 2 8 所示 图 3 2 8 在此对话框中选择要附加的电子文件 单击按钮 系统 自动将电子文件附加到选中的记录上 若附加成功 此条记录的底 色变为粉红色 如图 3 2 9 所示 图 3 2 9 2 查看 要查看某一份档案文件附加的电子文件 首先打开电子文件管 20 理器 选择想要查看的档案文件所在的行 然后单击工具栏中的 按钮 或者直接双击 附加文件 或者 连接文件 栏位中的电 子文件名或电子文件连接路径即可打开此电子文件 3 拆离 附加的电子文件不允许在数据库中进行修改 如果用户要使用 该电子文件 就要将该电子文件拆离出一份拷贝 拆离 操作不会 删除数据库中的电子文件 单击按钮后 系统显示保存文件对话 框 用户输入要保存的文件名和位置 单击 保存 即可将当前电 子文件拆离出来 4 删除 单击按钮后 删除当前电子文件或者电子文件连接路径 5 自动附加 将大批量的归档电子文件进行附加到多条记录中 首先要将自 动附加的电子文件存储路径在 选项 中的 电子文件扫描路径 中设置好 例如用户将自动附加的电子文件统一存放在 D 盘根目录 下的 Data 文件夹里 则需要在电子文件扫描路径栏位中填写 D data 然后点击按钮 系统弹出提示是否继续对话框 如 图 3 2 10 所示 图 3 2 10 21 点击 是 按钮 弹出 自动附加 对话框 如图 3 2 11 所示 图 3 2 11 用户可根据文件的不同整理方式 选择自动附加的匹配方式 附加完毕 系统会提示扫描完成 附加了电子文件的记录 底色会 变成粉红色 电子文件管理器中附加文件栏位里会有相应的电子文 件名 通过匹配文号附加 用户将电子文件用其相应的文号来命名 例如 要附加青档字 2002 年度 1 号文件 格式为 青档字 2002 0001 doc 如图 3 2 12 所示 图 3 2 12 电子文件的 扫描路径 按照文号起好名 字的电子文件 22 通过匹配题名附加 用户将电子文件的用其相应的文件题名 来命名 且名字必须与相应的记录中的题名一致 例如 记录中文件题名为 关于召开会议的通知 则相应的电 子文件也命名为 关于召开会议的通知 doc 通过匹配档号文件夹附加 用户需要建立与每条记录相对应 的文件夹 文件夹的名字为该条记录的档号 格式为 全总号 5 位 门类 文书档案 归档年度 4 位 保管期限 永久 1 长 期 2 短期 3 件号 5 位 件内序号 2 位 例如 00066 文书档案 200210000101 全总号 门类 归档年度 件号 件内序号 保管期限 建立好的文件夹如图 3 2 13 所示 图 3 2 13 6 自动连接 按照档号起好名 字的存放电子文 件的文件夹 用 户将相应的电子 文件存储在此文 件夹内 23 将大批量的归档电子文件进行连接到多条记录中 首先要建立 对应于每条记录的文件夹 建立文件夹同自动附加中的档号文件夹 且文件夹的名称要用记录的档号来命名 将相应的电子文件保存到 此文件夹中 然后要将文件夹的存储路径在 选项 中的 电子文 件扫描路径 中设置好 例如用户将自动连接的文件夹统一存放在 D 盘根目录下的 Data 文件夹里 则需要在电子文件扫描路径栏位中 填写 D data 然后点击按钮 系统进行自动连接 连接完 毕 系统会提示扫描完成 连接上电子文件的记录 底色会变成粉 红色 电子文件管理器中连接文件栏位里会有相应的路径 注意 1 电子文件管理器显示当前档案文件中附加的电子文件名 称和链接的电子文件的路径 如果 附加文件 或者 连接文件 栏目为空 表示该档案文件中还没有附加或连接的电子文件 2 电子文件管理不管是采用附加还是连接 都需要将电子 文件扫描的路径设置正确 否则系统无法自动找到要附加或连接的 电子文件 第三节 照片档案 新照片档案库的录入操作基本上与文书档案相同 这 里只介绍一下照片档案的连接方法 将大批量的归档数码照片进行连接到多条记录中 首先要将每 张数码照片的名称用记录的档号来命名 然后要将文件夹的存储路 24 径在 选项 中的 电子文件扫描路径 中设置好 例如用户将自 动连接的数码找片统一存放在 D 盘根目录下的 Data 文件夹里 如图 2 3 1 所示 则需要在电子文件扫描路径栏位中填写 D data 图 2 3 1 然后点击按钮 系统进行自动连接 连接完毕 系统会提示 扫描完成 连接上数码照片的记录 底色会变成粉红色 电子文件 管理器中连接文件栏位里会有相应的路径 新数码照片的命名格式为 门类 SP 2 位 归档年度 4 位 保管期限 统一设置为长久 1 张号 5 位 与新照片档案库 中的档号相对应 如图 2 3 2 所示 例如 SP2002100001 门类年度 张号 保管期限 电子文件的 扫描路径 需要连接的数码 照片 25 图 2 3 2 旧的数码照片连接的方法与新的基本一致 只是连接时 数码 照片的命名格式不同 旧数码照片的命名格式为 盘册号 5 位 张号 4 位 与旧照片档案文件库中的档号相对应 如图 2 3 3 所 示 例如 000010001 盘册号 张号 图 2 3 3 第四节 其他门类档案 其他门类档案库的基本操作与文书档案库基本相同 第五节 数据备份 导入和导出为用户提供了数据的备份和汇入的功能 一 导出 将用户在当前打开的数据库界面上显示的数据备份 26 到磁盘上 点击菜单 记录 中的 导出 选项或直接点击窗口工 具栏的按钮 运行导出功能后 打开选择导出文件名对话框 如 图 3 5 1 所示 图 3 5 1 如果您想要备份部分数据 先要利用检索功能检索出想要备份 的数据 然后再用导出功能将数据导出到磁盘上 系统提供两种导 出文件各式 dbf 文件和 xml 文件 如果您想要导出 dbf 文件 在选 择文件对话框中的保存类型下拉列表框选择 数据库文件 d