金码出纳日记账使用说明书

金码出纳软件 出纳软件的第一品牌 简单实用超值 1 金码出纳日记账使用说明书金码出纳日记账使用说明书 述语说明 述语说明 借方 现金或银行存款的收入记借方 余额方向 借 表示余额是正数 贷方 现金或银行存款的支出记贷方 余额方向 贷 表示余额是负数 银行对账单 一般的银行对账单上 收入记在贷方 支出记在借方 与企业日记账刚好相反 也 有些银行的对账单与企业日记账的记账方向是一致的 在导入或录入时 必更改过来 一 一 系统概述系统概述 本系统主要用来管理企事业单位的资金 包括现金和银行存款 自动生成与手工账本一样的 现金账本和银行账本 摆脱手工记账的烦恼 提高工作效率 实时掌握资金的动向 为公司的投 资决策提供及时准确的数据支持 同时 通过导入 或录入 银行对账单 自动完成企业日记账 与银行对账单的自动对账 自动生成银行存款调节表 系统提供了多种统计表和明细表 帮助企 业分析收入的来源和控制费用的支持 二 二 出纳业务出纳业务 1 管理现金日记账 管理现金日记账 1 新建现金账户新建现金账户 单击 出纳业务 中的 新建现金账户 图标 如图 1 图 1 进入 新建现金账户 窗口 如图 2 图 2 金码出纳软件 出纳软件的第一品牌 简单实用超值 2 新增 新增 点击工具栏上的 新增 出现 现金账户编辑 窗口 如图 3 账户名称 指现金账户的名称 如输入 A 公司现金账户 启用日期 指从什么日期开始使用本软件进行记账 默认为当前日期 请根据实际情况修 改启用日期 否则 只能记当前日期以后的数据 之前的数据无法录入和显示 假设你要从 2009 年 5 月份开始记账 那么启用日期必须是 2009 05 01 注意 启用日期很重要 现金日记账期初数 假设你要从 2009 年 5 月份开始记账 余额 就指 2009 04 30 的现金余 额 借方累计 指 2009 01 01 至 2009 04 30 的现金借方累计发生数 也可以说是 1 4 月份现金 总收入 贷方累计 指 2009 01 01 至 2009 04 30 的现金贷方累计发生数 也可以说是 1 4 月份 现金总支出 公司名称 输入你的公司名称 公司名称将显示和打印在现金账本中 本例输入 A 公司 图 3 修改 修改 先选择一个账户 再点击工具栏上的 修改 当账户已经启用时 不能修改账户 但也 会弹出 现金账户编辑 窗口 你无法修改 只能点取消 若要修改 必须先选择该账户 然后 点击工具栏上的 停用 再点工具栏上的 修改 删除 删除 选择一个账户 再点工具栏上的 删除 账户已经启用时不能删除 必须先 停用 才 能删除 警告 删除账户后 该账户所对应的日记账会全部删除 无法恢复 请谨慎执行此操作 启用 启用 选择一个账户 再点工具栏上的 启用 已启用的账户将不能修改或删除 若要修改或 删除 必须停用该账户 停用 停用 选择一个账户 再点工具栏上的 停用 若要使用账户 必须启用对应的账户 导出 导出 点工具栏上的 导出 可以按四种格式导出 Excel 文本文件 HTML XML 若将来 要将导出的文件重新导入本软件 请使用文本文件 即 txt 格式 导入 导入 可以把账户的导出文件 txt 文件 此文件必须是从本软件导出的 支持低版本格式 导 金码出纳软件 出纳软件的第一品牌 简单实用超值 3 入到本软件中 2 记现金账记现金账 只有先建好现金账户才能记现金账 单击 出纳业务 中的 记现金账 图标 如图 4 图 4 进入 记现金账 窗口 如图 5 图 5 当前窗口显示的是当前月份的数据 这里的当前月是 200905 注意记账的当前月份不一定是实 际月份 举例 假设你 2009 06 08 年下载了这套软件 想从 2009 年 5 月份开始记账 那么记账 的当前月份是 200905 而不是 200906 在月末结账后 当前月份就变为了 200906 通过点工具栏 上的 查看上期 可以看 2009 年 5 月份数据 新增 新增 假如你有多个账户 请从左边树形列表中 选择个账户 系统自动选择第一个账户 点击 工具栏上的 新增 或右键菜单选择 新增记录 出现 现金日记账 新增 窗口如图 6 发生日期 指该张业务单据实际发生的日期 注意 日期不能小于该账户的启用日期 也不能小 于当前月份 但可以大于当前月份 如确实要录入 请在 新建现金账户 中修改启用日期或在 月末结账是对该账户进行反结账 凭证字 输入其中的一种收 付 现收 现付 银收 银付或者其它 根据单位的情况自行决定 凭证号 系统自动编号 可以修改 摘要 对该笔单据进行简单地说明 对方科目 该笔现金收入或支出所对应的会计科目 可以不输入 系统提供了按对方科目汇总统 金码出纳软件 出纳软件的第一品牌 简单实用超值 4 计表和明细报表 借方金额 收入记借方 贷方金额 支出记贷方 经手人 该张业务单据的经手人 系统提供了按经手人汇总统计表和明细报表 核算项目 该张业务据对应的核算项目 可自由设定 也可以不输入 系统提供了按核算项目汇 总统计表和明细报表 往来单位 该笔业务单据所对应的往来单位 系统提供了按往来单位汇总统计表和明细报表 如 果启用了应收应付功能 系统自动检测该往来单位是否有未结清的款项 如果则自动弹该往来单 位的应收应付列表 供用户选择对应的应收或应付款的单号 并自动更新应收应付款的余额 金 码记账宝有应收应付管理功能 金码出纳日记账和金码出纳管理系统无应收应付管理功能 部门 该笔业务单据所对应的部门 系统提供了按部门汇总统计表和明细报表 图 6 修改 修改 先选择一行记录 再点击工具栏上的 修改 已经审核的单据 已经结账的单据 他人 制制的单据不能修改 如确实有误 先 红字冲销 相当于作废 再新增一笔正确的记录 除 这三种情况可以任意修改 删除 删除 先选择一行记录 再点击工具栏上的 删除 已经审核的单据 已经结账的单据 他人 金码出纳软件 出纳软件的第一品牌 简单实用超值 5 制制的单据不能删除 如确实有误 先 红字冲销 相当于作废 再新增一笔正确的记录 除 这三种情况可以任意删除 审核 审核 对当前窗口显示的全部数据进行审核 只有当前月份所有数据审核后才能进行月末结账 进入下一个月份的账务处理 红字冲销 红字冲销 已经审核的单据不能修改 删除 如确实有误 先 红字冲销 相当于作废 再新 增一笔正确的记录 先选定一行已经审核的单据 再点工具栏上的 红字冲销 弹出 经字冲 销 窗口 确定要冲销 请点 保存 放弃冲销点 取消 查看上期 查看上期 查看上一个月的数据 对应的月份显示在 查看月份 上 查看下期 查看下期 查看下一个月的数据 对应的月份显示在 查看月份 上 打印 打印 打印当窗口的数据 预览 预览 预览当窗口的数据 导入 导入 可以按提示导入用 excel 做的账 csv 格式 也可以导入从本软件导出的 txt 文件 csv 格式的来源 Excel 另存为 选择 CSV 格式 如图 7 图 7 导入现金日记账的 CSV 格式文件必须包含以下几列 日期 凭证字 凭证号 摘要 结算方式 结算号 借方金额 贷方金额 而且顺序必须相同 多余的列必须删除 没有的列则插入空列 不能有表头 如下图 8 金码出纳软件 出纳软件的第一品牌 简单实用超值 6 图 8 导出 导出 把当前窗口显示的数据按指定的格式导出 Excel 文件 xls 文本文个 txt 网页文件 html xml 查找查找 在日记账列表中 按鼠标右键弹出快捷方式 选择 查找 弹出 日记账查询条件 对话框 输入指定的条件 点 确定 按钮 3 月末结账月末结账 当前月份的账记完后 就可以月末结账 进入下一个月的记账 单击 出纳业务 中的 月末结账 图标 出现月末结账的窗口 如图 9 图 9 单击右边的选择框 选择一个或多个账户 蓝色为选中状态 如图 10 再点工具栏上的 结账 便可进入下一个月记账 结账后 上个月的数据将不能修改 如要修改 必须选中一个或多个账 户 再点工具栏上的 反结账 返回到上一个月的记账 通过 红字冲销 作废错误的单据 再新增一张正确的单据 重新审核 金码出纳软件 出纳软件的第一品牌 简单实用超值 7 图 10 2 管理银行日记账 管理银行日记账 1 新建银行账户 新建银行账户 单击 出纳业务 中的 新建现金账户 图标 如图 11 图 11 进入 新建银行账户 窗口 如图 12 图 12 新增 新增 点击工具栏上的 新增 出现 银行账户编辑 窗口如图 13 账户名称 指银行账户的名称 如输入 A 公司银行账户 启用日期 指从什么日期开始使用本软件进行记账 默认为当前日期 请根据实际情况修 改启用日期 否则 只能记当前日期以后的数据 之前的数据无法录入和显示 假设你要从 2009 年 5 月份开始记账 那么启用日期必须是 2009 05 01 注意 启用日期很重要 银行日记账期初数 假设你要从 2009 年 5 月份开始记账 余额 是指 2009 04 30 的该账户 余额 借方累计 指 2009 01 01 至 2009 04 30 的该银行账户借方累计发生数 也可以说是 1 4 月份该银行账户总收入 贷方累计 指 2009 01 01 至 2009 04 30 的该银行账户贷方累计发生数 也可以说是 1 4 月份该银行账户总支出 银行日记账期初数 余额 假设你要从 2009 年 5 月份开始记账 余额 是指 2009 04 30 的 该账户银行对账单上的余额 公司名称 输入你的公司名称 公司名称将显示和打印在现金账本中 本例输入 A 公司 金码出纳软件 出纳软件的第一品牌 简单实用超值 8 开户银行 该账户的开户银行 银行账号 该账户所对应的银行账号 图 13 修改 修改 先选择一个账户 再点击工具栏上的 修改 当账户已经启用时 不能修改账户 但也 会弹出 银行账户编辑 窗口 你无法修改 只能点取消 若要修改 必须先选择该账户 然后 点击工具栏上的 停用 再点工具栏上的 修改 删除 删除 选择一个账户 再点工具栏上的 删除 账户已经启用时不能删除 必须先 停用 才 能删除 警告 删除账户后 该账户所对应的日记账会全部删除 无法恢复 请谨慎执行此操作 启用 启用 选择一个账户 再点工具栏上的 启用 已启用的账户将不能修改或删除 若要修改或 删除 必须停用该账户 停用 停用 选择一个账户 再点工具栏上的 停用 若要使用账户 必须启用对应的账户 导出 导出 点工具栏上的 导出 可以按四种格式导出 Excel 文本文件 HTML XML 若将来 要将导出的文件重新导入本软件 请使用文本文件 即 txt 格式 导入 导入 可以把账户的导出文件 txt 文件 此文件必须是从本软件导出的 支持低版本格式 导 入到本软件中 银行未达 银行未达 录入银行初始未达账 银行初始未达账是指启用日期之前企业已经收款或付款但银行 金码出纳软件 出纳软件的第一品牌 简单实用超值 9 对账单上没有记录的账目 所以在银行初始未达账上增加的数据均来源于企业日记账 点击工具 栏上的 银行未达 出现 银行初始未达账 窗口如图 14 假设账户的启用日期是 2009 05 01 那么银行初始未达账的账单日期必须小于 2009 05 01 图 14 企业未达 企业未达 录入企业初始未达账 企业初始未达账是指启用日期之前银行已经收款或付款但企业 的日记账上没有记录的账目 所以在企业初始未达账中增加的数据均来源于银行对账单 点击工具栏上的 企业未达 出现 企业初始未达账 窗口如图 15 假设账户的启用日期是 2009 05 01 那么企业初始未达账的账单日期必须小于 2009 05 01 图 15 2 记银行账 记银行账 只有先建好银行账户才能记银行账 单击 出纳业务 中的 记银行账 图标 如图 16 图 16 进入 记银行账 窗口 如图 17 图 17 当前窗口显示的是当前月份的数据 这里的当前月是 200905 注意记账的当前月份不一定是实 际月份 举例 假设你 2009 06 08 年下载了这套软件 想从 2009 年 5 月份开始记账 那么记账 的当前月份是 200905 而不是 200906 在月末结账后 当前月份就变为了 200906 通过点工具栏 上的 查看上期 可以看 2009 年 5 月份数据 金码出纳软件 出纳软件的第一品牌 简单实用超值 10 新增 新增 假如你有多个账户 请从左边树形列表中 选择个账户 系统自动选择第一个账户 点击 工具栏上的 新增 或右键菜单选择 新增记录 出现 银行日记账 新增 窗口如图 18 发生日期 指该张业务单据实际发生的日期 注意 日期不能小于该账户的启用日期 也不能小 于当前月份 但可以大于当前月份 如确实要录入 请在 新建银行账户 中修改启用日期或在 月末结账是对该账户进行反结账 凭证字 输入其中的一种收 付 现收 现付 银收 银付或者其它 根据单位的情况自行决定 凭证号 系统自动编号 可以修改 摘要 对该笔单据进行简单地说明 结算方式 该笔单据的结算方式 结算号 该笔单据的结算号 既可以支票号 也可以结算业务申请书的号码 如果启用了票据 管理功能 系统则自动对该张支票 或结算业务申请书 进行领用和核销 金码出纳管理系统 V7 0 和金码记账宝有票据管理功能 金码出纳日记账无票据管理功能 对方科目 该笔现金收入或支出所对应的会计科目 可以不输入 系统提供了按对方科目汇总统 计表和明细报表 借方金额 收入记借方 贷方金额 支出记贷方 经手人 该张业务单据的经手人 系统提供了按经手人汇总统计表和明细报表 核算项目 该张业务据对应的核算项目 可自由设定 也可以不输入 系统提供了按核算项目汇 总统计表和明细报表 往来单位 该笔业务单据所对应的往来单位 系统提供了按往来单位汇总统计表和明细报表 如 果启用了应收应付功能 系统自动检测该往来单位是否有未结清的款项 如果则自动弹该往来单 位的应收应付列表 供用户选择对应的应收或应付款的单号 并自动更新应收应付款的余额 金 码记账宝有应收应付管理功能 金码出纳日记账和金码出纳管理系统无应收应付管理功能 部门 该笔业务单据所对应的部门 系统提供了按部门汇总统计表和明细报表 金码出纳软件 出纳软件的第一品牌 简单实用超值 11 图 18 修改 修改 先选择一行记录 再点击工具栏上的 修改 已经审核的单据 已经结账的单据 他人 制制的单据不能修改 如确实有误 先 红字冲销 相当于作废 再新增一笔正确的记录 除 这三种情况可以任意修改 删除 删除 先选择一行记录 再点击工具栏上的 删除 已经审核的单据 已经结账的单据 他人 制制的单据不能删除 如确实有误 先 红字冲销 相当于作废 再新增一笔正确的记录 除 这三种情况可以任意删除 审核 审核 对当前窗口显示的全部数据进行审核 只有当前月份所有数据审核后才能进行月末结账 进入下一个月份的账务处理 红字冲销 红字冲销 已经审核的单据不能修改 删除 如确实有误 先 红字冲销 相当于作废 再新 增一笔正确的记录 先选定一行已经审核的单据 再点工具栏上的 红字冲销 弹出 经字冲 销 窗口 确定要冲销 请点 保存 放弃冲销点 取消 查看上期 查看上期 查看上一个月的数据 对应的月份显示在 查看月份 上 查看下期 查看下期 查看下一个月的数据 对应的月份显示在 查看月份 上 打印 打印 打印当窗口的数据 预览 预览 预览当窗口的数据 金码出纳软件 出纳软件的第一品牌 简单实用超值 12 导入 导入 可以按提示导入用 excel 做的账 csv 格式 也可以导入从本软件导出的 txt 文件 csv 格式的来源 Excel 另存为 选择 CSV 格式 如图 19 图 19 导入银行日记账的 CSV 格式文件必须包含以下几列 日期 凭证字 凭证号 摘要 结算方式 结算号 借方金额 贷方金额 而且顺序必须相同 多余的列必须删除 没有的列则插入空列 不能有表头 如下图 20 图 20 导出 导出 把当前窗口显示的数据按指定的格式导出 Excel 文件 xls 文本文个 txt 网页文件 金码出纳软件 出纳软件的第一品牌 简单实用超值 13 html xml 查找查找 在日记账列表中 按鼠标右键弹出快捷方式 选择 查找 弹出 日记账查询条件