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职场时间管理技巧 Timemanagementskillsintheworkplace 长沙分公司叶思含 1 目录 什么是时间管理 为什么要进行时间管理 如何管理有限的时间 1 2 4 contents 3 工作时遇到干扰怎么办 2 什么是时间管理 Whatistimemanagement 时间管理理论是个人管理理论的一部分 即如何更有效地安排自己的工作计划 掌握重点 合理有效地利用工作时间 时间管理的目标是掌握工作的重点时间管理的本质是管理个人 是自我的一种管理时间管理的方法是通过良好的计划和授权来有序高效完成工作 什么是时间管理 4 什么是时间管理 时间管理理念的沿革 第四代时间管理理论 第二代理论 第三代理论 第一代理论 着重利用便条和备忘录 在忙碌中调配时间与精力 依据轻重缓急设定目标 再逐日设定实现目标的计划 重要的事先做 兼顾重要性与急迫性 讲求多方面平衡 改变思想而非改变行为 强调行事历与日程表 反映到时间管理以注意到规划未来的重要 5 为什么要进行时间管理 Whydowehavetimemanagement 为什么要进行时间管理 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间 你只需回答 Yes Or No 1你通常工作很长时间吗 2你通常把工作带回家吗 3你感到很少花时间去做你想做的事吗 4如果没有完成你所希望做的工作 你是否有负罪感 5即使没有出现严重问题或危机 你也经常感到工作有很多压力 6你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件 7你经常在做重要工作时被打断吗 8你经常占用用餐时间工作吗 9在上个月里 你是否忘记一些重要的约会 10你时常把工作推到最后一分钟 然后很努力的去做完它们 11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗 12你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗 13当你长休了一段时间 你是否有负罪感 14你常无暇阅读与工作有关的书籍 15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事 16你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来 测测你的时间安排是否合理 7 12 16 yes 救命 你在时间管理上需改进 8 12 yes 4 8 yes 0 4 yes 当心 你需要重新审视你的时间行动指南 可以 方向正确 但需要提高冲劲 恭喜 坚持并保留你的方法 为什么要进行时间管理 测测你的时间安排是否合理 8 为什么要进行时间管理 假设 平均80岁寿命1 20 60 80 忽略不计 余下40岁是工作时间 假如 我们只有3 3年的时间去创造价值 我们如何管理它 9 在有限时间内 做我们希望做的事 在有限的时间里做更多有效的工作平衡我们花费在工作中的时间 留出更多的时间给我们自己和家人成为时间的主宰 使生活感到轻松避免做我们不希望做的事 减少可能被浪费的时间避免忘记去做重要的事避免因迟到而失信于人避免天天在时间的压力下度过人生 为什么要进行时间管理 10 如何管理有限的时间 Howtomanagealimitedtime 测一测你真的很忙吗 在对应的色块里打上勾 最后做出统计 保证绝对真实的数据 然后数一数 集中精力工作小时无意义浪费时间小时真正的休息小时 12 测一测你真的很忙吗 数据调差发现 绝大多数 繁忙 的人 其实大多数时间都在完成要事与琐事之间切换耗费时间 13 记录时间日志 看看你每天都忙了些什么 如何管理有限的时间 时间记录法 14 示例展示 你是否发现 很多预期的事情因为突发事件的干扰 或临时工作的安排 并未达到实际的结果 你是否发现 每天被各种工作忙得焦头烂额 然而回顾一天下来却什么成果都没有 如何管理有限的时间 时间记录法 15 如何管理有限的时间 时间记录法 记录时间日志的好处 提醒你珍惜时间 分析自己时间的投入与产出 找到你的最高效工作时间段 找出自己最高效的工作时段 做最重要的事情 其它事情做合理安排 16 第二象限 如何管理有限的时间 第一象限 第三象限 第四象限 有期限压力的计划急迫的问题工作危机思考 真的有那么多重要而且紧急的事情吗 制定工作规划改进工作效能建立良好的人际关系思考 如何避免更多的事情进入令人讨厌的第一象限 不速之客来访临时电话 临时会议临时通知 信息反馈思考 我们如何尽量减少第三象限的事务 无聊的事情盲目的事情娱乐的事情思考 我们的工作中是否有必要进入这个象限 不重要不紧急 重要不紧急 重要且紧急 不重要紧急 四象限法 17 小练习 为下面的事项清单分类 18 第三象限 第一象限 第二象限 第四象限 领导安排写一个终端促销方案做商家促销活动动员会宣传ppt和领导一起参加商家活动动员会 临时的工作会议帮助同事解决函数公式设置问题若干用于产品考试的微信群通知回答导购提出的系统软件安装问题 看 红海行动 电影通过网络收看NBA转播 对近期竞品畅销机型动态分析完成上月低效门店及人员费用分析收集整理投标需要的企业资质资料做一次新品的视频直播培训 小练习 为下面的事项清单分类 不重要不紧急 重要不紧急 重要且紧急 不重要紧急 19 Diarize 定在具体高效时间段做 Doitnow 马上就做 Don tdoit 别去做了 Delegate 适当授权 委托别人去做 如何管理有限的时间 不紧急 紧急 重要 不重要 四象限法 20 偏重于第三象限 偏重于第一象限 偏重于第二象限 偏重于第四象限 如何管理有限的时间 四象限法 结果 压力剧增筋疲力尽忙于危机处理忙于收拾残局 结果 工作效率低目标与计划紊乱工作能力无法提升 结果 全无责任感工作不保依赖他人 结果 少有危机心态平衡纪律自制有远见 有理想 21 重要 不重要 不紧急 紧急 I IV III 20 30 1 15 20 如何管理有限的时间 四象限法 工作时间重心应该放在第二象限 重要但不紧急的事情上 防范于未然 避免变成重要且紧急的事情 II 50 60 22 如何管理有限的时间 时间ABC分类法 小练习 用时间ABC分类法记录每天待办事项 根据优先等级完成当日待办事项 23 如何管理有限的时间 时间ABC分类法 小结 将工作按轻重缓急分 A 紧急 重要 B 次要 C 一般 三类 安排各项工作优先顺序 粗略估计各项工作时间和占用百分比 在工作中记载实际耗用时间 每日计划时间安排与耗用时间对比 分析时间运用效率 重新调整自己的时间安排 更有效地工作 根据事项的优先等级 调整工作时间安排 逐一完成以提升工作效率 24 80 20定律 告诉我们 百分之二十的关键努力产生百分之八十的绩效 换言之 有百分之八十的无效工作时间与付出是浪費的 如何管理有限的时间 二八原则 20 投入 20 80 80 收益 25 大石头 小石子 水 第一步 第二步 第三步 如何管理有限的时间 二八原则 制定时间管理计划养成快速的节奏感时刻牢记要事第一不重要的事情学会授权养成整理条理的习惯利用倒计时法克服拖延制定具体完成时限 重要的事情先做 二八原则 26 拖延商数测验 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案 1 为了避免对棘手的难题采取行动 你于是寻找理由和借口 2 为使困难的工作能被执行 对执行者下压力是必要的 3 你采取折衷的办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作 4 你遭遇太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机 5 当被迫从事一项不愉快的决策时 你避免直截了当的答复 6 你对重要的行动计划的追踪工作不予理会 7 试图令他人为管理者执行不愉快的工作 8 你将重要的工作安排在下午处理 或者携回家里 以便在夜晚或周末处理它 9 你过分疲劳 或过分紧张 或过分泄气 或太受抑制时 以致无法处理所面对的困难任务 10 在着手处理一件艰难的任务之前 你喜欢清除桌上的每一个物件 如何管理有限的时间 选择答案 A 极表同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极表不同意 27 评分标准 每一个 极表同意 给予4分 每一个 略表同意 给予3分 每一个 略表不同意 给予2分 每一个 极表不同意 给予1分 请按以上评分标准计算你的测验成绩 结论 总分 20分 表示你不是拖延者 也许偶而有拖延的习惯 21分 总分 30分 表示你有拖延的毛病 但不太严重 总分 30分 表示你或许已患上了严重的拖延毛病 拖延商数测验 如何管理有限的时间 28 章节回顾 现在开始行动 你就是时间的管家 时间记录法 四象限法 时间ABC分类法 二八原则 29 工作时遇到干扰怎么办 Whatdoyoudowhenyouhavetroublewithyourwork 避开时间黑洞 设置任务最后期限 关掉QQ 关掉微信 关掉所有网页头条 保持办公桌面整洁 做一张任务清单 将座椅调到最舒服 尽量地隔离自己 要事第一 无法集中精力时先休息一下 小策略避开时间黑洞 给水杯里面倒满水 工作时遇到问题干扰怎么办 31 工作时遇到问题干扰怎么办 臣服 与 拖延 臣服精力 臣服环境 臣服天性 适当 拖延 保持好状态人的精力是有限的 持续高强度工作 约25分钟左右 需短时休息 约5分钟 以休整体力 精力 持续工作时间 臣服与拖延 32 番茄工作法 工作时遇到问题干扰怎么办 番茄工作法 此方法来自意大利的奇列洛 当外界干扰较多的时候可以适当缩短番茄钟的时间 如15分钟 减少中途被打断的概率 33 捕捉收集法 工作时遇到问题干扰怎么办 将临时问题集中放在 收集篮 中 先不予处理 待要事专心处理完后 再将收集篮分类整理 按照事项紧急轻重程度 定时清理完毕 34 假如现在是周一的晚上 面前是这五天要做的事情 试着分象限处理 1 你从昨天早晨开始牙疼 想去看医生2 星期六是一个好朋友的生日 你还没有买生日礼物和生日卡3 你有好几个月没有回家 也没有打电话或写信4 有一份夜间兼职不错 但你必须在周二或周三晚上去面试 19 00以前 估计要花一小时5 明天晚上有一个1小时长的电视节目 与你的工作有密切关系6 明晚有一场演唱会7 你在图书馆借的书明天到期8 外地一个朋友邀请你周末去他那儿玩 你需要整理行李 小练习 动手做计划 35 9 你要在周五交计划书前把它复印一份10 明天下午2 00 4 00你有一个会议11 你欠某人200元钱 他明天也要参加那个会议12 你明天早上从9 00 11 00要听一场讲座13 你的上级留下一张便条 要你尽快与他见面14 你没有干净的内衣 一大堆脏衣服没有洗15 你要好好洗个澡16 你负责的项目小组将在明天下午6 00开会 预计1小时 小练习 动手做计划 36 17 你身上只有5元钱 需要取钱18 大家明晚聚餐19 你错过了周一的例会 要在下周一前复印一份会议记录20 这个星期有些材料没有整理完 要在下周一前整理好 约2小时21 你收到一个朋友的信一个月了 没有回信 也没有打电