分公司财务管理制度-ABC

1 广东广东 ABC 发展有限公司发展有限公司 分支机构财务管理制度 试行 分支机构财务管理制度 试行 为了加强分支机构财务会计管理工作 健全内部管理机制 保证公司财产的安全与完整 提高公司的经济效益 特制订本制度 本制度所指分支机构为总公司下属的分公司 办事处 第一章第一章 财产监督机制及人员职责财产监督机制及人员职责 鉴于目前分支机构管理架构相对简单 负有财产监督职责的相关人员为分支机构会计 出 纳 仓库人员等 分支机构会计是主管分支机构财产管理和会计核算的主要负责人 直接向总 公司财务中心汇报工作 接受财务中心的指导和监督 仓库主管 未设仓库主管的分支机构为 仓库负责人 为主管分支机构存货的主要负责人 有关及时收 发 退 存货物 防火防盗等 日常的事务性工作 直接向分支机构经理汇报工作 接受分支机构经理的指导和安排 有关出 入库手续 库房制度建设 盘点等库存的监控工作 则直接向总公司财务中心汇报工作 接受 财务中心的指导和监督 在分支机构内 两者应密切配合 共同协助分支机构经理完成日常的 经营管理工作 分支机构出纳 所设的专职或兼职的内部人员 主要经管分支机构内部的货币 资金 接受分支机构会计的业务指导 分支机构的财务人员和仓库负责人员均由总公司财务中 心直接委派或任命 一 分支机构会计的工作职责 1 审核仓库入仓单 保证调拨入库数量无误 协助总公司完成调拨差异调整 2 控制客户的信用额度 保证公司信用额度控制制度的执行 3 完成应收账款相关账务的处理 包括销售收入 回款 返利 调价 运费等 4 月底和业务人员对账 出具正式对账单并由业务人员与客户对账 跟踪对账情况 5 月底组织对库存商品的盘点 出具盘点表及盘点报告 6 审核分支机构人员的费用报销并协助总公司控制费用 7 控制分支机构人员当月借款限额 8 制作分支机构工资表 9 每周与分支机构出纳一起进行现金盘点 保证账实核对无误 10 报送总公司要求的财务报表及销售报表 每月 5 日前向总公司报送 11 保存相关的账务资料 二 分支机构出纳的工作职责 1 经管分支机构的所有库存现金和银行账户 2 根据审批后的审批单办理现金收款 付款业务 3 建立手工现金日记账并按业务发生的时间序时登记库存现金收支情况 对库存现金做 到日清月结 做到账实相符 2 4 建立手工银行存款日记账并按业务发生的时间序时登记 定期核对银行存款余额 按 月编制银行存款余额调节表 5 严格控制库存现金限额 不得坐支或挪用现金 6 对库存现金和相关单据妥善保管 确保安全 完整 三 分支机构仓库主管 仓库负责人 的工作职责 1 合理安排仓库人员的工作 严把商品出入库的手续 保证库存商品的安全和完整 2 依据公司制度及有关规定 负责监督执行商品出入库的工作流程 做好验收 装卸 检验和登记商品出入库等各项工作 保障商品流转的正常进行 3 与分支机构会计密切配合 组织仓库商品的盘点 发现问题及时上报处理 4 负责库存商品的码放工作 做到按品种 按规格分门别类地摆放 5 对下属员工的工作状态及工作业绩进行评估 加强思想教育工作 及时反映并解决问 题 6 做好库房的防火防盗等工作 落实安全责任 7 加强对残次商品的管理 将每周 或月 发生的残次品情况及时上报总公司处理 8 遇特殊情况 如分支机构经理违反制度强迫发货 发生火灾 盗窃等特殊事件 可直接 向国洲副总和财务部经理汇报情况 第二章第二章 货币资金管理货币资金管理 一 收支两线管理 分支机构在经营地开设二个银行账户 一个 收入 账户 一个 费用支出 账户 一 收入账户管理 收入账户专门用于收取分支机构所有的货款收入 包括所有收取的现金 代理金等收入 分支机构无权支取收入账户中的任何银行存款 分支机构每周星期一将 收入 账户中上周收 入的银行存款划回总公司指定账户 不得截留 挪用此账户的款项 对于有档口的分支机构 当日收取的现金不迟于次日上午 12 点前存入收入账户 分支机构会计每周需提供一份上周的 销售收入业务明细表 1 除有门市 档口 在销售商品时可直接向客户收取现金外 分支机构不得向客户收取现 金 如特殊情况确需收取现金的 由相关人员提出申请 经分支机构经理和会计核准后 以书 面委托收款形式通知客户付款 委托书如附表一 未经同意私自收取客户款项属严重违规行 为 一经公司发现 将严肃处理 2 对客户直接将货款汇回总公司或总公司转账收款的 分支机构会计应及时通知总公司财 务 经总公司出纳确认货款到账后 由总公司以收款确认单 附表二 的形式通知分支机构记 账 二 费用支出账户管理 3 费用支出账户专门用于分支机构的日常费用支出 其资金来源由总公司拨入 1 分支机构严格执行收支两条线的资金管理制度 分支机构所有的货款收入 必须全部存 入收入账户 分支机构的费用支出只能从 费用支出 账户支出 严禁分支机构用货款支付费 用 2 对于总公司人员在分支机构提取备用金必须经总公司审批 具体操作程序为该总公司人 员向分支机构经理提出申请 由分支机构会计审核后传真总公司 财务中心接到传真后按公司 借款审批程序处理 并在核准后回传分支机构财务 总公司人员提取备用金后 分支机构会计 需及时通知总公司记账 并将相关单据原件一同寄回总公司 分支机构只留收据复印件 二 对分支机构个人借款的规定 1 分支机构个人借款审批权限规定 a 借款累计余额在个人月工资的 50 以内 含 50 由分支机构会计审批 b 超过个人月工资的 50 并少于 100 的 含 100 由财务中心审批 c 超过个人月工资的 100 并少于 1 万元 含 1 万元 由管理本部审批 d 1 万元以上由集团执行总裁审批 严禁分支机构出纳在未经相关人员审批的情况下向分支机构人员发放借款 2 对于因出差原因需借款的员工 由该员工向分支机构经理提出申请 经分支机构会计审 核后传真总公司 按公司借款审批程序处理 3 分支机构员工无生活费用 可向分支机构办理借款 4 原则上借款期限不能超过一个月 对个人借款不按规定进行费用报销或归还时 分支机 构会计必须从借款人当月工资中扣回 5 对于未还清借款的员工 分支机构财务原则上不得再受理其新的借款申请 第三章第三章 费用开支管理费用开支管理 一 分支机构费用实行预算管理 分支机构会计于每月 28 日前向总公司财务中心报送下月的费用预算表 由财务中心据前 期费用发生情况审核并报执行总裁批准后执行 分支机构根据实际情况 凭总公司审批同意报 销的金额报销费用 二 分支机构费用报销审批权限 分支机构的费用支出单据统一按月寄回总公司 按公司报销程序执行 分支机构无权在未 经总公司核准情况下进行费用报销支出 三 费用发生标准及相应附件要求 分支机构费用支付的标准及相应的附件要求按本制度所附 分公司费用支付标准及报销附 件表 及 办事处费用支付标准及报销附件表 执行 四 费用报销流程 4 1 报销人填写费用报销单 差旅费报销单 交分支机构经理审核费用支出的合理性 分支 机构经理作为部门经理对报销单签字确认 2 报销人把经分支机构经理签字的报销单交分支机构会计 分支机构会计按 分支机构 费用支付标准及报销附件表 的要求审核单据并填写 分支机构人员报销记录与核定表 其 中 分支机构的一切公共支出 如房租 水电费 运输费等由出纳统一支付和报销 对超支的 费用会计应不予审核 如确为合理支出 由报销人经分支机构经理签字后直接向总公司申请 分支机构会计查核总公司的审批情况进行审核 3 次月 3 日前 分支机构会计整理报销单和 分支机构人员报销记录与核定表 并寄回 总公司 按总公司报销程序处理 4 报销单据完成公司的报销程序后 由总公司主办会计按审批情况补填 分支机构人员 报销记录与核定表 的 同意报销金额 扣款额 及 备注 栏 由财务经理核实后传真分 支机构出纳 由出纳按 分支机构人员报销记录与核定表 的 同意报销金额 冲减个人借支 或返还现金 流程图如下 超支向本部申请 申请报销 审核转交 审核转交 传真审批表 冲减个人借支或返还现金 复印审批表 五 工资审核与发放流程 分支机构员工每月的工资发放时间为次月 15 日 1 每月 8 日前 分支机构会计据本机构人员的工资标准和出勤情况制作上月工资表 经分 支机构经理审核出勤情况签名后传真总公司财务中心 2 总公司财务中心按相关人员的工资标准及人力资源部人事记录审核工资表并按公司费用 支付程序审核和报批 3 财务中心把经核准发放的工资表传真分公司会计并由出纳发放工资 4 分支机构出纳发放工资后把发放工资单据交会计寄回公司 报销人分支机构经 理 分支机构会 计 财务中心 分支机构出 纳 按公司报销程序处 理 管理本部 分支机构 经理 公司行政 部门 分支机构 出纳 5 核实出勤情况 核实出勤情况 报送工资表 发放工资 传真工资表 对于离职人员工资的发放 由离职人员填写离职申请表 按公司离职程序完成相关工作交 接及交还公司所有的财物后 由分支机构会计核算工资并连同离职申请表传真财务中心申请发 放 严禁未经财务中心同意私自发放离职人员工资 第四章第四章 应收账款管理应收账款管理 一 信用额度控制 每个会计期间总公司据分支机构申请 核发分支机构新一期的客户信用额度表 分支机构 必须严格执行客户信用额度管理 1 授信额度的申请 严格按公司的信用管理制度执行 必须按时上报 经总公司审批后 方能执行 不允许未经审批先执行 以及超过审批额度执行 2 分支机构必须严格执行公司批准的授信额度 不允许超信用发货 3 分支机构应随时检查经销商的信用执行情况 及时清收到期货款 对到期未回款或不 守信用的经销商 申请取消信用额度 并对其欠款进行催收 清理 4 对信用额度的调整 分支机构须提出申请 上报公司审批后执行 对连续三个月未提 货或提货额少于授信额度的 分支机构应对经销商进行清理 上报申请取消或调减信用额度 并对其欠款进行催收 清理 5 分支机构不得与经销商串通 私自提高信用额度或无款发货 先货后款 若有此类情 况发生 公司将予以严惩 情节严重者 将移交司法机关 6 分支机构会计作为信用额度的直接控制人员 对超信用额度客户不予签名发货 对无 分支机构会计签名的销售订单仓管如有出货 将对仓管人员和相关业务员予以重罚 7 如确需超过信用额度发货 由分支机构经理向总公司提出申请 按公司审核程序执行 二 对账操作程序 分支机构应每月与有欠款的客户进行应收账款核对 确认工作 1 次月 3 日前由分支机构业务部各业务员向会计提交各个客户上月发货 收款及欠款结 余情况表 由会计审核后填写 对账单 见附件三 签名作实后提交业务员与客户进行对账 对账单的金额 截止日期必须与总公司账套设置的会计期间一致 2 业务员应催促客户及时进行核对 并要求客户在对账单上签章确认 如为单位 必须 取得对方财务人员签字并加盖公章 如为个体 必须由对方老板签章确认 对于客户有异议 的对账单 要求客户在对账单上详细说明 3 业务员收到客户确认的对账单后 应提交一份复印件由财务归档 对于客户有异议的 分支机构 会计 财务中心 按公司报销程序处 理 6 对账单 业务员应及时与会计沟通 解决对账差异 并重发对账单 要求客户签章确认 4 各业务人员必须按 应收账款在谁手里就由谁负责清理 的原则 积极清理过去遗留 的应收账款 不得扯皮推诿 5 业务人员离职时必须对所负责的客户的应收账款重新核对 取得客户的确认并经总公 司审核后方可办理离职手续 对账流程如下 提供上月发货收款情况表 传真对账单 出具正式对账单 签名或盖章确认回传 复印对账单由会计备档 三 客户返利 1 返利的标准 a 客户经销的产品必须是公司产品 b 发行的新片 特价品不享受返利优惠 c 能享受销售返利的客户必须是与公司签订经销协议的客户 分支机构应与客户商洽 合作条件 并以书面形式报回总公司 经本部经理审核后报总经理审批后执行 分 支机构应将经审批后的返利合同送一份至总公司财务部备案 d 客户返利按月或季计算 e 客户返利的计算以当月 季 的回款金额为基数进行返利的计算 2 返利的程序 a 由分支机构业务代表提出申请 根据客户的当月回款额 按当时与客户商洽合作条 件确定的返利率计算返利并提交分支机构经理审核 b 分支机构经理据客户的回款额进行审核并提交分支机构会计审核 c 分支机构会计确认回款额无误后提交总公司按总公司返利程序执行 申请返利 审核转交 提交返利表 申请处理 确认返回 四 应收账款内部转账操作 客户的应收账款从总公司转到分支机构管理或分支机构客户转入总公司管理 应按以下方 式进行客户管理交接 1 总公司客户转到分支机构 a 由于总公司营销策略的需要或其它原因需把客户应收账款转到分支机构的 先由 总公司业务员与相应的销售会计进行内部对账 并由销售会计提供正式的对账单 分支机构会计 分支机构业务 人员客 户 分支机构 业务人员 分支机 构经理 分支机 构会计 按返利审批 程序执行 财务中 心 7 签字确认后由业务员与客户进行对账 b 总公司业务员完成对账并取得由客户签章的对账单后 填写转账申请单向相应 的销售会计提出转账申请 c 销售会计接到申请单审核后转交总公司主办会计 d 总公司主办会计在转账申请单签名同意后传真给分支机构会计 e 分支机构会计通知分支机构经理指定相应业务员与客户沟通确认应收账款 f 由分支机构业务员和会计进行确认应收账款无误后签字回传总公司 g 总公司主办会计把由分支机构业务人员和会计签名核实后的转账申请单转交销 售会计转销客户应收账款 公司内部对账 审核转交 填写转账申请单 对账 转交入账 核定入账并传真 同意转账 对账 指定人员与客户沟通 通知转接客户 反馈对账情况 签名作实 2 分支机构客户转入总公司 分支机构客户转入总公司按总公司客户转到分支机构的转账程序进行类似的操作 注 总公司主办会计是应收账款内部转账的关键控制人 未经其同意 分支机构会计或总 公司销售会计不得接受其他人员的要求进行转账工作 造成应收账款无法收回责任由 相应会计承担 五 应收帐款的调整 1 对于客户欠款 应收帐款 在客户之间相互地转移 必须取得客户之间财产转移的确 认函 确认函后附货品转移的清单 该确认函在客户双方签字后 经分支机构经理和会 计确认后方可做为调帐依据 2 客户 总公司或分支机构的客户 要求对其现有库存的滞销品降价 以促进销售 分 支机构经理应派专人到客户处清点商品 确定品名 数量 价格 编制一份清点表 由 客户签字确认 经分支机构经理 会计审核后传回总公司审批 以此作为调减客户应收 帐款的依据 分支机构相关人员必须实事求是 不得弄虚作假 损害公司利益 六 发票开具程序 对于分支机构人员申请开具发票 包括增值税专用发票和普通发票 按如下方式操作 总公司业务人员总公司销售会计总公司主办会计 分支机构经理分支机构业务人员 客 户 分支机构会计 8 由相关业务员填写发票开具申请单 附表四 交分支机构会计审核欠款情况 申请金额 后传真总公司财务中心 由财务中心按规定开具 申请 审核并传真 第五章第五章 商品进销存管理商品进销存管理 一 商品调拨 1 商品调拨流程 1 分支机构计划员根据经销商的购货申请与仓库的库存情况 填写 商品调拨申请单 交分支机构经理审核 2 分支机构经理应查询库存及客户需求情况 对 商品调拨申请单 认真审核 并签 署审核意见 3 分支机构计划员将经分支机构经理签字同意的 商品调拨申请单 传真至总公司指 定的业务员 4 分支机构仓库管理员收到货物后 根据配送中心交货清单上所列货物清点 发现实 际点收的货物和发货清单有误的 立即检查原因并填写收货差异表通知分支机构会计 5 分支机构会计在审核收货品种 数量的真实性后传真总公司相关业务员 6 总公司相关业务员按差异情况作相应处理并提请总公司会计调账 填写调拨单 申请发货 按程序申请发货 审批 申请调整差异 反馈收货差异 发货 通知会计记账和处理差异 2 商品退货流程 1 分支机构计划员根据仓管员的要求和预计的销售情况 填写退货申请单交分公司经 理审核 2 分支机构经理据库存情况签署审核意见 3 分支机构计划员在取得经分支机构经理核准的退货申请单后联系托运并把退货申请 单和托运单传真到总公司相关业务员 4 总公司相关业务员在配送中心清点后与分支机构计划员核对退货差异 5 总公司相关业务员按差异情况作相应处理并提请总公司会计调账 申请退货 传真退货申请单 分支机构业务人 员 分支机构会计财务中心 分支机构 经理 分支机构 计划员 总公司指 定业务员 公司发货 调账程序 分支机构 仓库人员 分支机构 会计 分支机构 经理 分支机构 计划员 总公司指 定业务员 公司收货及 清点 9 审核核对差异 二 商品销售 1 分支机构商品销售分现款现货 先预收款后发货 先发货后收款 信用额度内发货 三 种方式 1 现款现货 客户向业务主办提出购货申请 打单员打印商品销售清单 经分支机构 会计审核后传仓管员备货 客户付款并在商品清单上签名 财务收款并在销售清单上签名交给 仓库组织发货 销售流程如下 支付货款 客户提货 下订单 打销售清单 按客户要求备货 审核返还 通知发货 2 先收款后发货 客户提出购货申请 预付货款给分支机构并将付款单据传真给分支 机构业务员 业务员对货款确认并在客户付款单据上签字后交分支机构会计 会计查询银行收 入户收款情况 如由总公司代收款 由分支机构会计向总公司出纳查询到账情况并在收到收款 确认单后确认 在分支机构会计确认收到款后在商品销售单签字同意发货交分支机构仓库管理 员 仓库组织发货 除部分有信用额度的大客户与档口现款提货外 分支机构的销售一律实行 先收款后发货的销售方式 销售流程如下 传真销售订单 汇款单交财务审核 及汇款单 发货 通知打销售单 要求发货 申请发货 查询 签名发货到账情况 3 先发货后收款 对信用较好 回款及时 每月销售量相当大的客户 由分支机构经 理根据客户的销售与回款情况制定信用额度 报总公司管理本部经理与总经理签字后执行 严 禁分支机构私自对客户铺货销售 销售流程如下 传真销售订单 客户 仓管员业务人员财务人员 客 户 仓管员 打单员分支机构 会计 分支机构 业务人员 财务中心 客 户 分支机构 业务人员 10 通知打销售单 要求发货 申请发货 信用额度内签名发货 2 客户提出购货申请 业务员接单后必须经分支机构会计审核 注意事项 如果为现款 现货和先收款后发货的会计需审核收款情况 如果为先发货后收款方式需审核是否已超出信用 额度 签字后 仓库管理员方可发货 会计人员根据销售单与托运单作账务处理 3 客户退货 1 客户退货的范围 所退货物必须是公司销售给该客户的产品 2 客户退货的审批权限 a 该客户本月退货额累计在上月销售额 10 以内由分支机构经理审批 b 该客户本月退货额累计超过上月销售额 10 的由分支机构经理向总公司申请经公 司审核程序执行 3 退货价格的确认标准 a 对未破损 损坏的产品 按相应品种现时销售价计价 如现时销售价高于当时发出 价 则按当时发出价计价 但如为新片裸碟退货 按退货时单价打 8 10 折计价 b 对破损 损坏的产品 按相应品种现时销售价扣除 0 8 1 2 元 片计价 4 客户退货的操作流程 a 客户将拟退货的产品名称 数量 质量状况传真给分支机构的业务人员 业务人员 按前述规定审核是否准予退货 b 对符合退货条件的 业务人员报分支机构经理按权限进行审核或审批 经审批后 业务主办方可电话通知客户予以退货 业务人员复印两份审批表 分别交分支机构 会计与仓库管理员 分支机构会计有监督退货是否按规定执行的责任 c 仓库管理员收到客户退回的产品后 清点验收后将一式三份的退货清点单中的两份 分别交给会计和业务人员进行相关处理 d 业务人员作为客户退货的责任人 对退货的全过程进行跟踪负责 并负责与客户 退货的差异协调 超额度退货申请 申请退货 核准 核准 申请退货 复印核准退货申请单 对账 清点单 清点单 退货 仓管员 打单员分支机构 会计 分支机构经理管理本部 客 户分支机构 业务人员 分支机构 仓管人员 分支机构 会计 11 4 代发货及代收退货操作 因业务开展需要 总公司与分支机构 分支机构与分支机构存在的代发货及代收退货行为 其处理方法如下 1 代发货操作 a 委托发货业务部门业务人员填写委托发货明细表 分支机构会计审核签名后由业务 人员传真代发货业务部门 由代发货业务部门开具销售订单 b 代发货公司业务部把代发货销售订单及委托发货明细表 传真件 交由会计审核 相关会计审核委托发货明细表 传真件 是否有分支机构会计审核签名以决定签名 发货 c 仓库管理员按经会计审核后的销售订单发货并把托运单交由代发货部门业务员保管 d 代发货公司会计把客户应收账款转到委托发货公司核对收货差异和催收 应收账款转账 审核是否发货 下订单 申请代发货 审核签名 通知发货 反馈发货情况 反馈发货情况 发货 2 代收退货操作 a 业务人员传真经签字的审批表到代收退货的总公司或分支机构接口业务人员 由代 收退货业务人员复印审批表给仓库管理员 b 仓库管理员收到客户退回的产品后 清点验收后将一式三份的退货清点单中的两 份分别交给会计和业务人员进行账务处理 c 代收退货公司会计把客户退货额转到委托发货公司核对退货差异 应收账款转账 确定是否退货 申请退货 申请代收退货 客 户 委托发货部门 会计 代发货部门会 计委托发货部门 业务人员 代发货部门业 务人员 代发货部门仓 管人员 客 户 委托发货部门 会计 代发货部门会 计 委托退货部门 业务人员 代收退货部门 业务人员 退货申请审 批程序 12 通知收退货 反馈退货情况 反馈退货情况 退货 三 库存管理 1 存货进出库 1 分支机构的库存商品 包括成品 裸碟 包装材料 海报等 有门市的分支机构 其在门市陈列的商品 视同库存商品 除因正常手续 如销售 赠送产品 出库外 任 何人未经批准 不得擅自挪用公司商品 2 库存商品的出库必须严格履行规范的出库手续 严禁以手写单的形式出货 3 分支机构仓库主管 负责人 作为分支机构库存商品管理的第一责任人 应负责 建立具体的管理制度 必须严格加强分支机构商品进出库管理 4 入库的商品原则上不许外借 但为了丰富内部员工业余文化生活 特作如下规定 a 内部员工借碟的申请 必须在分支机构经理和会计签字后 仓库方给予借出 b 借碟后归还的时间 电影 2 天 电视剧 7 天 c 每次限借一套 前次借出的碟子归还后方可再借下一次 d 同一品名 节目的碟子只能限拆包装一套 e 仓库应指派专人负责借出碟的保管 登记工作 2