华-北-集-团报销制度及资金审批流程

1 华 北 集 团 财务费用报销制度及实施细则 拟定人 崔莉培 审批人 2 为规范集团各种开支费用报销及付款程序 加强集团 财务管理 控制成本 切实保障集团利益 特制定集团费 用报销制度及实施细则 第一部分 关于报销的审批流程及原则第一部分 关于报销的审批流程及原则 一 一 报销流程报销流程 1 一般的报销流程 预算范围之内或有经审批的费用 一般的报销流程 预算范围之内或有经审批的费用 集团集团 经办人 本部门经理 或上级主管 财务 负责人审核 在执行总裁审批 出纳支付 2 特殊的报销流程 预算之外或没有经审批的费用 特殊的报销流程 预算之外或没有经审批的费用 原则上预算之外或没有经审批的费用是不予以报销支付 的 如确属集团正常经营和发展需要而发生的开支 可按 以下流程报批 经办人填制单据并补申请报告 本部门经理 或上级 主管 复核 执行总裁审核 执行总裁审核 公司 出纳支付 3 分公司的报销流程 分公司的报销流程 一般报销流程 经办人 财务负责人审核 分子公 司总经理审批 出纳支付 特殊报销流程 经办人填制单据并补申请报告 分公 司财务负责人复核 分子公司总经理审核 集团执行 总裁审批 分公司出纳支付 3 二 审批原则 1 费用报销需经办人的主管领导批准 不得自行批准自己 的报销费用 2 不得逾越流程 不得未经直接领导审批 直接提交公司 总经理 执行总裁审批 不得未经财务人员审批直接提 交公司总经理 执行总裁审批 3 出纳必须凭由经总经理 执行总裁和财务负责人均签名 后的报销单支付相关费用 一旦发现违规操作 对出纳 通报批评 并实行扣除当月薪金 20 的处理 如造成经 济损失 由出纳及相关人员承担连带责任 三 报销 审批及审批的责任 经办人 因公办理业务时应向对方索取相应的原始单据 经 济业务发生后应及时准确的填写报销单据 对经办 的经济业务及提供的原始单据的真实性负有直接责 任 并有责任及时向财务人员提供其审核所需的相 应文件或资料 部门负责人 对本部门发生的经济业务进行确认及对经办人 提供的原始单据进行审核 对报销业务负有直 接审核责任 并有责任协助财务人员的审核工 作 财务人员 审核报销的经济业务是否符合相应的规定 审核 报销所提供的原始单据是否符合相应的要求审 4 核报单据中是否按要求填写相应的项目和内容 对不符合要求的报销单据 原始单据及填写不 规范的行为提出相应的处理意见 分子公司总经理 对所负责的分公司的费用进行全面管理 在集团授权范围内审批所管理的分公司的 费用报销 第二部分 报销原则第二部分 报销原则 1 预算内的费用方可直接报销 2 所有的报销均遵循 谁支出 谁报销 的原则 严禁假 借他人的名义报销自己费用的行为 3 严禁报销虚假费用的行为 4 无预算或预算外的费用报销须经集团执行总裁签署意见 集团总裁批准后方可列支 5 每办一次业务 应该填写一张报销申请单 业务招待费 用 物资采购 餐费不论金额大小 一律每发生一次填 写一张 笼统地在报销单上写上 月 的费用 或多 次业务单据分不清的 财务部不予受理 6 所有费用开支 应 先申请 后开支 再报销 的流程 财务人员应根据预算来审核和支付 相关预算外费用在 发生费用前 应该先书面请求总经理 得到批准后才可 以发生相关费用 坚决杜绝 先斩后奏 的现象 事先 5 申请以总经理签名的日期为准 总经理外出时 或本人 出差在外遇紧急情况时 应电话或邮件通知集团执行总 裁或分子公司总经理 得到许可后才可进行 事后应及 时补充申请表 作为报销的依据 7 关于报帐时限 上月 28 日后至当月 28 日的期间费用必 须在当月报销 差旅费用必须在结束后三天内报销 逾 期单据 财务部不再受理 由此造成的损失 由报销人 自己承担 因单据不合要求 被退回按规定可以重新报 销的 应在 5 个工作日内处理 并在报销单的附件上说 明 上次退回重新填列 以区别在正常报销时限内的 单据 被退回不得重新报销的 下次拿回再报销的 一 经发现 将严肃处理 特殊延期 如外地出差时间较长 需提出书面报告 分公司由总经理签署意见后才可以 报销 8 跨年度的费用必须在次年 1 月 15 号之前填单报销 年 终结算后不管何种原因均不得报销上年度费用 9 大额支付款项必须使用支票或其他银行结算方式 超过 元而用现金支付的 报销时必须详细说明原因 经 财务部审核 无正当的理由 一律退回 10 从出纳处领取报销款时 需报销人签名确认 对于领款 不方便的 需由他人代领的 本人应该出具书面代理书 指定代理领款人 由代理人在领款表上签字 无书面代 6 理书 其他人不得代领 发放人员有权拒绝 出纳把代 理书附于领款表后 财务负责人不定期抽查款项是否如 实发放 第三部分 提供原始凭证和报销单填写的要求第三部分 提供原始凭证和报销单填写的要求 1 因公发生经济业务时 经办人员必须向对方索取原始单 据 未取得原始单据或虚假的原始单据一律不予报销 2 报销时提供的原始单据必须是由税务部门监制的发票或 由财政部门监制的收据 以及预算报告 专项申请等附 件 原始单据必须真实 合法 与开支的内容一致 对 于标有 顾客 单位 名称 的发票务必由开票人填写 相应公司名称 自己补充填写为无效发票 不予受理 无 顾客名称 的发票 不需填写 另报告 申请等附 件必须是经权限人员签字同意的纸质件 3 各种类型的发票应该分开粘贴 并在粘贴单上标出共 张 金额 元 票据粘贴混乱 不注明张数 金 额的单据一律退回 4 原始单据遗失的应尽量取得出票单位的原单据复印件并 盖上出票单位财务专用章 经财务部签署意见后方可报 销 5 报销单上所有内容均需完整填写 严禁用圆珠笔填写报 销单 严禁涂改 报销单的 经办人 务必由本人亲笔 7 签名 单据填写不齐全和涂改的 一律不予受理 第四部分 主要费用管理规定第四部分 主要费用管理规定 费用管理的把关人为财务人员 财务人员应对每笔发 生费用进行核查 并及时对一些费用进行归集汇总 提供 准确的财务数据 一 一 公关费公关费 1 凡因集团发展需要而发生的公关费 包括餐费及赠送礼 品费用 必须事前提出专项申请 根据资金权限由相关 人员审批 2 报销时必须提供已经审批的申请报告 元以内除 外 报部门负责人备案即可 财务人员核对报销内容是 否与申请报告内容一致 如果是赠送礼品 需提供礼品 清单 二 会议费二 会议费 1 此会议费仅指分公司内部会议物品费 餐费等费用 内 部会议具体指月度总结 月中会议 经理沟通会议等 2 经办人在报销会议费用时必须遵循真实完整的原则 在 报销单中需注明以下信息 开会主题 会议地址 物品 清单 会议费用应按餐费 物品费用等分类汇总 直接 写会议费用 元的不予报销 3 在会议同时发生的活动费 奖励费用应单独填写报销单 8 按活动费用和奖励费用规定报销 4 超预算或无预算举办会议 一律不予报销 5 会议结束后一周内 会议主办方应及时办理报销手续并 办理相应的还款手续 三 活动费 招待费及奖励费用三 活动费 招待费及奖励费用 1 经办人报销活动经费时应遵循真实完整的原则 在报销 单中需注明以下信息 活动内容 参与人员 附参与条 件 活动日期 活动地点 活动费用应按餐费 物品费 用等分类汇总 直接写活动费用 元的不予报销 2 经办人在报销奖励费用时应注明以下信息 奖励条件 奖励内容 奖励人员 并附奖励签收清单 提供不完整 的一律不予受理 3 经办人在报销招待费用时应注明以下信息 招待时间 招待目的 招待人员 陪同人员 招待地点 4 活动 招待或奖励费用发生一周内 经办人应及时办理 报销手续并办理相应的还款手续 四 四 市内交通费市内交通费 1 提倡节俭 外出办事 应尽量乘坐公交车或地铁 严格 控制出租车费 如有特殊情况需乘坐的士 应事先获得 总经理批准 2 发生费用后 应立即填写报销单 频繁外出的可以一周 报帐一次 9 3 对于出租车票 必须取得税控出租车票 手撕发票一律 不予以报销 报销人在车票的背面写上起止地点并签名 4 连号的出租车票 不论何种原因都不得报销 5 对于长距离 如跨城市 的出租车票 比照长途车的票 价予以报销 多出不报 五 五 差旅费差旅费 1 差旅费指相关人员参加总部组织的会议或培训等活动而 发生的交通费 住宿费等 除此类活动外分公司高管 总经理 副总经理 另行有出差活动需事先报集团审 批 分公司其他人员另行有出差活动由分公司总经理审 批 否则费用自理 2 经办人报销时此类差旅费应附集团的开会通知或的出差 申请单 并注明出差人数 财务人员根据集团通知或出 差申请审批单的费用报销标准审核 3 集团组织人员调动而发生的差旅费一律由当事人在新入 职公司予以报销 副总经理以上 含 高管可以报销飞 机票等车票 其他人员可报销的交通费以火车硬卧为上 限 超出部分自行承担 六 六 文具 办公用品 低值易耗品 网络配件等办公费文具 办公用品 低值易耗品 网络配件等办公费 文具 办公用品 低值易耗品 网络配件等物料用品 一律由综合管理部门统一采购 其他员工不得私自采购 10 报销时应附填写完整的采购清单 电脑小票 供应商送货 单 详细列明所购商品的明细 仓管 结算部门的验收证 明才可报销 并做好各部门的领用存登记 如不能按规定 提供附件的一律不予报销 第五部分 附则第五部分 附则 1 本制度自颁布之日起生效 2 本制度解释权归集团财务部门 3 以上条款未规定事项 由总裁决定后出台临时规定以 做说明 华北集团集团 2012 年 3 月 29 日星期四 11 华北集团分公司资金审批流程及权限一览表集团分公司资金审批流程及权限一览表 10 万以下资金调动由执行总裁负责 10 万以上资金调动需经总裁 董事长签字 审批签字 说明 1 资金审批中 由执行总裁视项目的重要并根据集团总裁 董事长授权 决定是否需上报总裁 董事长核准 2 股份公司与 分公司流程一样 3 分公司没有财务主管 由会计行使职权 4 财务总监没有上岗时 由财务中心最高管理者担任或总裁直接审批 单元格内空格的表示此处不需签字分子公司审批部分集团公司审批部分 分 类 支付项目说明环节 金额 申请审核审批审批审批审批审 批 行政工资 奖金福利 所有薪酬制度 内项目 不论金额会计总经 理 财务 总监 执行 总裁 各项业务 提成 根据业务制度 支付 前 不论金额会计 总经 理 财务 总监 执行 总裁 工 资 奖 金 福 利 分红政策分红报批 时 不论金额会计 总经 理 财务 总监 总裁董 事 长 1000 元 含 以下 营运 经理 财务 主管 总经 理 固 定 资 产 固定资产 购置 不能在预算中 申报 必须专 项书面申请 报批 时 1000 5000 元 含 营运 经理 总经 理 财务 总监 执行 总裁 12 5000 元以上营运 经理 总经 理 财务 总监 总裁 5000 元以下营运 经理 总经 理 执行 总裁 5000 元以上营运 经理 总经 理 财务 总监 执行 总裁 办公场所 装修或维 修预算 报批 时 20000 元以上营运 经理 总经 理 财务 总监 总裁 5000 元以下财务 主管 总经 理 执行 总裁 活动经费 会议预 算 含业务招待费报批 时 5000 元以上财务 主管 总经 理 财务 总监 总裁 元 含 以内 财务 主管 总经 理 元以上财务 主管 总经 理 财务 总监 执行 总裁 经 费 公关慰问 等专项费 用 主要是用于政 府机关的节日 慰问 专项接 待等费用 报批 时 元以上财务 主管 总经 理 财务 总监 总裁 广 告 宣 广告 宣 传 指投放于媒体 的广告 宣传 品的印刷 发 报批 时 5000 元以下部门 主管 总经 理 执行 总裁 13 5000 元 20000 元 部门 主管 总经 理 市场 策划 管理 执行 总裁 传放等 报批时 20000 元以上部门 主管 总经 理 市场 策划 管理 总裁 经批准预算内项目的 借款 不论金额财务 主管 总经 理 5000 元以下财务 主管 总经 理 执行 总裁 5000 元以上财务 主管 总经 理 财务 总监 执行 总裁 公务借款 经批准预算内项目的 借款 预算外项目 如临时 购买物品 10000 元以上财务 主管 总经 理 财务 总监 总裁 单元格内空格的表示此处不需签字分子公司审批部分总公司审批部分 分 类 支付项目说明环节 金额 申请审核审批审批审批审批审 批 借 款 员工个人 借款 员工未发放工 资的 60 之内 可以外借 如 报批 时 500 元 含 以 内 财务 主管 总经 理 总经理签字并承担担保责 任 14 有特殊情况 超过全部工资 的应报集团总 部审批 1000 元以上财务 主管 总经 理 财务 总监 执行 总裁 外部单位 借款 报批 时 不论金额财务 主管 总经 理 总裁董 事 长 10 万以下财务 主管 总经 理 月度资金预算 内项目 提取 前 10 万以上财务 主管 总经 理 财务 总监 执行 总裁 2 万以下财务 主管 总经 理 2 万以上财务 主管 总经 理 财务 总监 执行 总裁 提取现金 含从对 公帐户转 款到存折 户 个人 卡帐户 预算外提取现 金 提取 前 5 万以上财务 主管 总经 理 财务 总监 总裁 取 现 资金互转指公司帐户之 间转帐 不包 括对公户转存 折户 个人卡 户 20 万以下财务 主管 15 20 万以上财务 主管 财务 总监 执行 总裁 办公日用品营运经 理 财务 主管 总经 理 执行 总裁 耗材及易耗 品 营运经 理 财务 主管 总经