《行政制度培训》PPT课件.ppt

行政管理制度培训组织部门 集团人事行政部讲师 文轶 了解管理规范的需要了解自己的权利和义务更好地融入团队 你无法改变人们的思想 你所做的只能是给他们以工具 然后用这种工具改变他们的思想 摘自 掌握洛克菲勒的习惯 为什么要学习公司的管理制度 意义 完善的制度与流程体系是企业长期可持续发展的重要保障 是企业管理 人治 向 法治 转变的基础 能有效地促进集团的管理规范化 意义 管理制度是企业管理的重要组成部分 管理体系的优劣直接决定企业的组织效率和团队整体职业素养 进而对企业的经营绩效产生深远的影响 目录 第一章公文管理规定第二章档案管理规定第三章印章管理规定第四章廉政管理规定第五章办公财产管理规定 第六章用车管理规定第七章会议管理规定第八章办公管理规定第九章行政事务管理规定第十章违制处罚 公文管理规定 公文的种类 一 按公文来源 可以分为内部公文 对外公文 外来公文 二 按秘级程度可分为以下两类 秘密 指涉及公司重大规划设计方案 招投标文件 营销方案 财务数据及报表 薪资等信息的公文 严禁私自复印分发 普通 指非秘密公文 1 内部公文按照内容可分为以下7类 公文的种类 一 内部公文 1 决议 适用于经董事会 总经理办公会等重要会议讨论通过的重要决策事项 2 通知 适用于发布规章 转发上级单位 不相隶属单位的公文 批转下级单位的公文 要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项 任免和聘用干部等 3 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况 4 报告 适用于向上级单位汇报工作 反映情况 提出意见和建议 答复上级单位询问 5 请示 适用于向上级单位请求指示 批准 请示和报告要分开 请示问题应做到一文一事 报告中不得带请示问题 6 工作联系函 适用不相隶属单位间相互商洽工作 询问或答复问题 发函单位不超过3个 向有关主管部门请求批准等 7 会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项 二 对外公文 向政府或合作单位报送的文件 例如 项目建议书 立项报告 请示 报告等三 外来公文 外部单位 机构发来的文件 函件 资料等 公文的种类 行文规则 注重实效 坚持少而精 篇幅力求简短 严格执行公司有关保密规定 定位准确 主题明确 行文规范 用语严谨 对象正确 线路短捷 避免无价值公文 不越权 不越级 重大事项 特殊情况除外 责任落实 集团人事行政部 是公文管理的归口部门 负责处理所有以集团名义上报 下发的公文文件 检查 指导和监督集团各下属子公司的公文处理工作 子公司行政人事部门 负责本公司上报 下发文件的归口管理 负责接收 处理 宣贯和落实集团转发的外来文件及集团下发的规章制度 工作指令 通知 通报 对集团领导的请示 报告等文件 并编号归档 各部门及下属子公司 根据业务需要设置专职或兼职行政文员 负责各类制度 公文等信息的传递 接收 处理 跟进落实和编号保管存档等工作 发文办理流程 发文办理要求 拟稿 谁发起谁拟稿 谁主管谁拟稿 联合发文共同拟稿 拟稿部门对文件基础质量负全责 拟稿要求及格式详见附件 审核 内部公文逐级审核 谁主管谁审核 对外公文须由集团或子公司负责人审核 审核确认是否需要行文 是否已经会签 是否符合有关法律法规及公司内部规章制度要求 提出的要求和措施是否明确具体可行 文字表述使用和公文格式是否规范等 签发 内部公文 签发人须为部门负责人及以上人员 文件一经签发 不再改动 如确需修改 须经签发人同意 小范围 一般事项可直接由各级部门负责人签字印发 跨部门 跨单位 重要事项需由分管领导签字印发 涉及加盖公章的必须由单位负责人签发 以集团名义行文 由董事长或其授权人员签发 其他由集团分管领导或部门负责人签发 以各下属子公司名义行文 由子公司总经理或部门负责人签发 对外公文 统一归口至各级人事行政部 经公司负责人审批并加盖公司公章 报集团人事行政部存档备案 印发 内部公文由各级人事行政部统一发文 并填写 发文登记表 对外公文由发起部门负责发送与对接 未经审批 不得私自印发 收文要求 1 签收 填写 公文收件登记表 对收文的特征和办理要求等进行记载 2 拟办 内部公文由接收人在部门内部进行分发 并按公文内容执行 外来公文 由各级人事行政部签收分发 信件注明收件人的直接送收件人 其它由人事行政部填写 收文处理单 提出办理意见 送上级领导批阅 3 督办 各级人事行政部有权对公文的内容进行督办 涉及重大事项转交运营部予以督办 档案管理规定 1 按档案类别分为人事行政类 合同类 法律类 财务类 实物类 采购类 成控类 招商类 营销类 房地产开发类 2 按档案保管期限分为永久 长期 短期 永久 凡是反映公司主要职能活动基本历史面貌 对公司有长远利用价值的档案 列为永久保管 保管期限为为20年以上 长期 凡是反映公司的一般工作活动 在较长时间内对公司有查考利用价值的档案 列为长期保管 保管期限为为5年 20年 短期 凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案 列为短期保管 为5年以下 3 按档案保密等级分为一般档案和秘密档案 档案分类编号 1 收集 各部门 含工程部 兼职档案员对需归档档案每月10日前 重要档案及时归档 提交上月档案至档案专员归档 档案专员做好档案接收登记 2 归档 各分公司档案专员负责保管并建立台账 重要档案由分公司人事行政部每月10日前整理提交扫描件至集团人事行政部备份 例如对外文件 外来文件 公司决议 重大会议纪要 合同 销售 租贷 劳动合同向集团提供台账即可 政府文件 法律类文件等 归档时注明档案的秘级 各分公司在项目竣工验收完毕后将整套档案原件移交至集团档案室保管 每月由集团人事行政部检查各子公司档案归档情况 各分公司 部门 主导的合同档案必须注明总份数 并做 合同原件去向登记表 收集归档 1 集团人事行政部 负责管理集团主导的档案 监督检查各分公司档案管理情况 2 分公司人事行政部 负责管理分公司主导的档案 3 各分公司档案管理员 负责档案的收集 整理 保管 使用以及档案室的管理 4 各部门兼职档案员 负责本部门档案的日常保管及使用 并按归档时限要求归档至档案室 5 财务管理中心 负责管理财务类档案并根据档案管理制度出具相应的档案管理细则 6 项目工程部 负责管理工程类档案并根据 房地产开发工程资料分类表 建设工程竣工验收备案资料表 及时提交档案至人事行政部档案室归档 责任落实 标识图示 第一页放置此文件盒内存档文件的目录清单 见 档案入库登记表 标识图示 档案盒外标识档案类别 编号 年份等信息 YZRX 01 下发制度 2013 YZRX 02 通知 2013 标识图示 集团档案室一角 安顺档案一角 永州档案室一角 怀来档案室一角 1 查阅 非保密档案可直接查阅 保密档案需经部门负责人审批 2 外借 非保密档案外借填写 借阅审批单 部门负责人审批 档案管理员登记 保密档案外借填写 借阅审批单 部门负责人审批 档案管理部门负责人审批 档案管理员登记并对外借的档案及时催收 3 复印 使用复印件时档案管理员必须在复印件上注明用途 使用原件档案需两个或以上人员共同操作 不得私自复印 注 借用完毕的档案及时收回销账登记并放回原处 不得串类易位 借阅和使用 印章管理规定 1 申请刻制流程 提交 印章制作申请表 部门负责人审批 集团人事行政部审批 分管领导审批 总经理或其授权人核批 集团人事行政部指定人员凭集团开具的介绍信到公安部门指定单位统一刻制 2 领取 所有印章必须由申请人或申请部门负责人领取 不得代领 并填写 印章领取登记单 报集团人事行政部备案 印章刻制 1 用印审批 填写 印章使用审批表 部门负责人审批 交印章管理部门使用人至印章保管人处核准用印 使用人做好台账登记 印章使用登记表 2 用印要求 申请使用的印章必须与文件 材料的落款名称一致 不得在空白纸张 凭证 空白介绍信和空白便函上用印 如有特殊情况 须报总经理批准 携章外出工作的需请示部门领导签字同意 禁止私自携章外出 因保管人或使用人外借保管不当遗失或使用不当造成的法律责任以及其它任何形式的纠纷 公司将及时进行调查 由责任人承担全部责任 3 印章更换和移交 更换印章须重新申请刻制并将原印章交回至人事行政部 印章管理人员离职或调动时 须办理印章交接手续 并由印章管理部门负责人监交 交接单存档处理 4 印章遗失 作废流程 填写 印章废止申请单 部门负责人审批 集团人事行政部审批 集团分管领导审批 移交集团人事行政部销毁 公章 法人代表私章和财务专用章作废都必须到公安部门报备 印章使用 廉政管理规定 1 严禁接受或索取与本企业有业务关系的企业或个人提供的任何利益或利益输送 2 严禁接受或索取管理和服务对象提供的任何利益 3 严禁将公司业务往来中的折扣 回扣 佣金 礼金 礼品 中介费等据为己有或私分 4 严禁将公司业务往来中的物品以明显低于市场的价格获取 5 严禁利用公司的资源 业务渠道 商业秘密 知识产权等为本人或他人从事牟利活动或利益输送 6 严禁利用职务上的便利从事私人得利的中介活动 7 严禁从事与集团及所属公司利益冲突的事情 凡在集团及下属企业以外的企业任职 兼职或收取报酬者 应向其所属的人事行政部门申报 证明与集团及所属公司无利益及工作冲突 并经集团人事行政部核准 报集团授权领导审批后方可进行 8 严禁从事损害公司利益的经营活动 或在与集团及下属企业同类业务或有业务关系的企业投资入股或收受干股 9 严禁用企业的资产以个人的名义或他人的名义 在国 境 内外注册公司 投资参股 购买股票 购置不动产或其他经营活动 经董事长批准的除外 10 严禁瞒上欺下 瞒报 谎报 缓报 漏报突发事件 重大事故 经营成果和其他重要情况 11 严禁利用公司的业务招待费 办公费 差旅费等费用假公济私 12 严禁其他谋取私利损害公司利益的行为 廉洁从业行为规范 廉政指示牌 办公财产管理规定 1 办公资产 指使用期限超过一年且能保持原来形态的办公主要设备物品 工具 如 空调 电脑等 办公财产的分类 2 办公消耗品 除办公资产外 价值小 使用年限短在使用过程中不能保持其原有形态的消耗物品 主要包括办公用品 电脑耗材 日耗品等 办公财产的分类 1 购置 集团申购程序 填写 办公资产申购表 申购部门负责人签字 人事行政部审核 部长签批 分管行政人事领导审核 单件10000元以下 董事长审核 集团人事行政部购买 子 分 公司申购程序 填写 办公资产申购表 申购部门负责人签字 子 分 公司人事行政部审核 子 分 公司分管副总审核 城市公司总经理审核 单件5000元以下 集团人事行政部审核 集团分管人事行政领导审核 单件10000元以下 董事长审核 单件10000以上 子分公司人事行政部购买 固定资产管理 用车管理规定 1 员工市内因公外出本着节约的原则 应尽量乘坐公交车辆 公交车 地铁 凭公交车票实行报销 特殊情况必须乘坐出租汽车的 经上级领导批准后方可乘坐 凭出租车票报销 2 凡有接待宴请任务 携带公用重要物质或早于6点 晚于21点加班的也可以乘坐出租汽车 并凭票报销 享受车补人员除外 市内因公交通费用管理 会议管理规定 会议种类 部门周例会 集团月度例会 总经理办公会 专项会议 会议分类 会议分类 会议要求 1 按需要召开 注重质量 提高效率 着眼于有效沟通 协调公司内部各方面关系 解决问题 安排部署工作 明确各工作事项的跟进责任人 2 会前做好充分准备 做到充分沟通 心中有数 对议而不决的事项提出解决的原则与方法 工作进展和安排应明确 具体 量化 杜绝空谈和形式主义 3 严格会议纪律 会议主办部门应加强会议管理 做好会议安排 与会人员应准时参会 不得迟到 缺席或指定他人代表 确因个人紧急事务需要请假的 须向会议主持人请假 同时指定专人代为参会 会议准备 1 已列入常规会议计划 月中无调整的 不再另行通知 由会议主办部门按计划表直接通知参会人员 2 未列入常规会议计划而临时提拟的会议及虽然已列入月度会议计划 但需作特别说明的会议按 谁主办 谁通知 的原则进行会议通知 3 会议通知时间一般应提前一天以上通知与会人员和会务服务提供部门 若需总经理参加 则至少提前两天通知 4 会议通知形式包括电话通知 邮件通知 短信息通知等方式 任选两种同时通知到位并得到确认 但对会议议题 会议资料准备 会务安排等需作特别说明的会议 应以会议通知单进行书面通知 5 会议主办部门应提前准备好会议资料 如会议议程议题 提案 汇报材料 计划草案 决议决定草案 与会人应提交资料等 落实并布置会场 准备好会议所需的各种设施 用品等 6 公司级会议会务服务统一归口人事行政部负责 会议组织 1 会议组织遵照 谁主办 谁组织 的原则 2 会议主持人须提前5分钟到达会场 检查会务落实情况 做好会前准备 将会议的议题 议程 须解决的问题及目标 议程推进中应注意的问题等 进行必要的说明 3 会议进行中 主持人应根据会议进行中的实际情况 对议程进行适时 必要的控制 并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言 以确保议程顺利推进及会议效率 4 属讨论 决策性议题的会议 主持人应引导会议作出结论 对须集体议决的事项应加以归纳和复述 适时提交与会人表明意见 对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见 5 参会人员需提前2分钟到达会场 参会人员发言应遵循主持人对议程控制的要求 言简意赅 紧扣议题 属工作部署性质的会议 原则上不在会上进行讨论性发言 会议记录 1 公司各类会议均应设专用记录本 确定专人 且严格按照会议编号和要求进行会议记录 会议纪要格式及编号规范详见附件 2 会议记录应尽量采用实录风格 确保记录的原始性 3 对会议已议决事项 应在原始记录中括号注明 议决 字样 4 会议纪要应于会议次日呈报会议主持人审核签名 5 公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定 并由人事行政部存档备查 6 各部门的会议记录 由本部门常设会议记录员负责日常归档 保管 办公管理规定 仪容仪表整洁 端正 规范 精神饱满 上班时间规范佩戴工作牌 工作牌有涂污或破损须及时更换 举止礼貌 热情 不许衣着不整 穿拖鞋上岗 不得有不雅观 不礼貌的举止和行为 不得与客户 同事发生争吵打骂行为 对待无礼行为要有耐心 以理服人 注意个人卫生和清洁 不许蓄须 留长指甲 员工规范 职业规范 1 严禁在公司或对外散播不良言行 在任何公开场合议论公司未书面公布的信息 严禁以讹传讹 恶意散播谣言 2 严守公司机密 非本职范围内的事情 不随意解答 许诺 3 提合理化建议应通过正常渠道反映 不得在公众场合 员工之间随意发泄恼骚和不满 办公桌面 离开办公区域或下班后 文件应放入抽屉或文件柜 不得散乱摆放或堆积在办公桌面上 密级性及重要文件应随时入柜保存 办公区域内计算机连接线 电话线 网线等应尽量隐蔽于电脑桌下 保持外观整齐 办公椅 办公椅上不得堆放物品 下班后或长时间离开座位应将办公椅推至办公桌前 办公卫生 办公区域范围 标准及责任划分参照 办公区域卫生管理制度 办公区域每周一次大清扫 大周每周五14点 14 30点 小周周六14点 14 30点 有地毯的房间每月安排专人对地毯进行除尘 每季度全面清洗一次 管理部门可根据本区域实际情况制定奖惩措施 人事行政部将不定期检查 如有不合格 人事行政部门有权责令整改并对区域负责人进行处罚 办公环境卫生管理 行政事务管理规定 每月底由人事行政部排出下月值班表 具体要求如下 1 每个工作日确保一人值班 值班人员早上提前15分钟开门 下班后最后离开锁门 如果有加班人员要做好交接 值班人员仍属第一责任人 2 负责当天茶座室开水 打扫小会议室卫生 3 下班后至各办公室检查窗 灯 空调 电器 厨房燃气是否关闭 发现未关及时关闭并次日提醒该办公室人员进行整改 并关闭空调总闸 4 如果因值班工作不到位 出现事故或投诉情况的 将追责并另处罚连续值班一星期 值班 集团卫生责任表 1 公司人员不得擅自接受外单位及私人的打印任务 发现按1元 张 A4 2元 张 A3 处以罚款 特殊情况下需向人事行政部报备方可打印 2 对打错或多余纸张的处理 不可外传文件予以碎纸销毁 无关紧要文件叠放在废纸处 供下次翻面打印 3 加强节约意识 可以双面打印的资料原则上双面打印 对内部文件优先使用废纸打印 文印室管理 违制处罚 一 公文 集团各部门在执行本制度过程中出现差错 则给予责任人50元 次的处罚 若造成严重后果 除赔偿经济损失以外 并处罚款200元 次 通报批评或降职降薪处理 二 档案 提交部门未及时提交档案而导致档案室档案缺失 由提交部门负责找回 未造成损失处以通报批评并处经济罚款50 200元 造成损失视情节处罚赔偿损失的30 100 故意损毁档案造成损失的处罚赔偿损失的100 200 重要档案每月10日前各人事行政部未提交扫描件至集团人事行政部备份的处以通报批评 监管发现未及时归还且未催收对档案管理员处以通报批评 如因此造成档案遗失将视情节进行处罚50 500元 档案管理员对未及时归还档案进行催收 借阅人不予执行的 对借阅人处以通报批评 如因此造成档案遗失将视情节进行处罚50 500元 因档案管理员管理不善导