探讨工程档案管理存在的问题及解决方法

最新 精品 范文 参考文献 专业论文 探讨工程档案管理存在的问题及解决方法探讨工程档案管理存在的问题及解决方法 探讨工程档案管理存在的问题及解决方法 摘要 工程档案管理看似无所谓 但是它的重要性是潜在的 它记录了整个工程实施的全过程 可以直接反映施工过程中存在的 一系列问题 通过工程档案中的设计资料和图纸 还可方便有效地 进行工程的维护工作 本文主要对工程档案管理存在的问题及解决 方法进行了分析探讨 关键词 档案 管理 问题 对策 中图分类号 G271 文献标识码 A 引言 工程档案是一个企业各个工程全况的真实反映 它全面记录了 企业工程进展过程中的每一个步骤和环节 也在维护企业的合法权 益方面有着重要的作用 工程档案管理工作是企业基本管理工作的 一个重要组成部分 所以保证工程档案的完整性 准确性 是每个 企业为将来工程建设参考和档案利用的重要基础 加强工程档案管 理工作有着十分重要的作用 不仅是档案管理工作自身的必要 也 是每个企业基本管理工作建设的前提 一 工程档案的内涵和意义 工程档案资料是指在工程建设活动中 直接形成的具有归档保 存价值的文字 图表 声像等各种形式的历史记录 它产生于工程 项目的提出 立项 审批 勘察 设计 前期准备 施工 监督 监理 验收等工程建设的全过程中的所有活动 它是一种可被人们 研究 利用的信息资源 能直接反映阵地工程建设活动的过程和成 果 工程档案即具有档案的一般性 即原始的历史记录 可以作为 追溯的根据和凭证 又具有自身的特殊性 即实体作业的技术依据 如阵地在使用 维护 管理 改扩建中的根据和设计 施工技术凭 证等 它是工程建设项目管理过程的重要组成部分 二 工程档案管理中存在的问题 1 内容混乱 标准不统一 最新 精品 范文 参考文献 专业论文 由于工程的施工过程目前被细分为很多环节 每个环节的施工 内容和记录内容都有很大的不同 但是记录人员在记录过程中忽视 了这些组成部分的区别 在记录工程档案的过程中没有进行分类记 录和整理 使得工程档案的内容混乱 标准无法统一 主要表现为 以下几点 第一 工程档案的内容涉及很多施工环节 并没有按照 施工环节进行分类整理 这样增加了工程档案管理的难度 而且也 不利于以后的查阅 第二 对工程档案的记录标准不统一 例如 工程档案的命名没有统一的规范 从命名中无法看出工程档案大致 的内容等等 2 参加单位比较多 档案缺乏统一的记录标准 由于目前的工程规模比较大 不仅需要较长的完成时间 而且 在施工过程中会有很多相关单位进行参与 但是每个单位之间是独 立的个体 在进行合作以前对于工程档案的记录没有统一的标准 导致了在记录工程中标准不统一 增加了工程档案整理的难度 主 要表现在以下几点 第一 图纸的折叠不规范 对于大多数的单位 来讲 图纸的折叠没有统一的规范 导致了这些图纸还需要重新折 叠 第二 文件的分类不明确 不同的单位对于文件的归类有着不 同的理解 没有统一的标准 他们就按照自己的理解进行 结果导 致了很多文件需要重新整理 第三 部分文件资料缺失 在档案整 理的过程中 容易出现一些基础档案缺失的情况 造成这种情况的 根本原因就是档案记录人员没有按照规范进行记录 3 对于电子文档 多媒体等新兴载体的入档率低 目前 随着科学技术的飞速发展 办公自动化的程度有所提高 而且网络化和信息化的时代已经到来 在这一背景下 工程档案中 将会有更多的电子文档 多媒体文档等新兴载体文档 但是在工程 文档整理过程中发现 这类文档的入档率比较低 几乎没有发现新 兴载体的工程档案 主要原因是文档记录人员没有重视该类文档的 记录 虽然有关的规定在发现新兴媒体能够更加快捷 清楚 方便 地记录档案之后 建议相关的工作人员利用高科技手段进行文档的 记录和整理 但是并没有形成硬性的规定 导致了很多工程记录人 员对此不重视 有可能在原始形式的记录文件被破坏和丢失后 无 最新 精品 范文 参考文献 专业论文 法找到相应的备份 给工程档案的管理造成重大的损失 三 工程档案管理的对策及建议 1 加强法制建设 完善工程管理制度 应监督检查工程档案资料的形成 收集 整理和移交归档工作 拟制工程档案资料管理制度标准 各单位落实上级要求 将档案工 作纳入本单位总体发展规划和年度计划设立专门的职能部门 强化 档案管理工作的力度 将其与年底评奖机制挂钩 并根据工程档案 资料管理有关法规制度 制定本单位工程档案资料的实施细则 用 于管理档案归档工作 与参建单位签署 责任书 对工程档案归档 中奖励与处罚机制进行具体明确 使参建单位领导和技术人员重视 工程档案的归档工作 2 切实做好档案管理的基础工作 重点抓好五个方面 1 规范化管理工程档案 施工技术文件 资料形成于施工过程中 要求施工单位明确责任 在施工过程的各 个阶段同步进行编制 收集 整理与保管 2 配备专职的工作人 员 在具有完备的纸质档案的同时 也应有电子 图片 影像等资 料 尤其是隐蔽工程必须有这些东西为佐证 明确规定编制工程档 案的份数 保证施工过程中文件的形成 积累 整理 归档 有据 可依 职责明确 3 严格原始文件管理 确保法律责任明确无误 为确保形成文件资料的真实性 准确性 就必须做到 要求必须由 责任人签字的一律由责任人本人签字 绝不允许代签 确因特殊原 因 责任人必须出具委托授权书 由受托人代签 授权委托书应连 同竣工文件一并保存 这就明确了法律责任 提高了档案管理的严 肃性 如果因失误造成的文字表达或数据错误 要求责任人必须对 其进行修改 并在修改处加盖修改人印章 确保档案资料的真实性 使归档文件具有保存价值 4 严格工程资料形成过程的管理工作 在实施过程中 职能部门需要定期 不定期结合工程质量 工程进 度 安全检查 文明工地考核等工作对工程档案资料的形成 管理 情况进行跟踪检查 针对发现的问题 要求限期整改 达到检查标 准 5 严格审核竣工档案 工程竣工验收后 根据工程档案收交 范围和内容 将工程前期准备阶段形成的文件 施工过程形成的文 最新 精品 范文 参考文献 专业论文 件以及竣工验收的文件进行整理 送交有关职能部门进行审查 职 能部门根据归档范围和内容进行认真对照审核 主要围绕以下内容 进行重点审核 工程档案分类是否齐全 系统是否完整 工程档案 的内容是否真实 能否准确地反映工程建设活动和工程实际状况 工程档案的立卷是否符合现行 建设工程文件归档整理规范 的规 定 竣工图绘制方法 图式及规格等是否符合专业技术要求 图面 是否整洁 是否盖有竣工图章 文件的形成 来源是否符合实际 要求单位或个人签章的文件 其签章手续是否完备 文件材质 幅 面 书写 绘图 用墨 托裱等是否符合要求 如发现漏 缺部分 应立即要求补缺补漏 3 善于利用工程文档的相关归档软件 目前 由于计算机技术和网络技术的发达 使得计算机能够代 替一部分人类的工作 这样不仅能够提高人们的工作效率 而且可 以避免出错的几率 在工程档案管理的过程中 相关工作人员也需 要学习归档软件 从而能够方便快捷地对档案进行管理 主要包括 以下几点 第一 发明和创造相关的归档软件 能够在资料输入电 脑后 自动生成目录和备份表等等 第二 为归档文件建立相关的 索引 工作人员能够通过网络方便地查看文档的归档情况 从而有 利于提高工作文档的共享率 同时提高查阅文档的效率 结束语 总之 工程档案是工程建设最真实的反映 是检验工程质量的重 要依据 分析研究工程档案管理实践中存在的各类问题 对于更好提 高工程档案管理水平 提高工程建设质量有着积极促进作用 在新的 形势下 施工企业的档案管理工作面对新的挑战 档案管理工作只 有不断的适应企