数字化加工流程及各流程描述

数字化加工流程及各流程描述数字化加工流程及各流程描述 1 1 档案接收档案接收 将档案从档案库房的排 架上 按档案分类顺序填单 下架 清点 排列装入有编号的档案箱内 形成档案下架清单 清楚记录 档案号和箱号 保证加工过程中档案不离箱 同时做到档案防水 防压 运输安全 减少档案的破损和丢失 对接收的档案按分类形成其电子 纸质目录 根据需要清点到盒 卷 不出现漏登记或重复登记 由法院和我方专人在出库移交清 单上签字确认 对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对 检查 与院方 提供的电子 纸质的接收清单在我方的生产加工管理软件档案接收模 块中进行比对 如有错误之处立即核查更正 并打印出勘误表请院 方确认后再进行档案整理等工作 我方考虑到院方提供的加工场地空间有限 采用定期分批接收 以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行 2 2 标准的目录结构和文件夹的建立标准的目录结构和文件夹的建立 按照院方所提供的案卷目录和文件目录数据库结构与著录要求 规范档案中的目录内容 包括档案目录的著录字段 字段长度和内 容要求进行正确的著录和校对 原则是以历史形成的档案整理顺序编排 并与档案实体保持一 致 例如 文书档案目录结构 年度 资料分类 卷 件 页 照片档案和实物档案目录结构 以历史形成的档案整理顺序编 排 并与档案实体保持一致 3 3 建立目录数据库建立目录数据库 主要建立案卷级目录数据库和文件级目录数据库 并通过专业 技术把目录库与我方进行档案数字化加工的档案加工管理系统关联 起来 从而提高档案数字化的工作效率 4 4 档案著录的工作细节档案著录的工作细节 按原目录著录 按照国家档案局 档案著录规则 DA T18 和院方的要求 即上述案卷目录和文件级目录要求 进行著录 建立档案目录 数据库 并将档案影像文件 档案条目信息 档案物理位置一一 对应 形成方便管理查询的完整的电子档案 自拟目录著录 按照国家档案局 档案著录规则 DA T18 和院的要求对 无目录的档案进行分类 组件 组卷和拟定目录后再进行著录 目录数据质量检查 采用人工校对或软件自动校对 一稿双录 人机校验 的方 式 对目录数据库的建库质量进行检查 核对著录项目是否完整 著录内容是否规范 准确 发现不合格的数据应要求进行修改或 重录 一稿双录 人机校验 同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入 软件 自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验 当两者一致时跳 过 若二者不一致时软件报警 并将这些项目标识出来 显红 且不让通过 软件提示 数据不一致请确认 随后进行人工 校验 由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行 比对 将数据修改正确 数据库数据格式检验 按照国家档案局 档案著录规则 DA T18 等的要求 结 合院方实际需求和相关规则 规范档案中的目录内容 包括确定 档案目录的著录项 字段长度和内容要求 如有错误或不规范的 案卷题名 文件名 主题名 副题名 文号 正文 底稿 草 稿 批示页 印章页 责任者 相对页码 起止页号 和绝对页 码 页数 等 应进行校对和修改 目录册的形成和打印 整理电子目录时 在电子文件夹和电子文件统一文件重命名 后 形成按档案号统一命名的文件夹 同时形成档案的电子目录 册 案卷目录 文件目录 对形成档案的目录册 案卷目录 文 件目录 和档案的全宗目录也可进行打印 排版 装订形成档案 的纸制目录册 5 5 档案整理档案整理 档案实体记录 我方在整理时对档案进行排序 编页码 分件 拟标题和分类 检查 在整理过程中同时记录档案的残 缺 漏 损页 并记录纸 张的画幅大小和特性 档案的存储介质 照片 图表等 导入院方 提供的档案电子目录 对照档案原件进行补充录入和校对 并打印 出勘误表让院方签字确认 对照院方提供的档案目录著录原件 对 照档案原件的目录 手写 印刷体 进行分件 录入和校对 建立电 子文档并保存 打印出勘误表让院方签字确认 填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单 详细记录档案整 理后每份文件的起始页号和页数 我方在整理时对档案进行排序 编页码 分件 拟标题和分类 检查 在整理过程中同时记录档案的编研特性和法律文书特性 对 档案的存储介质 照片等 领导批示页 印章页给予记录 分件和 分类 档案修复 可视档案实际情况选择此项工作 档案整理前要对破损严重的档案进行修复 档案修复的具体技 术要求如下 1 修复工作要求按照 档案修裱技术规范 DA T25 2000 进行操作 2 修复过程中需要拆卷的档案 要在确保档案原件安全的 基础上 严格按照档案拆卷流程和技术要求进行 要求资料能够 还原 应区分对待不同规格和不同纸质的档案 3 平整档案应根据原件的具体情况进行锤平或压平 不得 损坏档案 不得破坏数据记录 4 档案的裁切要严格保持档案的原貌 不可将档案幅面裁 小 更不能裁伤字迹 切口要求整齐 裁切短边 应一刀完成 裁切长边 可分数刀完成 但各刀口应联接平直 无接刀痕迹 整卷裁切的档案 要求刀口上下垂直 不得出现坡度 5 档案的装订应视原件的具体情况进行线装 包背装或精 装 装订必须在确保档案安全的前提下进行 不得遮挡任何记录 装订后的资料要求牢固 美观 6 在档案修裱过程中 档案不能再次受损 要进行仔细地 观察和分析研究 使裱糊的资料恢复在原来的部位上 7 档案裱糊所采用的纸张和裱糊剂要求是安全的 同时要 能确保档案的长期安全存放 扫描前整理 根据档案管理情况 按下述步骤对档案进行适当整理 并视需 要做出标识 确保档案数字化质量 1 页面修整 破损严重 无法直接进行扫描的档案 应先 进行技术修复 折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理 压平或熨平等 后再进行扫描 2 对于装订成册 不便拆装的档案做好档案的登记和记录 以便扫描时直接用加工方专业的不拆卷扫描仪直接扫描 计算机自 动生成档案页码 3 整理电子目录时 在电子文件夹和电子文件统一文件重 命名后 形成按档案号统一命名的文件夹 同时形成档案的目录册 案卷目录 文件目录 和档案的全宗目录 4 在院方要求下 可以对形成档案的目录册 案卷目录 文件目录 和档案的全宗目录进行打印 排版 装订形成档案的纸 制目录册 5 根据院方需要可以形成院方库存档案各种目录册的同时 形成库存档案的财产帐和统计台帐 6 通过档案加工管理软件 根据档案资料的整理和电子目 录的建库形成电子文件夹和扫描任务单 档案整理过程中注意的细节 由编页码 档案拆分及标记 创建加工任务三部分组成 1 档案排序 编页码 档案排序 根据院方的档案资料分类对档案进行排序的校验工 作 核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况 纸张状况 照片页 图表页 包括资料的缺 残 漏 损 重 页码混乱等状况 建立 电子 纸质档案资料分类接收清单和出库登记本 编页码原则 以卷为扫描最小文件夹单位 每卷按页编页码 即对每个需要扫描页以每卷文件为单位 页码都是从 1 开始 依 次编码 页码写于每页文件的正面的右下角 反面的左下角 确保 页码位置统一 整齐 此工序可保证加工中档案顺序一致 并方便 质检人员质检图像及保证档案原件完整归还 每件文件的相对页码 顺序在扫描后的看图详细著录中由计算机扫描系统自动给出 2 档案拆分及标记 档案拆分原则 在数字化加工全流程中 为避免档案的错 乱 丢 毁 档案盒内的资料不离盒 不进行详细的拆分和组包 档案 随盒 盒随工序进行数字化加工 每道加工工序结束后 将档案放 回原盒原位 始终保持档案物理位置和逻辑位置的原版原貌 对档案进行拆分整理 清除档案资料中的金属物 避免扫描时 金属物损坏扫描仪 拆分后按原顺序放回盒内 保证分类档案不离 盒 以免造成资料混乱 3 创建加工任务 在加工软件的档案整理模块中系统自动调用在接收环节中录入 的接收信息 整理人员只需将档案资料的分类情况输入到与其对应 的档案记录中即可 软件自动生成扫描任务电子清单 并由专人审 核后上传到服务器中的指定位置 扫描任务单主要内容是档案编号 调案时间 总页码 资料分类记录 整理人员名等 扫描任务单可 以记录分配人 受分配人 分配时间及完成时间等项 确保任务与 责任明确 保证及时有效的完成任务 生成工作单 生成每日单班工作量 每个工作单不能跨盒跨件 生成扫描任务单 根据档案不同纸张状况生成不同扫描仪的每 日任务单 6 6 档案扫描档案扫描 档案扫描实施方法 档案经过整理人员整理完毕后 生成电子版扫描任务单分给扫 描人员 即档案根据任务单扫描原则 工作人员首先需要输入 工 号 和 密码 登陆到数字化加工系统的扫描模块 接收到扫描任 务单 根据整理时标记出档案的具体情况 选择扫描仪及调整各项 扫描参数 核对扫描档案的档案编号等信息 核对无误后开始对该 档案进行扫描 扫描时按照扫描页页码的顺序对档案资料进行扫描 为保证档 案影像文件的扫描质量 根据扫描件实际情况选择黑白 灰度及彩 色扫描方式 调整相关参数 扫描形成的图像文件保存到服务器中 文件采用黑白 灰度或 彩色扫描 分辨率采用 300dqi 及以上 存储为 Tiff 或 JPEG 标准格 式 压缩方式采用 JPEG 压缩格式或无损压缩 LZW 格式 扫描完成的图像为单页 TIFF JPEG 文件 文以目录数据库内该 文件档号为据对扫描图像建立相应文件夹 并对文件夹内图像文件 按要求按档号 分类号进行命名 扫描仪的选择 扫描操作员对将整理好的档案资料 根据档案幅面的大小和纸 张状况 选择相应扫描仪 具体对不同纸张档案扫描的处理工艺如 下 普通纸张 采用高速扫描仪进行连续高速扫描 破损纸张 如一般破损 将破损纸张夹入透明塑料薄膜内 调 整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中 低速档进行扫描 如破损严重 且极不平整 则采用平板扫描仪完成 字迹较浅 如铅笔字 如采用黑白二值扫描应调节扫描临界 值 阈值 拉大字迹与原稿的反差 装订成册档案 采用高速不拆卷黑白扫描仪 节省档案拆装时 间 防止档案错乱 灰度 彩色页 采用平板扫描仪 调整具体模板参数 保证扫 描质量 扫描过程中的注意事项 不同年代 不同装订形式 不同技术要求的档案资料要采用不 同型号的扫描仪和扫描工艺 例如 1985 年以前的档案 灰度 彩 色页档案 胶封 不易拆卷的档案 需采用平板扫描仪和不拆卷扫 描仪 使用扫描仪扫描图像时 应先进行试扫 调整扫描仪参数 以 使扫描后的图像清晰 尽量无黑边 工作时要小心谨慎 严禁撕毁 遗落或销毁档案资料 以及将 档案资料带离现场 逐页扫描时要仔细地核查档案页码 如发现存在漏编 错编页 号的情况 需及时补编 改编页号 遇到因扫描仪故障导致的纸张卡纸或撕纸 必须小心取出破损 的纸张 将其粘贴复原 一件资料扫描完成后 必须及时核对首尾页是否正确 扫描图 像与原档是否一致 对图像出现的歪斜 黑边进行处理 一批资料扫描结束后 必须核对该批资料中的扫描文件份数是 否与档案资料的结果一致 如不一致 要仔细核对 找出原因及时 更正 较薄纸张 如信纸 便笺纸 应在纸张下加入白色打印纸作衬 调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中 低速档进行扫描 破损纸张 先进行修复再扫描 将修复后的纸张夹入透明塑料薄膜内 调整扫 描仪进纸为厚纸模式并采用中 低速档进行扫描 对于原件破损严重的修复资料 则采用平板扫描仪完成 底灰较深的纸张 如草浆纸 油印纸 如采用黑白二值扫描应 将扫描对比度及亮度适当调低 如采用灰度扫描 也应注意适当调 值 字迹较浅的资料 如铅笔字 如采用黑白二值扫描应调节扫描 临界值 阈值 拉大字迹与原稿的反差 效果不理想采用灰度扫描 时也应注意调值 如纸张幅面较长但幅宽不超过 A3 可采用扫描仪长纸扫描功能 根据纸张状况设定合适的扫描幅长即可 如纸线幅宽超过 A3 则采 用宽幅扫描设备进行扫描 或者分区扫描后进行图像拼接 拼接成 一个完整的图像 扫描分辨率至少采用 300dpi 若档案原件质量较差 应提高扫 描分辨率 以使扫描资料能够满足计算机字符识别软件 OCR 软件 智能识别的需要 每扫描一页图像 保存成一个文件 灰度扫描保存为 JPEG 文件 或 TIFF 文件 以统一的保存格式为佳 电子文件的命名要求有明确 统一的规则 扫描文档的数量和存储顺序应与原档案资料的数量和顺序一致 7 7 图像处理图像处理 为确保每一幅扫描图像的清晰 不失真 对扫描后形成的图像 文件进行加工处理 通过计算机自动处理和人工处理进行逐页纠偏 去污 去黑边 扫描精度 对比度 亮度调节 影像的替换 插入 删除 图像拼接 裁边处理 统一版面大小 排列顺序调整 还可 对图像进行字迹锐化 去除图像杂点 去除图像局部脏点等处理 应避免重张 倾斜 模糊等图像质量问题 对扫描完的彩色和灰度图像运用专业加工处理软件进行批量自 动 单页手工的旋转 纠斜 剪边 去噪 线型弯曲校正 文字变形 校正 中缝删除 影像居中等处理 对劣质图像采用的处理工艺 对于不同的图像状况 分别采用如下方式进行图像处理 局部减淡 采用字迹锐化的功能 清晰字迹笔画 局部加粗 采用字迹填补功能 填补断线笔画 去污去噪 采用图像去噪功能 去除图像杂点 具有局部清除 功能 去除图像局部脏点 脏斑 图像处理中的注意事项 1 图像偏度不得大于 3 度 以达到视觉上基本不感觉偏斜为准 2 大幅面档案进行分区扫描的图像进行图像拼接 拼接处信息 要完整 不能缺少任何信息 以保证图像的整体性 3 对方向不正确的图像应时行旋转还原 以符合阅读习惯 4 保证处理完成的图像页面中不出现影响图像质量的杂质如黑 点 黑线 黑框 黑边等 5 图像处理应遵循尽量展现档案原版原貌的原则 8 8 图像初检和复检图像初检和复检 一检 二检一检 二检 质检岗位的专业质检员对扫描完成后档案电子目录和图像进行 逐盒逐件逐页的检查 并根据情况对图像进行质检校正 统计管理 和生成返扫各种工作单 质检员对数字化加工管理流程中每个环节质量状况进行监督 统计 修改 对产生的个别质量问题进行批量自动 单页手工的旋转 纠斜 去黑边 剪边 居中 局部处理等全部图像加工手段 保证 图像字迹清晰质量优秀 对扫描图像数据信息进行完整性检查校验 确保图像信息正确完整 我方有明确的档案图像质检和保证索引正确性审核的详细措施 扫描流程必须经过一检 二检二次以上质量审核 扫描清晰度不得 低于原件清晰度 扫描和补扫流程必须建立二次质检制度 扫描和 补扫流程必须建立二次质检制度 扫描加工采用看图著录技术 逐画幅进行图像处理 不采用批 量图像处理软件 从而保证图像百分之百挂接正确率及百分之百图 像合格率 质量检验要点 1 扫描资料的检查 按照扫描页登记页码的顺序对扫描所形成 的影像文件进行检查 不能有漏扫 重扫或错序 2 清晰度检查 影像文件的清晰度应最大限度地接近 等同于 扫描原件 扫描内容要完整 画面要端正 凡原件中可识别的内容 污迹除外 在影像文件的打印结果和屏幕显示结果中应亦可识别 3 检查经过优化处理的影像是否符合要求 4 为提高效率和防止加工混乱 电子文件夹 存储路径 的质 检和返工全部在质检岗位上进行 不许其他岗位进行返工 5 质检不合格的图像根据生成返扫工作单重新进行返工扫描 直至图像清晰质量优秀 在图像补扫后进行二检 6 一检是在图像补扫前进行 7 二检在图像补扫后 看图著录工序前进行 9 9 著录标记一稿双录 人机校验著录标记一稿双录 人机校验 同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入 软件自 动对两名不同的录入员的数据进行机器校验 当两者一致时跳过 若二者不一致时软件进行提示 并将这些项目标识出来 显红 且 不让通过 随后进行人工校验 由校验员将标识出的不一致数据项 目与档案原稿进行比对 将数据修改正确 通过 一稿双录 人机校验 看图著录 可以大大避免电子图 像和目录著录过程中的人为误读 误录 漏录和挂接中误挂漏挂等 错误 双份数据的机器比对可迅速标识出可能发生错误的录入项目 可大大提高校对速度和效率 不同种类的文件 自动设计或套用相关的元数据模型 记录和 维护元数据各种元数据 并提供这些元数据作为文件检索的入口 电子文件提供利用时 保证其权限范围内的文件信息和元数据信息 都能够提供利用 1010 数据挂接数据挂接 汇总挂接 档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库 通过 质检环节确认为 合格 后 通过网络及时加载到数据服务器端汇 总 数据关联 以纸质档案目录数据库为依据 将每一份纸质档案文件扫描所 得的一个或多个图像存储为一份图像文件 将图像文件存储到相应 文件夹时 要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中 该份文件的档号是否相同 图像文件的页数与档案目录数据库中的 该份文件的页数是否一致 图像文件的总数与目录数据库中文件的 总数是否相同等 通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库 中该份文件的档号的一致性和唯一性 建立起一一对应的关联关系 为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件 认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单 记录数据关 联后的页数 核对每一份文件关联后的页数与档案整理 扫描时填 写的页数是否一致 不一致时应注明具体原因和处理办法 1111 数据成品信息准确性和完整性检查数据成品信息准确性和完整性检查 终检终检 图像数据信息完整性检查 采用专用软件对检查扫描图像数据信息的完整性 主要检查图 像文件在局域网中传输时可能会出现数据丢包现象 图像文件是否 完整 以确保图像信息完整性 目录数据信息准确性检查 首先为保证案卷目录及文件目录条目录入的正确性 完整性 其次 为保证目录及文件图像挂接的正确性 完整性 对目录和图 像实行 一稿双录 人机校验 的数据录入校验模式 图像挂接准确性检查 采用人工检查的方式 对录入系统的数据和图像数据进行人工 校验 以确保完整性和准确性 1212 数据的硬盘备份数据的硬盘备份 将光盘组包后的成品数据采取活动硬盘的存储形式进行备份 硬盘所备份数据与光盘所存储的数据保持一致 方便用于数据的整 体转移 我方保证硬盘数据备份与光盘数据是一一对应的 光盘如出现 问题 可用硬盘还原光盘重新刻录 1313 现场测试和检验现场测试和检验 院方可以在全部工序中随机抽检 抽检时我们同时提供质检岗 位提供的日常质检报告 使用专用软件现场对已处理数据进行测试 校验并提供校验报告 1414 档案的文件目录打印档案的文件目录打印 对于拆开扫描的档案 在加工完成后将档案进行最终的排序 校验 校验后对所有的档案目录进行排版和打印 所有目录打印应留 出装订线 并装订到案卷最前面 如有变更和勘误应在备考表上注 明 形成全宗目录 文件目录 文件目录的同时要提供每件文件的 相对页码和绝对页码 1515 档案装订还原档案装订还原 拆除过装订物的档案应按原档案保管单位重新装订 并保持每 页档案原有的排列顺序不变 案卷不掉页 右边和底边整齐 根据工作单对照档案接收整理时原目录清单核对顺序 数量整 理对齐后再进行装订 装订时要求比照原装订孔及装订样式 做到 原接原退 如有装订不合格档案将按照规范重新装订 案卷装订工作细则 1 装订要求 案卷通常使用线绳按三点一线方式装订 装订要结实