会议管理制度细则VIP

会议管理制度会议管理制度细则细则 公司会议的规范化 制度化是公司建立正常工作秩序 强化管理要求的主要途径 为了提高工作的实效 重视时间效应的管理 使经营活动过程中各种会议 通过合理 的组织能够高效率 高质量地保障每次会议均能产生预期的 较好的作用 特制定本 细则 二 二 会议类别会议类别 1 年度经营总结会 1 出席人员 总经理 总经理助理 副总经理 各部门负责人 2 周期 每年一次 1 月上旬召开 3 会议内容 各部门负责人各自总结本部门年度工作情况 按照公司总体战 略和要求提出下一年度的工作计划与行动方案 4 主持人 总经理 总经理助理 2 半年度人事考核评审会 1 出席人员 总经理 总经理助理 副总经理 各部门负责人 2 周期 每半年一次 1 月 10 20 日之间召开年度评审会议 7 月 10 日 20 日之间召开半年度评审会议 3 会议内容 各部门负责人各自总结本部门半年度人事考核的情况 完成各 部门所有人员人事考核工作 评定半年度 年度奖金 4 主持人 总经理 总经理助理 3 月度经营总结会 1 出席人员 总经理 总经理助理 副总经理 各部门负责人 2 周期 每月一次 8 号之前召开 3 会议内容 各部门负责人各自总结本部门月度工作情况 按照公司总体战 略和要求提出下月的工作计划与行动方案 4 主持人 总经理 总经理助理 4 市场销售月度例会 1 出席人员 总经理 总经理助理 销售部经理级以上 资材部 技术部 制造部 品质部经理级以上管理人员 2 周期 每月一次 每月 25 日至 30 日之间召开 3 会议内容 销售部总结本月销售接单和交付情况 提出下月的销售接单计 划和交付计划 其它各部门做好生产和交付准备 4 主持人 销售部负责人 5 生产计划月度例会 1 出席人员 总经理 总经理助理 资材部经理级以上 技术部 制造部 品质部经理级以上管理人员 2 周期 每月一次 每月 1 日至 5 日之间召开 3 会议内容 根据销售部提供的本月销售计划 制定本月生产计划 从物料 采购 设备能力 技术能力 人员配置等方面做好准备以达成生产出货计划 4 主持人 资材部负责人 6 品质月度例会 1 出席人员 总经理 总经理助理 品质部经理级以上 销售部 技术部 制造部 资材部经理级以上管理人员 2 周期 每月一次 每月 1 日至 5 日之间召开 3 会议内容 总结上月品质目标达成情况 针对重点问题提出纠正措施和预 防措施 确定本月品质目标及工作计划 4 主持人 品质部负责人 7 成本控制月度例会 1 出席人员 总经理 总经理助理 财务部经理级以上 技术部 制造部 资材部 品质部经理级以上管理人员 2 周期 每月一次 每月 10 日至 15 日之间召开 3 会议内容 总结上月成本控制情况 布置当月成本控制计划 确定相应保 障措施 4 主持人 财务部负责人 8 部门会议 月会 周会 晨会 1 出席人员 部门负责人及相关人员 2 周期 定期或不定期 3 会议内容 总结上一期的工作情况 制定下一期的工作计划和实施方案 4 主持人 部门负责人 9 工作汇报会 1 出席人员 上下级或有关责任人 2 周期 定期或不定期 3 会议内容 下级向上级汇报指定内容 4 主持人 上级主管 10 专题会议 1 出席人员 有关人员 2 周期 定期或不定期 3 会议内容 某一问题讨论和商定 4 主持人 上级主管 11 全体员工大会 1 出席人员 全体员工 2 周期 不定期 3 会议内容 针对公司重大问题 涉及公司价值观 战略等事项 4 主持人 总经理 总经理助理 三 会议安排原则 三 会议安排原则 1 凡已列入计划的公司各级会议 如需改期或遇特殊情况 应提前通知应参加 会议的人员 2 坚持小会服从大会 局部服从整体的原则 科学统筹规划好各项会议 四 职责四 职责 1 1 会议召集人职责 会议召集人职责 确定会议主题 1 确定会议主持人 参加人员 2 2 2 会议主持人职责 会议主持人职责 确定会议通知人 记录人 1 确定会议议程 2 准时召开会议 控制会议节奏与时间 把握会议重点不偏离主题 3 确保会议不受干扰 主动处理解决干扰会议行为 例如 窃窃私语 故意刁 4 难 恶意攻击 逃避责任等 平衡发言 发挥群体力量 确保与会人员充分发表意见 5 善用群体专长 增加每位与会人员对会议结论的支持 6 会议召开时间及议程变更的事前协调 7 会议纪律的监督 违规行为的处理 8 会议纪要的签核 9 3 3 会议通知人职责 会议通知人职责 发出会议通知 注 公司固定召开的例会 除临时变更外 不另行通知 1 要求采用书面形式通知的 会议通知人必须采用书面形式通知 被通知人或 2 其授权代理人应在通知单上签字确认 异常状况发生后 10 分钟内知会会议主持人 3 会议因故取消或延迟 须至少提前 10 分钟通知相关人员 4 4 4 会议记录人职责 会议记录人职责 提前十分钟做好会场准备 会议结束后及时整理会场 1 组织签到 列席人员不需签到 发放并收回 会议签到表 会议记录人在 2 会议正式开始前向会议主持人报告会议缺席情况 现场记录会议内容 3 会议结束时会议内容 并做好违规处罚记录 4 5 5 参会人员职责 参会人员职责 事前准备相关会议资料和发言准备 1 准时参加会议 临时突发事件导致不能准时参加或缺席 提前通知会议筹办 2 人同意 紧急会议在会后 2 个工作日内向下属及时传达会议精神 非紧急会议通过部 3 门例会或其它形式向下属传达会议精神 按会议决议规定 落实会议决议 4 五 会议要求五 会议要求 1 各部门会议时间必须服从公司统一安排 各部门小会不应安排在公司例会同 期召开 与会人员不发生时间上的冲突除外 应坚持小会服从大会 局部服从整体 的原则 2 每次会议必须明确主题 会议内容要严格按照会议既定的主题进行 会议发 言应简明扼要 避免发表与会议无关的话题 会议主持者有权提示发言人 其他人员 无权打断发言人讲话 3 对于多个议题的会议 每段时间只集中充分地讨论其中一个议题 主持人可 在每一议题或每隔一段发言后做出小结 及时做出决定 4 对重大或有分歧的议题 在会议上争执不下时 主持人应及时制止且搁置该 问题 会后再议 5 参会人员准时参加会议并签到 准备好与会议有关的资料 做好会议记录 对要求传达的会议内容要及时传达 6 会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门 并负责监督落实 情况 会议中所约定工作事项要在规定时间内给予回复 不及时回复者给予相应的处 罚 六六 会议程序 会议程序 一般而言 公司的会议组织过程包括以下几个步骤 1 确立会议议题 2 安排会议议程 有明确的会议时间 方便参会人员安排工作 3 发出会议通知 提前 4 小时用书面 邮件 手机通讯软件等 电话或者口头的形 式通知参会人员 4 会务准备 会议场所布置座次布局 会议需用到设备的准备与调试 白板笔等 5 做会议记录或摄像 录音 6 整理会议纪要 决议 7 相关领导阅改 签批 8 印发有关部门 人员 并归档 七 会议记录七 会议记录 1 会议记录遵照会议主持人指定相关人员记录 做好会议的签到 2 总经理主持的例会 临时会议由专门人员负责会议的记录工作 3 必须全面记录会议的内容 要详略得当 重点突出 4 会议记录应于会议当日 最迟不迟于次日以邮件或书面形式发放到相关部门 六 会议纪律六 会议纪律 1 严格遵守会议的开始时间 提前 3 5 分钟进场 不得缺席 迟到 早退 参会人 员如不能按时出席 需提前向会议主持人请假 未请假者视同缺席 若无法参加会议 可指定代理人参加 提前经由会议主持人同意 必须本人参加者不可指定代理人 2 参会人员须自觉遵守会议纪律 与会期间应将手机调至振动或无声状态 原则上 不允许接听电话 确实因公司业务需要接听的 须经会议主持人同意后 离开会场处 理 3 会议期间 所有与会人员不得看报纸杂志 听音乐 接听手机等做与会议无关的 动作 若中途离开需经会议主持人同意 附 流程图 会议 培训