物资管理制度88

重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 1 页 共 32 页 公司物资管理制度公司物资管理制度 目目 录录 第一章 总则 P2 第二章 物资定义分类 P2 第三章 物资请购管理 P3 第四章 供应商管理 P5 第五章 物资采购管理 P9 第六章 物资管理 P15 第七章 物资盘点管理 P26 第八章 附则 P30 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 2 页 共 32 页 第一章第一章 总则总则 一 为加强我公司物资的管理工作 规范管理程序 降低资金占用 节约 采购成本 特制订本制度 二 物资管理工作必须贯彻执行国家有关法律 法规和政策 行业规章和 标准 以降低成本 确保工程质量 提高经济效益为中心 强化管理 为公司 安全生产提供优质服务 三 本制度规定生产及行政物资的计划 采购 验收 保管 发放 货款 结算及废料回收等程序规范 四 本制度适用于公司各部门所有物资及技术 广告 咨询服务等的采购 第二章第二章 物资定义分类物资定义分类 一 固定资产的定义 单位价值二千元以上或者使用年限超过一年以 上的房屋 机器 机械 运输工具以及其他与生产经营活动有关的设备 器具 工具等 二 生产资产的定义 进行工程生产所需使用的各种设备材料等 三 流动资产的定义 是指企业可以在一年或者超过一年的一个营业 周期内变现或者运用的资产 根据公司的情况 特规定单位价值在二千元以下 三十元以上或确定为流动资产的 使用年限在一年以内 不作为固定资产核算 的各种用具 物品以及在经营中使用的包装物 周转容器等 为流动资产 四 易耗品的定义 根据公司的情况 特规定单位价值在三十元以下 或确定为易耗品的 价格低廉 使用时间短 易损易碎 更换频繁的为易耗品 如 电池 复印纸 垃圾袋 各种耗材等 五 伙食物资的定义 员工食堂使用的大米 油 调味料 餐具 各 种蔬菜肉类等 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 3 页 共 32 页 六 其他 包含技术 广告 咨询服务等 第三章第三章 物资请购管理物资请购管理 一 物资请购流程 1 固定资产的请购 1 1 库房物资由库管员依据安全库存量进行请购 非库房物资由使用部门 负责请购 1 2 申请购买固定资产时由需求部门 库管员填写 请购单 部门经理审 批 采购询价确认价格填写 购买申请单 预算审核部审批 以下简称审核 部 副总审批 总经理审批 以上审批通过后 采购方可购买 2 生产资产的请购 2 1 库房常备生产材料由库管员根据库存最低备货量进行请购 库管员填 写 请购单 部门经理审批 生产部经理审批 采购询价确认价格填写 购 买申请单 审核部审批 副总审批 总经理审批 以上审批通过后 采购方 可购买 2 2 除库房常备材料以外的生产所需的材料 由生产部根据工程情况提出 工程材料需求计划表 附 请购单 部门经理审批 副总审批 采购询价 确认价格填写 购买申请单 审核部审批 副总审批 以上审批通过后 采 购方可购买 2 3 工程紧急材料的请购 单次需求金额预算在 2000 元以下的由副总授权 生产部经理或采购就近购买 报销时补办相关手续并说明原因 副总签字 单 次需求金额预算在 2000 元及以上的由生产部根据工程情况提出 工程材料需 求计划表 附 请购单 按本章 2 2 条流程进行购买 3 流动资产的请购 3 1 库房常备流动资产由库管员根据库存最低备货量进行请购 库管员填 写 请购单 部门经理审批 采购询价确认价格填写 购买申请单 审核 部审批 副总审批 总经理审批 以上审批通过后 采购方可购买 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 4 页 共 32 页 3 2 除库房常备流动资产以外需要新增的 由各需求部门负责请购 需 求部门填写 请购单 部门经理审批 采购询价确认价格填写 购买申请单 审核部审批 副总审批 总经理审批 以上审批通过后 采购方可购买 4 易耗品的请购 4 1 库房常备的易耗品由库管员根据库存最低备货量进行请购 库管员 填写 请购单 部门经理审批 采购询价确认价格填写 购买申请单 审 核部审批 以上审批通过后 采购方可购买 4 2 除库房常备易耗品以外需要新增的 由各需求部门负责请购 需求部 门填写 请购单 部门经理审批 采购询价确认价格填写 购买申请单 审核部审批 以上审批通过后 采购方可购买 5 伙食物资的请购 5 1 由管理员工伙食负责人根据厨房物资最低备货量进行请购 伙食负 责人填写 请购单 部门经理审批 采购询价确认价格填写 购买申请单 审核部审批 以上审批通过后 采购方可购买 6 其他请购包含技术 广告 咨询服务等 6 1 由各需求部门填写 请购单 部门经理审批 采购询价确认价格填 写 购买申请单 审核部审批 副总审批 总经理审批 以上审批通过后 采购方可购买 7 各需求部门 库管员等需要请购填写请购单时必须注明 物资名称 规格型号 单位 数量 需求时间 用途 要求等信息 8 紧急采购的物资 需注明需求日期 并在请购单注明 紧急 字样 9 各部门填写的 请购单 必须有经办人 部门经理 行政部签字后 采购方可询价购买 行政部主要核对库房有无请购的物资 避免造成重复购 买 2 请购周期 1 固定资产 不限制请购周期 根据各部门及公司需求情况 需要购买 时可直接申请进行请购 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 5 页 共 32 页 2 生产资产 2 1 库房常备材料 限制请购周期一个月请购两次 由生产部经理 副总 根据工程使用情况定出常备材料最低备货量 库管员根据库房材料最低备货量 每半个月进行请购一次 2 2 除库房常备材料以外的生产工程所需的材料 不限制请购周期 由生 产部经理根据工程情况进行请购材料 3 流动资产 3 1 库房常备流动资产 限制请购周期一个月申购两次 由行政部经理根 据使用情况合理定出最低备货量 库管员根据库房低值易耗品最低备货量每半 个月进行请购一次 3 2 除库房常备流动资产以外需要新增的 不限制请购周期 由需求部门 根据实际情况进行请购 4 易耗品 4 1 库房常备易耗品 限制请购周期 一个月请购两次 由行政部经理根 据使用情况合理定出最低备货量 库管员根据库房易耗品最低备货量每半个月 进行请购一次 4 2 除库房常备易耗品以外需要新增的 不限制请购周期 由各需求部门 根据实际情况进行请购 5 伙食物资 5 1 可以存放的物资 如大米 油 调味料等 限制请购周期 一个月请 购两次 由伙食负责人根据使用情况合理定出最低备货量每半个月请购一次 5 2 不能存放的物资 如新鲜蔬菜 新鲜肉类等 不限制请购周期 由伙 食负责人根据员工伙食实际情况合理进行采购 6 其他 不限制请购周期 由需求部门根据实际情况合理进行请购 第第 4 4 章章 供应商管理供应商管理 一 供应商的调查与选定 1 采购提供的供应商信息 由采购部门调查填写 供应商调查表 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 6 页 共 32 页 供应商调查表 作为选择供应厂商的参考 应包括下列内容 1 1 公司名称 地址 电话 传真 邮箱 网址 负责人 联系人等 1 2 公司概况 如资本额 成立日期 占地面积 营业额 银行讯息等 1 3 设备状况 1 4 主要产品及原材料 1 5 主要客户 2 生产材料设备类供应商的选定 1 供应商初选根据本公司所用原辅材料 设备情况结合市场供方信息 采购部门从各种渠道了解供应商信息 填写 供应商调查表 采购部门根据 供应商调查表了解的信息 初步选择几家信誉好的生产厂家作候选合格供应商 2 生产部或采购部根据采购质量标准对样品进行检测 试用 或对设备 备品备件技术指标向供应商质询 并出具书面意见 3 必要时 经总经理批准后 由采购部组织生产部相关人员对候选供应 商进行实地调查 听取介绍 了解供应商的经营理念 质量管理 技术水平 供货能力等情况 根据调查结果出具书面报告 4 依据 供应商调查表 检测或试用意见 现场考察 确定合格供应 商 经主管领导和总经理批准后 将其纳入 合格供应商名单 5 采购时 从 合格供应商名单 中确定采购物资供应商进行采购 3 市场经销商类供应商的选定 1 通过实地考察 听取介绍等方式了解基本情况 并索取资质证明文件 2 填写 供应商调查表 3 在购买地点进行时货检验 4 必要时 由使用部门试用 并出具书面意见 5 经过试用没有质量问题时 根据 供应商调查表 书面试用报告 确定合格供应商 经主管领导和总经理批准后 将其纳入 合格供应商名单 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 7 页 共 32 页 四 服务类供应商选定 1 服务类供应商包括校准 运输 设计和化验等供应商 2 对于服务类供应商首先应调查下述内容 并将调查结果填写供应商调 查表 2 1 服务范围 资格及其资质证明文件 2 2 服务价格 2 3 准时提供服务的能力 2 4 技术力量与服务设施 3 对于服务类供应商 现场考察或对其服务过的客户调查 由使用部门 和供应部门共同出具书面意见 4 根据 供应商调查表 书面试用报告 确定合格供应商 经主管领 导和总经理批准后 将其纳入 合格供应商名单 5 每个合格供应商 由采购部门负责建立 供应商资料表 及供应商档 案 6 采购部应将 供应商资料表 定期更新汇总后 交至审核部及财务部 门备档 作为后续报销审核的依据 七 供应商的考核和评估 1 对重要物资 服务的采购或年采购金额 5 万的供应商 其每次供货后 采购部门均应组织验收和使用部门填写 供应商信用记录表 行政部负责检 查 供应商信用记录表 的记录执行情况 2 每年 6 月 由行政部组织采购部 生产部及其它使用部门 对 合格 供应商名单 进行复审 结合供应商的实际供货情况及其信用记录 从品质 交期 价格 服务等几个方面对供应商进行考核和评估 考核和评估后 形成 新的 合格供应商名单 经总经理办公会审批后传递到相关部门执行 采购 部应做好供应商的调查和管理工作 原则上应保证主要设备材料的合格供应商 名单不少于三个 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 8 页 共 32 页 3 对重要原材料 涉及安全方面的仪器设备的供应商 产品如果出现质 量问题一票否决 4 发现和采购人员串通虚高价格或提供虚假产品 一票否决 5 一般产品的供应商的考核和评估可参照以下方式进行 5 1 供应商考核项目及分数比例如下 满分 100 分 品质 40 分 交期 25 分 价格 15 分 服务 15 分 其他 5 分 5 2 评分标准 1 品质评分 质量可靠 技术先进 36 40 分 质量可靠 技术一般 30 36 分 质量基本能满足要求 技术先进 25 30 分 质量 技术基本能满足要求 20 25 分 质量基本不能满足要求 20 分以下 2 交期评分 依订单规定的交货日期进行评分 方式如下 如期交货得分 25 分 延迟 1 2 日每批次扣 2 分 延迟 3 4 日每批次扣 5 分 延迟 5 6 日每批次扣 10 分 延迟 7 日以上不得分 3 价格评分 价格公平合理 报价迅速 10 分 价格尚属公平 报价缓慢 8 分 价格稍微偏高 报价迅速 6 分 价格稍微偏高 报价缓慢 3 分 价格甚不合理或报价十分低效 0 分 4 服务评鉴 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 9 页 共 32 页 1 抱怨处理评分 诚意改善 8 分 尚能诚意改善 5 分 改善诚意不足 2 分 置之不理 0 分 2 退货交换行动评分 按期更换 7 分 偶尔拖延 5 分 经常拖延 2 分 置之不理 0 分 5 3 依据供应商的供货情况 对以上各项打分后 汇总平均 60 分以下的 为不合格供应商 取消合格供应商资格 90 分以上为优秀供应商 八 建立采购平台 1 采购人员应及时登记整理供应商信息资料 已与公司发生往来业务的 供应商必须建立档案 供应商档案至少包括 供应商资料卡 供应商调查 表 和 供应商信用记录表 2 在采购部的组织下 依照以往的采购资料和平时收集的数据 对合格 供应商及其产品分门别类地整理出一套完整的 产品 价格 供应商 资料库 形成公司的采购平台 价格平台应包含以下内容 2 1 材料 设备 名称 2 2 规格型号 2 3 主要技术指标 2 4 价格区间 2 5 厂家 或供应商 2 6 索引 3 邀请招标或议标 首先从资料库 采购平台 中选取邀请对象 对于 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 10 页 共 32 页 劳保用品 办公用品及常用生产材料等 可以从中指定供应商采购 4 对单件金额较大的备品备件 材料等 结合自身需求 努力和合格供 应商建立供应商库存或与供应商建立联合库存 减少资金占用和缩短供应时间 第五章第五章 物资采购管理物资采购管理 一 采购备用金 1 采购备用金实行 定额制 其额度由公司总经理核定 采购部备用 金核定为 3000 元 2 实行备用金制度有利于采购部门工作人员积极灵活地开展工作 从而 提高工作效率 但必须做到专款专用 不得挪用和贪污 一经发现严肃处理 二 采购原则 1 询价比价原则 物资采购必须有三家以上供应商提供报价 在权衡质 量 价格 交货时间 售后服务 资信 客户群等因素的基础上进行综合评估 并与供应商进一步议定最终价格 2 一致性原则 采购人员定购的物资必须与请购单所列要求 规格 型 号 数量一致 在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下 采购 人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与 如确因特定条件数量不 能完全与请购单一致 经审核后 差值不得超过请购量的 5 10 3 低价搜索原则 采购人员随时搜集市场价格信息 建立供应商信息档 案库 了解市场最新动态及最低价格 实现最优化采购 4 廉洁原则 4 1 自觉维护企业利益 努力提高采购物资质量 降低采购成本 4 2 廉洁自律 不收礼 不受贿 不接受吃请 更不能向供应商伸手 4 3 严格按采购制度和程序办事 自觉接受监督 4 4 加强学习 广泛掌握与采购业务相关的新材料 新设备及市场信息 4 5 工作认真仔细 不出差错 不因自身工作失误给公司造成损失 5 招标采购原则 凡大宗或经常使用的物资 都应通过询议价或招标的 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 11 页 共 32 页 形式 由采购部及相关部门共同参与 定出一段时间内 一年或半年 的供应 商 价格 签订供货协议 以简化采购程序 提高工作效率 对于价格随市场 变化较快的物资 除缩短招标间隔时限外 还应随时掌握市场行情 调整采购 价格 6 审计监督原则 采购人员要自觉接受行政部或公司领导对采购活动的 监督和质询 对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为 公司有权 依照公司相关制度对相关人员进行处罚直至追究其法律责任 三 请购单的接收及分发规定 1 请购单的接收要点 1 1 采购在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整 清 晰 并核查是否经过部门经理审批 1 2 接收请购单时遵循以下原则 无计划不采购 名称规格等不清晰不采 购 不遵守采购周期的不采购 库存已积压的物资不采购的原则 1 3 对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门 2 请购单的分发规定 2 1 采购部门接收请购单之后 于当日按照各采购员的分工范围及时落实 2 2 对于紧急请购项目应优先处理 由采购部负责人督办 2 3 无法按请购部门得需求日期到货的物资 必须在接收当日及时反馈给 请购部门 3 采购周期的规定 3 1 固定资产 至少提前 7 个工作日请购 询价议价时间不超过 5 个工作 日 经审批后采购周期不超过 3 个工作日 3 2 流动资产 至少提前 5 个工作日请购 询价议价时间不超过 5 个工作 日 经审批后采购周期不超过 3 个工作日 3 3 易耗品 至少提前 3 个工作日请购 询价议价时间不超过 5 个工作日 经审批后采购周期不超过 3 个工作日 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 12 页 共 32 页 3 4 伙食物资 至少提前 5 个工作日请购 询价议价时间不超过 5 个工作 日 经审批后采购周期不超过 3 个工作日 3 5 其他 至少提前 5 个工作日请购 询价议价时间不超过 10 个工作日 经审批后采购周期不超过 10 个工作日 3 6 生产物资 3 6 1 单次采购金额预算在 5 千元以下的零星采购项目 如无特殊物资 经审批后采购周期不超过 3 天 审批通过即合同签订 3 6 2 单次采购金额预算在 5 千以上 10 万元的采购项目 进行比价采购 经审批后采购周期不应超过 12 天 3 6 3 单次采购金额预算在 10 万以上 100 万元的采购项目 进行比价采 购 经审批后采购周期不应超过 15 天 3 6 4 单次采购金额预算在 100 万元以上的采购项目 采购部自行采购 招标采购或委托招标公司代理招标 经审批后采购周期不应超过 30 天 招标 公司由总经理确定 3 6 5 紧急工程材料 使用部门应至少提前 1 个工作日请购 经审批后采 购周期不应超过 2 个工作日 3 6 6 一般采购 领导审批时间不应超过 5 个工作日 由采购员联系审批 领导在限定的时间内完成审批手续 紧急工程材料 领导审批时间不应超过 2 个工作日 由采购员联系审批领导在限定的时间内完成审批手续 可电话征得 领导同意后先行购买 后补单 3 询价及其规定 1 询价应认真审阅请购单的品名 规格 数量 名称 了解图纸及其技 术要求 遇到问题应及时的与请购部门沟通 2 属于相同类型或属性近似的产品应整理 归类集中打包采购 3 对于紧急请购项目应优先处理 4 所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价 原则能不通过其 代理或各种中介机构询价 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 13 页 共 32 页 5 对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购 替代品 6 遇到重要的物资 项目或预估单次采购金额大于 100 万的采购情况 询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况 公司领导 批准方可询价或发放标书 7 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价 8 除固定资产外单次采购金额在 5 千元以下项目采购员可以自行比价采 购 单次采购金额预算金额在 5 千以上 10 万元的所有项目都应要求至少三家 以上的供应商参与比价采购 单次采购金额预算价格在 10 万以上 100 万元的 所有项目都应要求至少五家以上的供应商参与比价采购 公司相关领导参与监 督 单次采购金额预算价格在 100 万元以上的项目由公司领导决定是否委托第 三方机构代理招标 9 比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力 具有提 供或完成我公司所需物资和项目的能力 10 比价采购或招标采购应按照 材料或设备询价表 的格式或拟定完整 的招标文件格式进行询价 11 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示 四 比价 议价 1 对厂商的供应能力 交货时间及产品或服务质量进行确认 2 对于合格供应商的价格水平进行市场分析 是否其他厂商的价格最低 所报价格的综合条件更加突出 3 收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况 设定 议价目标或理想中标价格 4 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力 资质进行验证和审 查 如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等 5 参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件 的进一步谈判 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 14 页 共 32 页 五 比价 议价结果汇总 1 比价 议价汇总前应汇报公司相关领导 征得同意后方可汇总 2 比价 议价结果汇总应按照 比价 招标汇总表 的格式完整列出报价 工期 付款方式及其他价格条件 列出拟选用单位及选用理由 按照一定顺序 逐一审核 3 如比价 议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理 六 合同的签订及其规定 1 合同 合同是当事人或当事双方之间设立 变更 终止民事关系的协 议 依法成立的合同 受法律保护 广义合同指所有法律部门中确定权利 义 务关系的协议 2 单次采购金额 10000 元以上的必须与供货方签订采购合同 未签订合 同财务有权拒绝付款 3 合同正文应包含的要素 1 合同名称 编号 签订时间 签订地点 2 采购物资 项目的名称 规格 数量 工程量 单价 总价及合同总额 清单 技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分 3 包装要求 4 合同总额应含税 含运达公司的总价 特殊情况应注明 5 付款方式 6 工期 7 质量保证期 8 质量要求及规范 9 违约责任和解决纠纷的办法 10 双方的公司信息 11 其他约定 3 合同签订及其规定 1 如涉及到技术问题及公司机密的 注意保密责任 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 15 页 共 32 页 2 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低 3 为防止合同工程量追加或追加无依据 打包采购时要求供货方提供分 项报价清单 4 遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表 来场协助清点 5 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期 6 详细约定发票的提供时间及要求 7 针对不同的合同约定不同的付款方式 如设备类的合同一般应分按照 预付款 验收款 调试服务款 质量保证金的顺序明确付款额度 付款时间和 付款条件等 8 与初次合作的单位合作时 应少付预付款或不付预付款 9 违约责任一定要详细 具体 10 比价 招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作 11 合同签定前采购部领导应对合同初稿进行巡签审查 12 合同巡签审查通过后应由公司领导签字 加盖公司合同章方可生效 13 签订的所有合同应及时报送财务部门 七 付款及合同执行 1 付款规定 1 1 所有已签订合同付款时应参照公司 财务管理制度 中的相关规定执 行 1 2 按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款 1 3 按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时由经办人填写 付款单 由部门经理签字后 提交财务部付款 1 4 财务部门在接到付款单后应在 3 日内付款 以免影响合同的执行和供 货周期 遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导 2 合同执行 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 16 页 共 32 页 2 1 已签订合同由采购部负责跟进 由采购部负责人进行监督 如出现问 题 采购部应及时提出建议或补救措施 并及时通知请购部门及公司领导 2 2 已签订的合同在执行期间 应及时掌握合作单位对于合同义务和责任 的履行情况 跟踪并督促其保质保量 按时履约 2 3 合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同 遇未尽事宜应及时协 商并签订补充合同 第六章第六章 物资管理物资管理 1 库管员管理要求 1 库管员应熟悉其所保管物资之基本特性 使用性能 保管知识 规格 用途 存放期限等 2 及时 准确地做好记账工作 如实反映物资的库存及发放情况 3 经常保持仓库环境之整洁文明 各种物资存放整齐 2 2 物资验收制度物资验收制度 1 物资验收要求 1 1 每次采购物资单位数量少于 20 个的 要求 100 验收 1 2 每次采购物资单位数量多于 20 个的 要求抽样 20 50 验收 1 3 所采购物资 有合格证的 必须具备合格证明 特别是对批量购买之 物资必须要有验收物资之合格证 物资合格证由库管员统一存档保存 1 4 对目测无法验收之物资 必须使用相关工具协助验收 1 5 对验收物资的规格 数量等必须与 请购单 上之内容相符 1 6 库管员应负责将常用物资之说明书 使用说明书及保修卡等资料在验 收无误后保存 备查 1 7 对于使用部门请购的物资 材料 设备 其他等 对验收专业性要 求较高的由请购部门协助库管员进行验收 2 物资验收分类 2 1 应具有计量所检定合格的物资 所有肉眼看不出大小 长宽 高度 厚度等需要依靠计量法才能检验的物资都需要进行计量检验 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 17 页 共 32 页 2 2 应对合格证进行验收检验的物资 购买的固定资产 办公设备 工 程设备材料等 2 3 应抽样验收外观完好度 接触部位灵活度验收之物资 如 水龙头 阀门 弯头 铁管 接连管 开关 导线 接触器 灯管 灯泡 保险丝 玻 璃刮 扳手 钳子 修枝剪 2 4 应抽样试用或通电检验验收之物资 购买的所有需要插电方可使用 的物资 如 烧水壶 取暖器 电钻 电焊机等 2 5 应对物资保质期进行检验验收之物资 购买的所有食品 及放置时 间久了不能正常使用的物资等 2 6 凡不属于上述验收范围的 应对其是否符合采购计划要求之规格 型 号 外观 数量等进行抽样或全部核对 3 物资验收方法 1 物资包装验收方法 A 库管员应目视物资外包装平整光滑 密封包装无裂缝 无渗漏 无污染 或破损痕迹 B 注意核对物资包装上注明之生产日期及有效期 对已过有效期的 库管 员应拒绝验收入库 对有效期间不足一个月之物资 由仓库管理人员组织人员 对其试用 以便检查该物资之有效程度是否合格 并要求采购人员对该类物资 限量采购 2 物资质量之验收方法 A 仔细检查物资表面有无擦伤 破损 无裂逢或扭曲变形 B 在验收铁制物资时 应注意有无锈迹 C 转动物资连接部位 检查其转动是否灵活 有无大的摩擦声 D 仔细检查物资接口部分 看连接处有无松动 滑丝现象 E 验证物资质地 物资颜色及物资规格 尺寸是否符合购买要求 F 对物资的受力部分应用手或其他方法做加力实验 看其是否达到规定的 受力标准 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 18 页 共 32 页 G 检查物资附属件是否齐全 3 物资性能的验证方法 A 对物资的机构部分反复试动 检查其灵活性 准确性 B 验收机械设备类必须进行 试用 验证的方法 以便检查其性能情况 C 在验收电器物资时 应使用万用表测试 测试的电压和电阻的指数首先 达到物资合格证明的标准 其次还必须达到国家有关指数的正常标准 D 国家规定之其他验收方法 4 物资验收程序 4 14 1 新采购物资的验收程序 新采购物资的验收程序 a 采购员将采购回来的物资及时送交库管员验收 b 库管员按照 物资验收要求 物资验收分类 及 物资验收方法 中之相关规定 对物资进行验收 对验收合格的物资 由库管员填写 入库单 后入库 对验收不合格之物资 不允许入库 其他部门申购的物资库管员 无法衡量验收质量标准时 可由申购部门协助验收 4 24 2 非库存的工程材料的验收程序 非库存的工程材料的验收程序 a 因非库存的工程材料数量较多 工程需要紧急 因此非库存购买的工程 材料可直接送到工程现场 而不经过库管员验收 b 采购员将购买回来的工程材料送往工程现场 由采购员或施工现场负责 人按照 物资验收要求 物资验收分类 及 物资验收方法 中之相关规 定 对物资进行验收并签字确认 采购员对物资验收质量负责 c 采购员将工程现场负责人验收签字的送货单交于库管员 对验收合格的 物资 必须有经办人和施工现场现场负责人签字验收 由库管员填写 入库 单 补办入库手续 送货单签字不齐全的库管员有权不予补办入库手续 4 34 3 退回仓库的物资验收程序 退回仓库的物资验收程序 a 退物资人员将未使用完需退回仓库的物资送交库管员验收 b 库管员核对该物资之规格型号 性能情况 可利用价值及其他特性 c 库管员再根据 物资验收要求 物资验收分类 及 物资验收方法 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 19 页 共 32 页 中之相关规定进行验收 对验收合格的物资 按相关规定入库存放 对验收不 合格物资 由库管员填写 不合格品处理表 等待处理 5 物资验收资料的保管 5 1 库管员应作好每次物资验收结果的记录 5 2 物资验收之相关资料由库管员按月归档保存 5 3 固定资产 工具 设备的验收资料由库管员按月归档长期保存 3 3 物资入库制度物资入库制度 1 采购人员原则上应在物资购回当日 将物资送交仓库验收 特殊情况 不能在当日入库的 经行政部主管批准后另行处理 2 物资入库时 必须先行验收 未经验收之物资一律不允许入库 3 所有物资入库由库管员填写一式三联 入库单 4 入库单一式三联 完成验收手续由库管员签字后 其中 第一联仓库留存 作收货的记账依据 第二联交于采购随同发票报销 报账必须有入库单 第三联送财务部存查 库管员在完成验收手续后 按月汇集后交财务 部 5 已取得发票的物资入库 库管员及采购人员必须对发票上所列的内容 进行核对 凡尚未取得发票而先行入库的物资 库管员及采购人员必须核对入 库单上所列的品名 规格等与实收物资及送货单是否相符 6 非库存的工程材料设备可不进入仓库 但必须按要求办理入 出库的 手续 7 采购的设备开箱后 若有技术资料和随机文件 需交档案管理人员统 一归档 复印件由库管员保存 8 8 退回物资的入库程序 退回物资的入库程序 相关人员将未使用完的物资送到仓库 库管员对物资进行验收 验收合格品 填写 入库单 在备注栏内填写 退回物资入库 字 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 20 页 共 32 页 样 存入合格品存放区内 不合格品 填写 不合格品处理表 后存放在不合格品区等待处理 库管员根据退回物资的 入库单 登记仓库物资明细账 并将 入 库单 汇总后每月送管理处财务部进行相关账务处理 4 物资保管制度物资保管制度 1 所有物资均先由仓库验收 属各分仓的物资再由各分仓领出分仓库进 行保管 2 所有物资由行政部统一分类编号 3 仓库按物资编号划分存放区域 物资根据其存放条件及编号 有条理 地存放于仓库内 4 库管员应合理使用仓容 对干货 湿货 轻重 危险品需区分 重载 物资与轻抛物资不能混堆 有挥发性物资与吸潮物资不能混堆 5 库存物资的限额标准 日常消耗物料的库存限额一般为每月平均消耗 量的 2 倍 常备零件物资的库存限额一般为每月平均消耗量的 3 倍 6 物资的堆放与防护 6 1 易燃易爆与挥发性强的物资 A 远离热源 须单独设载存放仓库 且尽量不放在货架上 摆放在地上 既方便倒取又减少因碰撞而产生的危险 并做好防火措施 按规定配备灭火器 B 保持包装的完好 密封不好的应及时采取适当的保护措施 如更换包装 6 2 吸水性强容易发潮发霉和生锈的物资 A 用砖或木架空放 放干燥地上或货架上 B 超长或散装物资 可放架空层上 防潮通风 也可靠墙而立 体积重的 应在墙上预设稳固铁钩 以防时间一长靠墙物资角度变化或取料时有倾倒伤人 的隐患 C 重型机具设备放干燥地上 并在摆放时考虑取放的方便性 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 21 页 共 32 页 6 3 常用工具 材料配件等 A 不易规则摆放在货架上的 用盒或袋装好摆放 规则的物资整齐摆放在 货架上或地上 B 体积大而重量轻的物资 可靠墙而立或挂墙上 也可选择干燥通风的地 面堆放 6 4 易碎 易损物资 A 体积较小的或瓶装物资 可放载货架底层或摆放在不经常使用的物资货 架上或整齐堆放在地上 但不可以放载货架较高的层 因体积较小不稳固 易 摆动 B 体积较大的物资应靠墙放载 一般不应采用平放 应考虑立放 且该位 载的上方一般不再悬挂物资 C 堆放地选择人员活动较少之地 沙石 砖瓦可放载在露天的材料库 放在室内仓库时 必须用袋装好 堆放在地上 7 库管员必须经常检查物资存放的情况 注意质保期限 对滞存在仓库 时间较长的物资要主动和部门主管反映滞存情况 对仓储中发现有霉变 破损 或超保管期的物资应及时提出处理意见 5 仓库安全管理制度仓库安全管理制度 1 仓库内堆放易燃易爆物资需采取相应的措施 符合消防规范 库管员 要留意库房的温湿情况 注意防火安全 确保所有物资的安全存放 2 仓库是物资保管重地 除仓库管理人员和因业务 工作需要的有关人 员外 任何人未经许可不准入仓库 3 因业务 工作需要进入仓库的人员 在进入仓库时 要有库管员陪同 不得独自进入 凡入仓人员工作完毕 出仓时应主动请库管员检查 4 一切进仓人员不得携带火种 背包和手提袋等物进入仓库 5 仓库内不得存放私人物资 6 6 工具借用管理工具借用管理 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 22 页 共 32 页 工具借用管理是为了确保工具正常使用 工具借用按时间可分为临时借用 和长期领用 长期领用又可分个人领用和公共领 1 临时借用工具 由使用人填写 领料单 经部门主管批准后 向库 管员申请领取 2 库管员应根据使用人 工具借用登记表 的记录 核对原表上的领用 工具是否有重复现象 如经核对 已有领用记录 但没有报废或其他处理记录 库管员应拒 绝发放 如经核对没有该工具的领用记录 将工具发放给领用人后 并在 工 具借用登记表 上登记 3 工具使用人在交还工具时 库管员检查工具及其附件是否完好无损 在 工具借用登记表 上注明交还时间并签收 库管员检查工具后若发现问题 应立即记录 并上报部门主管 4 个人领用工具的品种根据需要配备 由使用人提出申请 经部门主管 批准后到仓库领用 并办理领用手续 领用后个人负责使用保管 离开管理处 时交还 库管员需作签收记录 5 公共领用工具由部门人员申请 经部门经理批准后 到仓库办理领用 手续 领用后由申请人或指定专人负责保管 6 工具调换原则上以旧换新 发生丢失和毁损 由保管者写明原因 向 上一级领导报告 不属人力不可抗拒的丢失和毁损 由责任人按当时工具的价 格赔偿 属长期使用正常磨损或损坏 由部门经理批准办理报废手续 7 物资领用管理物资领用管理 1 领用各种物资都必须办理领用手续 并经部门经理审批 各部门日常 使用的消耗性物资可向仓库申领一定数量 自行设仓保管 2 物资领用需预先填写 领料单 列明出库物资的编号 品名 规格 数量 用途 使用区域等 除有领用人员签名外 还必须有使用部门的经理签 名 所有物资出库一律凭使用部门开出之 领料单 发货 除办公易耗品及 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 23 页 共 32 页 钥匙采取登记领取的方法其他物资必须以开领料单的形式领取 3 领料单 一式三联 其中第一联由仓库作物资发出后的记账依据 第二联交由财务部存档 仓库发货后每月底汇集交财务部 第三联由领料人 自存 4 固定资产领用除需填写 领料单 外 使用部门应同时登记 物资保 管清单 库管员每月汇总 上报财务 5 物资领用原则上以旧换新 特殊情况下经部门经理审批后可先领后交 发生多领情况 应主动归还 易耗品 如铅笔 垃圾袋等 及物料 如水泥 河砂等 的领用可不交还旧物直接领用 6 遇物资丢失 损毁严重等意外情况 无法以旧换新时 价值人民币 200 元内 经部门经理审批后直接领用 价值人民币 200 元以上 须由总经理审批 后方可领用 7 若维修项目中确需新增的物资 或因被盗及遗失的物资需要补领的 必须在 领料单 上注明情况 8 库管员发货时 要坚持按发货程序发货 一查库存量 二先进先出 三当面点清 发货时发货人应在 领料单 上签名并及时登记入账 9 已领用的物资 凡质量 规格不符合使用 应允许使用部门退货 办 理退料销账手续 库管员填写一式三联的 入库单 注明 不能使用退回 字样 仓库凭 入库单 作重新入账的依据 若退回的是已使用的物资 库 管员应另设账登记 保管 8 8 物资调拨管理物资调拨管理 1 物资调拨定义 1 1 物资实际存放地点已发生变化 但账目金额不作变动 此类物料的转 移称为物资调拨 1 2 仓库与仓库之间的发生物资的转移 也称为物资调拨 2 物资调拨种类 2 1 物资的借入 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 24 页 共 32 页 2 2 物资的借出 2 3 仓库之间的物资转移 2 4 其它需采用调拨方式进行物资转移的情形 3 物资调拨流程 1 仓库之间物资的转移 本公司内分属不同帐目的两个仓库之间 就某 种物料由一个仓库转移至另一个仓库 此种调拔方式 由发料仓库出具物资 调拔单 注明调拔物料编号 名称 规格 数量 原因等后 经相关仓库 部门经理核准后进行调拔 调拔单经两个库管员签字后交于财务进行记账处理 2 部门之间物资的转移 在公司不同部门 就某种物料由一个部门转移 至另一个部门 此种调拔方式 由调出部门出具物资 调拔单 注明调拔物 料编号 名称 规格 数量 原因等后 经转出部门经理 接收部门经理 库 管员签字核准后进行调拔 调拔单经两个部门管理员签字后交于财务进行记账 处理 3 除上述两种情况外的物资调拨 也需参照上述程序办理调拨手续 8 物资报废管理物资报废管理 1 物资报废的标准 含仓库和部门已领用的 物资到有效期 客观原因造成物资工具已无使用价值的 按其他有关规定需报废的 2 报废物资经办人凭其所在各部门经理签名确认的 物资报废单 到行 政部办理报废手续 购买单价在 500 元以上的报废需总经理签字认可 3 仓库库存物资报废 由库管员负责填写 物资报废单 并附报废物 资之有关原始材料 包括 入库时间 物资性能介绍 使用时间 使用说明等 报部门经理审批 4 申请设备报废 须由生产部经理申请 经财务部及副总审批后方可报 废 若设备价值超过人民币 500 元 还需总经理审核后方可报废 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 25 页 共 32 页 5 设备报废需符合下列情况 经预测 继续大修后技术性能仍不能满足工艺 工作 要求 同时大 修费用相对更新设备较多的 严重影响安全 又无法改造 继续使用可能引起事故的 严重污染环境 危害人体健康进行改造又不经济的 其它需淘汰或更换的设备 6 员工以旧换新的旧料 如灯具 阀门等 集中到一定数量作报废处 理 对有回收利用价值的金属 塑料可集中送至废品回收站 所得款项交财务 入账 7 库管员应定期将报废物资的相关财务资料交财务部进行有关的账务处 理 9 库房物资盘点管理库房物资盘点管理 1 库管员应分品种 规格设账登记各种物资的收 发 存情况 仓库内 的各种物资应做到账 物 卡三相符 同时 库管员应每月编制 仓库物资汇 总盘存表 月底交于财务核对 2 库管员每月至少 3 次对仓库物资进行盘点 库管员在定期盘点库存中 发现升溢或损缺 应寻找原因 并写出盘盈 盘亏报告 若差额严重 库管员 应承担相应责任 3 库管员应根据实际情况制订最高储备量和最低储备量的定额 数量上 不能把握的需请有关人员协助 4 财务部负责监督库房的情况 防止出现物资过多 过少 损坏或过期 等情况 各部门设分仓的 由各部门经理承担监督其分仓库房之责任 10 固定资产管理固定资产管理 一 各部门的固定资产统一由公司财务部建帐核算 统一提取折旧 建立 固定资产卡片 固定资产卡片 一式两份 一份留实物管理部门 一份交财务 部门 实物管理应保持帐 卡 物三相符 二 公司的固定资产由行政部统一管理 各部门暂时闲置和不需用的固定 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 26 页 共 32 页 资产应报公司行政部统筹安排 并做好固定资产的日常维护 保养和修理 三 定期对固定资产进行清查 固定资产的清查盘点由使用单位负责 财 务 行政部门参与 四 固定资产清查是从盘点实物开始的 在盘点过程中 要认真核对帐面 数量 重新鉴定质量 查明存在的各种问题 五 固定资产更新 添置 报废 由使用部门或者管理部门提出 财务部 审核 副总经理 总经理批准后实施 六 财务部负责固定资产管理工作的组织 实施及监督 七 库管员负责固定资产的分类 登记 管理 盘点及清查 八 使用部门主管或使用人负责保管和维护 九 固定资产的建账和日常管理 1 库管员根据 入库单 在 3 个工作日内建立 固定资产台账 台 账内容包括 资产代码 资产名称 类别 使用部门 存放地点 购买日期 原值 使用年限 责任人等 2 财务部会计应按 企业固定资产分类折旧年限表 的有关规定采取平 均年限法按月计提固定资产折旧 3 净残值率按照固定资产原值的 3 5 确定 净残值率低于 3 或高于 5 的 由财务部自主确定 4 使用部门主管和使用人因工作岗位调动或离职 应按有关规定办理资 产移交手续 5 对流动使用的固定资产 各部门应完整的记录每次使用情况 6 对部门与部门之间调整使用的固定资产 双方应在调整使用后的一个 工作日内到行政部办理相关手续 以便于日后资产核对 7 出售或外借的固定资产 凭总经理批准的相关资料到行政部办理相关 手续 8 日常报废或丢失的固定资产 应由使用部门经理组织相关人员查清原 因 提出处理意见 报总经理批准后到行政部办理相关手续 重庆新拓荣电力设备有限公司 物资管理文件 XTR WZ 201705 01 号文 件 第 27 页 共 32 页 9 闲置和暂停使用的资产 由仓库进行统一库存管理 库存资产重新使 用前应由相关人员进行检查 保养后 方可投入使用 十 固定资产清查结果的处置 1 对不能维修或已无使用价值的资产 由使用部门填写 物资报废单 经相关部门检查验收 财务部审核 报总经理批准后 到行政部办理报废及除 账手续 2 如报废资产的零配件拆除后或已出售或作为其它资产维修配件使用的 应报行政部处理 3 各部门要求报废 出售和修理的固定资产均须报行政部办理相关手续 十一 固定资产档案的保管 1 固定资产的档案 每月由行政部仓管员分类 整理 归档和装订 2 资料经财务部审核后 加密在财务部内作长期保存 第七章第七章 物资盘点管理物资盘点管理 一 盘点范围 1 存货盘点 指原材料 辅料 产成品 2 财产盘点 指固定资产 流动资产等保管资产的盘点 2 盘点方式 盘点分为定期盘点 不定期盘点 日盘点 定期盘点分为 季度盘点 月度盘点 不定期盘点是按公司要求和出现帐务异常情况下组织的 盘点 日盘点是对贵重物与成品的盘点 1 季度盘点季度盘点 1 1 存货盘点 财产盘点 由物资管理会同财务于季度终了时 实施全面 清点一次 2 月末盘点月末盘点