易飞ERP月结和成本操作手册

y 易飞 ERP 系统月结方案 1 月结第一项 存货管理系统 录入库存交易单 把那些没有货号的产品出库 999 记入研发部门 进入高级 查询 月结流程描述 月结流程描述 1 相关子系统单据完整性检查 销售 采购 库存 生产 销售部门销售部门 应该检查系统中的销货单和销退单 查看这些单据的完整性 未审核 单据数量 价格有无错 误以及单据中的其他信息 如果是未审核又不要的单据 应作 作废 处理 另外 对于不再执行发货的 客户订单 应作 指定结束 处理 采购部门采购部门 应该检查系统中的进货单和退货单 查看这些单据的完整性 未审核 单据数量 价格有无错 误以及单据中的其他信息 如果是未审核又不要的单据 应作 作废 处理 另外 对于不再执行进货的 请购单和采购单 应作 指定结束 处理 重点注意是否有进货单上进货价格为0的 为防止成本计算不准确 必须由采购员提供实际价格 仓管部门仓管部门 应该检查系统中的库存交易单 调拨单和成本调整单 查看这些单据的完整性 未审核 单据 数量 价格有无错误以及单据中的其他信息 如果是未审核又不要的单据 应作 作废 处理 如果是要 抛转到总帐系统的单据 如制费领料单 维修领料单等还要检查单头 部门 字段是否已填入正确信息 生产部门 生产部门 应该检查系统中的领料单 退料单 生产入库单 委外进货单 委外退货单 查看这些单据的完整性 未审核 单据数量 价格有无错误以及单据中的其他信息 如果是未审核又不要的单据 应作 作废 处 理 另外 对于不再执行生产的工单 应作 指定结束 处理 对于不需要发放的LRP生产计划 要及时用 清 除批次计划 来清除 财务部门 财务部门 视需要抽查上述部门的单据 以销货单为例 设定查询条件 高级设置 审核码等于未审核 销货日期小于或等于 销货日期大于等于 备注 备注 ERP项目组或企管部应指定每月上述工作最终的完成确认时间 项目组或企管部应指定每月上述工作最终的完成确认时间 2 冻结账务 将公用参数中进销存系统的账务冻结日期设为当月末 防止信息更改 程序位置 系统设置 基础信息子系统 基础设置 点击设置共用参数程序 如图 3 重计现有库存 在冻结账务日期后 执行 重计现有库存 作业 防止出现库存数量信息异常 本作业要求在单一用户状态下进行 建议由系统管理员或财务部专岗 如材料会计 执行 不能随意随时执 行 程序位置 进销存管理子系统 存货管理 期末处理 点击重计现有库存程序 重计年月 月结月份 2011 01 点击直接处理即可 如图 4 存货盘点 若月结月份无实物盘点 无须执行此操作 库存盘点的目的是确保系统账与实物相符合 找出不符合的原因并加以改进 盘点一般分定期盘点和循环 盘点 定期盘点 大盘点 前 要先组织盘点小组 一般由财务部和物管部 仓库 为主组成 生产部门 采购部门 销售部门主要责任是配合盘点和提供人员协助仓库盘点 盘点小组负责盘点的发文 提出盘点 要求和相关部门的工作职责 原则上要求盘点期间不能有出入库动作 如果是循环盘点 小范围或临时盘 点 时 则由仓库组织盘点 财务监盘抽盘即可 结合ERP系统盘点应按下列过程进行 4 1 冻结当月账务 共用参数 中将 帐务冻结日期 设为结帐期末最后一天 4 2 自动生成抽盘料件 存货管理子系统 库存盘点 自动生成抽盘料件 4 3 打印库存盘点卡和品号盘点清单 并按盘点要求进行实地盘点 各保管员完成 4 4 由财务部监盘 抽查 4 5 录入实盘数量 方法 单人操作则使用录入盘点料件录入实盘数量 若多人操作则用补入实盘数量 此作业 存货管理子系统 库存盘点 录入盘点料件 补入实盘数量 当实盘数据录入完成后 进入录入 盘点料件作业 点击工具栏上的盘点结算 将账面数量和盘点数量分开 打印 盘盈盘亏明细表 查看 盘点差异明细 说明 1 盘点方式可依据品 号或仓库两种 2 盘动输入盘点底稿 编号 原则 月结年月 盘点首字母大写 盘点结算按钮盘点结算按钮 4 6 分析盘点盈亏明细表 查找盈亏原因 单据是否未入系统 单据是否审核等 4 7 如果是单据问题 解除当月账务冻结 将单据调整 调整完毕 在系统中重新进行盘点盘点结算 重新分析盘点盈亏明细 4 8 自动生成盘点调整单 程序位置 存货管理子系统 库存盘点 自动生成盘点调整单 输入画面 选择底稿编号 PD 选择盘盈盘亏调整单别 单据性质为 11 的一般交易单 N 赋予计算结 果 调整日期 2011 01 31 4 9 审核盘点调整单 由财务部专人审核 盘点调整单 并打印备查 程序位置 存货管理子系统 库存交易 录入库存交易单 注意 审核盘点调整单之前 需要解除财务冻结日期为 2011 01 30 方可以审核此盘点调整单并审核日为 2011 01 31 4 10 检查库存明细表 看是否还有期末数量为负的品号 如果还有 及时找出原因处理 4 11 冻结当月账务 5 进货价差成本调整 解决采购进货与采购发票的价差 负责财务应付账务的人员 在完成了本月应付发票的录入和审核后 作 进货价差成本调整 具体作法 5 1 系统中 执行 进货价差成本调整表 打印出该表 核对采购进货价差信息是否正确 5 2 解除进销存账务冻结 日期可为月结月末前一天 以便可以更新库存成本 5 3 执行 自动生成进货价差成本调整单 由财务人员审核自动生成的 调整单 程序位置 存货管理子系统 期末处理 自动生成进货价差成本调整单 如图 5 4 审核调整单 录入成本开帐 调整单 6 月底成本计价 采购件 程序位置 存货管理子系统 期末处理 月底成本计价 注意事项 注意事项 一 运行前建议将账务冻结日期设置至现行年月月底 以确保其他用户不再更新信息 二 运行此作业时请务必确定现行年月所有当月份信息已输入完毕 以及没有其他用户在使 用本系统 才能确保信息的正确性 三 本作业需在执行 进货价差成本调整 后 进行 四 本作业可重复运行 也可针对某个品号运行 7 计算生产成本 7 1 自动生成工单工时 程序位置 财务管理 成本计算子系统 自动生成工单工时 7 2 汇总工作中心工时 7 3录入工作中心成本 程序说明 点击查询按钮找到归属于2011 01月份的单据 依据工作中心进行成本维护 其中人工成 本和制造费用的数据来源于生产成本 人工和制费 科目值 8 计算成本年月低阶码 财管管理 成本计算子系统 计算成本年月低阶码 9 成本异常检测表 计算生产成本之前 对相关单据进行检查 选择如下相关单据 10 计算生产成本 11 成本计算后检查 成本异常检测表 后面 暂不处理 等使用自动分录后方进行操作 12 抛转相关单据成会计凭证并进行核对 抛转单据类型 领 退料单 生产入库单 销货 销退成本 销货成本 销售发票 委外进货 退货成 本 程序名称 自动生成分录底稿 依据不同的单据类型进行单据抛转 生成不同的底稿批号 说明核对方式 同类型单据的分录底稿明细表与同类型单据的库存交易统计表 核对无误后 自动生成会计凭证及凭证审核操作 从这再开始处理 从这再开始处理 13 月末暂估处理操作 由负责应付暂估的人员进行处理此作业 15 1 暂估账款核算 程序位置 财务管理 应付管理子系统 暂估成本核算 暂估成本核算此作业 输入界面 选择来源 进货 退货 委外进货 委外退货 并输入相应的单别 15 2 维护暂估账款核算单审核 转分录及会计凭证 执行暂估成本核算作业后 查看暂估成本核算明细表进行检查核对 核对无误后 由负责人员 进入 维护暂估账款核算单 此作业下 进行单据审核 日期应2011 01 31 点击工具栏上按 钮进行抛转分录底稿操作以及凭证的制单及审核处理 16自动调整库存 16 1 自动调整库存 将库存数量为零 金额不为零的品号 生成一张尾差调整单将这些品号的库存数量及金额均为零 若同一品号存在于不同仓库的料件单位成本不一致时 生成一张分库调整单将这些品号的成本调整一致 调整单的整张调整金额为零 程序位置 库存管理子系统 期末处理 自动调整库存 输入界面 16 2 尾差调整单和分库调整单检查审核 执行自动调整库存作业后 进入 库存管理子系统 库存交易 录入成本开账 调整单 此作业下 进行单据的检查及审核 注意 审核之前需要解除财务冻结日期为2011 01 30 然后进行审核 日期应为2011 01 31 注意事项 注意事项 一 须在 月底成本计价 作业完成后才可执行本作业 二 此作业是 存货月结 前的最后一步 一定待 月底成本计价 计算生产成本 等作业运行完毕 并检查无误后 才执行此步骤 三 如果发现生成的调整单有误 如 分库调整单 的总金额不为0 一般是未进行 月底成本计价 或 进行的 月底成本计价 有误 需要重新进行计价 生成的调整单都需要删除后重新作月底成本计价后的 所有步骤 四 如果需要重新执行 自动调整库存 需要将已生成的 尾差调整单 或 分库调整单 撤审后删除 或作废 再重新执行本作业 17月底存货结转 作业目的 结算当月份的存货及统计当月的库存交易 生成品号现行年月交易统计信息 并将现行年月累加 程序位置 库存管理子系统 期末处理 月底存货结转 注意事项 注意事项 一 必须在 月底成本计价 作业完成后才可执行本作业 二 已运行过 自动调整库存作业 三 月结后不能更改存货现行年月前的存货单据 如果需要更改 就需要进行 存货反月结 作业 此作 业在 基本信息子系统 的 基础设置 菜单下 但此程序需严格控制权限 18冻结账务日期 2011 01 31 完成月结 应收子系统月结应收子系统月结 应收子系统月结注意事项 应收子系统月结注意事项 1 在销售部门完成销货单 销退单单据完整性检查后 财务应收账务处理人员应检查未作结帐单的销货单和 销退单 执行程序 已出货未结帐检查表 视需要将未结帐的销货单 销退单作结帐单处理 2 在所有的销货单 销退单都作结帐单处理后 应检查系统中结帐单单据的完整性 包括 是否审核 结帐 单信息是否完整正确 不正确的应修改正确 不需要的结帐单应作 作废 处理 3 执行 应收账款月结 4 应收帐务处理人员可通过 客户帐款明细表 和 应收帐款分类帐 等管理报表查询应收帐款的余额和发 生额等信息 另可通过 应收帐款对帐单 与客户进行应收对帐 5 通过自动分录系统 将应收系统单据抛转生成总帐系统的会计凭证 单据一般包括 销货 销退成本 收款 单 结帐单 一般结帐单 预收结帐单和其他结帐单 注意检查分录底稿中的部门信息是否完整及正确 工程销货单和结帐单还要在分录底稿中填入核算项目编号 收款单的分录底稿请注意现金流量表项目是否 正确 如不正确在底稿中直接修改 结帐单和销货 销退成本由于不涉及现金类科目 不会纳入现金流量 表的生成范围 因而底稿的现金流量表项目不用检查 应付子系统月结应付子系统月结 应付子系统月结注意事项 应付子系统月结注意事项 1 在采购部门完成进货单 退货单 委外进货单 委外退货单等单据完整性检查后 财务应付账务处理人员 应检查未作应付凭单的进货单和退货单 使用程序 已进货未结帐检查表 核对发票和未结帐的进货单 退货单 如有遗漏作应付凭单处理 2 在所有的进货单 退货单都作应付凭单处理后 应检查系统中应付凭单单据的完整性 包括 是否审核 应付凭单信息是否完整正确 不正确的应修改正确 不需要的应付凭单应作 作废 3 执行 应付账款月结 4 应付帐务处理人员可通过 应付帐款明细表 应付帐款分类帐 未付款应付明细表 等管理报表查 看应付余额和本期发生额以及未付款的部分 5 应付帐务处理人员执行 已进货未结帐检查表 和 暂估成本明细表 根据暂估成本总金额在总帐系统 进行暂估处理 目前处理方式 月末录入暂估凭证 下月初全额重回 6 通过自动分录系统 将应付系统单据抛转生成到总帐系统 单据一般包括 应付凭单 付款单 总账子系统月结总账子系统月结 总账子系统月结注意事项 总账子系统月结注意事项 1 应检查结帐单 收款单 应付凭单 付款单 库存交易单是否都已经抛转为会计凭证 销货 销退单是否