某地产公司商务合约管理办法

商商 务务 合合 约约 管管 理理 办办 法法 编制单位 地产有限公司 编制日期 2009 年 1 月 4 日 I 目目 录录 第一部分 招标管理 1 第二部分 合同管理 6 第三部分 工程签证流程及规定 8 第四部分 工程结算管理 9 第五部分 材料 设备 认质认价程序 9 第六部分 商务检查 10 第七部分 商务配套表格 见附件 1 37 10 第八部分 其它 10 第 1 页 共 11 页 中建信和地产商务合约管理办法中建信和地产商务合约管理办法 第一部分第一部分 招标管理招标管理 1 招标权限 工程分包分供的招标权限按下表执行 非工程分包分供招 标权限按公司各部门要求执行 项目公司 分公司公司 序 号 分项金额商务合 约部 总经 理 商务合约 部 总经济 师 总经理 1 50 万 组织招 标 定标备案审核 备案审 批 2 50 万 200 万 组织招 标 初步 定标 参与开标 组织审核 审核审批 3 200 万组织招标审核审批 2 项目公司 分公司组织的招标 2 1 公开招标及邀请招标程序 2 1 1 招标计划 分总计划 年度计划和季度计划 由项目公司 分公司填写 报公司合约部 季度计划为实施计划 实施计划应考虑到各分 包分供的具体情况为招标预留足够的时间 2 1 2 投标报名 项目公司 分公司各部门可接受与本部门业务相关的投标单 第 2 页 共 11 页 位报名 见附件 31 投标单位报名表 项目公司 分公司合约 部可接受所有投标单位的报名 并于每次招标前 将投标报名 单位名单归总到项目公司 分公司合约部 接受报名时需填写投 标报名登记表 并收集投标报名单位的如下资料 a 营业执照 b 资质证书 c 安全生产许可证 d 税务登记证 e 法定代表人授权委托书 法定代表人授权委托人的身份 证复印件 f 公司技术力量 主要指公司人员资质 g 同类工程业绩 近三年获奖情况 见下表 序号 近三年 同类工 程业绩 工程 名称 工程 地点 工程 规模 工程 内容 质量 等级 或获 奖情 况 项目 经理 联系 电话 2 1 3 项目公司 分公司合约部将汇总的投标报名单位送交与本 次投标业务相关的部门 由其对投标报名单位进行考察 并形 成 考察报告 经审批后项目公司 分公司合约部将考察合格 第 3 页 共 11 页 的队伍加入公司 合格供分包方名录 见附件 35 已经在公 司 合格供方名录 范围中的 可以免考察 项目公司 分公司初步确定投标单位后应将 投标单位资格 预审表 见附件 32 报公司审批 公司可以在 合格供方名 录 中挑选一至三家单位共同参加本次投标 2 1 4 对符合招标要求的单位发放招标文件 由招标组织人按批准的投标单位名单负责发放 2 1 5 开标 评标 定标 2 1 5 1 项目公司 分公司合约部组织开标 项目公司 分 公司总经理审批评标小组名单 评标小组共同确定中标候选人 50 万元 200 万项目开标前项目公司 分公司应通知合约部 合 约部视情况决定是否派员参加 2 1 5 2 定标前应按照 关于推荐 单位中标的报告 见附件 6 附件 7 进行报批 在公司备案通过后由公司签发 中标通知书 2 2 议标程序 2 2 1 招标计划 同 2 1 1 条款内容 采用议标方式确定供方须专题报告 经项目公司 分公司总经理签署意见后报公司总经理审批通过 2 2 2 投标报名 同 2 1 2 条款内容 2 2 3 对议标单位进行考察 填写 供方考察评价表 见附件 第 4 页 共 11 页 2 或 考察报告 如果是公司合格承包商 可以免考察 2 2 4 议标记录 应将议标过程予以记录 特别是关于价格 付款方式 违 约责任条款的确定应描述清楚 2 2 5 定标前应按照 关于推荐 单位中标的报告 见附件 6 附件 7 进行报批 2 2 6 在公司备案通过后由公司签发中标通知书 见附件 8 2 3 项目公司 分公司合约部应整理好招标项目各类资料 并建 立招标台帐 2 3 1 公开招标或邀请招标按以下顺序整理资料 2 3 1 1 招标计划 2 3 1 2 投标报名登记表 投标单位资格预审表及投标报名单 位的相关资料 2 3 1 3 考察报告 2 3 1 4 招标文件评审件及正式招标文件 2 3 1 5 开 评标资料 2 3 1 6 关于推荐 单位中标的报告及中标通知书 2 3 1 7 其他资料 2 3 2 议标按以下顺序整理资料 2 3 2 1 招标计划 2 3 2 2 投标报名登记表 投标单位资格预审表 议标专题报 告及投标报名单位的相关资料 第 5 页 共 11 页 2 3 2 3 考察报告 2 3 2 4 议标资料 2 3 2 5 关于推荐 单位中标的报告及中标通知书 2 3 2 6 其他资料 3 由公司组织的招标 3 1 公司组织招标的程序 3 1 1 项目公司 分公司至少提前 30 个工作日提交 招标计划 见附件 1 及与招标有关的正式施工图纸等配套资料至合约 部 3 1 2 公司各部门 项目公司 分公司将投标报名单位提交公司 合约部 且同时提交 2 1 2 条款中的所有资料 3 1 3 公司合约部整理好投标单位名单后 由与本次招标相关 部门牵头组织考察 其他部门配合 牵头部门组织考察后将经 主管领导批准的 考察报告 交公司合约部 在公司 合格供 方名录 中的可以免于考察 3 1 4 发放招标文件 合约部将投标入围名单 招标文件发放审批表 见附件 5 报公司总经理审批后发放招标文件 3 1 5 公司合约部组织开标 评标 定标 公司合约部组织开标 标的壹仟万元以内 含壹仟万 由 公司总经济师审批评标小组名单 标的壹仟万元以上由公司总 经理审批评标小组名单 评标小组共同确定中标候选人 公司 第 6 页 共 11 页 总经理签发中标通知书 3 1 6 议标项目需要有领导审批意见及议标记录 3 2 公司合约部整理好招标项目各类资料 并建立招标台帐 4 供方管理 4 1 各项目公司 分公司每月 28 日前将新增的 合格供方名录 见附件 35 报送公司合约部 4 2 每半年或分供方履行合同完毕时 项目公司 分公司组织对 各自项目所有供方进行一次过程考核和用后评价 填写 包工 包料供方综合评价评分表 见附件 15 或 设备供方综合评 价评分表 见附件 14 和 工程供方考核评定表 见附件 16 并报送公司合约部备案 评定结果按局相关办法执行 考 核评价须邀请公司工程部 设计部 合约部等相关部门参加 4 3 公司合约部汇总整理后 每月 5 日前将更新的 合格供方 名录 发放给各项目公司 分公司 供各项目公司 分公司选择 使用 第二部分第二部分 合同管理合同管理 5 总包合同 设计合同 专业分包合同 如 消防合同 配 电合同 园林绿化合同 电梯合同 由公司合约部起草发放示 范文本 项目公司 分公司根据示范文本进行合同谈判 合同评 审 其他合同公司逐步发布示范文本 未发布示范文本的由项 目公司 分公司起草 第 7 页 共 11 页 6 合同签订前的审批权限及程序 6 1 合同签订审批权限及程序表 项目公司 分公 司 公司 序 号 合同金额 商务合 约部 总经 理 商务合 约部 总经济 师 总经 理 1 50 万元组织评 审 审 核备 案审 批 2 50 万元 组织评 审 审 核 组织评 审 审 核审 批 6 2 公司所有合同必须经过评审 并有评审记录表 见附件 12 合同评审记录表 6 3 50 万元合同由项目公司 分公司组织评审 项目各专业 人员应参与 报公司合约部进行备案审核 报公司总经济师备 案审批后方可生效 见附件 10 合同评审会签表 6 4 50 万元合同由项目公司 分公司组织评审 项目各专业 人员应参与 后 报公司合约部组织评审 公司总经济师审核 及公司总经理审批后方可签订 见附件 9 合同评审会签表 7 合同交底 7 1 公司所有合同必须进行合同交底 并填写 合同交底书 见附件 13 参与人员应签字 第 8 页 共 11 页 7 2 公司主办的合同由公司合约部负责向公司 项目公司 分公 司相关部门和人员进行合同交底 7 3 由项目公司 分公司主办的合同由项目公司 分公司商务人 员组织公司 项目公司 分公司相关部门和人员进行合同交底 8 公司及项目公司 分公司合约部必须整理好各项合同资料 并建立合同台帐 第三部分第三部分 工程签证流程及规定工程签证流程及规定 9 项目签证金额累积 5 以内 以建安造价 1800 元 M2 建筑 面积为基数 按以下 9 1 条 9 2 条办理 9 1 项目公司 分公司 监理单位必须在收到承包人 工程签证 单 见附件 17 后共计 7 个工作日内予以审核 不得超过 14 个工作日内 以监理公司签收承包人资料时开始计算 9 2 工程签证单 由项目公司 分公司专业工程师 工程人员 商务人员 总经理及监理单位审批 表格形式详见 工程签证 单 见附件 17 10 分公司项目签证金额累积在 5 1 范围 项目公司 监 理单位必须在收到承包人 工程签证单 后共计 7 个工作日内 予以审核 项目公司 分公司并填写 工程签证单审批表 见 附件 18 报公司合约部 审核程序如下 每张签证单 5000 元经公司合约部审核后报公司总经济师 审核或审批 其中 第 9 页 共 11 页 a 5000 50000 元由公司总经济师审批 b 50000 元由公司总经理审批 11 项目签证金额累积超过 1 项目公司 分公司 监理单位 必须在收到承包人 工程签证单 后共计 7 个工作日内予以审 核 并将所有 工程签证单 填写 工程签证单审批表 报公 司合约部组织审批 12 项目公司 分公司必须在施工合同约定时间内将 工程签证 单审批表 中审批通过的 工程签证单 发放至相应单位 13 项目公司 分公司次月 5 日前将上月工程签证台帐 电子版 本及书面文件各一份 报公司合约部 台帐格式详见 工程签 证台帐 1 见附件 26 月度变更台帐 2 见附件 24 第四部分第四部分 工程结算管理工程结算管理 14 项目所有结算由项目公司 分公司审核后报公司审定 详见 工程竣工结算造价审核表 见附件 21 15 工程竣工结算造价审核表 需公司总经理审核后 施工 方方可签字认可 16 保修金结算按 工程竣工保修金支付审核表 见附件 22 执行 第五部分第五部分 材料 设备 认质认价程序材料 设备 认质认价程序 17 合同中约定需认质认价的材料 设备 由项目公司 分公司 第 10 页 共 11 页 提前 30 天报公司设计部 合约部 确定三个以上同等档次品牌 18 承包人按照发包人确定的品牌提前 14 个工作日填写 材料 设备认质认价申请表 见附件 33 及提供相应厂家资料 样 品 19 项目公司 分公司相关人员于 7 个工作日内核定价格后填写 材料 设备认质认价核价表 见附件 34 报送公司合约部 20 公司相关人员于 7 个工作日内回复意见 21 单项材料 设备 认质认价总价 5 万元报公司总经济师 审批 50 万元报公司总经理审批 第六部分第六部分 商务检查商务检查 22 公司合约部每季度 半年组织对各项目公司 分公司的商务 合约工作进行综合检查 检查内容见 公司商务合约检查考核公司商务合约检查考核 评分表评分表 检查完成后形成书面通报 第七部分第七部分 商务配套表格 见附件商务配套表格 见附件 1 37 第八部分第八部分 其它其它 23 本办法自审核通过之日起执行 由公司合约部负责解释 第 11 页 共 11 页 公司商务合约检查考核评分表公司商务合约检查考核评分表 项目名称 检查日期 检查部门 序 号 检评项目 标 准 分 子项 名称 子 项 标 准 分 评分标准得分 招标 过程 26 1 公开 邀请招标项目的招标计划 投标报名资料 非合格承包商 的考察报告 投标文件发放审批表 开评标记录 50 万以上项目 报公司的推荐中标单位报告 中标通知书 每缺一项扣 2 分 2 议标项目的审批报告 每缺一项扣 5 分 3 议标记录 中标通知书 每缺一项扣 2 分 4 未进行招议标 本子项得 0 分 本子项最低分值为 0 分 1 招标管理 30 招标 台帐 4 1 招标资料没有整理并编号扣 2 分 2 招标项目没有建立电子台帐扣 2 分 合同 签订 2 1 印章使用是否符合要求 每发现一例不符合要求扣 0 5 分 2 签约人是否符合授权 若没有法定代表人签字盖章 委托代理 人需要法定代表人的授权委托书 每发现一例无授权扣 0 5 分 本子项最低分值为 0 分 合同 评审 10 每一份合同都必须有合同评审 发现一例则该子项得 0 分 本子项最低分值为 0 分 合同 交底 4 每一份合同都必须有签字确认的合同交底记录 每发现一例缺合同 交底记录 扣 1 分 本子项最低分值为 0 分 合同 台帐 4 1 合同没有整理并编号扣 3 分 2 没有建立电子合同台帐扣 3 分 2 合同管理 25 合同 履约 5 1 没有建立合同履约台帐扣 2 分