浅论人力资源管理外包

摘要 对 先天不足 又面临许多发展困境的中小企业来说 实施人力资源外包是提高其人力资源管理水 平 增强市场竞争力的有效途径 本文从实践的角度 对中小企业实施人力资源外包的流程进行了分析和设 计 试图通过流程的规范 降低人力资源外包的风险 增强其有效性 关键词 中小企业 人力资源外包 流程 引言 中国的中小企业 尽管其对经济发展的作用举足轻重 但由于外部环境和内部条件的影响和制约 其生存 发展面临许多突出问题 学界关注 研究较多的问题有两个 一是中小企业融资难的问题 由于资本市场 的不完善和融资中存在的 抵押物少 财务账目不清 信用记录不足 单笔业务金额少 管理成本高 存 在较大程度的信息不对称 等问题 中小企业存在严重的 麦克米伦鸿沟 二是中小企业人力资源管理存 在的问题 由于诸方面的原因 中小企业人力资源管理的水平相对比较落后 已经成为制约企业进一步发展 的瓶颈 为破解难题 减低成本 提高效益 许多中小企业纷纷采用人力资源外包 将一些非核心业务外包出去 自 己专注于核心业务的管理 从而大幅度提高自身人力资源管理水平 增强市场竞争力 1 人力资源外包的内涵与作用 外包是在 20 世纪 90 年代西方企业实施 回归主业 强化核心业务 的大背景下兴起的一种企业新战略手 段 英国学者 Gary Hamel 和美国战略研究学者 CIKI Prahaoad 于 1990 年在 哈佛商业评论 上发表了一 篇题为 企业的核心竞争力 的文章 首次提出了 外包 这个词 外包 Outsourcing 直译为 外部寻求资源 指企业整合利用其外部最优秀的专业化资源 从而达到降低成本 提高效率 充分发挥自身核心竞争力和 增强企业对环境的迅速应变能力的一种管理模式 人力资源外包就是指企业根据需要将某一项或几项人力资源管理工作或职能外包出去 交由其他企业 或组织进行管理 以降低人力成本 提高管理效率 一般而言 中小企业实施人力资源外包 能实现以下三个目 标 一是降低经营成本 人力资源管理活动历来被作为重大的成本中心 而通过人力资源外包可以精简企 业内部人力资源管理职能人员 以更好的成本效益为员工提供更满意的人力资源服务 二是促使人力资源部门职能的转换 随着人力资源管理对企业重要性的增加 企业要求人力资源管理 部门更具有战略性和灵活性 通过非核心业务的外包 可以使企业人力资源管理部门从作业性 事务性工 作中解放出来 集中精力思考战略需要 三是获得优质人力资源服务 优秀的人力资源外包商通常拥有人力资源管理各方面的专家 他们能够 建立起一整套可以适用于不同企业的综合性专业知识 技能和经验 为客户做更为有效的人力资源管理工 作 就中小企业而言 其人力资源外包内容主要包括员工招聘 员工培训 人事咨询 人才派遣等 这些 基础性的事务性工作外包后 中小企业人力资源部门可以集中精力从事战略性人力资源工作 如企业文化 员工关系 绩效考核等战略性工作 从而提升企业的竞争力 2 中小企业人力资源外包存在的突出问题 当前中小企业人力资源外包在我国还处于起步阶段 虽然积累了一些经验 但在实践当中还存在一些突 出的问题 一是认识不统一 由于是一个新生事物 企业各方认识不一致 导致外包方案不能有效实施 如有的人 担心实施外包后 使企业高度依赖外包商 导致企业人力资源管理能力的弱化 从而消弱企业的竞争力 二是人力资源外包组织不完善 流程有待改进 一些企业虽然寄很大希望于实施人力资源外包业务以 降低企业运营成本 提升人力资源管理水平 提高企业整体竞争力 但并没有从制度上和程序上给予保障 企 业没有一个完善的人力资源外包委员会对人力资源外包进行管理 也没有对人力资源外包的具体实施制订 了详细的执行程序和建立监督机制 企业只是将责任划分给人力资源部门去落实 而人力资源部门在外包 项目的实施过程中又往往忽略或者没有充分与生产 销售等部门进行沟通联系 这样 在人力资源外包实 施的过程中 就很难取得协同效应 很难取得预期的效果 三是对忽略对人力资源外包商的管理 人力资源外包商的好坏直接影响到外包的效果 目前 人力资 源外包商的服务质量是参差不齐的 这使得企业在选择外包商时存在较大风险 比如 在人才派遣上 有些外 包服务商经常不能按照要求的时间和人数安排足够的员工供企业使用 而且提供的员工质量也是良莠不齐 有的根本不能达到企业的要求 但有时企业又急于用工 所以不得不选用达不到要求的员工 这就给企业使 用员工的部门造成很大的隐患 在生产过程中 由于员工不合格造成的品质问题不断出现 降低了工作效率 加大了管理难度 另外 许多中小企业在人力资源外包的实践中 对外包商只是简单地提要求 定任务 没有 将外包商当成 自家人 看待 使得外包服务游离于企业 从而发挥不了应有的作用 四是外包员工的管理 监督不到位 一些生产性的企业 往往需要使用较多的人力资源外包员工 有的甚 至占企业员工总数的 70 虽然每个人力资源外包商都有相关的驻企业人员负责相关事务 但他们的工作 质量达不到员工的要求 企业也没有实施有效的监督 员工满意度很低 人力资源外包员工每月都会有很多 诸如薪资 住宿等问题 他们虽然及时反应给相关的人力资源外包商驻企业的管理人员 但往往不能得到满意 的答复和解决 导致员工离职率居高不下 企业对这些员工的培训和培养都没有得到相应的回报 3 中小企业人力资源外包的流程设计 为解决上述存在问题 规范中小企业人力资源外包活动 使实施人力资源外包的企业实现 降低成本 提 高效率 的目的 应把握以下运作流程 1 成立企业人力资源外包领导小组 该小组是企业实施人力资源外包的决策和实施机构 一般由企业 高层和企业人力资源 财务 生产 销售 采购等部门负责人参加 必要时也可以聘请外部专家参加 以提 供专业的咨询和指导 该小组的任务主要有三 一是加强宣传 统一认识 要使企业上下充分认识到开展人 力资源外包的优势 从而统一思想 强化执行 形成合力 二是加强沟通 实现协同 人力资源部门作为外包战 略的执行部门 要加强与用人单位的沟通 了解他们对外包员工的素质 能力的基本要求 以及运作过程中存 在的问题 并及时向企业人力资源外包领导小组反馈 为正确决策提供科学依据 三是制定并实施符合企业 实际的人力资源外包方案 2 明确外包内容 尽管人力资源外包可以为企业带来很多好处 弥补其 先天性不足 但是其带来的风 险也不可低估 因此 在决策的时候要慎重考虑 三思而后行 理论上 人力资源外包的范围较为宽泛 几乎可 以囊括所有的人力资源工作 但实践中 人力资源外包一般分为三大类服务 人力资源事务处理服务 主要包 括薪资计算与发放 保险福利计算与缴纳 员工档案托管 人员派遣等 人力资源咨询服务 主要涉及人 力资源战略 人力资源规划 组织结构设计 岗位说明书设计 人力资源业务流程设计 绩效和薪酬体系 设计 员工保留计划 e HR 规划等 人力资源业务流程服务 主要涉及薪资管理 奖金与福利管理 绩效 管理 招聘管理 培训管理等 作为决策者 首先要判断的就是根据企业外部环境和内部条件 到底哪些功 能适合外包 哪些不适合外包 3 发布外包计划 根据企业确定的外包内容 拟定详细的外包计划 包括进度安排 财务安排 人力资源外 包的活动类型 人员安排及对外包商的要求 逾期要达到的效果等 总体来说 外包计划越详细越好 以便 有意向的外包商有针对性地开展工作 外包计划制定后 要通过有效的途径和平台发布招标信息 比如可以 定向发布 可以在企业的网站发布 也可以在外包专业网站发布 从而使企业外包需求有效到达外包商 4 选择与评价 确定两到三家外包商进行最终比较 要求服务商提交方案 方案必须详细 要包括外包模 式 服务项目 每个服务项目流程和报价 方案所涉及的各种法律文本 服务质量监控参考指标 服务奖 惩措施和意外补救措施等 在这个过程中 企业要加强与外包商的沟通 为其提供相应的资料 或者邀请外包 商来企业实地考察 在这个阶段 人力资源部门要广泛收集信息 对应标外包商进行考察 提出初步的评价意 见 为企业人力资源外包领导小组决策提供依据 5 确定外包服务商 选择合适的人力资源外包商 是外包过程中非常重要的一环 在确定最终的外包 服务商时 要充分考虑三个方面的因素 一是考虑外包商的信誉与实力 其以前的业绩状况 目前的财务状况 等能否支持这一业务 二是外包商与企业的匹配情况 外包商是否真正理解企业的需要 是否有足够的能力来 解决企业所需要解决的问题 三是外包商提供的方案是否可行 是否符合企业实际 能否帮助企业提高核心 竞争力 降低运行成本 6 实施与控制 通过外包企业的部分业务 可以使企业将精力集中于核心业务 但外包绝不意味着置 之度外 放而不管 而是应该不断监控和评估外包服务商的工作进度和质量 以使其按协议要求不折不扣地办 事 从而达到预期的目的 要处理好于外包商的关系 致力于和外包商建立长期合作关系 这样有助于外包商 深入了解企业文化从而提供更好的服务 作为企业人力资源外包项目的主要执行部门 企业人力资源管理 部门还要及时将实施中和实施后的信息反馈给公司高级管理层 以便采取有效措施对人力资源外包商加以 管理 因此 必须制订一个监控计划和项目进行中的监督方案 以保证外包的顺利进行 7 评估效果 主要看方案实施后是否给企业带来了业绩改善 是否充分发挥了外包优势 规避了外包风 险 通过效果评估 来确定是否需要对外包活动进行调整 调整至少包括三个方面 一是企业的外包业务有 可能需要改变 如以前外包的业务需要内部化 出现新的外包业务 二是企业将放弃外包活动 依靠内部来进 行管理 三是企业可能会考虑选择其他人力资源外包商来开展外包业务 4 现代企业人力资源管理外包的现实意义 1 有助于留住优秀员工 人才安全问题已经成为企业人力资源管理过程中一个不可忽视的问题 如何留住关键性人才是企业发展 所面临的最大挑战 优秀的 PEO 公司通常拥有人力资源管理各方面的专家 他们能够建立起一整套可以普 遍适用于多家企业的综合性专业知识 技能 经验 为客户公司提供比他们自己做更为有效的人力资源管 理工作 这些外部工作者了解员工的需求 能够提高员工的综合待遇 从而增加员工满意度 员工流失率自然就 会下降 2 降低人力资源管理成本 首先 优秀的 PEO 公司能够降低企业的福利开支 由于 PEO 公司代表多家企业与保险公司 数据处 理公司等谈判 业务量大 在谈判中具有优势 能够取得规模经济 在美国 PEO 公司代表多家公司和保险公司 谈判 可为公司节省 10 50 的保险费 其次 这些外部服务机构由于具有专门知识 能帮助中小企业在招募 雇员时降低风险 减少因用人不当造成的损失 再次 PEO 公司为客户公司节约时间 中小企业的管理人员 往往需要花费大量时间解答 协调员工工资 福利 聘用和解聘等方面问题 PEO 公司的服务包括为员工 解答工资 保险 假期等方面的疑问 不仅能够减轻客户公司这方面负担 减少管理人员时间的额外支出 而 且能够缓解矛盾 减轻管理人员的责任 PEO 公司汇集多家企业的培训需求 既可以为中小企业雇员提供培 训机会 自身又可以获得规模效益 3 提高人力资源管理效能 当企业的人力资源管理部门无力 不擅长或不便于满足某些要求时 将任务外包给社会上的专业服务 公司或顾问人员无疑将是必然的选择 PEO 公司和 临时雇员 公司可以帮助企业突破逐渐老化的管理模式 制 定清晰的工作说明书和岗位规模 将员工考核记录及时归档 管理员工进出记录 建立人力资源管理信息系统 等 有效的人力资源管理制度能改善工作环境 提高工作绩效 同时能够使企业更快更好地满足顾客的要求 结语 人力资源管理外包是企业外包战略中的一个新领域 中小企业人力资源外包的重要性会得到越来越广 泛的认同 对于规模小