档案保管及查阅制度

档案保管及查阅制度档案保管及查阅制度 第一条第一条 为了档案的完整性 及时性 更好的利用档案 特制定本制 度 第二条第二条 本制度适用于公司所有相关档案管理工作 第三条第三条 本制度规范性引用文件为 中华人民共和国档案法 第四条第四条 档案室及各部门档案管理相关工作人员职责 1 确保文件材料的齐全 完整 准确和规范 2 督促 指导 协助各部门做好立卷的保管工作 3 加强归档工作的宣传和档案的科学管理 4 严格执行档案查阅制度 5 为公司在管理 运行经营中提供良好的服务 第五条第五条 档案保管要求 1 上级机关印发的有关文件及集团公司产生的各种文件 由办公室 负责积累 整理 保管 2 公司在运行经营中形成的各种文件材料 由各部门档案员按保管 要求做好日常文件材料的收集 整理 保管 3 保管的文件材料必须准确反映公司各项活动的真实内容 保持成 套性和完整性 4 文件材料一律用钢笔书写 严禁用圆珠笔 铅笔 复写纸草拟和 签发 用纸要规范 破损要裱糊 对于不合要求的档案 必须修修复后存 档 及时编制录入档案文件目录 附表一 第六条第六条 归档范围 1 党群工作类 党务 工 青 女 协会等群团工作方面的文件材 料 2 行政工作类 行政管理 人事劳资管理 外联工作 安全保卫以 及法律法规 规章制度 章程等文件材料 经济实体设立 变更 经营决 策 计划统计 出资证明 验资证明 股权证明等材料 纳税记录 获得 县级以上政府表彰 媒体报道 客户往来记载等 商标注册 专利 商业 秘密以及县级以上科研项目立项 审批 成果鉴定等方面文件材料 及在 各项活动中形成的录音 录像 光盘 照片等实物 3 基本建设类 土地 房屋证明 基本建设规划 工程勘探 测绘 设计 施工 竣工验收等形成的文件材料 图纸等 设备仪器类 购进设 备仪器的全套随机文件 安装 调试 运行 检查维修 验收过程记录 设备台帐等 4 财务管理类 财务报告 帐簿 凭证 报表 审计等 第七条第七条 保管办法 1 各部门的档案由本部门档案员整理立卷 按归档时间及时向行政 办公室档案室移交 由行政办公室档案室集中统一管理 2 各种临时机构产生的档案资料 应于该机构撤销时 由档案员整 理立卷 按规定移交档案室 3 各部门将档案材料整理好移交行政办公室档案室 档案员核对后 如果发现卷内材料不全的 须通知经办人补齐 双方再办理交接手续 4 接收档案必须履行移交手续 填写移交清册 一式两份 财会档 案一式三份 写明案卷标题 卷内文件页数 案卷数量 移交时间 交接 双方均应签字 第八条第八条 档案借阅办法 档案借阅将根据借阅者的需要和保密制度的要求 视具体情况 提供 档案的原件或复印件 档案内容的综合性参考资料或摘抄 就地阅档或外 借 不论提供哪种服务 必须严格履行相关的手续 第九条第九条 档案借阅的审批手续 1 各部门利用档案 需经有关领导审批 一般文件由部门主管签字 重要的文件由主管 副总经理签字同意 2 查阅密级高的档案及孤本档案 须分管领导 常务副总经理 总 经理批准 只限在指定的地点查阅 不得抄录 并要有监阅人在场 此类 档案 一律不得带出指定地点 第十条第十条 档案借阅的相关要求 1 档案的利用者 必须负责档案的完整和安全 未经批准 不得擅 自影印 翻印 复制 撕页 涂改 调换 不准转借他人 不准携带出差 如有丢失 泄密等情况 将按有关规定予以处理 2 因特殊情况 档案需要短期外借 必须经主管副总经理批准和登 记 时间不得超过三天 超过三天以上的 除主管副总经理签字同意的具 体意见外 还须经由总经理批准 外单位原则上一律不予外借 特殊情况 必须由公司分管副总经理 常务副总经理或总经理签字同意 借阅工具书 标准文本等可适当放宽借阅期 3 对借出的档案 档案工作人员要定期催还 需续借者应重新办理 借阅手续 对逾期不还 造成档案缺失 甚至给公司造成一定损失的 必 须追究相关人员责任 4 借阅者不得擅自公布档案中的细节和内容 确因工作需要 必须 经公司主管领导批准 否则 以泄密查处 若因此造成公司一定经济利益 损失的依法追究法律责任 5 对借阅和利用的档案 必须填写 档案借阅审批单 附表二 审批批准后方可登记查阅利用 附表三 第十一条第十一条 本制度由行政办公室负责解释 第十二条第十二条 本制度经公司职工大会通过并经总经理办公会议批准 自 公布之日起执行 附件 1 档案文件目录 2 档案借阅审批单 3 档案资料借阅登记表 二 八年八月 附件 1 档案文件目录档案文件目录 序号文号文 件 题日期页数备注 档案类别 附件 2 档案借阅审批单档案借阅审批单 借阅日期 年 月 日 拟归还日期 年 月 日