合同评审控制程序.doc

表单NO: TS04-01-ZL-01-01A1威海威嘉电气有限责任公司合同评审控制程序文 件 编 号TS07-02-YX主 管 部 门市场营销部版 次第 A 版 第 1 次改订适 用 范 围威海威嘉电气有限责任公司发 放 范 围各部门经理、管理者代表说明按ISO/TS16949：2002版要求制订。编制/日期审核/日期批准/日期修订纪要描 述符号次数日期页次表单NO: TS04-01-ZL-01-02A1威海威嘉电气有限责任公司文件编号: TS07-02-YX主管部门: 市场营销部文件名称合同评审控制程序第 3 页 共 3 页1目的为明确顾客要求，并确定提供满足合同要求的能力，特制定本程序2 范围本程序规定了一般合同、特殊合同以及口头合同、电话、函电合同评审的有关活动3 术语本程序引用ISO/TS16949:2002标准中的有关定义4 职责 4.1 市场营销部是合同评审的组织实施与管理部门, 负责组织合同评审及合同管理。4.2 产品技术部在评审中负责协调、确定产品的技术状态。用户有特殊要求时，产品技术部负责签订特殊技术要求的技术协议。4.3 总经理、生产部、采购物流部、产品技术部、市场营销部等参加特殊合同的评审。4.4 一般合同的评审由相关部门进行评审。5 管理内容5.1 市场营销进行市场调研和预测5.1.1 由市场营销部组织业务人员进行市场调研，其形式可采用走访顾客、调查直接用户。5.1.2 调研内容：顾客对产品质量、价格、服务的要求，顾客的业务计划，竞争产品质量水平，市场预测等。5.1.3 每季度根据调研结果，形成“市场调研报告”传递至总经理.以便分析及运用。5.1.4 市场营销部依据市场预测，结合公司方针、生产经营决策，负责在每年12月份编制下一年度的销售计划，报总经理办公会讨论批准。5.2 合同种类：分为一般合同和特殊合同两类。一般合同是指批量生产、质量稳定的常规产品的合同。特殊合同是指交货期比较短、顾客有特殊技术要求和新产品开发的合同。合同的形式为：正规文本、电话记录、传真、信函、顾客订单等。5.3 合同评审时机：在公司接受合同之前5.4 合同评审要求5.4.1 市场营销部无论以何种方式接受的订货必须转化为生产计划的形式，以清楚的文字表达顾客的需求和条件。5.4.2 对于双方任何不一致的问题，必须在合同签订前得到解决。5.4.3 应完全明确和理解合同的内容以及特殊的要求，且合同要符合国家法规要求。5.4.4 顾客提出的所有要求，包括TS16949的要求应被满足。5.5 合同评审方式5.5.1 一般合同的评审一般合同由市场营销部登录 “合同评审台账”，注明“一般”，由市场营销部经理对合同的交货期进行评审并签字，作为评审记录。5.5.2 特殊合同的评审市场营销部接到特殊合同后，召集生产部、财务部、产品技术部、质量管理部、采购物流部等相关部门进行评审，评审内容包括交付期、交货数量、技术要求、质量要求、包装规范等，评审通过后由市场营销部填写 “合同评审记录单”，并登录 “合同评审台账”，注明“特殊”，由总经理签字。根据合同的要求，可能需要相关部门做如下工作：5.5.2.1 产品技术部负责对顾客提出的技术资料进行评审，确认资料的完整性。对新产品和顾客有特殊要求的产品的工艺可实现性进行评审。5.5.2.2 财务部根据产品开发费、材料费、包装、运输、人工及附加值（利润）和产品开发要求确定产品成本，评价盈利的可行性。5.5.2.3 生产部根据顾客交付要求和生产能力，评价交付时间交付数量。5.5.2.4 质量管理部和各生产车间对产品质量保证能力进行评价。5.5.2.5 采购物流部对原材料采购周期进行评价。5.5.2.6 市场营销部负责与顾客沟通达成一致后，签订合同。5.5.3 完成合同评审后，需安排生产的合同，按合同输入四班系统，生产部组织生产，市场营销部组织发货。5.6 合同（订单）的更改5.6.1 一般合同的更改由市场营销部组织生产部、采购物流部重新进行评审， 更改后的合同由市场营销部输入“四班”系统。5.6.2 特殊合同的更改因特殊合同变化时，由市场营销部重新组织评审。评审按5.5.2条款执行。更改后的合同由市场营销部输入“四班”系统。5.7 当顾客没有要求时，不必向顾客返回签订的订单。5.8 合同的管理及保存5.8.1 市场营销部应建立“客户档案”，建立与顾客的联系渠道，以便需要时及时沟通合同执行情况并及时提供售后服务。5.8.2 市场营销部负责对各种合同进