物资验收管理制度

项目管理文件 物资验收管理制度物资验收管理制度 电厂工程项目部 目目 录录 1 范围 2 编制依据 3 术语和定义 4 职责 5 管理内容和要求 6 附录 编号 物资采购合同管理制度 版本 A 4747 1 1 范围范围 本制度规定了对工程项目的物资验收管理工作的管理职责 管理内容与方法 检查与考核等 本制度适用于公司项目部物资验收管理 2 2 编制依据编制依据 中国国电集团和国电科环集团相关验收管理办法 中国国电集团公司电缆桥架采购验收管理办法 试行 招标 2010 140 号文件 中国国电集团公司电缆采购验收管理办法 试行 招标 2010 141 号文件 3 3 术语和定义术语和定义 项目 物资 是指工程设备 原辅材料以及行政管理所涉及的形成固定资产的物品和生产性的低值易 耗品 4 4 职责职责 4 1 项目部物资部是组织物资验收的归口管理部门 4 2 项目部技术部门是物资验收原始资料的归口管理部门 开箱检验资料由档案管理及时收集归档 4 3 物资使用部门参与设备 材料到货验收工作 及时掌握设备 材料验收动态 记录开箱时发现 的设备材料缺损并参与分析和鉴别 4 4 物资供货方接到书面验收通知后 应在规定的时间内派员依据本制度和合同约定的质量要求进 行验收 如在规定的时间内没有参与验收 则本次视验收结果有效 此次验收不减轻和解除物资供 货方所应承担的在设备 材料安装 调试或质保期中发现的设备 材料质量缺陷的任何责任 5 5 管理内容和要求管理内容和要求 5 1 验收流程 设备到货后 代保管仓库管理员根据合同供货范围或者物资需求计划核对 设备发货清单 如发现问题及时通知采购专责与供货方联系处理 确认无误后做好接货准备 货物到货后根据工程 进度 物资代保管拟定验收时间 通知业主方 项目部物资部 物资供货方 使用部门 项目部技 术部门及档案人员 仓库管理员共同验收 5 2 验收工作的组织 5 2 1 甲供物资验收工作由代保管单位组织 项目部物资部配合 业主方 项目部技术部门和档案 室 如有 监理单位 施工分包商 供货商 生产厂家 专家组 如有 商检局 如有 等共同 参加 根据物资类别及其它具体情况可减少参加单位和人员 5 2 1 1 甲供材料类 由代保管单位负责 项目部物资部专业主管人员配合协调 业主方 项目部 技术部门 监理单位 施工分包商共同参加验收 5 2 1 2 国内设备或器材 由代保管单位负责 项目部物资部专业主管人员配合 相关单位参加 代保管单位在货物到达后至少提前 7 天通知业主方 项目部物资部 项目部技术部门 档案室 监 理单位 施工分包商 供货商或生产厂家共同参加 以便商定时间共同验收 编号 物资采购合同管理制度 版本 A 4848 5 2 1 3 国外设备或器材 由项目部物资部组织 代保管单位做好验收的各项准备工作 代保管 单位在货物到达后至少提前 7 天通知业主方 项目部物资部 项目部技术部门 项目部技术部门档 案室 监理单位 施工分包商 供货商 生产厂家 专家组 如有 商检局等相关单位共同参加 5 3 管理内容 5 3 1 物资运抵工地后 代保管仓库管理员将物资卸至指定地点 对于超大 超重或特殊件应有卸 车技术措施 设计最佳卸货方案 避免二次搬运 货物在车板上 应立即对货物包装外观进行初步 检查 包装外观检查无问题的 货物及时卸车并与运输单位办理货物交接手续 如有问题 立即通 知采购专责与物资供货方 运输方联系处理 做好记录 同时进行拍照 摄像并办理索赔 5 3 2 开箱验收 5 3 2 1 物资到现场后 应立即安排开箱验收 合同内如有验收约定时间的 则按合同约定内容执 行 5 3 2 2 对于进口设备 材料国外供货的 按合同约定在索赔期内尽早进行开箱验收 5 3 2 3 对于进口设备 材料国内分包的 按合同约定在索赔期内尽早进行开箱验收 5 3 2 4 设备 材料开箱验收前七个工作日 代保管应书面通知业主方 项目部物资部 项目部技 术部门 监理 货物供货方 使用部门具体时间 地点 以便各方见证开箱验收情况并在会签单上 签字认可 在开箱验收通知中应声明 若在规定的时间内货物供货方代表未能参加开箱验收 则 需方有权自行安排开箱验收 开箱验收结果将视同为有效 货物供货方应无条件接受 5 3 2 5 物资代保管负责组织开箱清点 根据设备供货商提供的装箱清单逐项 逐件进行核查并仔 细查看设备外观质量 规格型号及数量 并负责书面记录 对于国外设备需用中英文 开箱验收结 果 必要时应用数码相机进行拍照 摄像 作为该设备重要的图片 影像档案材料保存 5 3 2 6 若开箱验收时发现设备 材料数量短缺或规格型号不符 项目部物资部应立即书面通知货 物供货方限期补货或更换 若发现损坏或丢失 应当立即采取适当的措施对货物供货方提出索赔要 求 5 3 2 7 设备资料由项目部技术部门档案管理员收存归档 并复印分发到各需求部门 5 3 2 8 经会签的 物资验收签证单 由会签方各存一份 5 3 2 9 经验收合格后方可办理入库手续 5 4 管理要求 5 4 1 验收准备 5 4 1 1 人员准备 安排好负责质量验收的技术人员或使用单位的专业技术人员 以及配合适量验 收的装卸搬运人员 包括使用部门 物资仓库 货物供货方 5 4 1 2 材料准备 收集并熟悉待验物资的有关文件 如技术标准 订货合同等 5 4 1 3 器具准备 准备好验收用的检验工具 如衡器 量具等 并校验准确 5 4 1 4 货位准备 确定验收入库时存放货位 计算和准备堆码苫垫材料 5 4 1 5 设备准备 大批量物资的数量验收 必须要有装卸搬运机械的配合 应做好设备的申请调 编号 物资采购合同管理制度 版本 A 4949 用 此外 对于有些特殊物资的验收 如毒害品 腐蚀品 放射品等 还要准备相应的防护用品 并准备好验收后可靠安全的储存场所 5 4 2 核对凭证 入库物资必须具备下列凭证 a 订货合同分项清单是仓库接收物资的凭证 b 供货单位提供的材质证明书 装箱单 磅码单 发货明细表等 c 物资承运单位提供的运单 若物资在入库前发现残损情况 要有承运单位或货物供货方的 货运记录或普通记录 作为向责任方交涉的依据 d 所有材料由档案室收存 复印给各需求部门 e 物资代保管将上述凭证加以整理全面核对 订货合同要与供货单位提供的所有凭证逐一核 对 相符后才可进行下一步的实物检验 5 4 3 实物检验 参加验收的人员根据订货合同副本和有关技术材料对实物进行数量和质量检验 5 4 3 1 数量检验 由物资代保管负责 按物资性质和包装情况 数量检验分为 3 种形式 即计件 检斤 检尺求积 a 一般情况下 计件物资应逐一点清 固定包装物的物资 验收完应按原包装封好 以利于 保管 b 金属材料 某些化工产品按检斤验收 板材 型材等 先要通过检尺 按规定的换算方法 换算成重量验收 c 在一般情况下数量检验应全验 即按件数全部进行点数 按重量供货的全部检斤 按理论 换算重量供货的全部先检尺 后换算为重量 以实际检验结果的数量为实收数 d 有关全验和抽验 如果商品管理机构有统一规定时 则可按规定办理 5 4 3 2 质量检验 由参与验收的项目部各专业技术人员负责 质量检验包括外观检验 规格 型 号 材质 产地 颜色等 尺寸精度检验 机械物理性能检验和化学成分检验 a 通过外观检验物资的包装外形或装饰有无缺陷 检查物资包装的牢固程度 检查物资有无 损伤 如撞击 变形 破碎等 检查物资是否被雨 雪 油污等污染 有无潮湿 霉腐 生虫等 外观有严重缺陷的物资 要单独存放 做好标识 防止混杂 等待处理 b 金属材料中型材 部分机电产品和少数建筑材料进行尺寸精度检验 对部分机电产品的检 验 可采用抽验的方式进行 5 4 4 验收中发现问题的处理 5 4 4 1 物资验收中如发现材料不齐 数量短缺 质量不符合要求等问题应区别对待及时处理 5 4 4 2 资料等未到或不齐时 由项目部物资部及时向供货单位索取 到库物资作为待检验物资堆 放在待验区 待证件到齐后再进行验收 证件未到之前 不能验收 不能入库 更不能发料 5 4 4 3 数量短缺规定在磅差范围内的 可按原数入账 凡超过规定磅差范围的 应查对核实 做 好验收记录 由项目部物资部向供货单位交涉补供事宜或报电站中心物资部向供货单位交涉补供事 编号 物资采购合同管理制度 版本 A 5050 宜 5 4 4 4 凡质量不符合规定时 应及时向供货单位办理退货 换货交涉 或征得供货单位同意代为 修理 或在不影响使用前提下降价处理 规格不符或错发时 应先将规格对的予以入库 规格不对 的做好验收记录办理换货 不符的货物由仓库单独存放 妥善保管 5 4 4 5 凡属承运部门造成的货物数量短缺或外观包装严重残损等 应凭接运提货时索取的 货运 记录 向承运部门索赔 5 4 4 6 在验收过程中发现问题进行处理时还应注意下面几个方面 a 在物资入库凭证未到齐之前不得正式验收 如果入库凭证不齐或不符 仓库有权拒绝接收 或暂时存放 待凭证到齐后再验收入库 b 发现物资数量或外观上不符合规定时 要会同有关人员当场做出详细记录 交接双方应在 记录上签字 由货物供方给予确认 否则仓库应该拒绝接收 c 在数量验收中 计件物资应及时验收 发现问题要按规定的手续 在规定的时间内向有关 部门提出索赔要求 否则 超过索赔期限 责任部门对形成的损失将不予负责 中心物资部应随时 了解 掌握设备发货动态 根据供货合同规定的设备交货期 定期编制设备发货到货预报表 6 6 附录附录 附录 A 规范性附录 物资到货情况表 附录 B 规范性附录 物资验收通知单 附录 C 规范性附录 物资设备开箱验收验收单 附录 D 规范性附录 物资设备开箱档案资料移交清单 附录 E 规范性附录 物资验收流程 附录 F 规范性附录 设备开箱申请表 编号 物资采购合同管理制度 版本 A 5151 附录A 规范性附录 物资到货情况表 表号 年 月 日 物到字 号 编号 设备名称到货日期 规格型号运单号 制造厂 存放地点 箱号 数量 承运单位 易碎件情况 包装情况 件数是否齐全 外观有无损伤或 缺陷 封堵是否良好 遗留问题 参加代表签字 备注 本表式共三联 承运单位 买方单位 接收单位各执一联 编号 物资采购合同管理制度 版本 A 5252 附录 B 规范性附录 物资验收通知单 表号 编号 兹定于 年 月 日 在 对 设备进 行到货验收 请贵单位接通知后 安排相关人员按时参加验收 如在规定时间没有参与验收 则视 本次验收结果有效 此次验收不解除物资供货方所应承担的在设备 材料安装 调试或质保期发现 的设备 材料质量缺陷的责任 特此通知 联 系 人 联系电话 传 真 地 址 负责人 签名 签发单位 公章 签发日期 年 月 日 编号 物资采购合同管理制度 版本 A 5353 附录 C 规范性附录 设备开箱验收单 编号 编号 合同名称合同编号批次 机组 设备名称 数量 供货单位 开箱时间 开箱地点 验收依据 1 厂家送货清单 2 设备包装清单 3 订货凭据 1 良好 2 破损 包装情况 木箱 铁箱 纸箱 裸装 塑装 专用 其它 验收种类设备及附件 备品备件 专用工具 补供件 验收 项目 开箱资料 齐 全 不 全 已移交 未移交 装箱单 合格证 说明书 质量证明 安装图 其它 外观情况 有否机械损伤或缺件 有否漏油 汽 水 易碎件是否完整 其它 验收 结果 缺件情况 到货单编号 验收意见 年 月 日 代保管单位 安装单位 工程部 物资部 总承包工程部 物资部 资料室 参 加 验 收 人 员 供货方 供应代表 通知未到 编号 物资采购合同管理制度 版本 A 5454 项目监理机构 专业监理工程师 业主方 此表一式六份 由物资保管单位填写 监理单位 安装单位 供方 建设单位及 EBC 总承包各存 一份 编号 物资采购合同管理制度 版本 A 5555 附录D 规范性附录 物资设备开箱资料移交清单 编号 机组专业 设备名称合同号 部件名称规格型号 供货单位 开箱验收 单号 合格证 产品使用说明书 质量检验证书 报告 技术图纸 光盘 装箱清单 开 箱 资 料 明 细 其他资料 编号 物资采购合同管理制度 版本 A 5656 移交单位 山东电力建设第三工程公司 移交人 移交日期 年 月 日 接收单位 总承包资料室 接收人 接收日期 年 月 日 此表一式两份 由物资代保管单位填写 物资代保管单位及总承包资料室各存一份 编号 物资采购合同管理制度 版本 A 5757 附录E 规范性附录 物资验收流程 编号 物资采购合同管理制度 版本 A 5858 到货验收流程 监理单位技术部门代保管部门施工单位供货单位项目物资部 开始 物资到货 备品 备件 专用 工具入库 仓管员做台帐 工程物资接货 小件接货 编制卸货方案 卸货到仓库 审核审核 整理台帐 确定参加验收人员确定参加验收人员确定参加验收人员 根据施工进度组织 开箱验货 确定参加验收人员确定参加验收人员验收通知单 开箱验收 合格重新供货 整理验收报告采购员 结束 协助卸货到现场 N Y 编号 物资采购合同管理制度 版本 A 5959 入库付款流程 财务产权部分管领导物资部技术部门生产准备部总经理 开始 采购员根据发票 验 收报告办理入库单 入库单交仓管员签 字后交采购员 采购员做台帐 发票 入库单交