物业管理创优工作培训

物业管理创优工作培训物业管理创优工作培训 物业管理创优工作培训作者 佚名 时间 2008 8 21 浏览量 物业管理创优工作开展 物业管理的创优达标 提示 创优达标工作是指物业管理企业推选合适的管理项 目 参加由政府行业主管部门组织的对管理项目整体形象 综合管理及全面服务工作的综合考评验收 理解创优达标含义的关键点是政府行业主管部门组织 参 评项目符合条件 综合考评验收 创优达标工作按组织考评的层次可分为国家级 省级 市 区级 即通常所说的 国优 省优 市 区优 第一节创优达标的标准与条件 一 标准的产生与发展 二十世纪九十年代 中国房地产业迅速崛起和发展 为物业 管理行业提供了广阔的市场 在全国范围内催生了众多的物 业公司 为了推动建立物业管理体制 规范市场 引导住宅小 区物业管理的开展 提高城市住宅小区的整体管理水平 国家 建设部先后于 1990 年 1992 年颁发了 全国城市文明住宅 小区标准 和 全国城市文明住宅小区达标考评办法 作 为各地创优达标的指导性文件和参照依据 标准的产生为 创优达标工作奠定了基穿 通过对标准的执行 促使参与的 企业规范运作 促进了行业的蓬勃发展 995 年 建设部对 标准 进行了修订改进 重新颁发了 全国优秀管理住宅小区标准 以此为据在全国开展 全国 优秀管理住宅小区 考评验收 997 年 建设部房地产业司又颁发了 全国城市物业管理 优秀大厦标准及评分细则 将小区和大厦的考评标准分离 更加适合各类物业项目开展创优准备工作 随着物业管理行业的快速发展和物业管理水平的不断提 高 全国各地普遍反映 1995 年颁发的标准已不能完全适应物 业管理发展的新形势 如继续执行 将不可避免地出现优秀 示范项目过多的局面 起不到先进示范作用 为此 建设部在 广泛征求各地主管部门及企业意见的基础上 本着高标准 严要求 操作简便的原则对原标准进行了修订 2000 年 5 月 25 日 建设部发出通知 宣布从 2000 年起不再 进行全国物业管理优秀项目考评验收和授予称号 只对申报 全国物业管理示范项目进行考评验收 授予称号 同时颁发 了新的 全国物业管理示范住宅小区 大厦 工业区标准 及评分细则 旧标准及评分细则停止执行 2000 年标准相 对于 1995 年标准 申报条件有较大提高 考评标准也有较大 调整 也更加切合实际 二 标准的内容 2000 年全国物业管理示范项目标准按不同物业类型分为 三种 住宅小区 大厦 工业区 住宅小区的标准内容分为 8 个大项 基础管理 房屋管理与维修养护 共用设施设备管理 保安 消防 车辆管理 环境卫生管理 绿化管理 精神文明建设 管理效益 大厦和工业区的标准各有 9 项 将共用设施设备 管理分为共用设备 物业管理创优工作培训作者 佚名 时间 2008 8 21 浏览量 管理和共用设施管理两部分 该套标准基本上覆盖了物业管理的各个方面 适用于全国 各地 三 标准的实施 国优 物业管理项目的考评工作 由建设部或国家行业协 会组织每年进行一次 2000 年 12 月 全国物业管理协会组 织了 2000 年新标准颁布后的第一次考评 截止 2000 年年底 全国共有 487 个住宅小区 大厦 工业 区被评为国家级示范项目 其中深圳市有 153 个 四 基本条件 建设部四次颁布的标准都规定了相应的基本申报条件 各 地根据国家标准 制定了适合地区特点和实际情况的各级申 报条件 由于各省 市级的申报条件 考评标准有所差异 所以企业在选定创优项目时 除了要参考建设部的标准外 还 必须考虑当地的创建申报基本条件 符合条件的方可申报 以下是申报不同级别创优达标项目时应具备的基本条件 区级优秀项目 一般由区级行业主管部门按照上级制定 的考评标准组织区级优秀项目的考评验收 只是达标分数低 于市优分数 因此 其申报的基本条件与市优基本相同 市级优秀项目 申报的参评项目必须已经竣工并交付使用 2 入住率达到标准规定的比例 3 配备有专业的管理服务人员 4 参评项目的面积等硬件条件符合标准要求 5 建立有完善的管理规章制度 6 参评项目当年无重大责任事故 7 未发生行业主管部门认定的重大有效投诉 8 参评项目实行了综合一体化 专业化管理服务等 省级及国家级优秀 示范项目 除了要具备申报市优的基本条件外 还必须具备如下条件 已取得市优 省优分别满一年以上 2 已按法定程序成立了业主委员会 第二节创优达标的操作程序 一 前期介入 企业在制定年度工作计划和工作目标时 应通过权衡企业 所能提供的资源和在管项目的自然条件 确定是否参加当年 的创优考评和选择几个项目进行创优达标 从而未雨绸缪 预做准备 参评项目的选择 一般来说 选择参评项目主要应考虑以下因素 委托方的要求 如果委托物业管理合同中约定要创建 达标且项目自然条件符合申报要求 就必须进行创建达标 2 企业规范管理 提升品牌的自身要求 如果企业希望 通过参加创建达标提升管理水平 提高企业知名度 就应选择 项目参与创建考评 3 企业在管项目中如有基础条件好 符合申报条件的 应 积极参加创建考评活动 企业调配资源 企业要达到预定的创优目标 必须配备相应的资源 包括组 织资源 人力资源 财力资源 物资资源等 企业只有充 分 合理地调度和利用资源 才能使其发挥最大功效 其中 确定创建主要负责部门是有效调配资源的关键 要作好调 配资源工作必须注意以下几点 领导重视 企业领导对创建达标工作关注 支持 指导的程度关系 到创建达标的成效 因此 企业主要领导应在创建的各个阶 段予以高度重视 并要求机关相关部门经常到 物业管理创优工作培训作者 佚名 时间 2008 8 21 浏览量 参评项目现场检查 指导 确保创建工作按计划 进行 2 组织保证 为了加强对创优工作的领导 企业应成立由公司领导挂帅 机关有关部门负责人和创优项目负责人共同参加的创优领 导小组 并指定一个部门作为创建主要责任部门 各参评项 目亦应相应建立以负责人为首的创建工作小组 明确分工 责 任到人 至此 企业便形成一个完整的系统工作网络 从组织 上保证了创优工作的顺利进行 3 人员培训 创优达标几乎涉及到参评项目管理服务工作的全部内容 必须对员工进行贯彻标准培训 让每位员工都清楚创建的目 的意义 明确创建达标的任务和要求 了解考评标准的内容及 本人在创建工作中担任的角色 只有把全体员工的积极性 创造性充分调动起来 创建达标工作才有坚实的群众基穿 4 激励机制 创优达标工作具有时间紧 任务重 标准高 要求严的 特点 为了确保创优达标目标的顺利实现 企业可采用相应 的激励机制 如把创建工作成果与员工职位升降和奖金双挂 钩等 尤其是进入项目初评阶段后 对整改的项目 要落实责 任部门 负责人 对整改时间 整改效果作出明确规定并进 行控制 这样 才能有效地激发各级组织和全体员工的创建 热情和积极性 申报注意事项 注意收集申报信息 一般情况下 政府行业主管部门会在每年年初就当年的创 优考评工作发出通知 企业可根据通知要求进行申报 并主 动与行业主管部门取得联系 了解当年考评工作安排 以免因 信息不灵而漏报 2 填写 呈送申报表 企业确定参评项目后 应到政府主管部门领取申报表 并按 照规定的时限填写报送到指定的接收部门 3 跟踪申报结果 政府部门收到创优申请之后和组织检查考评之前 会对企 业及申报项目的资格进行审 查 确认参评资格 企业应注意跟踪资格确认结果 4 逐级申报 企业的申报程序是由低级向高级进行的 一般来说 应从区 优起步 每通过一级考评验收后 再申请参加高一个级别的达 标考评 二 内部评定 在确定创优项目之后 企业应当立即组织相关部门和人员 对其进行全方位的综合检查 对创优项目进行初次评定 项目内部初评 初评应该是有计划进行的 内部初评时应明确以下几点 选用初评标准 内部检查考评应参照新颁布的国家示 范小区标准 同时结合本企业的检查标准进行 2 明确牵头部门 由牵头部门负责组织初评的实施 包括 检查评估的时间 参加考评的人员 检查的内容 顺序 考评结果的汇总等 3 选定检查人员 为了保证内部初评的质量 应从各专业 选抽具有足够专业知识和丰富实践经验的人员参加检查 4 细致分组检查 一般分为 软件组 环境组 设备组 财务组 分组原则是 细致分工 宁重不漏 5 参评项目配合 受检单位应组织人员引导和陪同检查 组进行检查 并认真做好记录 6 提出整改方案 现场检查结束后 应以会议的形式 由 各检查小组汇报检查发现 针对问题分析原因 提出整改意见 由初评牵头部门汇总意见并形成书面报告 提交给企业领导 和受检单位 项目持续改进 从项目初评到缺陷整改 其过程的长短和效果的优劣是由 企业实力决定的 检查人员的水平 能力和态度决定着发 现问题的数量和频次 而企业资源则决定着缺陷的整改程度 及结果 在整改过程中应考虑以下问题 整改效果 整改效果并非单指实际效果 还应与检查标 准联系综合考虑 可分三种 完全整改 部分整改 无效整改 这是缺陷整改前和提出整改方案时必须 物业管理创优工作培训作者 佚名 时间 2008 8 21 浏览量 考虑的首要问题 2 整改时间 企业应考虑整改所需的时间 并尽量精确估 计检查考评时间 使整改选择适当的时间开始和结束 能够达 到事半功倍的效果 3 整改技术 对企业有能力解决的问题和无法解决的问 题应及早分析 确认 在计划安排上 应先将本身无法解决的 问题外委解决 整改中应注意控制成本 质量和工期 4 二次自查 整改工作要分清轻重缓急 全面展开 由于 工期的不同 各责任部门和责任人都必须按时完成并保证质 量 单项整改完成后 验收小组应进行验收 全部整改项目 基本完成时 企业应再次组织内部检查考评 通过不断的检 查和整改 促进项目的持续改进 直到符合标准的要求 三 软件准备 完善软件和整改硬件构成了创优达标工作的主题 这两项 工作贯穿于创优达标的整个过程 但在不同的阶段侧重点不 同 前期准备阶段以软件为主 后期整改和巩固阶段以硬件 为主 软件是企业为保证管理 服务有效运行 维持物业正常运 行而采取的行为 这种行为包括 收集资料 引用法规 编 制制度 实施活动等 创优过程中软件准备主要是迎检资 料的准备 即 将考评标准的全部内容转化成相关主题的资料 在这一过程中涉及到档案整理 制度编制 文件修订 表 格制作 数据处理 图文记录等 在准备迎检资料过程中应把握以下几点 资料整理人员的选择和培训 迎检资料的编制工作量大 时间紧 质量要求高 因此 要 在参评项目管理人员中选择文化程度高 文字工作能力强 的同志专门负责迎检资料的编制工作 为了取得经验 提 高效率 少走弯路 可将选定的人员派到已完成创建达标的 单位现场取经 或聘请专家进行培训和指导 编制迎检资料总目录 迎检资料总目录象当于整个资料的纲 通过编制总目录 理 出资料编制的线条 再根据目录逐项进行资料的收集 整理 编制目录时应考虑与参评项目的类型及相应标准的要求相 一致 根据物业类型不同 为了能与考评标准相对应 建议将 小区迎检资料的总目录分为 8 册 大厦的总目录分为 9 册 工业区的总目录可参考大厦总目录进行编制 总目录力求 简练 分目录则应详细 制作目录的目的是便于检索 合理 的目录能够保证资料整理工作的顺利进行 因此企业首先应 注意目录的制作 广泛收集资料 创优资料不仅涉及到物业管理的方方面面 而且涉及到物 业规划设计 建设施工 交竣工验收阶段形成的资料等 范 围广 数量大 完整收集难度大 因此 要充分发动相关部门 和相关人员 积极配合 大力协作 力争把资料收集完整 齐全 细心整理资料 对已收集上来的资料 要对照考评标准和总目录进行分类 编辑 整理 成册 归档 具体整理过程中应注意 电脑和软盘存储的创优资料应指定专人妥善保管 非指 定人员不得随意拷贝和删除 2 应考虑人员变动因素 将创优工作向 格式 化转变 形成 一套完善的资料保管系统 在人员发生变动的情况下仍能继 续进行迎检资料的准备 更新工作 3 尽可能利用已有的档案资料和制度化文件 以减少文件 资料的起草 复印量 节约时间和资源并保证清晰 4 正确识别考评标准中的硬件与软件检查范围 目录应与 检查标准对应 突出检查的重点 覆盖所有检查点 5 分项目录应细分列项 可利用明显标识加以隔离 如彩 色隔页纸或标签等 6 资料的打萤 复印 要注意格式规范 清晰美观 不应有 破损 7 在日常填写记录时 按表格设计要求及时 准确 全面 清楚填写 8 整理 装订时 要使用统一的资料夹 每一 物业管理创优工作培训作者 佚名 时间 2008 8 21 浏览量 册封面要有标识 册内的资料装订要整齐 统一 美观 9 与时间紧密相关的分项资料 如社区文化记录 业主委 员会成立过程记录 员工花名册等 应按由近到远的时间顺 序装订 以方便考评人员查找 四 硬件准备 硬件是指软件运行的环境 包括楼宇建筑及配套设施 设 备等 创优达标不是朝夕能完成的 尤其是一些硬件方面的要求 很难在较短的时间内完成 故创优项目必须提前准备 从日常 做起 按高标准进行必要的管理 创优达标硬件准备是在项目接管后 依照国优标准及企业 规定对项目的硬件进行整改 完善 维护及管理的工作 下面阐述的硬件准备是指确定创优项目后 企业在日常管理 基础上 对硬件加以提高和改进的工作 全员参与 周密计划 硬件准备是庞大而复杂的工作 要求参评项目负责人在整 个整改 完善过程中 充分发挥领导艺术及沟通协调才能 动 员所有员工自觉的参与硬件准备工作 为了达到预期的目 标 项目负责人应做到 具有全局观念 在创优达标的硬件准备工作中 应在对 物业管理工作全面了解的基础上 通盘考虑 统筹安排 防止疏 漏和顾此失彼 2 加强计划性 在企业内部初评后 根据缺陷的数量 整 改难度等 分清轻重缓急 制定出详细的整改完善计划 按计划 有步骤地抓好落实 3 注意跟踪检查 督导 在计划实施的过程中 应定期跟 踪检查 发现 问题要及时了解情况 分析原因 制定改进措施 并督促相关 单位和部门整改 实施的细节与注意事项 国优标准对硬件达标的要求作了总体的描述 在此 仅对共 用设施设备管理的实施细节与注意事项加以说明 共用设备 共用设备包括供电 给排水 电梯 消防 治安监控等设施设备 在硬件准备中 首先应检查共用设备 能否正常运行 这是创优考评中的重点 也是创优硬件准备工 作的重点 其次是检查设备设施安全防护措施是否齐备 例如 设备运行环境是否符合要求 配电系统接地是否可靠 设 备房内配备的消防设施在数 质量上是否足够 水池 水箱 入孔和通气孔有否安沙网等 再次是检查设备房的环境 包括设备房内无杂物 地面墙面平整 通风满足要求 设备油漆 完整 无锈迹 标识 标牌清晰 管理制度 操作规程上墙 配 电房 水泵房和消防中心等绘有系统图等 2 供电设施设备 供电设备包括大厦进线高压电缆 高 压环网柜 变压器 低压配电柜 电缆 发电机等 供电设 施包括配电房 电缆井 发电机房等 配电房 A 防鼠措施 挡鼠板 50cm 高 表面光滑 材质坚硬 电缆 穿墙孔应规则 并用防火材料封闭 B 防水措施 电缆沟内没有积水 配电房若地势较低 应 在门口建门槛 可代替防水挡板 c 防虫措施 对于有窗通往室外的 应有细纱窗 D 防火要求 配电房房门为甲级防火门并配有闭门器 防火门可自动关闭 在易于发现和提取的位置配有灭火器 和 co2 灭火系统 E 机房 整洁 无杂物 地面 墙面平整 干净 高压 低 压操作工具摆放整齐 有序 F 配电柜 柜面清洁无灰尘 指示灯指示正常 开关状态 正确 联络开关机械连锁 电器连锁工作正常 柜门关闭严密 抽屉式开关柜要求推入或拉出灵活 其机械闭锁可靠 柜内 无明显灰迹 各连接件螺丝紧固 电缆标识正确 母排绝缘层完 好 项序标识正确 各计量表计量正确 电容补偿柜工作正常 功率因数以上 G 标识正确 配电房有标识 设备编号与设备统计表中 一致 开关柜功能标识正确 指示灯标识正确 附属工具有标识 有 高压危险标识 配电房有高压系统图 低压系统图 H 安防 配电房接地排呈环状 安装要 横平竖直 油漆 黄绿相间 配电柜柜体接地良好 配电柜前后铺有绝缘胶皮 发电机房 A 机房环境 机房环境整洁 无灰尘 发电机无锈迹 脱 漆 有防噪音措施 B 发电机 转换开关处于自动状态 发电机手 动 自动可以启动 无漏油 渗油和漏烟现象 运转时各指示 仪表指示正常 c 安全防护 喷雾系统正常 配备灭火器 油箱底部有沙池 并有干沙 创优项目通过以上方式对标准加以理解 确保项目的硬件 环境能够达到相关要求 以保证硬件准备工作的完成 五 迎接考评 接待工作 接到考评的准确时间通知后 企业的主要领导应率领相关 工作人员提前到达考评现场迎候考评组 全体受检人员着装要分工种统一 佩带工作证 仪容端庄 精 神饱满 接待 汇报现场的布置要求做到整洁 明亮 宽敞 舒 适 能够烘托出创建的氛围 考评组到达后 接待要热情 礼节礼貌要周到 汇报工作 汇报工作包括落实汇报人员 提供汇报材料等 口头汇报通常由项目主要负责人担任 负责口头汇报的 人员 要求十分熟悉项目的管理运作情况和创建的全过程 汇报时要语言流畅 条理清楚 突出重点 控制好时间 切忌照 本宣科 吞吞吐吐 提供的汇报资料一般包括项目创建工作情况汇报材料 创优方案 创优达标资料总目录等 一式 10 15 份为宜 另 外 制作装订要求外观精致 美观 内容实在 精练 准确 排 版规范 字迹清晰 现场陪同 现场陪同是指受检企业为保证检查工作顺利进行 安排管 理和技术人员陪同 引领 配合考评组进行现场考评 企 业现场陪同人员应注意 分清主次 陪同人员应配合检查人员而不是引导检查 人员检查 2 准确分工 针对检查人员专业分组情况 确定相关专业 人员陪同并携带相关物件 3 有问必答 陪同人员在陪同过程中 应准确记录考评人 员检查中所提到的问题 对考评组要有问必答 有理有据 切合实际 切记不可避重就轻或信口开河 考评情况汇总 一般情况下 现场检查结束后 考评组要向受检单位通报考 评情况并提出希望和要求 此时 应安排人员进行记录 对 考评人员指出的问题 必要时可适当进行解释 同时要明确表 态 对考评组指出的问题提出具体的整改措施和完成整改的 时限 第三节创优达标成果的巩固 创优达标工作的正式开始阶段是从递交申请表开始 到考 评验收提出的问题整改完毕为结束 企业通常认为 通过创 优考评就算本次创优达标工作的结束 其实不然 事实上 在 考评过程中提出的问题及隐患仍旧存在和发展 考评验收 只是对创优项目的一次性的抽样检查 不可能十分全面和彻 底 故企业应立即对考评中提出的问题进行分析并加以解决 此外 还要定期对创优项目进行自检 从而实现综合管理水平 的持续提高 创优达标工作实质上只有开始 没有结束 因为创优达标 只是企业获取荣誉称号 促进管理水平提高的一种手段 而 不是企业的最终目的 一 认识上的误区 出于对各种因素的考虑 个别企业对创优达标工作的认识 存在着模糊甚至错误的倾向 大致表现在以下二个方面 阶段性 申报国优的企业 一般要通过区 市优和省优达标考评后 才 能进入国优考评阶段 由于各级别的考评程序基本相同 只 是在标准上存在差异 所以 经历过区 市优和省优考评验收的 企业 无论是员工的经验积累 还是资料的准备 都有一定的基 础 随时都能应对任何突击性检查 因此 在国家验收来临之 前 企业虽然能以较大的主动性积极准备国优的创建工作 但 大家的精神状态在二个阶段之间仍会有一定程度的懈旦 这种现象造成的直接后果 经常是一个阶段的考评工作结 束以后 整个综合管理水平和质量都受精神懈怠的影响而下 降 一些需要整改的项目得不到及时更正 创优成果得不到巩 固和提高 以至在迎接高级别阶段考评工作时 一切往往又要 从头重来 浪费大量的人力 物力和宝贵的时间 停滞性 如果参评项目不具备向上一个级别申报的基本条件 没有 机会争取更高级别的荣誉时 企业会作出创优工作结束的选 择 因为与高级别荣誉无缘 企业会以为 高级别的标准也不 适用于本企业 与高级别标准之间的差距和存在的缺陷也没 有必要改进 企业因此停留在低水平上徘徊不前 此外 目前 省 市级的创优退出机制亦未能得到有效落实 上述原因将会导致部分创优项目的管理水平逐渐降低 从 而增加管理中的不利因素 这种局 物业管理创优工作培训作者 佚名 时间 2008 8 21 浏览量 面与政府组织创优达标工作的目的截然相反 是 不可鼓励的 二 政府控制和企业努力 行业要发展 企业要壮大 必须在质量方面给予十分的关注 要做到持续提高质量和提升美誉度 推广普及创优达标工作 是行之有效的方法 要让创优达标充分发挥应有的作用 必须 做到 政府严格控制 由政府主管部门制定和推行的标准是强制性的 是推动行 业发展的有效方法 只要政府主管部门通过逐步完善和严 格执行创优项目复检制度 确保退出机制的实施 就能使创优 项目的延续性显形化 并可杜绝企业以获取荣誉称号为目的 的短期行为 对国优示范项目坚持三年一次的复检制度 并 对经检查不合格的项目进行摘牌处理 将会引起企业对巩固 创建成果的高度重视 以利于促进行业的健康发展 企业积极努力 通过政府主管部门考评验收的创优项目是行业管理中的 亮点 对企业而言 这是社会认可的有力证据 拥有一定数量 高级别创优项目可以提升企业的知名度 任何期望不断发 展的企业都会将创优列入企业工作规划 并积极付诸实施 对已获得达标荣誉称号的企业而言 也会不断制定新的管理 措施 推出新的服务方式来完善管理服务工作 提升服务档 次 无论是获优项目还是其他项目 都将在不断完善和创新 中得到相应的提高 三 创优成果的巩固 企业应在真正理解创优达标工作的阶段性和延续性特征 后 通过自检 复检方式 不断巩固创优成果和寻求持续发展 完善和落实企业自检功能 企业要建立和完善自检功能 首先必须对管理服务活动进 行细分 并有针对性地制定出每一项服务活动的服务规范 服务提供规范和服务质量控制规范 服务规范 规定服务以及服务应达到的标准和要求 即企 业应提供哪些服务 这些服务又由哪些分项服务进行支撑 每一项服务的定性 定量的指标制定出来后 才能在执行中 落到实处 2 服务提供规范 服务提供规范应明确的是每一项服务活 动怎样做 才能保证服务规范的实现 也就是将服务过程的 每个环节加以程序化 从而对它的每一步骤进行控制 在制定服务提供规范时需注意的是 各个工作阶段的接口 不应留有空白 3 质量控制规范 对服务的全过程进行控制 即怎样控制 服务质量环各个阶段的质量 特别是服务提供过程的质量 制定质量控制规范 包括以下四个内容 识别关键活动 分析关键活动 给出标准并加以控制 规定特性评价方法 建立控制手段 通过以上方式 企业确定了相关的检查规定 将创优标准融 进相应的检查标准和操作规程中 4 质量工作评定 为了评价企业的所有服务质量是否达 到企业本身及相关