物业前期介入方案

物业管理前期介入方案物业管理前期介入方案 目目 录录 第一部分 前期介入服务的四个阶段 一 物业顾问组建阶段 二 建设施工阶段 三 竣工验收阶段 四 物业销售阶段 第二部分 物业管理模式及服务目标 一 服务管理模式的设想 第三部分 项目组织架构与岗位人员设置 一 组织机构设置与岗位人员配备情况 二 各部门主要工作职责 第四部分 物业前期管理开支计划预算 一 行政办公用品计划表 二 维修工具计划表 三 护卫 消防装备计划表 四 环境绿化装备计划表 五 前期介入日常费用开销预算表 第五部分 前期物业管理工作的开展 一 前期物业工作重点 二 前期管理流程及工作计划 三 前期管理要求 四 物业接管验收的前期管理 五 接管验收程序及注意事项 六 设备设施试运行 一一第一部分第一部分 前期介入服务的四个阶段前期介入服务的四个阶段 住宅小区的前期介入物业管理 是指物业正式进驻前的物业管 理 其主要目的是 及时发现设施 设备的遗留问题 为日后物业 的顺利运作打好基础 进行沟通渠道 管理架构和相关资源准备 确保业主顺利进驻以及正式进驻后的良好管理效果 针对住宅小区 的前期物业管理特点及项目进度安排 从客户关系 制度管理 技 术资料管理三个环节入手 制定出完善 高效 科学的作业流程和 工作计划 以保障住宅小区物业的正常 有序运转 协助集团使之 物业建立良好之窗口形象 要使今后的物业管理顺利进行 物业管理的前期介入将会起到 至关重要的作用 将根据物业施工进度的实际情况 制订科学 成 熟 相应的物业管理前期介入工作计划 并按计划和阶段开展各项 工作 为将来的物业管理工作顺利开展打下坚实的基础 一 物业顾问组建阶段一 物业顾问组建阶段 对于物业管理前期介入 建议公司邀请极具专业见解及工作经 验的各相关专业专家 组建 项目前期顾问团 根据物业特点 提 出合理建议 前期介入人员需要参与小区规划设计方案的变更讨论 从管理的角度审视规划设计方案是否合理 力求使小区的设计方便 日后的物业管理工作 1 小区人车分流的设计 人员 车辆进出智能化 一卡通 系 统 2 电梯联动监控和消控中心的设置五方通话 刷卡上下梯系统 3 会所功能设计 4 公共照明开关设置位置及开闭形式 5 家用空调穿墙孔和室外机座位置的预留 6 信报箱的设立 公共告示栏的配置 7 直饮水系统功能配置 8 公共洗手间的设置 9 小区垃圾房的设置 10 物业管理用房的位置设计 11 附属工程配置设施建设的设计参与 二 建设施工阶段二 建设施工阶段 建设过程中 物业前期介入人员及物业顾问每日到现场了解工 程进度 施工情况 逐步对物业的硬件增加了解 对有些影响使用 功能的问题早发现 早协调 早解决 为今后的物业管理工作奠定 良好的基础 1 提出设备的设置和服务方面的改善意见及设计遗漏工程项目 的建议 2 分析物业建造选料及安装 改善设备使用效果 减轻后期管 理的压力 3 审查有关工程 包括绿化工程 的优劣 提供改善意见 4 提供机电安装及能源分配的有关专业技术管理意见 5 提供功能布局或用料更改的有关专业技术管理意见 6 帮助施工人员做好对房屋材质方面的保护 以避免施工对材 质造成损伤 7 对施工现场出入的车辆实施安全监察与环境清洁措施管理 8 提前熟悉房屋中的各种设备和线路 包括房屋内部结构 管 线布置及所用建材的性能 并配合对各施工现场的水电核抄 数据与施工单位正常使用的管理 9 检查工程施工进度 根据需要参与建造期有关工程例会和建 筑负责人定期碰面会等 10 检查前期工程的施工质量 并就原设计中不合理但又可以更 改的部分提出建议 11 配合设备安装 管线布置 进行现场监督 确保安装质量 12 提出遗漏工程项目的建议 13 对小区公建配套设施设备的进行探讨 能够使公建配套设施 设备满足今后客户的发展需要 减少投入成本和今后的物业 管理成本 三 竣工验收阶段三 竣工验收阶段 物业管理前期介入人员将定期视察施工现场 参与工程例会 及时提出维护开发商利益和保证施工质量的专业意见和建议 协助 开发商做好使用功能的验收 对各种设施设备 管线都逐一检查 1 参与委托方的房屋 设备 设施的竣工验收 并建立验收档 案 2 发现可能存在的施工隐患 并列出遗漏工程 3 参与重大设备的调试和验收 4 制订物业分户验收流程并执行 5 指出工程缺陷 就改良方案的可能性及费用提出建议 四 物业销售阶段四 物业销售阶段 良好的物业管理形象及物业管理品牌会吸引大量的购房者 同 时也有助于开发单位树立企业品牌形象和知名度 因此 物业管理 前期介入人员将根据实际情况 协助营销部的物业销售和宣传推广 1 制定合理的物业管理收费标准 为物业销售作好准备 2 会所的服务与管理 3 小区门岗 售楼处及样板房的保安 保洁规范等服务 建 立良好的物业形象 4 设置物业专业人员在售楼现场解答客户对小区物业管理方 面的疑问 主要以营销人员为主 5 对物业人员和销售人员进行物业管理基础培训工作 6 负责有关售楼宣传 构建小区未来的居所环境 物业服务 配套设施的宣传与推广 第二部分第二部分 物业管理模式及服务目标物业管理模式及服务目标 一 一 服务管理模式的设想服务管理模式的设想 作为物业前期介入 也是物业行业经过多年探索的成功经验 作 为开发的一个后勤部门开展工作 在全国一二线城市采用这种模式 非常成功 为公司树立品牌 创品牌打造精品小区奠定扎实的基础 众观中国地产业多数的房地产商 如万科 保利等全国著名房地产 品牌企业 均以其产品开发的建筑质量与优质的物业服务取胜 广 西保利尤为突出 以物业带动销售的理念 不计物业公司盈亏 从 而在全国各地创造出一个又一个的精品楼盘 在房屋销售价格上也 比一般非品牌楼盘高出 10 企业从中获取丰厚的利润回报 现物业企业大都采用包干制经营 盈余或者亏损均由物业服务企 业享有或者承担 淄博市属于物业管理起步较晚的地区 物业服务 行业还在摸索发展的幼稚期 在市场竞价激烈的条件下 多数物业 企业采取尽量减少人员开支 来降低经营成本 获取企业利润的最 大化 然而造成从业人员工资福利待遇低 员工招聘困难 从业人 员素质参差不齐 服务质量普遍不高 物业服务企业与业主甚至与 开发商之间之间矛盾重重的恶性循环 最终导致两败俱伤 根据从事物业服务多年的个人经验与心得及优质物业服务的要 求与项目的特点相结合 通过对项目的情况分析及对项目周边情况的 了解 结合业主的实际需求 对项目的定位 我个人认为物业管理服 务一定要把 安全 舒适 快捷 健康安全 舒适 快捷 健康 放在首位 安全安全是指让业主在小区里生活得安全放心 舒适舒适是指要创造优美整洁的环境 让业主感到舒适 温馨 快捷快捷是指让业主在小区里方便与各地进行联系 交换信息 这 就要求我们打造一个高端品位的智能化小区 健康健康是指良好的环境促进人的身心健康 同时丰富多彩 形式 各样的社区文化活动引领业主健康的生活工作习惯 为此 个人拟定项目的物业管理与服务要按照以下要求展开 仅 供贵公司领导指导 1 1 科学化 制度化 规范化 高起点 科学化 制度化 规范化 高起点 住宅小区技术含量高 管理范围广 不能只凭经验办事 要积 极探索制定并不断完善一套覆盖各个方面的管理制度 使整个管理 工作有章可循 有据可依 管理与服务走上科学化 制度化 规范 化的轨道 要有高素质的员工队伍 高技术的管理手段 高标准的 管理要求 只有这样 才能达到好的管理效果 2 2 加强治安防范 严格出入管理制度 建立客户档案 加强治安防范 严格出入管理制度 建立客户档案 小区住宅管理最重要的就是安全管理 而住宅小区物业管理的 安全保卫工作极其重要 必须加强治安防范 建立和健全各种值班 制度 坚持外来人员出入检查登记制度 坚持定期检查楼宇防盗与 安全设施制度 坚持安全管理下班交接检查制度 坚持 24 小时值班 巡逻 力求做到万无一失 同时 应全面建立客户档案 熟悉业主 情况 增加沟通了解 做到时时心中有数 确保业主的人身和财产 安全 3 3 加强消防管理 做好防火工作 加强消防管理 做好防火工作 由于住宅小区功能多 设备复杂 人流频繁 装修量大 特别 是入伙初期 将面临大批量的装修管理 所以火灾隐患因素多 因此 住宅小区物业管理防火要求高 应特别加强对消防工作的管 理 做好对业主 对各施工单位用火 用电的宣传教育及监督管理 工作 明确防火责任人 熟悉消防基本 知识 掌握防火 救火基本 技能 加强防范措施 定期检查 完善消防设施 落实消防措施 发现问题及时处理 消除事故隐患 4 4 重视清洁管理 重视清洁管理 环境卫生好坏是小区管理服务水平的重要体现 我们将在自身 环境管理经验的基础上 为小区提供专业的清洁服务工作 为此要 制定完善的清洁细则 明确需要清洁的地方 材料 清洁次数 检 查方法等 同时要加强经常性巡视保洁 保证大堂 电梯 过道随 脏随清 广场走道无杂物 灰尘 门窗干净明亮 5 5 强化设备管理及设施的维修保养 强化设备管理及设施的维修保养 设备 设施的正常运行是小区是否正常运作的核心 应重视对 住宅小区水电设施 包括高低压变电房 高低压电缆 电线 上下水 管道等各项设施 的全面管理和维修 供水供电要有应急措施 应特 别注重对电梯的保养与维修 注重对消防系统的检查 测试 要有 健全的检查维修制度 要对公用设备 公共场所 如大厅 走道 电梯间等定期检查 维修维护 对业主的设备报修要及时处理 并 定期检查 要做到电梯运转率不低于 98 消防设备完好率达到 100 6 6 设立前台客户中心 完善配套服务 设立前台客户中心 完善配套服务 管理就是服务 为方便客人 满足客人需要 住宅小区应有配 套的服务 设立客服中心 帮助业主 租户办理各种手续 解决相 关问题 提供问讯 商务等各类服务 包括提供一些日常性服务 如协助接待来访客人 回复电话投诉 提供打字 传真 复印及订 票服务等 提供其他可能的委托服务 如代送快件等 7 7 加强沟通协调 不断改进工作 加强沟通协调 不断改进工作 小区管理处应加强与业主的沟通 主动征询 听取他们对管理 服务工作的意见与要求 定期对业主实施满意度调查 认真接受 处理业主 租户的投诉 及时反映 解决他们提出的问题 要谨慎 对待 协调好各方关系 协调配合好政府各部门的工作 还要不断 改进各项管理 使各项工作指标达到同行业先进水平 第三部分第三部分 项目组织架构与岗位人员设置项目组织架构与岗位人员设置 一 一 组织机构设置与岗位人员配备情况组织机构设置与岗位人员配备情况 结合对住宅小区的管理设想 我认为 完善明晰的管理职责 高效节约的组织架构 是物业公司保证管理成效的前提 是为业主 提供及时 完善物业管理服务的基础 从提高工作效率的角度出发 建议尽量减少不必要的管理环节 见组织架构图设置表 物业服务管理处人员组织架构图设置表物业服务管理处人员组织架构图设置表 项目经理项目经理 1 1 人人 秩序维护秩序维护 包括消防 包括消防 物业服务中心物业服务中心 秩序主管秩序主管 工程部工程部 工程经理或主管工程经理或主管 秩序班长秩序班长 秩序员秩序员 包括消防员 包括消防员 二 各部门主要工作职责二 各部门主要工作职责 1 1 服务中心项目经理 服务中心项目经理 1 全面负责管辖物业之各项工作 履行计划 组织 监督 协调 职责 保证物业正常及良好的运作 以最大努力提升业户的满意度 客户服务中心客户服务中心 客服经理或主管客服经理或主管 前前 台台 接接 待待 员员 收收 费费 员员 客客 服服 助助 理理 行行 政政 文文 员员 培培 训训 专专 员员 工工 程程 维维 修修 设设 备备 运运 行行 环境部环境部 环境主管环境主管 保保 洁洁 员员 绿绿 化化 员员 2 制订及修订物业各项规章及制度 审视服务中心 管理处人员 编制 3 编制财务预算 监督控制物业财务状况 视经济能力适当改 善物业的管理水平 如员工质量 设施 装饰装修等 4 执行公司的政策及管理目标 编制和批准服务中心 管理处年 度工作计划 年度培训计划 年度维保计划 并下发执行 5 定时或不定时巡视物业 以监督各项物业管理工作的质量 6 与业户 业委会 居委 街道和政府有关部门保持良好沟通 7 定期向公司汇报物业状况 并提出适当建议 8 年终对全体员工进行绩效考核 总结年度工作 9 负责处理特别事宜 如重大突发事件 重大投诉等 10 完成不限于以上范围的其他工作和上级交办各项工作 2 2 客户服务中心 客户服务中心 1 负责业户收楼入伙 二次装修受理 门禁卡办理等工作 2 负责处理客户投诉 并及时予以处理 3 定期或不定期拜访住户 做好记录及跟进工作 与住户保持 良好的沟通 4 负责业户档案的建立与管理 保持业户信息完整 有效 5 定期进行客户满意度问卷调查 并提交统计分析报告 6 负责社区文化活动的策划和组织实施 7 跟进管理费收缴 停车费收缴等事宜 确保收缴率 8 负责处理一般突发事件 9 不定期巡视物业管理区域各处 善于发现项目管理服务中的 不足和欠缺之处 10 完成不限于以上范围的其他工作和上级交办各项工作 3 3 工程部 工程部 1 负责制订小区内公共设施 建筑物 设备系统的管理规定 2 负责新接管物业项目的供电 给排水 消防 电梯 弱电系 统及建筑装修项目的验收和资料核实工作 3 负责查验用户装修报批手续及审批装修方案 监督装修方案 的实施 4 负责编制设备 设施维修保养计划 负责做好与本部门业务 相关的合同评审 5 负责小区内的工程改造 设备更新 方案及预算的编制并送 有关部门评审 6 负责对维修装修项目 设备的保养进行验收 负责对设备保 养 维修 工程项目进行技术审核 7 负责所有设备 设施系统 供电 给排水 电梯 消防等 的管理 运行 维修等 8 配合客服中心做好用户入住时房屋设施 设备的交验 记录 工作 9 负责配合客服中心物管员派发的维修施工单 10 负责小区内紧急情况的处理工作 4 4 秩序维护部 秩序维护部 1 按季节按规定穿制服 佩带上岗证 携带值勤器材 并规范 使用 认真维护所佩器械 严格交接班制度 做好执勤记录 认真 履行职责 不无故离岗 热情为业主 住户 服务 维护好本区域内 安全 使道路平坦整洁 交通安全有序 2 举止文明 熟悉环境 维护秩序 防范到位 3 严格执行昼夜 24 小时执勤制度 业主每天上下班高峰期间 确保交通畅通无阻 夜间加强巡逻 流动岗要及时处理管理区域内 所发生的问题 4 熟悉小区地形 楼宇位置 门牌号码 业主 住户 姓名及特征 熟练掌握和规范使用技防设备 学会使用消防器材 懂得一般救护 知识 发生突发事件 及时处理并上报公司领导及有关部门 做好 现场保护工作 积极配合有关部门进行抢救和善后工作 5 对所管理区域执行巡逻任务 严格按照规定巡逻路线行走 采 集好每一处信息 不折不扣 高质量高标准完成巡逻任务 6 对外来车辆必须做好检查记录 非本小区内的车辆一律不准进 入小区 特殊车辆除外 7 来访客人进入小区 必须通知客服部联系业主 征得业主同意 后放行 对访客应热情 主动 礼貌 文明 对违章业主应耐心说 服其遵守小区的各项规章制度 坚决禁止任何以推销为目的人员与 盲流人员进入小区 8 值勤时身着制服干净整齐 姿态端庄 保持良好的精神面貌和 形象 9 装修施工人员要凭临时出入证进入小区 禁止各类人员在小区 内 公共场所前擅自做生意 严格禁止拾荒者 行乞者和形迹可疑 者进入小区 防范和制止各种不利于社会安定和人生安全的违法乱 纪行为 10 巡视时 必须保持高度警惕和责任心 凡小区内出现的异常 情况均应及时报告 及时阻止 确保一方平安 5 5 环境部 环境部 1 对工作对上级负责 负责责任区域的清洁服务工作 搞好客户 物业之环境 2 自觉遵守公司各项规章制度及部门常规 3 参加领班和主管支持的会议 4 熟练使用各种清洁剂及清洁工具 并珍惜爱护自己的使用工具 5 服从分配 工作认真 细致 尽职尽责的做好本职工作 6 努力学习业务技术知识 提高工作效率 7 讲究工作方法 提高工作质量及频率 8 完成部门主管 领班交待的其他工作 第四部分第四部分 物业前期管理开支立项预算物业前期管理开支立项预算 1 1 行政办公用品立项表行政办公用品立项表 名 称数 量单价 均价 合 计备 注 办公桌椅 前台 会客桌 沙发 打印机 传真机 复印机 录音笔 电脑设备 验钞机 税控机 针式打印机 保险柜 移动 poss 机 压膜机 空调机 分体式 柜式 饮水机 照相机 固定电话 客服助理移动电话 档案橱 资料柜 鞋套机 伞架 雨伞 宣传栏 各类办公用品 2 2 维修工具立项表维修工具立项表 公用工具 公用工具 名 称数 量单 价合 计备 注 室内疏通机 电焊机 冲击钻 砂轮切割机 手电钻 台钳 梯子 电工工具 电流表 打磨机 水工工具 高层作业工具 电锤 拉铆抢 压线钳 万用表 摇表 组合工具 玻璃胶枪 线滚子 电线 其它工具材料备件 3 3 护卫 消防装备立项表护卫 消防装备立项表 名 称数 量单 价合 计备 注 橡胶辊 机动车车锁 消防作战服 消防斧 消防锹 消防桶 分水器 防毒面具 4 4 环境绿化装备立项表环境绿化装备立项表 名 称数 量单 价合 计备 注 洗地机 吸水吸尘机 打磨机 抛光机 剪草机 雨衣 小推车 农药喷杀器 铁锹 锄头 多功能清洁车 高压水枪 水管 1 寸 5 5 前期介入日常费用开销预算表前期介入日常费用开销预算表 略 略 第五部分第五部分 前期物业管理工作的开展前期物业管理工作的开展 一 前期物业工作重点一 前期物业工作重点 一 建立住宅小区项目管理部的沟通渠道 与开发公司良好的沟 通是住宅小区管理成功与否的关键 在项目进驻的初始阶段起 就 建立 24 小时值班的客户服务热线 随时接受业主咨询和服务需求 二 全面了解物业的土建结构 管线走向 设施 设备安装等情 况 参与工程验收 协助成品保护 进行器材检查 外观检查 性 能检查 功能测试 标牌检查 并按整改计划督促整改 三 办理移交接管事宜 进行工程及物业资料交接 1 拟定移交接管办法 2 协助和办理移交接管事项 四 建立良好的外部公共服务系统和服务网络 以利于今后工作 的开展 1 消防 电梯等专业维保公司的评估 选定 2 同街道 公安 交通 环保 卫生 市政 园林 教育 公用 事业 商业及文化娱乐等部门进行联络 沟通 五 工程 技术等档案资料的建立与管理 经整理后按照资料本 身的内在规律和联系进行科学的分类与归档 所有资料实行 双档 电子档案 文本档案 管理 并对重要资料进行备份以及规定相 应的保存时限 六 协助作好小区入伙前的准备工作 物业公司在长期的物业管 理实践中积累了丰富的相关工作经验 我们将在总结过去经验的基 础上 协助做好业主入伙及相关手续的办理工作 七 清洁开荒工作 小区业主入伙前 聘用专业清洁公司进行全 面清洁工作 高标准的交付业主 树立公司品牌 物业管理公司将 给予全面配合 在进行开荒过程中 特别注意外抢 石材地板 瓷 砖地板 不锈钢表面的清洁 注意不使用有腐蚀作用的清洗液 防 止腐蚀后造成损失及后续管理的困难 二 前期管理流程及工作计划二 前期管理流程及工作计划 一 物业接管工作流程 三 前期管理要求三 前期管理要求 一 进行功能区 辅助工程的前期管理和设备调试 充分了解熟 签定物业委托管理合同 筹备项目物业服务中心 进行物业的接管验收 对接管验收的问题进行整改 钥匙移交 签收移交清单 移交管理用房 物业管理处进入物业 组建物业接管验收小组 开发公司配合物业服务中心与相关部 门协调关系 开通相关设施使用 开始进入正式管理 悉物业情况 对影响今后使用功能的工程问题提出整改合理化建议 制定操作性强的物业管理方案 通过详细查看各专业设备系统的设 计技术参数 结合设备随机技术文件 了解掌握各专业设备的技术 性能参数 安装基础 标高 位置和方向以及维修拆卸空间尺寸等 技术问题 在符合设计规范 技术设计要求的前提下