人力资源管理概论之工作分析.ppt

人力资源管理概论第七章工作分析 授课老师 雷妮 2 为什么要进行工作分析 什么是工作分析 怎么进行工作分析 人力资源战略与规划 学习 第三讲工作分析 本章内容 工作分析概述工作分析的技术方法岗位分析书的编写 为什么要进行工作分析 什么是工作分析 怎么进行工作分析 人力资源战略与规划 4 一 学习 第三讲工作分析 课程体系 HRM总论 HRM 各种社会组织基于其组织目标对其内部人力资源进行的一系列管理活动的总称 HRM总论 人力资源计划6 课程体系 工作分析7 招聘8 职业生涯管理9 培训与开发10 绩效管理12 薪酬与福利13 HRM 各种社会组织基于其组织目标对其内部人力资源进行的一系列管理活动的总称 一则故事的启示 引出问题 机床周围地板的清洁工作谁来做 机床操作工 服务工 勤杂工 岗位说明书中 有责任保持车床的清洁 使之处于可操作状态 没有提及清扫地板 有清扫条文 但工作时间是从正常下班开始 岗位说明书中 有责任以各种方式协助操作工 如领取原料和工具 随叫随到 即时服务 没有清扫的条文 案例故事 谁对 问题出在哪里 怎么办 启示 必须有准确 全面的岗位分析 为什么有人工作量很大 做也做不完 为什么有人没活干 整天喝茶看报纸 为什么会有人工作相互重叠 有功劳大家争 有责任没人担 为什么会有工作没人去做 贻误战机 管理者经常遇到的困惑 思考 为什么招聘的员工 会常常不符合要求 为什么不能完成客观的绩效考核 勤无奖懒无罚 为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏 为什么公司付出了巨大的薪资总额 而员工仍抱怨工资太低 福利太少 为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会 为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果 为什么有的员工不知道自己该做些什么 管理者经常遇到的困惑 为什么会产生这些问题呢 因为 思考 我们并不了解如何有效地考核员工的工作 我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用 我们并不了解员工到底需要什么培训 我们并不了解员工的职业生涯 到底该怎么办 基础工作 必须有岗位分析 结论 为什么要进行工作分析 什么是工作分析 怎么进行工作分析 人力资源战略与规划 10 一 学习 第三讲工作分析 第一节工作分析概述 职位分析或职务分析 全面收集和分析与工作有关的信息并对其进行描述和规范的过程 即采用一定的技术方法全面调查和分析组织中各种任务 职责 责任等情况 并在这一基础上对各种工作性质及特征做出描述 对担任各种工作所需具备的基本资格条件作出决定 7W的工作分析公式 WHO谁来完成这项职务 确定工作的责任者ForWHOM对谁负责 确定为谁做工作WHAT具体做什么事情 确定工作的内容WHEN什么时候工作 确定工作的时间WHERE在哪里工作 确定工作的地点HOW如何工作的 分析工作的方法和程序WHY为什么工作 工作的目标 1 任务 2 职责 3 职位 4 工作 5 工作族 6 职业 7 职业生涯 8 工作描述 9 工作资格 10 工作评价 11 工作分类 工作分析中的专业术语 指为达到某一明确目的所从事的具体活动 如秘书复印文件 1 启动复印机2 将复印纸放入复印机内3 将要复印的文件放好4 按动按钮进行复印又如起草一份函件 任务是构成工作的最基本元素 指工作中所承担的一项或多项相互关联的任务集合 如秘书职责之一 处理函件1 起草2 打印3 收发函件等相关任务又如HR经理职责之一 监控员工的满意度1 设计满意度调查问卷2 进行问卷调查3 统计分析问卷调查的结果4 向企业高层反馈调查的结果5 根据调查的结果采取相应的措施 即岗位 是组织中由特定人员在特定时间承担的相互关联的职责集合 如秘书 办公室主任 人事经理等分别都是一个职位 如秘书职位 1 处理函件2 文书管理3 人事接待4 记录等职责又如HR经理职位 1 员工的招聘录用2 员工的培训开发3 企业的薪酬管理4 企业的绩效管理5 员工的关系管理等 指组织中由若干主要职责相似的职位集合 职系如某组织有5个秘书职位 这5个职位就构成一种秘书工作 若该组织只有一名秘书 该秘书职位也构成一种工作 我国人事管理中的岗位和职务术语与工作同义 工作相当于公务员职位分类中的职系 1 任务 2 职责 3 职位 4 工作 5 工作族 6 职业 7 职业生涯 8 工作描述 9 工作资格 10 工作评价 11 工作分类 工作分析中的专业术语 指由两种及其以上性质相似近且相关的工作集合 职组如财务工作族 会计工作审计工作又如技术工作族 所有从事技术的职位又如销售类工作族 所有从事销售工作工作族相当于公务员职位分类中的职组 指不同时间内不同组织中工作要求相似或职责相当的职位集合如教师 医生 工程师都是职业 指有关工作性质及特征的书面说明 内容涉及 工作识别工作概述工作职责工作条件等要素 指一个人在其一生中所从事的一系列职位 工作或职业 如某人 刚开始工作 学校教师后来去政府机关 公务员最后到公司 经理又如某人 职业和单位没变 最初 办事员主管副经理经理副总经理 即任职资格或工作规范 指担任某种工作所需具备的基本条件 包括知识技能能力其他个人特征 态度 人格特征 性情和价值观等 KSAOs 指采用一定的方法对组织中的各种工作的价值作出评定 指按一定的标准及程序对组织中的众多工作所作的归类 第一节工作分析概述 1 工作分析有利于制定出科学的人力资源规划 第一节工作分析概述 2 工作分析有利于招聘中选拔合格的人才 第一节工作分析概述 3 工作分析有利于进行成功的职业生涯管理 第一节工作分析概述 4 工作分析有利于开展针对性的培训活动 第一节工作分析概述 5 工作分析有利于有效激励员工 第一节工作分析概述 6 工作分析有利于实行科学的绩效评估 第一节工作分析概述 7 工作分析有利于制定出合理的报酬和非经济报酬 为什么要进行工作分析 什么是工作分析 怎么进行工作分析 人力资源战略与规划 22 一 学习 第三讲工作分析 准备阶段 收集阶段 分析阶段 编制阶段 修正 更新 1 成立工作小组高层领导工作分析员外聘工作分析专家2 确定分析对象 时间3 选择分析方法4 决定工作评价因素 工作分析表达结果 1 时间进度表2 搜集 组织结构图工作流程图国家职位分类标准以前的职位分析资料3 来源 工作者本人管理监督者顾客分析专家职业名词辞典 1 工作性质及特征工作名称工作概述工作职责工作条件等2 工作资格分析任职者的知识技能能力其他个人特征等 1 工作描述工作识别工作职责工作条件2 工作资格 第一节工作分析概述 第二节工作分析的技术方法 一 工作实践法 二 工作日记法 三 观察法 四 访谈法 五 关健事件法 六 问卷调查法 1 含义 由工作分析人员亲自参加工作活动 通过工作实践 了解 掌握岗位要求的第一手资料 直接了解 适合短期 不适用于需要进行大量训练或危险性的工作 2 要求 工作分析人员有较高的技能和全面的知识 适应于较简单的工作职务分析 一 工作实践法 二 工作日记法 三 观察法 四 访谈法 五 关健事件法 六 问卷调查法 第二节工作分析的技术方法 1 含义 也称工作写实法 指任职者按时间顺序详细记录自己的工作过程 然后经过归纳 分析 达到工作分析目的的一种方法2 方法 让员工用工作日记的方式记录每天的工作活动 作为工作分析的资料 范例 一 工作实践法 二 工作日记法 三 观察法 四 访谈法 五 关健事件法 六 问卷调查法 第二节工作分析的技术方法 1 含义 直接到现场观察员工的工作过程 行为 内容 特点 性质 工作环境等 予以记录 分析 归纳 整理 2 适用 相对稳定的工作 以体力活动为主的工作 如装配工人 保安 不适合脑力劳动较高或处理紧急情况的间歇性工作 如律师 教师 急救站的护士3 注意 选有代表性的工作不干扰被观察者有观察提纲和行为标准 一 工作实践法 二 工作日记法 三 观察法 四 访谈法 五 关健事件法 六 问卷调查法 第二节工作分析的技术方法 1 含义 由分析人员分别访谈工作人员本人或其主管 以了解该项工作内容 2 内容 工作目标 工作内容 工作的性质和范围 所负责任所需知识与技能等 3 注意 征得本人及主管同意无人打扰宣讲岗位分析的意义 介绍面谈内容轻松如题 消除疑虑鼓励客观回答访谈提纲 由浅入深面谈技巧 避免离题倾听技巧 记录访谈提纲示例 访谈提纲你平时需要做哪些工作 主要的职责有哪些 如何去完成它们 在哪些地点工作 工作需要怎样的学历 经验 技能或专业证书 基本的绩效标准是什么 工作有哪些环境和条件 工作有哪些生理要求和情绪以及感情上的要求 工作的安全和卫生状况如何 操作示例 一 工作实践法 二 工作日记法 三 观察法 四 访谈法 五 关健事件法 六 问卷调查法 第二节工作分析的技术方法 1 含义 选择与工作有关的行为 其中特别有效或无效的部分来确定任职资格 2 内容 主要记录 1 导致事件发生的原因和背景 2 员工的特别有效或多余的行为 3 关键行为的后果 4 员工自己能否支配或控制上述后果 3 注意 期限要充足 事件要足够 正反要兼顾 4 示例 关键事件的记录可由任职者的直接主管或其他目击者去完成 按照行为发生的顺序来记录 为了给确定任职资格提供事实依据 往往需要大量的有效和无效的关键事件 并把它们划分为不同的类别和等级 步骤如下 1 把每一关键事件打印在卡片上 2 让多位有经验的职位分析人员对所有卡片进行分类 分类的标准可以统一 也可以不统一 对那些分类有争议的事件要讨论 直到取得一致意见 3 对类别予以明确的概括和定义 如表所示 将所有放在一起的 个关键事件概括为 准确 整洁质的质量控制能力 4 资格条件优先 从关键事件分类与概括中 可能得出数个任职资格条件 其中一些可能比另一些重要 重要程度可按下面的标准评分 一点也不重要 有点重要 重要 非常重要 极其重要然后以大家的平均分数值作为各个任职资格条件的权重值 能力概括示例分析客体 打字员关键事件 1 打印排版错误 以致必须重打 页2 当对某个字的正误无绝对把握时 不愿意查字典而让顾客自己校对 3 检查并纠正将邮出的打印文件 4 当怀疑有不适当的打印时 查阅有关手册 5 经常将图表放错位置 6 由于粗心以颠倒的次序打印 在字号大小 位置及其他专业数据等关键信息上出错 7 注意打印稿中不正确的地方 检查并改正它 8 修饰每侧都是方边的稿件 是它看起来像打印版 概括命名 打字员准确 整洁的质量控制能力 操作示例 一 工作实践法 二 工作日记法 三 观察法 四 访谈法 五 关健事件法 六 问卷调查法 第二节工作分析的技术方法 发放问卷 让有关员工对有关工作内容 工作行为 工作特征和工作人员特征的重要性频次做出描述或打分然后对结果进行统计分析找出共同的有代表性的回答据此写出工作描述再反馈该职务工作者意见 进行补充和修改 问卷范例一 问卷示例 1 问卷示例 续2 将频繁程度等级填入左边括号中 将频繁程度等级填入左边括号中 问卷示例 续3 问卷示例 续4 问卷示例 续5 工作实践法 工作日志法 观察法 访谈法 典型事例法 问卷调查法 直接了解岗位的实际工作情况以及岗位的各方面要求 不适用于需要进行大量训练或危害性的工作岗位 信息可靠性高 所需费用少 容易掌握有关岗位的信息 可为岗位分析 绩效评估提供第一手信息 了解员工需求及满意度 发现管理隐性问题 较好沟通 获得职务的静态信息和动态特点 行为被观察和衡量 确定行为的利益和作用 获得资料 使用范围小 整理信息工作量大 可能会产生信息失真 分析者对工人造成压力 不易观察到一些突发事件 不适用于工作周期长的岗位 耗费大量时间 难以对工作完整把握 可能导致调查结果的偏差 不能准确地描述他们的工作任务 短时间内获取信息 内容有针对性 员工容易作答 事后对结果的处理和分析 意见和建议渠道 员工在面谈中可能夸大其工作任务和重要性 比较费时 有助于了解岗位比较客观的信息 能澄清某些疑问 能直观得到岗位要求的个人资格 方法 优点 缺点 职务说明书 工作描述部分 工作资格部分 第三节工作分析文件的编制 指有关工作性质及特征的书面说明 内容涉及 工作识别工作概述工作职责工作条件等要素 即任职资格或工作规范 指担任某种工作所需具备的基本条件 包括知识技能能力其他个人特征 态度 人格特征 性情和价值观等 KSAOs 职务说明书 工作描述部分 工作资格部分 第三节工作分析文件的编制 基本内容 工作识别 工作编号 工作概要 工作职责 工作条件与工作环境 工作身份 工作名称 工作识别又称工作标识 工作认定 是用来区分该工作与组织中其他工作的 通过工作识别可以向工作描述的阅读者传递关于该职位的基本信息 使其能够获得对该职位的基本认识 内容包括 工作名称 工作编号 工作身份 基本内容 工作识别 工作编号 工作概要 工作职责 工作条件与工作环境 工作身份 工作名称 环境工程师电子发配员高级工程师 基本内容 工作识别 工作编号 工作概要 工作职责 工作条件与工作环境 工作身份 工作名称 工作编号又称工作代码 一般按工作评估与分析的结果对工作进行编号 组织中的每一种工作都应有一个代码 目的在于快速查找所有的工作 可根据企业自己实际情况确定 如 HR 03 06又如 MS 04 TS 08 基本内容 工作识别 工作编号 工作概要 工作职责 工作条件与工作环境 工作身份 工作名称 所属工作部门直接上级职位工作等级工资水平所辖人数定员人数工作地点工作时间 基本内容 工作识别 工作编号 工作概要 工作职责 工作条件与工作环境 工作身份 工作名称 又称职务摘要 只用简练的语言文字阐述工作的总体性质 中心任务和要达到的工作目标 如人力资源部经理的工作概要为 在组织负责人的领导下 制定和执行同人力资源管理活动相关的各项政策与措施 又如前台 承担公司前台服务工作 接待安排客户的来电 来访 负责员工午餐券以及报纸的发放 管理等行政服务工作 维护公司良好的形象 基本内容 工作识别 工作编号 工作概要 工作职责 工作条件与工作环境 工作身份 工作名称 又称工作任务 工作内容 是工作描述的主体 逐条指明工作的主要职责包括 工作任务工作责任工作权限工作关系工作方式工作使用的工具和设备等它比工作概要具体 并指出了每项职责的分量或价值有的分为工作任务 工作责任两部分 某组织人事行政部经理的工作职责 工作职责的撰写 1 动词 宾语 双宾 目的状语如 监督和控制部门年度预算 以保证开支符合业务计划要求指导下属制定招聘计划 以保证各部门的人员需求 2 准确使用动词 如 负责公司的培训工作负责公司的预算工作负责公司的保卫工作 尽量避免使用 负责 这类容易造成模糊不清的动词如果是HR经理 可 制定公司的培训计划 如果是培训主管 可 具体实施培训计划 百分比有助于衡量工作是否饱满 超负荷 合理 4 01 03 02 0 1 11 21 3 职位主要职责职责的分解图职位履行职责的分解示意图 职位分析中常用的动词举例 范例 职责描述示例 范例 基本内容 工作识别 工作编号 工作概要 工作职责 工作条件与工作环境 工作身份 工作名称 1 工作场所2 工作时间3 工作危险性和职业病4 工作环境舒适程度指工作的物理环境和心理环境 通常指物理环境 重点关注的是对劳动环境中各种有害因素和不良环境条件的测定 包括温度 湿度 噪音 粉尘 异味 污秽 放射 腐蚀等有害物质和高空 野外 水下等特殊工作环境 5 社会环境工作条件例 75 以上时间在室内工作 一般不受气候影响 但可能受气温影响 温度适中 无严重噪音 无个人生命危险 无有毒气体 有外出要求 一年中有10 20 的工作日出差在外 基本内容 工作识别 工作编号 工作概要 工作职责 工作条件与工作环境 工作身份 工作名称 工作绩效标准 衡量要素 衡量标准 如 某超市售货员3个月内的绩效标准之一 计算 接受和在计算机上打印顾客货款的准确率至少要达到95 如 数据录入员绩效标准之一 90天内录入数据的准确率至少要达到96 如 销售经理 销售收入每月100万 销售成本每月30万如 HR部薪酬主管 薪酬发放的准确率要达到98 及时性 迟发时间最多不能超过2天 销售部经理工作描述 职务名称 销售部经理所属部门 销售部职务代码 XL 直接上级职务 营销副总经理工作目的 领导销售部销售公司自有和代理产品工作要求 认真负责 工作主动 善于团结下属工作责任 1 对外沟通 展示 讲演2 配合技术人员进行售前技术咨询3 作实施计划建议书4 进行商务谈判5 监督售后技术支持服务6 对销售部进行管理衡量标准 1 本人的销售业绩2 本部门的销售业绩工作难点 提高销售业绩工作禁忌 对客户不细心周到 无法清楚地了解客户的需求 实例一 一个从来没有接触过这一职位的看了职位描述之后 如果让他来从事这一职位 他是否知道自己要干什么以及如何去干 招聘专员的工作描述 职务名称 招聘专员所属部门 人力资源部职务代码 XL HR 021工资等级 9 13直接上级职务 人力资源部经理工作目的 为企业招聘优秀 适合的人才工作要点 1 制订和执行企业的招聘计划2 制订 完善和监督执行企业的招聘制度3 安排应聘人员的面试工作工作要求 认真负责 有计划性 热情周到工作责任 1 根据企业发展情况 提出人员招聘计划2 执行企业招聘计划3 制订 完善和监督执行企业的招聘制度4 制订招聘工作流程5 安排应聘人员的面试工作6 应聘人员的材料管理7 应聘人员材料 证件的鉴别8 负责建立企业人才数据库9 完成直属上司交办的所有工作任务衡量标准 1 上交的报表和报告的时效性和建设性2 工作档案的完整性3 应聘人员材料的完整性工作难点 提供详尽的工作报告工作禁忌 工作粗心 不能有效地向应聘者介绍企业的情况 实例二 职务说明书 工作描述部分 工作资格部分 第三节工作分析文件的编制 即任职资格或工作规范 指担任某种工作所需具备的基本条件 包括知识技能能力其他个人特征 态度 人格特征 性情和价值观等 KSAOs 基本内容 知识 其他个人特征 能力 工作经验与技能 即教育背景 专业 学历 基本内容 知识 其他个人特征 能力 工作经验与技能 工作经验 从事工作之前应具备的最基本的工作年限 包括从事低一级岗位的经历和与之相关的岗位工作经历工作技能是指对与工作相关的工具 技术和方法的运用 包括脑力技能 如运算技能 和体力工作技能 如驾驶技能 基本内容 知识 其他个人特征 能力 工作经验与技能 智能记忆 观察 思维 想象力等体能力量 速度 健康 灵敏性等心理运动能力反应速度 应变能力 协调性等 基本内容 知识 其他个人特征 能力 工作经验与技能 兴趣 爱好 性格类型 价值观 职业品德 态度等个性特征等 如职业品德 即从职人员应具有的职业伦理 如教师要热爱学生教书育人财务人员要公私分明 非己之物分毫不沾 资格内容的确定 有些是硬性的 如电焊工 劳动部的焊工证书如司机 不是色盲 驾驶执照其他内容 经验判断法 专业 学历 身体状况统计法 验证其与绩效的关系 能力 知识 素质 趋势 招聘专员的工作资格 职务名称 招聘专员所属部门 人力资源部职务代码 XL HR 021工资等级 9 13直接上级职务 人力资源部经理一 知识和技能要求1 学历 本科及以上2 专业 管理类专业3 工作经验 从事人力资源招聘工作1年以上优先4 英文水平 达到国家四级水平5 计算机水平 熟练使用Windows和Office系列二 特殊才能要求1 语言表达能力 能够准确 清晰 生动地向应聘者介绍企业情况 准确 巧妙地解答应聘者提出的各种问题2 文字表述能力 能够准确 快速地将希望表达的内容用文字表述出来 对文字描述很敏感3 观察能力 能够很快的把握应聘者的心理4 处理事务能力 能够将多项并行的事务安排得井井有条三 综合素质1 有良好的职业道德 能够保守企业人事秘密2 独立工作能力强 能够独立完成布置招聘会场 接待应聘人员 应聘者非智力因素评价等任务3 工作认真细心 能准确的把握同行业的招聘情况四 其他要求1 能够随时出差2 假期一般不超过一个月 实例三 销售经理的工作资格 1 学历 本科及以上2 专业 管理或经济专业3 业务知识 熟知市场营销 产品生产工艺 监督管理 经济法规等相关知识4 工作经验 2