合同审批管理办法

1 内蒙古蒙东现代能源有限公司 合同审批管理办法 第一章 总则 第一条第一条 目的目的 为规范内蒙古蒙东现代能源有限公司 以下简称公司 合同审批管理工作 明确合同审批权限和责任 建立规范 有效的合同审批流程 降低公司交易风险 完善公司的内 部控制制度 根据国家的有关法律 特制定本合同审批管 理办法 以下简称本办法 第二条第二条 适用范围适用范围 一 公司对外签订合同 协议 包括变更和解除 以下 相同 均适用本办法 本办法另有规定的除外 二 劳动合同 培训协议等与人事管理相关的合同由 公司其他规范性文件另行规定 不属于本办法的适用范围 第二章 合同的规范 第三条第三条 合同的定义合同的定义 本办法所称合同是指公司在经营过程中以公司名义对 外签订或依法由公司承担责任的 旨在设立 变更 终止 民事权利义务关系的合同或协议 2 第四条第四条 合同的形式合同的形式 一 合同的签订 变更与解除应当采取合同书的形式 如情况紧急或条件限制不能签订合同书的 可以采取其他 书面形式 并应当在情况和条件允许时尽快补签合同书 合同书须经各方签字 盖章后方能成立 二 书面形式是指合同书 信件和数据电文 包括电报 电传 传真 电子数据交换和电子邮件 等可以有形地表现 所载内容的形式 三 在公司经营中发生的经常性交易 经常性交易是指 一定期限内与相对固定的合同相对方进行的相对稳定 内 容重复的交易 以下相同 如果公司与对方已签订基本合 同 长期合同或其他形式的合同书 以下简称基本合同等 约定了双方交易相关的基本原则和条件的 承办部门可以 以订单 定单的形式订立具体合同 销售公司产品类经常性 交易可直接以订单 定单的形式订立合同 但需要特殊的交 易条件或交易目的的实现具有不确定性或存在风险隐患的 应当签订合同书 四 合同书的首页应标明合同的编号 合同编号的管 理适用公司 合同编号办法 采用订单 定单方式进行交 易的 订单 定单的编号方法另行制定规范性文件予以执 行和管理 第五条第五条 合同的附件合同的附件 3 合同有附件的 应当在合同正文中明确规定附件名称 并约定附件为合同的有效部分与合同正文具有同等法律效 力 合同附件应当与合同正文一同签署 除本办法另有明 确规定外 本办法所称的合同均指包含合同正文及合同附 件的完整合同 第六条第六条 合同的订立合同的订立 一 订立合同前 合同承办人应当对对方当事人的主 体资格 资信情况 履约能力进行调查 不得与不能独立 承担民事责任或无相应经营资格的部门或自然人签订合同 也不得与对方当事人签订与其资信能力 履约能力明显不 相符的合同 或与之发生业务关系 二 涉及工程建设项目包括项目的勘察 设计 施工 监理以及与工程建设有关的重要设备 材料等的采购 必 须经招标后签订合同 上述所列项目具体范围和规模标准 由比价审计部另行制定规范性文件 三 按比价审计部的相关规定需要执行 比价 机制 的相关项目 必须执行 比价 相关规定 经比价审计部 同意后签订合同 四 公司对外签订合同 严禁在空白文本上签字或盖 章 第七条第七条 合同的内容合同的内容 订立合同时应当注意以下内容 4 一 合同抬头 落款 公章应保持一致 同时应与对 方当事人提供的资信情况载明的信息一致 二 合同标的应明确 买卖合同应详细约定规格 型 号 商标 产地 等级等内容 服务合同应约定具体的服 务内容及要求 必要时可用图纸等描述合同标的 三 标的物的质量 价款或报酬及支付方式 履行期 限 履行地点应具体明确 第八条第八条 合同的履行合同的履行 一 合同签署前 不得实际履行合同 合同生效后 应全面 及时履行合同 二 合同履行中如发生变更 承办人员应当立即通知公 司分管领导 第三章 签署权限 第九条第九条 合同的签署合同的签署 一 公司对外签订合同 应由公司法定代表人或授权 代理人签署 未经书面授权 任何人不得以公司名义对外 签订合同 二 可以授权的代理人范围包括公司董事 高级管理 人员及各部门负责人 第十条第十条 授权的形式授权的形式 一 授权的形式为书面授权 该书面授权可以章程 董事会决议 授权委托书或公司制度 规范性文件的形式 5 体现 二 对于公司董事 高级管理人员及各部门负责人的 授权及确有必要的其他授权 由行政事务部统一出具授权 委托书文本 三 代理人必须忠实履行职责 维护公司的合法权益 依据授权的权限范围处理合同相关事宜 四 未经授权或超越权限签订合同的 由承办人和签 字人承担相应的责任 第四章 各部职责 第十一条第十一条 合同承办部门负责合同的签订 合同承办部 门指承担具体业务 提出 签订和履行合同的部门 其负 责人应根据实际业务指定合同承办人 其主要职责是 一 选择对方当事人 审查及分析对方当事人的资格 信用 向对方索要相关证明材料 特殊项目或特殊行业应 审查对方当事人的资质证明文件 进行上述调查一般至少 要求对方提供或确认如下资料 1 营业执照副本原件或加盖对方公章的营业执照副 本复印件 2 有关资质证书原件或加盖对方公章的资质证书复 印件 3 授权委托书原件 加盖公章及法定代表人签字 及代理人身份证复印件 6 4 确认对方的实际办公地址 通信地址 联系电话 传真 邮政编码等信息 必要时由对方盖章确认 5 根据财务规定 要求对方提供财务报表或银行资 信证明 6 其他必要的资料 二 依据公司保密制度及相关制度做好保密工作 合 同的内容及履行涉及到或可能涉及到公司技术秘密或商业 秘密的 承办人应当根据公司的相关规定在合同中约定保 密条款或签订保密协议 三 草拟合同文本或审查对方提供的合同文本 与对 方协商并初步确定合同内容 合同尚未签署生效前 承办 人或承办部门不得提前履行与该等合同有关的业务 四 按本办法的程序 将合同送交审批及签署 合同 审批结束后 承办部门应积极推进合同签署并追踪合同相 对方签署情况 合同签署应当规范 合同相对方的签署原 则上应满足以下条件 1 签字处由其法定代表人或经书面授权的代理人签 字 2 合同相对方盖章处加盖其公章或者合同专用章 3 合同有多页时还应加盖骑缝章 或由上述签字人 在每页草签 但合同相对方为国外公司的 根据实际情况 可以不适用上述第 2 项 7 五 依法律规定或双方约定 合同需办理批准 公证 登记的 负责办理相关手续 六 负责履行合同及督促对方当事人履行合同 七 负责合同的变更 解除 八 根据公司的相关规定负责收集 送交合同档案 九 协调公司各部门解决合同疑义 纠纷 第十二条第十二条 公司法务部门 或人员 外聘法律顾问的 职责 公司法务部门 或人员 是公司对外签订合同时提 供法律咨询 负责对合同条款的形式和内容的合法性 完 整性 一致性进行审查并对其合理性提出参考意见的专业 管理部门 或人员 其主要职责是 一 在合同签订及履行过程中 为承办部门提供有关 法律咨询 提供法律意见 二 对合同承办部门提交的合同进行审查或作为项目 小组的成员直接参与项目洽谈 协助起草合同书 三 负责对合同文本进行法律上的审查 对合同中明 显超出一般交易惯例有可能损害公司利益的条款进行审核 四 协助各部办理合同的报批 见证 鉴证和公证等 事项 五 根据有关部门的要求出具授权委托书文本 六 负责合同文档的管理 8 七 出现合同纠纷时 协助有关部门进行协商 调查 必要时 经公司批准 启动有关法律程序 第十三条第十三条 相关部门的职责 相关部门是指除承办部门 和法务部门 或人员 外 其业务和管理权限与提出的合 同有关联的公司各部门 其职责是对合同内容中涉及本部 门职责范围内的业务进行审核 如财务部门的职责 一 财务部门的职责是对合同标的 金额 付款方式 发票形式 税费及与其业务相关的条款进行审核 二 财务部门应对合同是否符合投资预算进行审核 对超预算的项目或金额 应按总经理批准的相关资料进行 审核 第五章 合同审批的程序 第十四条第十四条 合同审批程序合同审批程序 依据公司章程 董事会议事规则 总经理办公会议事 规则等规定应当经股东 董事会或总经理办公会审议通过 后方可执行的事项 应在审议通过后履行合同审批流程 合同提交审批应依据以下程序 流程图见附件 1 进行 一 承办部门根据业务需要提出与对方初步确定的合 同文本 指定合同承办人 填写 合同审查批阅单 见附 件 2 二 承办部门负责人对合同文本及对方的书面证明材 9 料进行审核后在 合同审查批阅单 上签署意见 三 由法务部门 或人员 对合同的合法性 完整性 一致性 文字的严密性等进行审核 在 合同审查批阅单 上签署意见 四 由行政综合部负责人对合同的审批流程进行批办 批办由相关部门及相关领导进行审批 五 如批办意见包括相关部门 承办人须提交相关部 负责人审核 并在 合同审查批阅单 上签署意见 六 部门审批完成后 承办人应将附有 合同审查批 阅单 的文本按照批办意见 逐级上报分管领导 会签领 导 总经理审批 并在必要情况下提交董事长审批 第十五条第十五条 审批的形式审批的形式 承办部门应当以书面形式 或通过办公系统 进行本办 法第十五条规定的合同审批程序 第六章 附 则 第十六条第十六条 解释权与修改权解释权与修改权 本办法及附件由行政事务部负责解释和修改 第十七条第十七条 生效日期生效日期 本办法自下发之日起生效 第十八条第十八条 附件附件 1 合同审批流程 2 合同审查批阅单 10 11 附件附件 1 1 公司合同审批流程 承 办 人填写 合同审查批阅单 承办部门负责人 法务部门 或人员 行政综合部负责人 相关部负责人 分管领导 会签领导 总经理