申购及采购审批制度

共 4 页 申购及采购审批流程申购及采购审批流程 第一章总则 第一条目的 为加强物资采购管理 明确采购授权范围与审批权限 规范公司 的采购审批工作 提高采购效率 特制定本制度 第二条适用范围 本制度适用于公司正常运营发展所需所有物资的采购作业 包括原 材料 宝石 首饰 设备 办公用品等 第三条公司执行采购各相关部门及岗位责任制 1 采购部是公司物资采购的归口管理部门 负责物资需求信息的汇 总 提出采购申请 制订采购计划 供应商选择与管理 询价 价格谈判 采购数据的录入 对账及结算付款申请等工作 2 物资需求部门填制物资申购单 除办公用品和设备外 由采购部 提出采购申请 经部门主管审核签字后由计价部进行审核 3 检验部负责采购物资的质量检验 出具检验报告等工作 4 仓库办理物资入库手续及进行物资登记与保管 5 财务部负责采购数据的核对及对账复核 付款审核 办理付款作 业并做相关账务处理 第四条采购作业需明确各不相容岗位职责分离的原则 以达成有 效的采购制约与监督 1 请购与审批岗位分离 2 供应商选择与审批岗位分离 共 4 页 3 采购 验收与记录岗位分离 4 付款申请 审批与执行岗位分离 第二章采购申购审批 第五条 供应商询价及报价 1 议价 比价及报价 采购员接到计价部的成本分析表后 以不高 于历史采购价为原则进行不少于三家价格有优势的供应商进行询 价和议价 高于历史采购价的需进行多家询家 了解市场行情和 升价的原因 然后根据合格供应商的价格水平进行分析和比较选 择有价格优势的供应商 属于选择第一次合作供应商报价的应向 领导汇报情况和选择理由 由采购部主管对供应商的报价 供应 能力 交货时间 产品服务及质量 付款周期进行审核 部门设 有采购经理的还需采购部经理进一步审核 2 报价审核 采购部审核通过后 提交 计价部主管进行审核 待计价部 审核签字完成之后 然后根据 报价定单总金额确定上级审批签字 审 批单总金额 在5万元以上的需总经理审批 如总经理外出不在可由 财务经理临时审批 等总经理回来后再补签 第六条 采购申购审批流程 1 申购单的填写 由需求部门根据实际经营需要提出申购申请 填写申购单前必需是没有库存或者是库存不够的情况下才进行申 请 属于订单采购的由采购部根据供应商询价和报价审核后单价和 金额进行填写 由部门主管进行审核 2 申购审批 部门审核通过后 属于订单采购的由计部价部对 共 4 页 申购单价 金额和数量进行复核 有库存的需备注库存数量 其 他的由物管部进行复核 交由财务部主管级以上进行审核 待财 务部审核签字完成之后 然后根据申购单总金额确定上级审批签字 审批单总金额 在5千元以上的需总经理审批 如总经理外出不在可 由财务经理临时审批 等总经理回来后再补签 申购单审批完成之 后交采购部根据申购单进行采购 第七条 临时性商品的请购 1 临时性商品的采购申请由使用部门直接提出 2 使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述 解释其目的和用 途 3 申购单须由使用部门负责人审批同意 并须经财务部 主管级以 上 和总经理签字后 采购部方可办理采购手续 第三章采购管理规范 1 所有采购 必须事前获得批准 未经审批 除急购外不得采 购 急购需在申购单上注明 急购 由财务经理临时批 再由总 经理补批 2 洁自律 严守工作纪律 不接受供应商礼金 礼品和宴请 3 严格遵守采购规范流程 按流程办事 4 能及时按质按量地采购到所需物品 5 严格供应商选择 评价 甑选以保证供应商供货质 量 6 加强采购的事前管理 建立完善的价格信息档案 以有效地 控制和降低采购成本 并保证采购质量 共 4 页 7 处理好与供应商的关系 帮助供应商解决一定的问题 8 采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的 供应商处购买 不得随意变更供应商 9 及时做好供应商退货 采购数据的录入 单据的整理及传递 的工作 第四章检验验收 1 质检人员根据公司的检验程序进行检验 根据检验结果填写检验单 2 若采购物资规格 数量或质量与采购订单或合同有差异的 采购 部需及时与供应商联系 协商解决办法 报部门主管审核 需退 货的开退货单办理退货手续 3 经质检部负责人确认为不合格物资 采购部根据生产经营需求决定是 否申请特采 使用部门也可 根据生产经营情况提出特采申请 申请 特采时 写明不合格原因及特采原因 4 仓库根据检验单办理