活动执行细案

和谐社区和谐社区 你我共筑你我共筑 活动活动 执行细案执行细案 一 活动梗概 时间时间流程安排流程安排 8 30 9 10丽都公园集合上车 9 10 10 00 路途中 路线预设 丽都公园 永丰立交桥 衣冠庙 青羊 宫 光华大道 鱼凫酒店 10 00 10 20 到达酒店 下车 A 组客户进入国都厅 B 组客户进入专享区 10 20 11 00B 组客户小范围自由活动 11 00 12 00 A 组客户会议进行 12 00 12 20A 组客户进入空中花园 B 组客户午餐 12 20 13 00A 组客户午餐 13 00 15 30自由活动 温泉 自由活动 温泉 15 30 16 00组织上车 返回成都 16 00 16 40抵达丽都公园 活动结束 注 A 组客户 每个家庭代表组成的客户组 川投领导 供方领导 B 组 客户 除家庭代表外 其他客户组成的客户组 国都厅 酒店最大会议厅 专 享区 鱼凫酒店蜀王广场 巴西烧烤区 空中花园三个地方 二 组织结构 1 活动组委会 活动组委会 总策划 陈建蓉 总指挥 张扬 总督导及协调 杨焱 执行指挥 李昕 2 分项小组 分项小组 会务组 组长 李昕 客户组 组长 季昭 2 包装布置组 组长 黎春刚 后勤保障组 组长 王宇 安保组 组长 钟凯 机动组 组长 周卫 引导组 组长 杜相国 三 执行细节安排 24 日 18 00 20 00 组委会 后勤组 事件 物质到位情况检查 与酒店落实结算规则 特别是我方工作人员与业主的区别 酒店应准备物质情况检查 国都厅座位布置 音像器材 投影仪器等 到位 空中花园需搭设的座位 服务台等到位 若因酒店当晚需接待其他 客户 不能到位 则应向其提出要求 在 25 日早 9 点必须完全到位 并落 实酒店责任人 后勤组准备物质情况检查 软饮料 水果 扑克牌等到位 并进入酒 店库房 落实物质保存管理人 告知酒店方 25 日早 9 点需提货进行分发 落实库房管理开门人 落实取货分发摆放人员 分发摆放人员暂定 李昕 一 责任人 向霞 刘强 吧员两人 水果师傅 保安 5 人 若因供应 方原因不能到位的 需明确 25 日早 9 点酒店必须完全到位 并落实供应方 责任人 我方衔接人 钥匙腕带到位 需在 25 日行车途中向客户分发的钥匙腕带在 24 日 18 点从酒店处领取 数量根据客户参加活动情况进行确定 暂定 1000 个 在 行车途中根据实际情况进行发放 剩余部分由杨焱保存 在会务结束后向 3 会务代表发放 确定巴士车到位时间 情况等 并由后勤组向组委会汇报 确定张贴 车身横幅的胶布 并转交客户组 确定 25 日早餐到位情况 并由后勤组转 交杨焱 组委会 包装组 事件 包装到位情况检查 酒店包装方面所需的所有背景板 横幅 标语 导示牌 桌牌到位 若因酒店方需接待其他客户 不能到位 则应明确 24 日晚 11 点必须完全 到位 并落实上述物品存放点 酒店方责任人 车身横幅 车号牌到位巴士公司 并落实制作单位张贴事宜 24 日内 必须完成张贴 温馨提示 业主牌 车号贴到位 并交付客户组 25 日 6 45 7 15 所有参与本次活动的工作人员 事件 丽都公园集合 6 45 所有工作人员须 6 45 准时到达丽都公园门口集合 由钟凯统 一整队 陈总作简短讲话 杨焱或王宇发放早餐 除陈总 王宇 钟凯 周卫 林维外 其他人员若自驾车的 自行落实停车位 丽都公园当日停 车位紧张 同时活动中 必须乘坐统一巴士 7 00 杨焱向客户组 含所有车长 工作人员 安排丽都公园片区 工作 向车长分发 温馨提示 及 业主卡 饮料 钥匙腕带及腕带用标 识贴 再度重申钥匙腕带不向参加会务的业主发放 4 7 00 钟凯安排酒店准备人员 除杨焱 客户组 王宇 林维外 统一乘坐员工交通车 上车后 钟凯即进入丽都公园工作团队 交通车出 发 7 15 9 00 杨焱 客户组 钟凯 王宇 林唯 30 人 事件 丽都公园准备工作 7 15 王宇落实巴士车 7 点准时到达丽都公园 所有车辆已于 24 日 晚张贴车身横幅 车号牌 王宇将向巴士司机告知行车路线 7 15 7 30 钟凯组织安排巴士车按编号秩序停放指定位置 丽都路 二环路口为 1 号车 7 30 8 15 杨焱安排所有工作人员分发矿泉水 温馨提示 及 业 主卡 每个座位摆放一瓶矿泉水 一份 温馨提示 一张 业主卡 同 时将腕带标识贴张贴于腕带上 便于酒店将我方业主与普通客人区分 须 在 8 15 分之前分发完毕 此阶段林维主要配合杨焱工作 8 15 季昭及 1 14 号车长 8 15 开始在丽都路二环路口 1 号车旁 杨焱带领 15 28 号车长在丽都路九兴大道路口即最后 1 辆车旁 开始迎 接客户 引导所有客户从 1 号车开始登车 满座一台再开下一台 8 15 9 00 客户陆续到达丽都公园 并上车 迎接及引导流程由钟 凯负责秩序化整理 8 30 在丽都公园方面相关物资 巴士车 完善后 王宇出发至酒 店 8 50 在迎接流程完善后 钟凯出发至酒店 5 除丽都工作组外的其他所有工作人员 52 人 事件 酒店准备工作 7 15 7 45 路途中 7 45 8 00 到达酒店 并所有人根据组别各就各位 8 00 9 00 全场准备工作开展 组委会组委会对所有物资 工作人员等情况作检查 全场巡逻 会务组会务组检查国都厅相关准备情况 停车场 国都厅导示系统完善情况 主要是分岔口导视 国都厅内部背景板完成情况 国都厅座位摆放情况 国都厅茶水 纸笔摆放情况 无桌的位子将纸笔摆放于座位上 国都厅后 排准备茶水席 后勤组提供一次性纸杯 联系客户组确定人数情况 考虑 增减座位情况 按目前客户统计情况 300 个业主席座位即可满足 检查 所有音像器材使用情况 准备媒体发放资料 C 区 DM 单一张 新闻通稿 一份 共准备 8 套 包装组包装组检查全场所有导示系统 检查横幅 背景板等到位情况 后勤组后勤组分发我方准备的物质 饮料 扑克等 检查 专享区 蜀王广 场 巴西烧烤区 空中花园 服务员到位情况 检查餐具 餐台摆放情况 检查食物准备情况 检查现场导示布置情况 在王宇到达酒店之前 由李 昕一负责 引导组引导组检查停车场 国都厅路线导示系统完善情况 反复熟悉路线 安保组安保组所有岗位到位 并确定自身职责 如 相应的导示解说 停车 场协助指挥停车的保安人员应联系酒店方明确巴士到达后业主下车位置 对于路线中的导示进行检查 对于确实无法安放导示系统的位置 设置保 6 安 在钟凯到到酒店之前 由张成负责 VIP 组组开始联系所有拟邀请的嘉宾并做好迎接工作 包括川投置信领 导 设计单位领导 供方领导 另有媒体单位 广告公司领导由策划部提 供联系方式 VIP 组进行联系和迎接 9 00 10 00 除杨焱 客户组外的其他所有工作人员 事件 酒店准备工作持续进行 9 45 之前 9 45 10 00 作最后检查及准备迎接客户到来 杨焱 客户组 事件 客户搭车至酒店 9 10 所有巴士准时发车 在销售处报名参加活动的客户有 940 人 28 台车共可容纳 980 人 故出现巴士不够的可能性非常小 如客户参加人 数减少 并有富裕的车辆 则预留富裕车辆的车长 等待到 9 点半 如该 时段有新的业主到来 则在 9 点半发车 将其送至酒店 如仍有富裕车辆 由后勤组善后 9 10 10 00 巴士行进途中 杨焱 季昭搭乘集团商务车开道 控制驾驶速度 随时与 10 号车刘焘 20 号车范瑞斌 压后车林维保持联 系 林维驾驶个人私车压后 以保证交通顺畅为原则处理各种紧急突发事 件 路线设定为 丽都公园 永丰立交桥 衣冠庙 青羊宫 光华大道 鱼凫酒店 到达酒店时间控制在 10 点正 车长在进行途中讲解本次活动的注意事项 内容参见 温馨提示 重 点讲解内容 1 推举一名家庭成员为会务参与者 参加会议 2 自助午餐 7 温泉洗浴 除泰国鱼温泉 两项为我公司付费项目 其他酒店内的任何活 动如业主要参加则需要自付费用 3 随时保管自己的个人物品 谨防遗失 4 请记住所搭乘车编号 以便返程时搭乘 另 车长应将自己的联系方式 留给业主 同时登记所有业主的联系方式 手牌号 要求业主 如果在酒 店内消费自费娱乐项目并选择自己返回成都的 需电话通知车长 10 00 10 20 所有工作人员 82 人 事件 迎接客户并引导至国都厅 空中花园 10 00 所有人员各就各位 会务组会务组对先行到达的嘉宾进行安排就位 国都厅门口礼仪岗保安就位 投影仪打开 并呈现本次活动主题画面 由广告公司提供 麦克风调制最 佳状态 播放轻音乐 组织酒店服务员引导进入国都厅的业主依次就位 包装组包装组配合会务组工作 后勤组后勤组在 蜀王广场 巴西烧烤区 作好准备 迎接客户到来 餐台 水果到位 饮料杯 饮料到位 酒店方服务人员到位 包括食物供应区 就餐区 引导组引导组在分岔口列队等待 安保组安保组由停车场 分岔口 分岔口 国都厅 分岔口 温泉洗浴入口 三个路段列队站立 为客户设立路径 VIP 组组继续联系并接待 安排嘉宾 到达酒店后林唯加入 VIP 组进行 嘉宾接待 由于本次活动人数众多 同时分为两个板块开展活动 为避免场面混 8 乱 故不设置签到环节 10 00 10 20 巴士每五辆一个小组进入酒店 根据保安指挥停稳后 每台车的业主 在车长的带领下下车 车长应注意再次提醒参加会务的业主在分岔口根据 工作人员的提示和导示牌的指引前往国都厅 其他的业主将钥匙腕带拿在 手上 跟随车长进入温泉区 为避免场面混乱 车辆必须遵守保安指挥 同时保安示意后 打开车 门 车长组织本车业主下车的时间应视前一辆车业主情况而灵活确定 该 时间段内 保证场面 人流的秩序是最大原则 业主行进路途中 我方保安列队 敬礼 业主行至分岔口处 一方面车主提示 会务业主行进方向 另方面引 导组提示参加会务的业主行进路线 1 号车会务业主应有引导组安排专人 带领至国都厅 以形成路线正确 秩序性较强的行进流线 车长继续带领 游乐业主前往温泉洗浴区 会务组客户的整体引领工作由杨焱指挥 杜相 国负责 游乐组客户的整体引领工作由季昭负责 会务业主达到国都厅门口 礼仪岗应敬礼欢迎 国都厅内播放进行曲 酒店方工作人员引导客户从业主席第一排开始就座 游乐业主进入温泉洗浴区路途中 所有保安敬礼欢迎 进入温泉洗浴 区入口 车长提醒业主 男左女右通过通道进入 通道内 车长应提高行 进速度 以便提前出来与另性别业主在门口汇合 门口汇合后 即按设定路线带领至蜀王广场及巴西烧烤区 在上述两 区满员后 带领到空中花园 并告知业主可以开始进行自由活动 我方提 9 供有扑克牌 也欢迎业主参观整个酒店温泉区 由于午餐开始时间为 11 点 故不建议业主现在就进行温泉洗浴 分组活动 A 组客户 会务组 10 20 13 00 会务组 包装组 VIP 组 钟凯 事件 会议按设定议程进行 10 20 12 00 在引领完毕所有会务业主后 杨焱即前往空中花 园与客户组汇合 会议详细议程参见 会务工作安排 方案 主持人 张杨 会务组 包装组 VIP 组 引导组 事件 引领客户至空中花园并开始午餐 11 15 12 00 业主午餐开始后 杨焱到国都厅将钥匙腕带提供 给会务组 由引导组配合会务组向业主分发 由 VIP 组向嘉宾分发 并保 证在 12 点分发完毕 12 00 12 20 由引导组开道 会务组压后 带领会务业主前往 空中花园 嘉宾由 VIP 组负责 路线为 国都厅 温泉洗浴区入口 进 入并行进至蜀王广场及巴西烧烤区 在上述两区满员后 则引领至空中花 园 12 20 13 00 客户达到空中花园后 即可以开始用餐 自助餐 结束时间为 14 30 但应告知业主用餐完毕后 可进行温泉洗浴 我方提 供水果 饮料供享用 10 B 组客户 游乐组 10 20 13 00 客户组 后勤组 安保组 事件 游乐组客户活动 10 20 11 00 业主进行小范围活动 车长提示业主可休息 可 选择扑克游戏 也可参观酒店 同时告知业主 我们的午餐开始时间为 11 点 11 00 11 20 客户组长安排三名组员在温泉区内巡逻一次 发 现业主即提醒午餐开始 11 00 12 00 业主进行午餐 12 00 12 20 客户组开始提醒所有业主 可更衣进行温泉洗浴 活动 以方便为会务业主腾出就餐位置 12 00 13 00 非会务业主开始进行温泉洗浴活动 客户组全体 成员现场服务 集中活动 13 00 15 15 所有工作人员 事件 全场服务 工作人员在业主活动区服务 以发现并及时向需要帮助的客户提供服 务 工作人员由各自小组组长分拆为两部分 交替工作及进行午餐及休息 11 午餐及休息地点 酒店员工餐厅二楼 停车场旁 15 15 16 00 所有工作人员 事件 提醒客户结束时间 15 15 15 30 客户组在季昭的组织下 向主要活动区域的客户 提醒活动结束时间 16 点 建议更衣 返回巴士 其他工作人员继续服务 15 30 16 00 客户组成员各自进入自己所在巴士 等待业主返 回 同时对已回车业主进行统计 安保组保安在上午所在位置列队 原分 岔口 国都厅一段保安安插进入温泉区入口 停车场 16 00 其他工作人员在组长的带领下 除安保组 部分 客户组 外所有工作人员 含组委会 在停车场集合 并由钟凯在巴士出口处整队 含陈总 16 00 16 40 客户组 事件 返程 业主返回完毕的巴士即可返程 返程地点为丽都公园 业主离开酒店 大门时 工作人员在陈总的带领下向业主挥手告别 未在 16 点返回巴士的业主 车长应电话联系 如确定未返回巴士的业 主选择自费娱乐项目 并确定不搭乘我方车辆返回成都 则亦可驶离酒店 巴士行进路线 鱼凫酒店 光华大道 三环路 川藏立交 丽都公园 12 原则上中途不允许下车 巴士到达丽都公园后即解散 除客户组外全体工作人员 事件 工作人员返程 客户全部离开后 由陈总做简短总结 组员级工作人员乘坐员工车及 集团商务车返回丽都公园 组委会及所有小组组长进行酒店善后工作 会务组对会场物质进行整 理 包装组对我方或广告公司物质进行整理 后勤组对我方物质进行整理 周卫 钟凯配合 组委会及王宇与酒店进行必要的统计结算 17 00 左右 统一离开 四 应急预案 本次活动 午餐及主要活动均在室外进行 天气的不可控成为影响活 动开展的最主要因素 查询天气预报 25 日天气为阴转多云 气温 10 18 C 为防备可能出现的下雨天气 应急预案设定在如遇雨天 空 中花园所有活动移至 锦都厅 国都厅楼下 室外温泉活动移至室内温 泉 丽都公园段活动内容无变化 酒店段活动内容中所有活动时间节点无 变化 需调整内容有 会务组无变化 客户组仅在客户引导方面将引导至空中花园的 更改为引导至锦都厅 包装组 应将导示系统中指引至空中花园的更换为指引至锦都厅 将 13 所有指引至户外温泉的更换为指引至室内温泉 并应增加 小心地滑 等 提示牌 采用酒店水牌制作 后勤组 布置空中花园更改为协调酒店布置锦都厅 同时根据客户参 加人数确定是否布置锦都厅外连廊 安保组根据情况 将礼仪岗及保安列队进行调整 主要集中于停车 场 国都厅 停车场 锦都厅 国都厅 室内温泉 锦都厅 室内温泉四 条线路及各个出入口 VIP 组工作无变化 下雨天气 参加活动客户必然减少 同时路途中时间会增加 若车队 到达酒店时间在 11 点之后 酒店活动流程应进行调换 但工作内容及 责任人不变 内容调整如下 按车队 11 点到达排布 时间可顺延 时间时间流程安排流程安排 11 00 之前国都厅 锦都厅布置为自助餐区 适当占用外延区域 11 00 11 20引导 A 组客户进入锦都厅 引导