公司公文管理办法

公文管理办法公文管理办法 第一节第一节 总总 则则 第一条第一条 为提高公司的公文质量和办结效率 实现公文管理工作的规 范化 制度化及标准化 综合管理办公室结合公司实际 特制定 公文管理办法 以下简称 办法 第二条第二条 本 办法 适用于000有限公司 以下简称公司 及下属各 分子公司 以下简称各公司 第三条第三条 公文是指公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范 体式的公务文书 是传达贯彻公司精神与政策 发布规章制度 实 行管理措施 请示 答复问题 指导 布置和商洽工作 报告情况 及交流经验的重要工具 使用OA 等办公软件行文的 审批流程及办 文要求等均遵循本 办法 规定 第四条第四条 公文管理包括公文的拟发 收文 办理 整理 立卷 归 档等一系列相互关联 衔接有序的工作 第五条第五条 公文必须坚持实事求是 精简 高效的原则 做到及时 准 确 安全 第六条第六条 各级办公室 以下简称办公室 是公司公文处理的管理机构 公司综合管理办公室负责指导各部门 各公司的公文管理工作 第七条第七条 公文中公司对外 内的简称均按以下规范执行 第八条第八条 公文处理必须严格执行国家的保密法规及公司的有关规定 确保国家秘密安全和公司利益不受损害 第二节第二节 公文种类公文种类 第九条第九条 公司的公文种类主要有 命令 令 提案 决定 指示 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 简 2 报 意见等 一 命令 令 适用于颁布重要规章 制度和管理办法 采取重 大强制性行政措施 任免 奖惩有关人员 撤销各部门及各公司不 适当的决定 二 提案 又称议案 是有提案权的组织或个人提交会议讨论的方 案 建议 适用于各级部门按照程序向同级办公会 专项委员会 专题会或者各公司向上一级办公会 专题会提请审议事项 适用于 有提案权的人员按程序向同级董事会提请审议事项 三 决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排 任免有关人员 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级单位不适当的决定事项 四 指示 适用于对公司各部门 各公司布置工作 阐明经营管理 活动的指导原则和要求的下行文 五 公告 适用于向公司内外宣布重要事项 六 通告 适用于在公司所辖范围内公布应当遵守或者周知的事项 通告主要用于有关单位开展业务工作需要 七 通知 适用于转发政府机关及公司股东大会 董事会的公文 批转各部门 各公司的公文 发布规章 传达要求各部门 各公司 办理和有关单位需要周知或共同执行的事项 八 通报 适用于公司内部表彰先进 批评错误 传达重要精神或 交流重要情况 九 报告 适用于向上级组织机构汇报工作 反映情况 提出意见 或建议 答复上级组织机构的询问 十 请示 适用于向上级组织机构就有关事项请求指示 批准 十一 批复 适用于答复下级单位或人员的请示事项 十二 函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作 询问和答复问 题 3 十三 会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项 十四 简报 适用于上下级 平级之间互通情况 反映问题 交流 经验 传递信息 十五 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 第十条第十条 发文机关根据工作实际确定公文文种 不确定的可向办公室 咨询 第三节第三节 组成及格式组成及格式 第十一条第十一条 公文一般由版头 秘密等级 紧急程度 发文字号 签发 人 标题 主送单位及人员 正文 附注 附件 发文机关署名和 日期 印章 抄送单位及人员等部分组成 参见附件一 公文模板 此处主要以红头文件为阐述对象 其他种类公文参照红头文件 一 版头 由发文单位全称或者规范化简称加 文件 二字组成 并 用套红大字居中 印在公文首页上中部 字体为楷体55 号 行间距 为60 磅 联合行文 主办单位应当排列在前 字体为楷体40 号 文件 二字字体为50 号 可根据单位名称字数适当调整字体宽度 和字间距 二 秘密等级 公文须设秘密等级 秘密等级分为 机密 秘 密 普通 秘密等级标注在文件版头右上方顶格位置 文件 秘密等级 由发文单位根据文件内容确定 OA 行文 秘密等级须在 系统送文单中标明 一 机密 指所涉内容只能由收文者本人知晓的公文 二 秘密 指所涉内容不能向无关人员透露的公文 三 普通 指所涉内容可在公司内传达的公文 但不可擅自对公 司以外公布 4 三 紧急程度 对公文送达和办理的时间要求 紧急文件应当分别 标明 特急 加急 特急公文 是指事关重大而又十分紧急 要求以最快的速度形成 运转和办理的公文 加急公文 是指涉及重要工作需要急速形成 运转和办理的公文 常规公文 是指可以按正常速度形成 运转和办理的公文 但常规 公文也要及时办结 紧急程度标注在版头右侧秘密等级垂直下方位置 收文部门收到特 急文件后 须立即转呈收文人 不可延误 非特急 加急文件 此 处标示可省略 收文部门按正常要求时限传递 OA 行文 紧急程度 须在系统送文单中标明 四 发文字号 包括单位代字 部门代字 年份 序号 标注于版 头下方居中或者左下方 联合行文只需标明主办单位发文字号 发 文字号排序原则上所属单位简称位于年份前 部门代字 文种依次 位于年份后 部门代字原则上以第一个字作为简称 会议纪要以 会 字作为简称 五 签发人 公司 或部门 下发带有版头的正式公文应当在发文 字号右侧标注 签发人 签发人 后面标注签发人姓名 六 公文标题 由发文机关名称 公文主题和文种组成 应当准确 简要地概括公文的主要内容 标题中除制度 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 一律用 二号 黑体 加粗 间距 为 自动 固定值36 磅 构成标题的三个方面 视情形可省去发文机关名称 公告或某些内 容十分简单的公文 视情形可省去事由 七 主送单位 主要受理公文的机关 主送单位名称应当用全称或 者规范化简称 位于正文上方 顶格排印 一律用 四号 仿 5 宋 GB2312 加粗 间距为 0 行 固定值25 磅 特别注意请示或报告类文件 须写明 主送单位及人员 如关于 缴纳税款的请示 直接写 财务管理部 严禁出现 公司领导 字样 八 正文 即公文的主体 用来表述公文的内容 位于标题或者主 送机关下方 应简明扼要 叙述明了 一律用 四号 仿宋 GB2312 间距为 0 行 固定值25 磅 可根据页面结构 空间适 当调整 正文中其他规定为 一 时间形式按照 二 一 年五月一日 的形式 零 写为 二 引用公文应先引标题 后注明文件字号 或引用文件字号 省略标题亦可 三 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三 层为 1 第四层为 1 依次类推 四 使用计量单位的应当使用国家法定计量单位 五 文内使用非规范化简称 应当先用全称并注明简称 使用国 际组织外文名称或其缩写形式 应当在第一次出现时注明准确的中 文译名 六 公文中的数字 除印发日期 部分结构层次序数和在词 词 组 惯用语 缩略词 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使 用汉字外 应当使用阿拉伯数字 七 关于人员的任命 免职文件按以下规定 任命 和 免去 为黑体四号 顶格书写 任命和免去的内容另起一行空两格书写 格式与正文一致 九 附注 公文如有附注 需要说明的其它事项 应当加括号标 注 标注内容用 小四号 宋体 当正文中出现引用制度 6 规章名称时 出现 试行 字样均采用 小四 宋体 十 附件 公文如有附件 应当在正文之后 落款之前注明附件名称 和顺序 附件是正文的补充说明部分 要与正文一起装订或发送 正文 附 件页码分开设置 电子版文件或涉及公司保密信息不宜随文件下发 作为附件的 须标注说明 制度办法等作为附件的 以 第 节 居中来区分章节 以 第 条 作为开端章节里的内容 图表数字 作为附件的 以方便阅览 节约纸张作为制作原则 以固有文件图 片作为附件的 视使用用途和需要 或直接作为附件或缩印 扩印 扫描作为附件 其他作为附件的 行文格式须与正文格式相同 附 件中带有公司标识的 应参照公司VI 识别系统执行 十一 发文机关署名 应该使用全称位于正文的右下方 单位名称 处加盖单位印章 如为个人则须其本人签字 联合行文主发单位在 前 联合部门在后 并依次加盖印章 原则上单位名称在落款的第 一行 部门名称在第二行 发文日期在第三行 行间距均为固定值 15磅 第二行与第三行之间须另隔一空行 若无第三行 则第一行 与第二行间隔一空行 十二 成文日期 一般为会议通过或领导人签发日期 联合行文 为最后签发机关领导人的签发日期 印发文件时署印发日期 十三 印章 须盖在年 月 日的中上方 上沿不压正文 下沿略 压年 月 日 如正文末页无空档 可加上一空白页注上日期盖章 并在该页的左上方顶格标明 此页无正文 字体同正文 十四 呈 抄送 发 单位及人员 指除主送机关以外其他需要 告知公文内容的上级 平级 下级及无隶属关系的单位 一般形式 有 呈 抄送 发 一 呈 公司级文件须呈报董事长 部门级文件须呈董事长 总 7 经理 其他主管领导可根据行文内容 目的自行选择呈送 二 抄送 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的平级 公司级文件抄送总经理 副总经理 总监等 部门文件可抄送同级 别 的相关部门 三 发 指公文的发送对象 公司级文件发各部门 各公司等 部门级文件发各公司或各公司的相关部门等 四 呈 抄送领导的书写顺序按 级别高排列在前 级别相同先 任命排列在前 的原则确定 同时任命的职务相等的领导 按年龄 长幼排序 部门顺序按照部门成立的先后或惯例排序 部门级文件 应抄送综合管理办公室存档备案 第十二条第十二条 公文用纸为国际标准A4 型 长297 毫米 宽210 毫米 靠左双钉侧装 张贴的公文用纸大小 根据实际需要确定 第四节第四节 行文规则行文规则 第十三条第十三条 行文应当确有必要 注重实效 坚持少而精 可发可不发 的公文不发 可长可短的公文要短 第十四条第十四条 公司各部门无权对政府机关直接行文 该类行文均应以公 司的名义 按公司规定流程审批后印发 第十五条第十五条 公司内行文关系 应根据各自的隶属关系和职权范围确定 职权范围外内容要有上级批准性文件或准予的依据 一 公司可以对各部门 各公司行文 二 各部门在其职权范围内 可以互相行文 可以向各公司 有关 业务部门行文 各部门向各公司有关业务部门的行文 应当同时发 业务部门所在公司 三 各单位及人员一般不得越级请示 因特殊情况必须越级请示时 8 应当抄送被越过的上级单位或领导 四 公司各部门可以联合行文 五 公司各单位之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 公司有权责令纠正或撤销 第十六条第十六条 请示 应当一事一文 一般只写一个主送领导或单位 如需同时送其他领导或单位 应用抄送形式 第五节第五节 发文管理发文管理 第十七条第十七条 发文管理权责划分 公司级文件 根据公司有关批复或出具的指导性意见 向各部门 各公司传达贯彻公司精神与政策 执行执委会等专门委员会及其他 公司级会议审议通过的制度及决议 实施管理措施 指导 布置和 商洽工作等 将由相关业务部门拟稿 通过 文件制订 修订评审 表 参见附件二 经主管领导审核 进行逐级签批 副总经理或 相关被授权人员有权在其业务范围内签批公文 文件下发引发的责 任由最终签批人 承担 部门级文件 用于部门间工作沟通 联系业务及向下级单位下达工 作指令等 所发文件内容须与公司的有关要求及方向保持一致 并 由最终签批人承担相关责任 第十八条第十八条 发文管理指制发公文的过程 包括拟稿 核稿 会签 签 发 缮印 或编号 套红 清稿 用印 用章 发送等程序 一 拟稿 非公司各部门业务范围的综合性重要文件 由办公室负 责拟稿 凡内容属各部门业务范围内的文件 由各部门负责拟稿 两个及以上单位联合行文 由主办单位负责拟稿 9 一 文稿必须符合国家和地方政府的法律 法规 方针和政策 符合公司的章程及有关规定 二 文稿必须情况确实 观点明确 表达准确 结构严谨 条理 清楚 字词规范 标点正确 三 公文的文种应当根据行文目的 发文单位的职权和与主送单 位的行文关系确定 二 核稿 以公司名义发文 由公文发起部门的负责人及主管领导 核稿 以部门名义发文 由部门负责人核稿 相关单位联合行文 由主办单位负责人核稿 核稿的重点是 内容是否符合有关政策 规定 与其它有关公文有无重复或矛盾 涉及其他单位的问题是否 协商一致 文种使用是否妥当 文字表达是否准确 格式是否规范 是否符合行文规则和拟稿的其它要求 三 会签 联合行文情况 由联合行文的部门负责人会签后 再报 送有关领导签发 四 签发 以公司名义行文 由董事长 总经理 副总经理或相关 被授权人员签发 以董事长 总经理名义行文 由其本人签发 以 公司各部门名义行文 由公司主管领导签发 无主管领导的由部门 负责人签发 相关单位联合行文 由主办单位的主管领导签发 主办单位无主管领导的由另一联合行文单位主管领导签发 均无 主管领导的由主办单位负责人签发 一 经董事长书面授权同意 专业事项文件可由被授权人签发 二 文稿经签发后即成定稿 原则上内容不得再做修改 若确需 修改 需征得签发人同意 三 书面签批公文 应使用碳素墨水钢笔或签字笔 不得使用铅 笔 彩色笔及圆珠笔等 五 缮印 以公司名义行文 由办公室负责打印 以各部门名义行 10 文 由各部门负责打印 相关单位联合行文 由主办单位负责打印 六 用章 以公司名义行文 由办公室负责盖章 以董事长 总经 理名义行文 由其本人或印章授权保管部门用章 以公司各部门名 义行文 由各部门加盖本部门印章 联合下发的公文 联合发文单位 均须加盖印章 印章顺序应与行文主办单位顺序相吻合 主办单位 顺序由左向右依次排列 七 发送 以公司名义书面行文 由办公室负责发送 OA 系统行文 由发起部门负责发送 以各部门名义行文 由各部门负责发送 相 关单位联合行文 由主办单位负责发送 一 公文发送必须使用 发文登记表 附件三 记录领取人姓 名 份数及时间 二 书面文件装订时 按顺序双面打印 在文件左侧 距文件顶 和底三分之一处各装订订书钉一枚 并确保不影响阅读 第十九条第十九条 发文办理时限 一般文件根据工作需要 时效性完成拟稿 核稿 时效性较强的公文 如会议纪要 须在8 工作小时内完成拟 稿 核稿 文件签发后应在1 小时内完成缮印 用印 1 小时内发 送 第二十条第二十条 为使发文有备可查 完善存档工作 所有以部门名义下发 的正式公文须由签发部门保存一份纸质文件存档 公司级文件及OA 办公系统存档由办公室档案管理员负责 第二十一条第二十一条 公司OA 办公系统发文 以本 办法 为执行标准 发 文流程按行文级别选择使用 第六节第六节 收文管理收文管理 第二十二条第二十二条 收文管理指收到公文后的办理过程 包括审核 签收 11 登记 处理 催办 归档等程序 一 审核 是指对文件格式 错别字等初审 仅限于内部文件 不符合要求的予以回退 记录处理 一般由公司或各部门公文收发 员负责 二 签收登记 签收是指收到文件后在发文单位的 发文登记表 上签字确认 登记是指将收到文件的时间 发送人等信息在 收文 登记表 附件四 记录 一般由公司或各部门公文收发员负责 一 按类别建立收文登记表 随时发生随时登记 每一年完成一 次归档 二 类别可分为内部文件 外来文件 并根据各部门 各公司实 际情况逐级细分 三 处理 是指对来文的事项进行传阅 转发 请示 处理 落 实等 报送至公司的文件 包括外部文件 由办公室填写 文件处 理单 附件五 逐级审批处理 报送至各部门的文件由相关部门 填写 文件处理单 逐级审批处理 一 对因内容表述不明确 资料不齐备或不具备批示条件的文件 收文部门在说明理由和依据后有权拒收 退回 二 所收公文均须及时送单位或部门负责人阅示 如遇紧急事件 单位或部门负责人出差无法阅办时 办公室应电话请示 并根据其 批示转交具体责任人承办 三 遇承办人出差或其他情况 在没有授权的情况下 所属承办 单位行政部门应在以上规定时间内电话说明情况 根据承办人口头 指示予以转达 但事后须提请承办人追加签字确认 如有授权 则 由被授权人履行职责 四 催办 送领导批示或交有关部门办理的公文 办公室要负责催 办 承办人或阅件人应在限定时间内办理完毕并反馈办公室 以备 12 案查阅 当办理事项工作进度与时间不匹配或已到期未完成的 应 转入专项督查催办程序 五 归档 是指事项办理完毕或文件传阅完毕 文件分门别类按年 度立卷入柜 入库保管或制作媒体 如光盘 磁盘等 档案入柜保 管 一 OA系统行文 除执行本 办法 第二十条相关规定外 其他 归档资料可不必保存纸质文件 但须在OA系统上建立文档目录并有 序归档 或以半年期为间隔 另行制作光盘或其他介质媒体文档 但公司级 部门级红头文件须由公司档案管理员 部门档案员分别 归档纸质文件 二 归档文件资料包括目录 收文登记表 公文 发文登记表 文件处理单等文档 三 目录置于存档资料之前 公文按类别 时间顺序排列 四 每年1 月底前完成上一年度公文资料的整理 存档工作 第二十三条第二十三条 公司有明确规定办结时限要求的公文 按照有关规定办 理 无具体办结时限及主送机关的 由办公室按以下规定办理 一 一般公文 办公室应在签收时刻起4 个工作小时内转呈有关领 导 承办人须在收到转呈公文后2 日内做出批复 对下级的书面请 示等批注意见 答复 二 加急公文 办公室应在签收时刻起2 小时内转呈有关领导 承 办人须在收到转呈公文后一日内做出批复或反馈 三 特急公文 办公室应在签收后立刻转呈有关领导 承办人须在 收到转呈公文后即时做出批复或反馈 四 领导批复后 加急公文和特急公文需即刻反馈来文单位 一般 公文应在批复后当日予以反馈 五 对因报送内容不详或不符合报审要求的请示类文件 造成公司 13 领导或主办部门无法决策 批复的 审批部门有权不予批复 但须 在收文一日内与报送单位进行沟通 要求其对文件内容进行补充 完善 文件处理流程同时终止 被要求重新上报或补充完善的文件 视同文件流程重新发起 由此造成的工作延误等相关责任由文件呈 报单位承担 第二十四条第二十四条 考虑到公司实际情况 公司范围内的往来行文包括但不 仅限于该公文种类 对于公司专有文本如各种审批单 签阅表等涉 及签批的文件 亦受有关转呈和办结时限的限制 第七节第七节 其他规定其他规定 第二十五条第二十五条 公文被撤消 视作自始不产生效力 公文被废止 视作 自废止之日起不产生效力 对被撤消和被废止的公文 发文单位应 负责于一周内予以回收 销毁 OA 办公系统文件的撤消和废止受系 统软件限制 一经撤回即视为文件撤消 并通过 协同 对已签收 的单位 部门进行说明 第二十六条第二十六条 部门合并时 全部公文应当随之合并管理 部门撤销时 全部公文应交于办公室管理 工作人员调离工作岗位时 应将本人 暂存 借用的公文移交 退还被调离部门 第二十七条第二十七条 因工作需要接触到 绝密 机密 级公文的人员 须严格履行保密责任和义务 第二十八条第二十八条 机密公文只能打印一份 发送 机密 级的公文 必须 由起草人送有阅文资格的人员即时签收阅览 即时收回 秘密公文 按审阅人数打印 发送 秘密 级的公文 原则上由收文者本人签 收 本人不在时 可由其指定的专人代收 但必须由有阅文资格的 人或其指定人员妥善保管 OA 行文 绝密 机密类文件需在 文件 制定 修订评审表