档案管理员的工作职责

档案管理员职位定义 负责公司 单位档案的收集 整理 保管 鉴定 统计和提供利用的工作人员 档案管理员工作职责 档案管理员职责 1 认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案管理员 工作的法律法规及 有关政策 制定档案的工作计划 进行工作总结 指导 监督 检查 2 按照 档案管理工作规范条例 负责对各类档案的接收 分类 编目 编制 检 索工具进行科学的系统管理 借出的档案要进行登记 并负责定期追还归档 确保档案齐 全 完整 3 按照 档案库房管理制度 要求 做好 八防 工作 定期检查旧档案 确保档案材 料安全 4 积极开展档案知识宣传工作 增强全体干部职工的档案意识 对保管期限已满的 档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理 5 济济做好档案信息资源的开发工作 不断提高工作质量和工作效率 6 树立和加强保密观念 做好文件 资料 档案的保密 保管工作 档案资料管理员安全岗位职责 严格执行 档案借阅制度 档案内容一律不得外传 文件 档案 资料要专人 专柜保管 离开档案室要随手关灯 关窗 关门 钥匙随身携带 安全意识强 二 立卷归档 一 归档范围 凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料 图片 照片 录音 录像带 等 均应立卷归档 1 各处室要按照立卷归档范围 将具有保存利用价值的文件材料收集齐全 完整 根据文件材料的形成规律和有机联系 科学整理立卷 2 厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行 各处室必须把应归档的文件材 料按立卷要求整理预归成卷 经档案室检查合格后方可归档 3 声像档案应用文字标出摄像或录音的对象 时间 地点 中心内容和责任者 照片 档案应将照片和底片分别整理归档 4 会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求 负责整理立卷 5 档案室接收案卷时 各处室必须将归档的案卷编制好移交目录 一式两份 档案人 员按照目录清点无误 验收案卷质量符合要求后 交接双方在移交目录上签字 一份存档 案室 一份本处室留存 以备查找 三 归档时间 1 文书档案在次年五月底以前接收完毕 2 会计审计档案在年终之后 为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年 于第 二年六月底以前移交档案室保管 3 基建档案在基本建设工程竣工验收后 由基建部门整理成卷交档案室保管 三 档案利用 一 本厅工作人员因工作需要 经本处室主要负责人签批 可查阅本处室形成的档 案资料 因工作需要查阅其它处室形成资料时 在征得其它处室领导同意后经厅办公室主 管副主任批准后方可查阅 二 查阅摘抄档案 需填写档案利用登记表 未经档案室同意 不能复印 复制 公布档案材料 一般不能将档案带出档案室 特殊情况需要借出者需要办理借阅手续 并 及时归还 三 不准在文件材料上涂改 剪裁 加圈 画线 折叠 不得随意折卷或撕去其中 文件 四 需要利用党组 厅务会议记录 必须经党组书记或副书记 厅长或副厅长批准 后方可查阅 五 本厅财务人员因工作需要 查阅本人经办的会计档案 需征得主管财务的副主 任同意 财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时 需征得本处科领导 同意并经财务处处长批准后方可查阅 二 收集归档范围 本公司在各项工作中形成的具有保存价值的 或者相关政府部门送来的与本公 司关系密切的各类文件材料 包括公文 书信 会议 合同 图纸 登记表 报表 名册 奖品 影像音资料等 都属收集归档范围 1 股东会 董事会会议记录 会议纪要 决议 2 各种工作会议 专业会议的会议记录 会议纪要 3 公司发出的各类工作计划 方案 安排 总结 汇报 简报 通知等文件 4 各项规章制度 5 向上级请示的文件 以及上级批复的各类文件 不包括项目审批文件 6 各种综合的或专题的可行性研究 考察等报告 7 工程建设底图 蓝图及文字材料 8 经批复的工程设计图纸及文字材料 9 各种报表 名册 登记表 簿册 数据 凭证 10 宣传或反映本公司重要活动的影像音资料 11 本公司获得的奖状 奖证 奖章 奖旗 奖品 12 各项财产权利证明 凭证 各种证明存根 各项许可证 13 本公司编辑 出版的刊物 14 本公司招聘 试用转正 晋升 加薪等各类人事资料 15 有关单位与本公司签订的合同 合约 协议 16 销售合同及销售客户资料 三 归档要求 1 凡公司发出的文件 由管理部的有关人员收集 交由档案专管员归档 2 一项工作已完成时 由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统 整理后 主动送交专管员归档 3 编制交接表 一项资料由经办人交专管员归档时 应登记并双方签名 4 每年三月进行一次全面 彻底的清查整理 5 正文与底稿 签发稿 主件或附件 请示与批复 来文与复文一起归档 6 归档的文件材料应是原稿原件 一般不用复制件 应注意 检查应盖公章 是否已盖 文件没有标题应加上标题 内容 摘要 文件没有标明日期的要标上日期 7 归档的影像音资料要写上文字说明 8 归档的文件材料必须经过初步整理 把同一具体问题的文件材料集中在一 起 按文件的先后形成排列好 9 财务凭证 报表由主办会计负责保管 四 档案的借阅与复印 1 编制借阅表 当借出和还回时都必须填写 并经使用人和保管人双方共同 签名 2 查阅各类档案应在公司内进行 查阅应不划道 涂改 折卷 裁剪 拍照 撕毁等 特殊情况需借出公司使用的 需填写借出申请并经部门负责人或副总经理批准 3 外单位来人查阅本单位档案 需持单位介绍信并经公司总经理签字批准 方可查阅或复制 五 档案的保密管理 1 档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度 严格遵守保密原则 确保 档案的安全 2 凡是调用档案 必须经档案人员提供 任何人不得直接查找 3 借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续 限期使用 按期返还 返 还档案要认真检查核对 发现问题及时追查 4 股东会 董事会会议文件仅供股东和董事会会议组成人员查阅 其他人员 须查阅的 须经总经理同意 5 各部门员工只可查阅与本部门相关的资料 确实需查阅其他资料的须副总 经理同意 六 档案的销毁 1 经过鉴定确需销毁的档案 必