电子档案管理工作经验总结(精选多篇)

精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 1 电子档案管理工作经验总结 精选多 篇 随着信息技术迅猛发展 计算机被 广泛应用到各个领域 包括工程设计领 域 这样以来 工程设计过程中形成的 大量电子文件也就成为电子档案管理的 重要对象 电子文件的归档 保存 管 理 输出等工作已经成为工程设计单位 正常运营的重要环节 所以 全方位做 好工程设计中的电子档案管理工作对相 关单位维持正常是极为重要的 鉴于此 本文主要就如何做好电子档案管理工作 进行了认真探讨 一 电子文件归档前的准备工作 分析 充分做好电子文件归档前的各项 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 2 准备工作是实现高效电子档案管理 的重要前提 电子文件的非 直读性特征决定了相关工作人员应该首 先制定健全的电子文件归档验收制度 并做好制度的宣传工作 进而为电子文 件的归档 验收工作提供可靠的制度保 障 以 cad 文件的归档为例 归档人员 首先要按规定填写电子文件归档通知单 通知单上必须有工程负责人 经手人以 及审核人的签名 严谨的归档程序和详 尽的规章制度保证了归档的准确性 但 是 由于部分工程的工期较为紧张 遵 从严格的程序需要花费大量时间 这将 会与工作时效产生矛盾 所以 可以采 用先进的计算机技术手段 将归档前的 准备工作也纳入到自动化管理的进程中 这样就可以在提高归档质量的基础上 提高电子文件归档的效率 由于一个工程可能形成成千上万 个电子文件 倘若规章制度存在漏洞 执行不严 势必会造成反复归档 浪费 人力财力的现象 甚至会导致文件归档 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 3 混乱 输出的产品为次品 造成工程质 量事故和严重的经济损失 因此 做好 电子文件归档前的准备工作 尤其是规 章制度的建设 宣传以及推广应用 为 后续的电子文件归档工作奠定良好基础 二 电子文件归档过程中应注意 的问题分析 在电子档案管理的电子归档过程 中 归档人要注意将不同种类 不同格 式的电子文件梳理整齐 众所周知 在 工程设计中 从工程投标书 招标书 可行性研究报告 初步设计 委托书 计算书到技术说明书等形成了不同种类 不同格式的电子文件 有 ecel 表格 world 文件 扫描形成的 tif 文件等等 并且 这些文件大都在工程设计正式开 始之前形成 不仅涉及面广 而且内容 繁杂 给电子归档带来一定的困难 为 了使这些电子文件有条理地归档 文件 盖章生效要以电子文件归档通知单为依 据 从而提高这些电子文件的归档率 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 4 对于 cad 电子文件的归档可以采 用 dwg 格式 因为这种格式可以在 cad 中直接打开 接受直观检查 尤其是对 档案标识的检查 而且对归档后期的整 理 编辑 利用 输出及图纸保管工作 都非常重要 同时 对于制作过程中的 错误如文字线形 扩大纸形等问题也可 以做到及时的纠正 大大提高 cad 出图 合格率 但它也存在着一定的问题 如 劳动强度大 费时费工等 对于 plt 格式的文件 恰巧与 dwg 格式的文件优缺点相反 plt 格式的 文件在归档时图像不能直观显示 但是 文件内容保持不变 不随阅读 输出平 台的改变而改变 对于 pdf 格式的文件 其一般为 只读模式 不能实现对设计的任何修改 实质上就是在计算机上阅读纸质文件的 电子版 有一定的保护知识产权的作用 三 电子文件归档后的检查验收 工作分析 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 5 电子文件是形成纸质文件的源头 而对归档电子文件的检验是产品设计的 最后一个重要的环节 检查力求全面 兼顾电子图中的档案标识和电子图信息 处理过程中的物理结构 逻辑结构的变 化问题 主要工作包括 一是检查图纸 目录及其格式 目录列表 会签栏 案 卷名称 标识名称 图号 日期 施工 阶段 序号 复用图的排列 图框的格 式等 二是检查本卷的其他电子图 包 括文件是否存在垃圾 字符大小 文本 位置 符号标识 对角号 图号 名称 以及图框的格式等 但是 需要注意的 一点是 电子文件对设备及其标准有较 强的依赖性 加之数据类型 文件格式 的多样化 文件很可能在经过制作 保 存 载体转换等信息处理之后 在归档 检查时出现问题 例如使用的字形存在 差异 同种字形但是版本有所区别 电 子图正常 但是归档后部分文字发生串 位 变形 甚至出现乱码 以钢结构的电子图为例 如果使 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 6 用日本的制图软件 而不加专有字形 那么二级钢筋符号就会全部丢失 此外 许多软件经过研发出现了由低级到高级 的很多版本 这样也会为电子档案管理 工作带来一些问题 例如 由 cad14 到 cad 各种版本的软件都在使用 但是 如果利用低版本的电子图在高版本中作 图 则会导致电子图保存后会出现实线 点画线 标注线以及线宽的差异 尤其 是在机械制图中 如果部件实体的外围 轮廓线粗细不均 混同于标注线 那么 设备制造的现场审图的难度将大大增加 因此 采用不同软件 同一软件的不同 版本都会导致文件在格式 编码 读取 方式和编辑方式的众多区别 进而直接 影响到文件跨平台的阅读和输出工作 总之 实现一个单位内部操作系统 应 用软件及版本的规范统一 成为电子文 件归档最后关口的重要任务 四 电子文件修改后的归档工作 分析 在工程设计单位内部 各个专业 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 7 部门之间必定会进行大量的信息交换和 图纸会审工作 以适应各种变化 例如 施工现场出现的新情况 客户方提出的 新要求等 这其中必然会涉及到电子文 件的不断修改和完善 当前 大多数单 位采用的是保留最终版本的方式 即以 第二次修改的版本覆盖起初版本 以第 三次修改的版本覆盖第二次的版本 这 样的方式极易产生最终版本电子图与实 际变更过程记载的丢失 国外的一些工 程 如土耳其工程中 每次电子图的修 改版本都加以归档保存 编号为 abc 等 借此对工程修改的全过程有一个完整的 记录 但是 由于两次修改之间的时间 间隔难以确定 之前修改的图纸已达到 施工现场 纸质文件与变更通知单一旦 收集不完整 就会导致电子文件和纸质 文件的不一致 由此可见 如果直接采 用覆盖的最终版本归档形式反映不出整 个的变更过程 可能会为将来电子文件 纸质文件的利用带来了极大地不便 综上所述 电子文件归档管理工 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 8 作已经成为工程设计单位不可或缺的重 要组成部分 在此之前 过去设计一项 工程可能需要一年甚至一年半的时间 现在则只需要半年甚至更短的时间 而 人力资源却只占了以前的三分之一左右 有些类似工艺流程及设备只需在电子文 件上更改编号就可转化为设计产品 劳 动效率和产品质量也将得到成倍的提高 所有这些成效的取得都离不开电子档案 管理带来的便利 在充分认识到电子档 案管理成效的基础上 我们要切实关注 电子档案管理过程中的各个细节 包括 归档前的准备工作 不同格式 不同类 型文件归档时应注意的问题 电子文件 归档后的验收检查工作以及电子文件修 改后的归档工作等等 将工程设计过程 的电子文件归档管理纳入到一个完整的 系统之中 近年来 随着我国电子信息技术 产生快速发展 税务部门的办公自动化 标准化 网络化渐趋完善 办公自动化 管理系统代替以往手续繁杂的办公行文 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 9 来往函件 税务部门许多日常工作和管 理业务可以直接在计算机和网络上办结 文件从产生到处理结案几乎可以不使用 纸和笔 于是随着先进的技术和管理方 式产生了大量的电子文件 一 电子文件定义 及其特点综述 所谓电子文件是指人们在社会活 动中形成的 以计算机盘片 磁盘和光 盘等化学磁性材料为载体的文字材料 它主要包括电子文书 电子信件 电子 报表 电子图纸等等 与纸质文件比较 电子文件有以下几个特点 1 电子文件不再是直观的纸质 文件 它需要借助现代办公设备才能阅 读利用 2 电子文件可以直接由计算机 等现代办公设备迅速地处理和传递 3 电子文件的利用是可共享的 也不再受时间和距离的影响 4 电子文件的保存条件和环境 要求与纸质档案不同 它对保存场地的 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 10 面积要求不高 而对环境的温湿度 防 磁性等条件的要求很高 二 电子文件与传统税务档案的 区别 电子文件的归档方式与传统档案 不同 电子文件由于采用电子编码技术 可以编辑修改而不留痕迹 载体无法固 定 某些鉴别文件原始凭证性的关键信 息也可以更改 使电子文件的原始凭证 性的关键信息也可以更改 使电子文件 的原始凭证性辨别变得复杂而困难 因 此 电子文件在形成过程中要随时进行 数字签名 信息认证 身份验证和加密 保护 保证文件在传输 处理过程中不 会出现错误 以确保档案部门收到的电 子文件的原始性 真实性和准确性 保 证电子文件的法律凭证地位 电子文件在保管方式上和传统档 案有差异 电子文件载体易老化变质及信息 多媒体 新存贮介质的产生和发展 都 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 11 会影响电子文件的长期可读性 税务档 案管理部门可以在接收到电子文件后打 印出一份纸质档案以作备份 但最终的 解决办法还是需要计算机技术的发展和 文件形成部门的配合 税务档案管理部 门在接收到电子文件后对文件进行格式 转换 以通用 统一的格式存储接收到 的电子文件档案 以便将来计算机技术 发展后 仍能读取以前存储的档案 保 证信息资源方便利用 电子文件的分类 编目等管理方 式与传统档案不同 因为电子文件的特殊性 可以达 到文件一级的管理 所以 档案管理部 门在接收到文件同时 可以马上给每份 文件编制一个唯一的文件号 并给出相 应的分类号和档案号 根据上下行文之 间的关系 再给出相关文件号 在归档 的同时进行主题词标收 著录 技术条 件允许时 可以编制多角度 全方位的 检索工具 方便检索查询信息 用户只 须给出文件分类号或主题词 即可以找 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 12 出相应的文件和相关的上下级行文及附 件 从而大大减轻档案工作人员的劳动 强度 电子文件查询利用方式和传统档 案不同 只有符合一定条件 利用者才能 注册 登记成为电子文件中心或电子档 案室的工作人员 工作人员就可以通过 远程登录等方式 经电子文件中心进行 确认身份并确定查阅权限获得许可后 才可以查询有关的电子档案信息 并要 进行借阅登记和缴纳查询费用 三 电子文件对税务档案业务管 理工作的影响 传统的档案工作以纸质文件材料 为工作对象 而应用计算机后 电子文 件取代了以往的文字材料 它是由拟稿 者直接写在磁盘上 并在磁盘上进行修 改 一经形成后 马上存贮到办公信息 数据库中 由档案人员 技术人员所共 享 这就使得文件与档案之间不再有明 显的界限 纸质档案的管理工作经过长 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 13 期实践 已总结出一套工作流程及方法 原则 如文件的阅卷归档制度 文件的 归档阅卷工作是档案工作流程的起点 也是文书工作和档案工作的结合点 文 件形成后 由文书部门收集立卷后 交 档案部门管理 一般一年归档一次 而 电子文件随时产生 随时更改 存贮在 计算机磁盘或光盘中 因此 它对计算 机有很强的依赖性 如果归档 必须以 磁盘或光盘的形成移交 归档范围也不 能只是 办理完毕 具有保存价值 的文 件 还应包括该文件的读取软件甚至操 作系统 由于电子文件信息与载体的可分 离性 档案实体分类也可能将被概念分 类整理所取代 因为实体分类的结果只 能体现一种属性联系 这种单线排列的 方式是手工操作管理档案的需要 但在 当今电子文件的环境中 文件的形式特 征和内容特征均发生了变化 电子文件 可以通过计算机系统进行迅速 有效 多角度的整序 不再需要对它进行象纸 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 14 质文件那样的分类整理 不同的用户可 以根据不同的需要 利用办公自动化系 统对电子文件进行自由组合分类 由于电子文件的保存价值同时取 决于其自身价值和可读性 其鉴定的方 法 内容 标准均将发生变化 原有的 档案价值理论分析范围也将扩大 要分 析电子文件的读取软件 甚至操作系统 根据传统的档案 价值鉴定理论 文件应根据其凭证价值 和参考价值确定保管期限 而电子文件 一方面由于制作方便 将产生比以往更 多的文件 另一方面由于用户的需要 信息和数据不断地修改和补充 因此很 难划定固定的保管期限 况且目前电子 文件的凭证价值凭证价值尚无法律保证 因此 其鉴定 管理方法亦无定论 此 外 由于电子文件信息载体的特殊 性 其保管方法 要求以及检索 和对外利用等方面也与纸质文件有许多 不同之处 四 电子文件在税务档案管理中 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 15 的运用 做好归档电子文件的技术处理工 作 实施电子文件管理战略 新型文件材料的归档势在必行 这就要求档案工作者必须深入到现行文 件工作领域 对产生的大量电子文件的 接收 处置及至存储工作进行指导 保 护电子文件的原始信息 了解文件信息 重新组合的来龙去脉 也就是说 通过 采取技术处理 将已归档的电子文件改 为只读性文件 即只能读不能写的不可 更改的文件 从而识别和保护电子文件 的原始结构 保证电子文件的可靠性 使之与纸质文件一样发挥社会效用 解决好电子文件的保存问题 以化学磁性材料为载体的电子文 件 从理论上讲能够长期保存 因为它 的信息读出是无接触式的 不存在磨损 电子文件记录在介质层上的信息被密封 在塑料保护层内 不怕外界磁场的影响 不会直接受到空气中的灰尘 水份及有 害气体的侵害 但是 由于电子文件形 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 16 成的时间短 缺乏实际贮存的验证 所 以 电子文件中原始信息的长期保存问 题是有待档案工作进行深入研究和探讨 的重要课题 目前 对于长久保存的电 子文件需要定期进行复制 以防止信息 损失 使档案管理向立体化方向发展 以前的档案管理是呈直线状态的 随着人们对利用服务工作的重视 使利 用工作和其它基础工作构成一个平面 这种平面结构只反映纸质档案的情况 随着电子文件的介入 档案种类在增加 其基础工作和利用工作也都具有各自的 个性 因此 在原有平面结构基础上 又增加了一项档案信息载体内容 就构 成三维空间 形成了立体化的管理结构 档案管理工作经验 档案能够充分展现工作的成果 对已完成的工作留下痕迹 并为以后的 工作提供历史资料 是工作管理的宝贵 组织过程资产 如何能够管理运用好这 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 17 些资料 使已存档文件都能快速的查找 做到清楚明了 是分行工作管理的一个 重要工作 现将档案管理经验介绍如下 首先 梳理资料类型 建立科学 的查询目录 因实际工作需要 目前很 多工作文档等都还是纸质文件 这造成 科技资料繁多且杂乱 根据日常使用规 律 将存档资料分为呈批申请类 设备 采购类 生产运行类 日常管理类等 并根据分类将每份档案登记台账 其次 对已完工的资料进行及时 入库存档 同时为避免档案的丢失 对 借出的资料进行登记 并定期梳理出借 时间 对长期借出的档案进行催还 以 免借出时间过久 造成的档案丢失 最后 定期检查资料室 将已满 五年的档案进行打包整理 保持档案资 料柜的整洁明了 持之以恒 贵在坚持 条条大路 通罗马 对档案管理的方法有很多 但 能够管理好的关键都是坚持 科技档案 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 18 的管理是一个长期细致的工作 只有坚 持不懈 才能够将每份档案都管理好 电子档案图书馆管理工作职责 一 接受学校现代教育领导小组 领导 在教科室指导下开展现代教育电 子档案图书馆管理工作 二 加强电子档案图书管理学习 提高管理水平 严格按照 国家公文处 理办法 及时 准确地做好文件图书的 积累 保管 整理 归档 立卷 移交 工作 三 钻研业务 熟悉资源内容 根据学校课程安排 编录电子档案图书 和参考资源检索目录 保证学科教师教 学使用 四 依据师生教学要求 提出图 书资源购买需求 负责新入图书资源编 录存档立卷 向学校师生公示 开放 有效提供图书资源参考 五 指导学科教师和学生正确使 用电子图书资源 注重图书资源的良好 保养与维护 养成良好的使用习惯 用 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 19 后归架还卷 六 建立学校电子档案图书借阅 制度 科学完善档案图书资源借阅手续 落实归还时间 按时归还入档 七 电子档案图书管理人员工作 调动 要严格办理交接手续 交清电子 档案图书资源 保证资料不得流失 八 负责电子档案图书资源防火 防盗 防潮 防鼠等日常保洁工作 做 到图书 资源 地面 墙壁 门窗无尘 光洁 保证档案图书资源良好使用 渠县有庆镇第一中心小学 电子政务是指运用信息及通信网 络技术打破行政机关的组织界限 优化 政府组织结构和工作流程 形成新的政 府管理形态 实现政府 非政府组织 企业和公民之间的良性互动 电子政务 系统实质上是政府办公自动化在范围和 功能方面的延伸 从内部办公延伸到对 外服务 它是面向社会的政府办公自动 化 在电子政务系统中 公文的起草 审核 签署 发布以及收文办 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 20 理等 都是在电子政务的操作平 台中进行 这些在电子政务系统中运行 的公文 是机关职能活动的历史记录 所以必须按照档案管理的要求进行归档 和管理 但由于这些公文是通过电子政 务公文处理平台产生的 它的特点决定 了其归档和管理的方式并不能简单套用 纸质文件的归档和管理方法 而应将电 子文件的管理功能嵌入电子政务系统之 中 实行文档一体化管理与全过程管理 等方式 并采取多种措施 以确保电子 文件的真实性 完整性 可读性和安全 性 传统的文件与档案管理 它们各 自具有一套独立的管理流程 两个管理 流程执行各自主管机关制定的制度和标 准 并且两个流程之间是通过文件实体 的交接而衔接的 而文档一体化管理是 按照文件生成与运行规律 采取统一 严密的手段 高效地组织与管理文件 文档一体化管理与传统文件和档案管理 相比较 最大的区别是通过对文件和档 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 21 案管理流程的重组 达到两者在管理上 的无缝化和程序上的一体化 从而最大 限度地消除组织机构因素造成的两者在 衔接上的真空地带和减少重复性作业 一 电子档案管理的原则 1 1 前端控制 原则 考虑到电子文件的易改性 易逝 性等的特点 如果还是象过去那样 按 照文件的生成 积累 鉴定 立卷 归 档 分类 著录等顺序按部就班地管理 电子文件 那么电子文件的真实性就难 于保证了 电子文件的流失也是不可避 免的 并且还会造成部分的重复劳动 因为电子文件在归档之前就有可能已被 修改 或者有些已被有意或无意地删除 有些在文件形成时已提取了主题词 文 件归档之后还要进行标引工作 这无疑 是增加了劳动量 因此 必须贯彻 前 端控制 的原则 即要求将原来纸质文 件管理系统中后期阶段需要控制的手段 提到前端 也就是说档案部门对于电子 公文的管理工作的介入要向前延伸 从 精选财经经济类资料 最新财经经济资料 感谢阅读 22 文件生命周期的 前端 就开始控制文件 的归档活动 具体来说 在文件系统设 计阶段 档案人员就要参与设计 进行 指导 就应该考虑归档与归档后文件管 理的需求 将集中管理一份文件的所有 相关信息作为一个整体归档 要把归档 工作嵌入工作流程 以保证在每一个流 程之后 将相关文件实时归档 并且要 求用户及时著录和鉴定文件信息 并且 把著录 鉴定信息与电子文件之间建立 联系 以保证文件归档时 将该电子文 件与相关信息一并移交或发送给档案部 门 1 2 全程管理