应用文写作7 函、会议纪要ppt课件.ppt

函 函的概念 性质和特点函是机关之间用于商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准某些事项的带有明显的泛行性和商洽性的公务文书 1 函的突出特点表现在下列三个方面 1 应用范围广泛函的应用范围在公务文书中最为广泛 凡上级机关向下级机关询问 催办一般事宜 平行机关和不相隶属机关之间商洽 联系 询问 答复有关事项和问题 根据业务需要向有关主管部门请求批准有关事宜 以及通知一般事宜 报送简单物件 对原发文件进行细微补充或更正等 都可以用函行文 甚至机关单位对个人也可使用 如用函答复群众来信来访等 2 2 行文路线较为自由函的制发一般不受行文关系的严格约束限制 只要公务需要 就可以向平行机关和不相隶属机关发出 也可以向上级机关或下级机关发出 这是之所以把函称为泛行性公务文书的主要根据 3 语气平和礼貌函的语体风格具有平等色彩 不仅向平行机关和不相隶属机关发出的函 即使是上级机关向下级机关发出的函 其遣词用语也比指示 批复 通知等文体平缓 谦逊 3 2 函的种类函按其内容性质可分为下列五种 1 商洽性函这是平行机关 不相隶属机关之间商洽工作 联系有关事宜时所使用的函 如 国务院办公厅关于解决北京大学新生在军训期间粮油等供应问题的函 等 一些上级领导机关向下级机关交办 催办某些具体事宜而不宜用指示 通知行文时所使用的函也属于此类 如 国务院办公厅关于认真查处广西壮族自治区融水县同练乡大平村非正常死亡事件中有关于部责任问题的函 4 2 询问性函这是上下级机关之间互相询问有关问题而又不宜使用指示 通知 报告 请示等文种行文时而使用的函 如 关于询问全国方便食品会议后贯彻落实情况的函 5 3 请示性函这是各级机关 各类团体和企事业单位向有关业务主管部门请求批准事项但又由于无直接隶属关系不宜使用请示行文时而使用的函 如中央驻地方单位因土地征用事宜要请求当地土地管理部门批准时 就应用此类函行文 6 4 答复性函这是上下级之间互相答复对方询问而不宜用批复 报告行文 业务主管部门答复有关请求批准事项而不宜用批复行文时所使用的函 机关的综合部门 办公厅 办公室 按机关领导指示以本部门名义行文答复下级机关请示事项时也用之 如 国务院办公厅关于中国科学技术协会设立科技开发型企业问题的复函 等 7 3 函的写作1 函的结构和写法函的结构由标题 主送机关名称 正文 落款等几部分构成 函的标题一般应采用三要素齐全的规范形式 标题内的文种名称一项应根据行文主动与否而异 一般来说 询问性函和请示性的标题中的文种名称只写 函 商洽函中主动行文者应用 函 被动行文者宜用 复函 答复性函的文种名称自然以 复函 为宜 8 函一般单独编列发文字号 其代字一项应有别于请示 报告 通知 批复等 字号的标示位置与其他公文相同 函多有特定的行文对象 故必须写明主送机关 单位 名称 除上级机关同时向所有下级机关发出的询问性函外 其余的函都只能有一个主送机关 正文之后的落款 应签署发函机关的全称或规范简称 落款下方 要写清发函日期 9 函的正文国内容不同而有不同的写法 1 商洽性函商洽性函的正文一般包括商洽缘由 商洽内容 意愿要求一等三个方面内容 商洽缘由即为什么要提出商洽 一般是简要写出某些事实或引述上级文件精神作为提出商洽的依据 商洽内容即商洽的具体事项 如需对方给予什么协助 或双方应共同办理的某事等 意愿要求既包括对受文者的具体要求及对受文者态度的征询 还包括对要求的补充说明或有分寸的强调 有时也可以不写缘由而直接提出商洽的具体事项 内容较为复杂的商洽函宜分段叙写 缘由部分为引言 事项部分作主体 意愿部分当结尾 事项及要求意愿不止一项时 可分条写出 以便对方考虑 10 2 询问性函询问性函的内容一般包括询问缘由 询问事项两个方面 询问缘由用于说明询问的原因和目的 一般是简要叙述有关情况 让对方了解问题的由来和询问的目的 询问事项部分要具体写明所询问的问题 或是简述某一事项并提出处理办法 然后征求对方意见 提出答复要求 询问性函正文的结构形式与商洽性函接近 问题单一 原因 目的对方也都很清楚的询问事项 可采用篇段合一式结构 将所问问题及答复要求写清即可 询问事项包括几个具体问题时 可将缘由部分写成一个简短的引言 然后将问题分条列出 使对方一看就懂 并能依题作答 11 3 请示性函请示性函的正文一般包括请求批准缘由 请求批准事项及期复意愿等三方面内容 其结构和写法与请求批准的请示相同 只是行文语气上稍有不同 12 4 答复性函答复性函属于被动性公文 必须针对来函所询问或请求批准的事项作答 其正文一般包括答复缘由 答复内容两个方面 答复缘由通常写明对方来函的日期 文号 标题 必要时简单复述对方所询问题或所提要求 答复内容即针对对方所询问题作出的回答或对请求批准事项的态度 要写得具体明确而又简要 若来函采用分条询问 陈述的方式 复函也以分条对题作答为宜 答复内容写完后 可用 特此函复 等习惯结语收结正文 也可不用结语 直接由答复内容的最后一条自然收 13 2 函的写作要求 1 一函一事 中心明确函虽比其他公文行文自由一些 但也必须要做到 及时 准确 若把不相关的两件或几件事写在一份函中 必然会影响对方的处理速度 甚至会延误公务 所以无论是商洽工作还是询问事项 更无论是请求批准还是答复问题 都要做到一函一事 中心明确 14 2 简洁明快 不用套语函的正文强调就事论事 应开门见山 直陈其事 把该讲的缘由 事项 要求等简明扼要讲清 把该表明的态度表明 不必有请安 问候之类的客套 也不要空发议论 大讲道理 转弯抹角 更不可含糊其辞 模棱两可 不着边际 3 态度诚恳 措辞得体函无论制发方向是谁 都要尊重对方 尤其是商洽工作 询问事项 请求批准等有求于对方时 更要求态度恳切谦逊 理由充分恰当 措辞委婉得体 语气平和礼貌 提出的意见 要求等要给对方留有余地 不可强人所难 不宜使用指令性语言 更不可盛气凌人 乱打官腔 引起对方误会 15 会议纪要1 会议纪要的概念 性质和特点会议纪要是用于记载 传达会议议定事项和主要精神 要求与会单位共同遵守 执行的纪实性 指导性公务文书 16 作为正式公务文书的会议纪要主要适用于一些为解决当前工作中的某一实际问题而召开的重要的专门会议 有关部门 会议主办单位 将会议所分析 讨论 研究 解决的问题 形成的决议及会议活动情况等整理成会议纪要 一般有两个目的 一是向上级机关汇报会议情况 以便及时得到上级的指导 二是向与会单位及下属机关传达会议精神 以便贯彻执行 此外还可用于向有关单位通报会议情况 交流信息及归档保存 供必要时查阅使用 因此 只研究一般事务性问题而不涉及方针策和重大决定的会议 一般不用写会议纪要 即使有必要形成会议纪要 一般也不作为正式公文发送 作为正式公务文书的会议纪要有三个突出特点 17 1 纪实性会议纪要是会议内容 会议情况的真实反映 是会议宗旨 会议精神的忠实体现 随心所欲地增减或变换会议内容 借题发挥 添枝加叶所形成的关于会议的文字材料 不管是否以 纪要 命名 也不是真正的会议纪要 2 纪要性会议纪要不同于会议记录 它对会议情况的反映不是有闻必录 而是就会议中的重要情况和研究解决的重大问题 决策意见撮其要点进行整理 概括出会议的主要精神 即 纪 归纳整理 出会议的 要 来 3 决议性会议纪要反映了会议的主要精神 是会议对所研究议题的结论性 决议性意见 一经按照规定程序下发 便对有关单位和人员具有指导作用和行政约束力 有关范围内的单位和人员必须贯彻执行而不能违背 这实际上已经有了决议的某些性质与作用 只不过它在成文程序上不如决议那样严格 一般无须经过全体与会人员表决通过 18 2 会议纪要的种类 1 例行会议纪要这是机关 团体 企事业单位的领导层按照自己的工作程序和工作制度 用办公会议的形式对日常工作中的有关问题进行研究后形成的会议纪要 其内容一般较为简单 主要用于机 团体 单位内部 既作开展工作的依据 又用来存查备考 还可以下发下属单位贯彻执行或传达沟通某些情况 19 2 专题会议纪要这是就某些涉及范围较大 重要程度较高的专项工作或专门问题召开会议 以安排部署工作 研究解决问题 要求与会单位和人员共同贯彻执行而形成的会议纪要 其内容既有对工作意义 任务 目标的阐述与规定 也有对工作进程 步骤的安排 部署以及具体的措施 要求等 有时还有对有关方针 政策的阐发和贯彻意见 20 3 座谈会议纪要这是就某一工作问题或学术问题召开有关人员进行讨论座谈 相互交流观点 看法所形成的会议纪要 它既要反映与会人员的共识 又要如实反映不同意见的争鸣 如常见的学术会议纪要 政策研讨会议纪要 经验交流会议纪要等 21 在上述三种会议纪要中 前两种都具有法定的权威 规范 约束 指导作用较强 后一种则虽对工作有一定的指导意义 但不具有法定权威 规范 约束作用较弱 目前各级领导机关作为正式公文上报下发的 主要是第二种会议纪要 22 3 会议纪要的写作1 会议纪要的结构和写法会议纪要的结构一般由标题 引言 主体 结尾四部分构成 23 1 标题会议纪要的标题在整个公务文书中表现得最为特殊 它有两种形式 一种是由会议名称和文种名称 纪要 二字组成的标题 如 一九九O年经济特区工作会议纪要 全国拥军优属拥政爱民工作会议纪要 等 另一种是由正标题和副标题组合而成的双标题 如 重视对青少年的道德教育是全社会的当务之急 XX省德育研究会第 次年会纪要民继承 吸收 创新 一弘扬民族优秀文化座谈会纪要 等 严格说来 作为正式公务文书的会议纪要都应采用单标题形式 而后一种形式只宜于应用于研讨会议纪要和座谈会议纪要 会议纪要由于必须依赖于报告 通知等文件上报下发 故一般不编列发文字号 不写主送机关名称 24 2 引言引言部分主要介绍会议的基本情况 包括会议名称 召开会议的目的 会议时间 地点 主办单位 与会人员及主持人 会议的议程和活动 效果和意义等 25 3 主体主体部分具体写会议议定事项和会议精神 包括会议所研究的问题 所作出的决议 决定 所布置的工作 任务 所确定的方法 措施等 要根据会议的宗旨 在认真作好会议记录 仔细研读会议文件 全面了解会议内容 准确把握会议精神的基础上做好分析 综合 概括 提炼 组织 整理工作 把会议的主要精神简要而又具体 准确而又清楚地反映出来 26 主体的具体写法大体有三种情况 一是按会议研究的问题的顺序分条排列 逐个说明会议研究了什么问题 做出了什么决定 有哪些安排部署等 另一种写法是按会议所研究 决定的内容 将主体分成几个部分 每部分用序码或小标题标引 反映会议内容的一个方面 各部分开头分别用 会议认为 会议指出 会议决定 会议要求 等同语引起 展开对本部分内容的阐述 第三种写法是把会议所讨论的问题和与会人员的发言按性质分类 归纳成几个问题来写 一个问题为一个部分 每部分中既有对共同意见的概括 又有对具体观点的反映 还有能代表发言人观点的原话 几个部分结合起来 既能突出会议的要点 又能如实地反映出与会人员在具体问题上看法的异同 一些座谈会 讨论会 经验交流会所形成的重在沟通情况 传递信息的会议纪要 常用这种写法 27 4 结尾会议纪要的结尾一般是提出希望 号召 要求有关单位和人员认真贯彻会议精神 努力完成会议所提出的工作任务 28 2 会议纪要的写作要求 1 详尽地占有材料纪要的撰写人最好能够自始至终地参加或列席会议 做好会议记录 搜集会议的各种文件材料 包括发言稿 报告稿 小组讨论记录 会议简报等 以全面掌握会议的情况和与会者的观点 为撰写纪要打下良好的基础 2 突出中心写作会议纪要不同于作会议记录 要根据会议宗旨和领