公司发文管理办法

公文管理办法公文管理办法 草案 草案 编制日期 审核日期 批准日期 修订记录 日期日期修订状态修订状态修订内容修订内容修订人修订人审核人审核人批准人批准人 公文管理办法公文管理办法 第一章第一章 总总 则则 第一条 为使东方怡然酒店管理有限公司 以下简称 公司 的公文处 理工作制度化 规范化 科学化 建立规范 严谨 高效的公 文处理程序 提高公文处理的效率和公文质量 制定本办法 第二条 公司的公文 包括传真 邮件 是公司在公务来往中形成的具 有约束力 体式规范的文书 是维持公司正常运转不可缺少的 重要工具 第三条 行政部负责集团公司公文处理和指导所属各企业公文处理工作 负责公文的统一收发 分办 传递 用印 立卷 归档和销毁 第四条 公文处理必须做到及时 准确 安全 规范 必须严格执行有 关保密法规 确保国家秘密和公司商业秘密的安全 第二章第二章 公文种类公文种类 第五条 公司的公文种类主要有 12 种 其中包括 一 命令 适用于公司下达的需按时 按质 按量完成的重大 紧急事项 二 决议 适用于公司董事会按公司章程决定重大事项 部署 公司全局工作 三 决定 适用于对重要事情或重要行动做出安排 奖惩有关 公司及人员 变更或者撤销所属企业不适当的决定事项 四 通告 适用于公布各有关方面应当遵守或周知的事项 五 通知 适用于批转所属企业的公文 转发上级机关或不相 隶属部门的公文 传达要求所属企业办理和有关企业周知或者 要共同执行的事项 任免和聘用人员 六 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况 七 报告 适用于向上级机关或其他行业管理部门汇报工作 反映情况 答复上级部门的询问 八 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 九 批复 适用于批准所属企业请示的重要事项 不同意用 复函 十 意见 适用于对重要问题提出见解和处理方法 可用于上 行文 下行文和平行文 十一 函 适用于不相隶属部门 单位之间商洽工作 询问和 答复问题 向无隶属关系的部门请求批准 答复所属企业一般 审批事项的请示可以用 复函 十二 会议纪要 适用于记载和传达会议情况和决定事项 第六条 公司向上级机关行文 常用 请示 报告 和 意见 请求 需答复的事项 必须用 请示 汇报无需上级答复的事项 应 用 报告 回复对一般问题 事情的看法 可以用 意见 第三章第三章 公文格式公文格式 第七条 公司公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程度 发文单位标 识 发文字号 签发人 标题 主送单位 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送单位 印发单位 和印发日期等部分组成 一 涉及国家秘密和公司商业秘密的公文应当标明密级和保密 期限 其中 绝密 机密 级公文还应当标明份数序号 涉 及商业秘密的文件可标明 秘密 二 紧急文件应根据紧急程度分别标明 特急 急件 其 中电报应当分别标明 特提 特急 加急 平急 三 发文单位标识应由发文单位全称 用套红大字居中印在公 文首页上部 四 发文字号应包括企业代字 年份 序号组成 联合行文 只标明主办单位发文字号 五 上报的请示 必须在首页注明签发人姓名 最后写上联系 人及联系电话 六 公文标题应准确简要地概括公文的主要内容 标明公文种 类 标题中除法规性文件使用书名号外 一般不用标点符号 七 公文如有附件 应当在正文之后 成文时间之前注明附件 顺序和名称 八 除会议纪要外 其他公文须加盖印章 联合上报公文 可 由主办单位加盖印章 联合下发公文 联合发文单位都加盖印 章 九 成文时间 会议通过的决定 决议等以会议通过日期为准 领导签发的 以领导签发的日期为准 联合发文 以最后签发 单位领导人的签发日期为准 一般信函 传真电报 邮件 以 发出日期为准 十 主送单位指公文的主要受理单位 应当使用全称或规范 化简称 统称 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文 的其他单位 应当使用全称或规范化简称 统称 十一 公文应当标注主题词 上行文按照上级机关 单位的要 求标注主题词 十二 文字从左至右横写 横排 十三 公文中各组成部分的标识规则 参照 国家行政机关公 文格式 国家标准 GB T9704 1999 执行 十四 公文用纸采用国际标准 A4 型 210mm 297mm 左 侧装订 第四章第四章 行文规则行文规则 第八条 行文应当确有必要 注重效用 集司对所属企业行文 原则上 只发到公司所属企业 第九条 公司向上级机关 单位正式行文 不得直接主送或抄送其领导 和业务处室 公文不得越级请示 因特殊情况必须越级请示时 应当抄送被越过的上级机关 请示 应一文一事 应只写一个 主送机关 单位 如需同时送其他机关 单位 应当抄送形式 但不得同时抄送下级单位 除领导直接交办的事项外 公文不 得直接送领导个人 使用 报告 文种的公文 不得夹带请示 事项 行政部是公司对外正式行文的部门 其他部门可行文向对口业 务部门洽谈工作 转发上级机关 单位的文件 不必再抄送上 级机关 单位 第十条 公文的编号规则 一 董事会决议 按董事会任届编总序号 届 次 2 号 并加编 年度序号 决议后应有参加会议董事签名 均用 东方怡然酒 店管理有限公司董事会文件 专用纸印发 二 总裁办公会议纪要 按年度顺序及会议时间编 2 第 期 号 用 东方 怡然酒店管理有限公司总裁办公会议纪要 的专用纸印发 三 日常工作会议纪要 按文件性质及年度顺序编 怡然纪字 2 号 用 东方怡然酒店管理有限公司工作会议纪要 的专用纸印发 四 东方怡然酒店管理有限公司决策委员会文件 发文字号用 怡然委字 2 号 用 东方怡然酒店 管理有限公司决策委员会文件 专用纸印发 五 东方怡然酒店管理有限公司文件 正式文件发文字号为 怡然综字 2 号 一般函件 发文字号为 怡然函字 2 号 均用 东方怡然酒 店管理有限公司 红头文件专用纸印发 其他部门的文件用各 自部门简称进行编号 均用 东方怡然酒店管理有限公司 红 头文件专用纸印发 部门简称参考附件 1 六 其他类型的文件 公司其他类型的文件 根据各自业务和管理的需要 补充确定 第十一条 草拟公文的基本要求 一 符合公司的利益和有关法律 法规及其他有关规定 二 情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 字词规范 标点正确 篇幅力求简短 草拟 请示 必须说 理清晰透彻 要求明确妥当 草拟 报告 必须综合情况 叙述完整而简练 草拟 意见 必须切合实际 有较强的针 对性和可靠性 三 公文的文种应当根据行文目的 公司与主送机关 单 位的行文关系确定 标示公文紧急程度与密级 应事出有因 切合实际 四 人名 地名 数字 引文 词句等使用要规范 准确 引用公文应当先列标题 后引发文字号 引用外文应当注明 中 文含义 日期应当写明具体的年 月 日 五 结构层序数 第一层为 一 第二层为 一 第三 层为 1 第四层为 1 六 应当使用国家法定计量单位 七 公文标题 正文及附件等可使用规范简称 文内使用非 规范化简称 应当先用全称并注明简称 且文内简称必须统 一 使用国际组织外文名称或其缩写形式 应当在第一次出 现时注明准确的中文译名 八 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在 词 词组惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的 数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 第五章第五章 公文办理程序公文办理程序 第一节第一节 收文收文 第十二条 公文办理分为收文和发文 收文的一般办理流程包括签收 登记 批办 请办 传阅 承办 催办 办复 归档等程序 发文办理程序一般包括交拟 拟稿 初核 会签 登记 审 核 签发 打印 用印 分发 归档 销毁等程序 第十三条 凡公司收到的各类文件 含所附的申报材料 函件 信件或 其他邮件 不含私人信件 包裹和各类报刊杂志 无论是通 过公文交换站收到的 或者由发文机关 单位派人送来的 或者通过邮递等其他途径送到公司的 均由行政部统一签收 行政内勤对每天的收文进行登记 编号 公司领导及各部门 直接收到的文件 应送行政内勤处登记编号后再办理 个别 急需办理的文件 经办人员在办理完毕后应尽快送行政内勤 处进行补登记 第十四条 行政部专责人员负责对当日来文提出分办意见 并由行政部 主要负责人审核 对来文提出分办意见按如下原则掌握 一 来文若属省委 省政府 各部门 办公厅 及其有关领 导批转的文件 急件 批办件 或属重要政策性文件 涉及 公司经营管理重大方面的文件 所属企业上报的请示 以及 确实难以把握的文件 由行政部提出拟办意见 呈公司有关 领导阅批后再交有关部门办理 二 对所属企业上报的其他文件 其他一般性文件 或有关 部门送司征求意见的稿件等 由行政部按照各部门职责直接 送有关部门办理 三 收文主送单位为公司部门的 一般视为反映情况或报告 信息 只作传阅件处理 原则上不予正式办理 直接主送公 司领导个人的文件 一般也按阅件处理 来文属于阅件的 由行政部核定该份文件的送阅范围后送公司领导和有关部门 传阅 四 对时间要求特别紧急的收文 可在送行政部审核的同时 多送一份给有关职能部门或分管领导个人 有关职能部门可 先行准备意见 在收到正式批办件后正式处理 五 普发性的法律 法规及政府文件 可订阅有关政府刊物 或直接印发有关单位执行 不必层层转发 一般性通知事项 可用电话 传真 电子邮件通知的 不发正式文件 六 对于需要两个以上部门协同办理的文件 拟办意见中应 明确主办部门 会办部门 分办意见经分管领导批阅后送有 关部门办理 第十五条 行政部主要负责人核定文件的分办处理意见后 交行政内勤 进行登记 并在当天将收文送出 或通知有关部门领取 各 部门应指定专人负责对各类文件进行签收 各部门应及时指定人员办理收到的文件 对由本部门独立办 理的文件 属急件的 应即收即办 属于一般件的 应在 1 3 个工作日内提出呈批意见 呈公司分管领导审批后办理 对 于可直接起草文稿对来文进行答复的 原则上应在 2 4 个工 作日内起草完毕呈公司分管领导审批 对于部分需要一段时 间方可办理完毕的文件 各部门可根据本部门工作安排办理 不受前述时间限制 但应本着效率原则 抓紧办理 第十六条 对于需要两个以上部门协作办理的文件 会办部门应在主办 部门要求的合理时间内完成 主办部门收到会办部门反馈意 见后 2 个工作日内 将汇总的办理意见呈公司分管领导审批 对需要所属企业协作的文件 由主办部门本着讲求效率原则 负责与所属企业协调 催办 原则上应在公司分管领导签发 之日起 7 个工作日内办结 对于要求限期答复的来文 原则上应在来文要求的期限届满 前 2 个工作日呈公司领导审批 第十七条 各部门收到的传阅文件 应在当天阅签完毕并交回行政部因 工作繁忙 部门领导出差等原因不能按期阅签的 应先退回 行政部待时间许可时再借阅 以免影响其他部门阅文 对于 阅件转办件的 有关部门应按前述办文程序进行办理 第二节第二节 呈批文件呈批文件 第十八条 各部门送公司有关领导审批的呈批件 应由部门主要负责人 签字 盖部门印章 并由行政部呈 行政管理部专责人员应 对呈批件进行审核 如属于非发文呈批件 主要审核是否附 齐了相关材料 如属呈批发文稿件 则按本办法发文管理要 求进行审核 呈送公司有关领导审批的文件应做到资料齐整 并按照以下 顺序附上有关文件和资料 一 文件呈批表或草拟的文稿 二 来文 三 有关部门的征求意见原稿 四 有关政策依据等材料 对于由两个以上部门办理的文件 主办部门在整理 提出拟 办意见或草拟文稿时 对会办部门的意见在拟办意见中采纳 与否 应加以说明和如实反映 第十九条 为便于文件的传递 办理 跟踪等环节的衔接公司领导批阅 后的文件统一交行政管理中心 再退回各部门 各部门员工因公出差或外出开会后起草的工作汇报或参加会 议的情况报告 原则上应在外出回来后 3 个工作日内呈公司 领导审阅 第二十条 审批公文 主批人应明确签署意见 并签上姓名和日期 其 他审批人圈阅或签上姓名 应当视为同意 拟稿 修改和签批公文 应当使用钢笔或签字笔 不得使用 圆珠笔 铅笔或红色笔 第三节第三节 发文办理发文办理 第二十一条 各部门呈送公司有关领导审批签发的文稿 除领导要求或 紧急事项外 原则上先送行政部在发文前进行审核 审核 的重点是 是否确需要行文 行文方式是否妥当 是否符 合行文规则和拟制公文的有关要求 公文格式是否符合本 办法规定等 第二十二条 公司的发文 设立签发人制度 一 公司对外的发文 按如下安排处理 向上级机关上报的公文 其他对外公文 按照公司各部门 工作分工由有关领导签发 二 公司对内的发文 按如下安排处理 对所属企业的批复文件由公司根据工作分工总裁签发 对 所属企业的其他发文 按照公司各部门工作分工由有关领 导签发 三 有关签发人因出差或其他原因无法签发的急件 由行 政部电话请示有关签发人后 按照董事长 总裁 副总裁 的顺序 分别由后者先代为签发 在有关签发人回来后补 签 第二十三条 经公司领导审批签发的文件 经办人员要在 1 个工作日内 发出 文件付印前 应由经办人员负责校对 并由行政部 进行复核 行政部复核的重点是 审批 签发手续是否完 备 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范 公文办完后 应当根据 中华人民共和国档案法 和有关 规定 及时将公文正文和有关附件整理归档 第六章第六章 附附 则则 第二十四条 公司所属企业应根据本管理办法的要求 制定本企业的公 文处理办法 并应报公司备案 第二十五条 本办法经公司总裁办公会议通过后执行 由行政部负责解 释 附件 1 部门简称表 部门简称表部门简称表 部门简称 总办办 行政部行 人力资源部资 财务部财 企划宣传部企 教育培训部教 运营部运 成控部控 品牌营销中心品 采购部购 工程部工 公文写作规范公文写作规范 1 公文种类 公文种类 1 按行文关系分 上行文 请示 报告 下行文 命令 决议 决 定 通告 通知 通报 批复 意见 平行文 函 会议纪要 下行文 平行文皆可 2 以时间限制为标准 特急件 急件 平件 3 以秘密等级为标准 普通件 秘密件 机密件 绝密件 4 以特性作用为标准 指挥性公文 命令 决议 决定 批复 规范性公文 条例 规定 办法 细则 报请性公文 报告 请示 意见 议案 知照性公文 公告 通告 通报 通知 函 会议性公文 会议纪要 会议提案 领导讲话 筹划性公文 计划 规划 工作方案 工作要点 信息性公文 简讯 工作总结 调查报告 2 纸张排版 公文的书面格式划分为眉首 主体 版记三部分 并分为秘密等级 和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主 送机关 正文 附件说明 抄送机关 印发机关和印发日期等 7 个要素 置于公文首页红色反线 又称间隔横线 以上的各要素统称眉首 置于 红色反线 不含红色反线 以下至主题词 不含主题词 之间的各要素 统称主体 置于主题词以下的各要素统称版记 公司公文规定采用 A4 型纸的页边和版心尺寸为 天头 上白边 为 37mm 订口 左白边 为 27mm 地脚 下白边 为 35mm 翻口 右白边 为 27mm 版心尺寸为 156mm 225mm 不含页码 正文用小三仿号宋体字 一般每面排 22 行 每行排 28 个字 公文的装订要求左侧装订 订位为两钉订眼距书心上下各 1 4 处 允许误差 4mm 钉锯与书脊间的距离为 3mm 5mm 一般为 4mm 公文的页码用阿拉伯数字标注在页脚居中的位置 如文件有封面 封面页计算但是不显示页码 3 发文机关标识 文头 发文机关标识 文头 版头 由公司全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种 组成 用套红大字居中印在公文首页上部 字体为 方正黑体简体 版 头整体宽 156mm 高 22mm 同级单位或部门可联合行文 联合行文版头可以用主办单位 部门名 称 也可并用联署单位名称 发文字号只标明主办机关 部门发文字号 4 发文字号发文字号 发文字号由怡然 发文部门简称 年份和序号组成 发文字号一般 在发文机关标识下空 2 行处 用 3 号仿宋体字标注并居中排布 不与签 发人时 具体简称 字号规定参见 公文管理办法 第十条 年份应标全称 用六角括号 括住 六角括号 可在 word 软 件 插入符号 中选取 不能用 代替 序号不能编虚位 将 5 号误编为 005 号 编号前不加 第 字 5 签发人签发人 上报的公文 请示 报告等 需标识签发人姓名 签发人姓名平行 排列于发文字号右侧 发文字号居左空 1 字 签发人姓名居右空 1 字 签发人 用 3 号仿宋体字 签发人 后标全角冒号 冒号后用 3 号楷 体字标识签发人姓名 6 红色反线红色反线 红色反线一般标印在发文字号之下 4mm 处 其长度与版心等宽 即 156mm 宽度 2 5mm 红色的色值为 R179 G38 B31 与公司 LOGO 同色值 7 标题标题 标题由公司全称 公文主题和文种组成 一般都要写全 省略公司 全称有两种情况 一是公司内部使用的公文 标题中省略在落款处写公 司名称 二是法规类公文 令 命令等为了庄重简练省略事由 公布张 贴性的通告 通知等公文为了醒目 发文公司事由可同时省略 公文标题一般标识在红色反线下空 2 行处 用 2 号宋体字 加粗 居中排布 有两个发文公司 部门的公司名称可横排也可纵排 纵排要上 下对齐 公文标题如果字数偏多 需要分行排列 分行时须注意不要把 各行上下对齐排成等长 有二行时可上短下长或下短上长 有三行以上 时 可排成金字塔式 倒金字塔式或瓶式 不得将两个字以上的词拆开 排在不同行的首尾 总之标题的排布要做到词义完整 排列对称 间距 恰当 8 主送机关主送机关 主送机关是指公文的主要接收机关 应当使用全称或者规范化简称 统称 不可 一逗 或 一顿 到底 主送机关较多 应按其性质 级 别和有关规定或惯例依次排列 同性质或同级别的机关之间用顿号 不 同性质或不同级别的机关之间用逗号 主送机关一般在标题下空 1 行 左侧顶格用 3 号仿宋体字标识 回 行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 9 正文正文 正文用 3 号仿宋体字 每自然段左空 2 字 数字 年份不能回行 引用其他公文应当先引标题 后引发文字号 如 据 办 2006 12 号文 关于 的通知 其引用文号的方法就是不符合规定 的 正确的引用方式应为据 关于 通知 办 2006 12 号 用数字表示多层次结构序数 其标识方法为 第一层用 一 二 三 第二层用 一 二 三 第三层用 1 2 3 第四层用 1 2 3 其中 一 下面是顿号 1 下面是圆号 而 一 和 1 括 号外面是不带顿和点号 10 附件附件 公文如有附件 应在正文下空一行左空 2 字的位置用 3 号仿宋体字 标识 附件 后标全角冒号和名称 附件名称后不加标点符号 附件应 在公文成文日期之后 另起一页与正文一起装订 并在附件左上角第二 行顶格标识 附件 有序号时还要标识序号 比如 附件 1 附件 2 等 11 成文时间成文时间 成文时间以负责人签发和会议通过的时间为准