005档案管理制度2013.docVIP

鄂尔多斯乌审旗世林化工有限责任公司题 目档案管理制度共 4 页文件编号QGZD0100500保管部门企管部制 定审 核批 准制定日期审核日期批准日期颁发部门企管部颁发数量14份生效日期分发部门生产部（1）、机动部（1）、安环部（1）、财务部（1）、综合部（1）、人力资源部（1）、工程部（1）、销售部（1）、供应部（1）、技术中心（1）、保卫消防部（1）、工会（1）、党群工作部（1）、档案室（1）1.目 的：建立一个规范的QMS档案管理制度。2.适用范围：适用于档案室、档案收集、接受、分类、整理、保管、统计、鉴别、借阅等的管理。3.责 任 者：企管部及各部室负责人对本制度的实施负责。4.内 容：4.1档案室的基本任务：4.1.1负责管理档案，积累档案史料。4.1.2负责建立健全二级档案管理体制，对各部门的文件资料、科研资料、图纸等的归档工作进行指导和监督管理。4.1.3严格贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案资料，特别是机密档案的安全和完整。4.2档案的收集：4.2.1各部门要对文件资料进行严格管理。4.2.2在各项管理工作、生产活动中形成的具有保存价值的文件资料、科技资料、图纸等应由各职能部门兼职档案员（二级档案管理人员）每半年进行收集、整理、分类、组卷，并定期向档案室归档。4.3.档案室接收的档案应符合下列要求：4.3.1归档的文件材料必须分类清楚、内容完整、收集齐全，符合自然规律。4.3.2归档的文件资料必须准确地反映本公司生产、经营、科研、基建和技术管理等各项活动的真实内容和历史过程。4.3.3归档的文件资料应以原稿为主，一般为一份原稿，一份打印件。4.3.4归档的文件与图纸必须保持字迹、线条清晰，纸质优良，不得使用圆珠笔和铅笔书写。4.3.5归档的案卷要区别不同的保管价值，确定永久、长期、短期三种保管期限；根据文件内容的阅读范围区别一般文件和秘密文件，秘密文件应区分密级：秘密、机密、绝密，并做到案卷张页、编号、卷内目录逐一列明，案卷标题简明确切，以便于保存和利用。4.3.6对不符合归档要求的材料，公司档案室有权拒收，并责成有关部门和人员重新整理、分类或补充。经重新整理、分类后仍未能符合归档要求，应继续整理、分类、补充直至合规存档。4.4属公司归档的文件：4.4.1新技术开发档案：新技术研究方案、交付实施计划、原始技术资料、研究报告、申报文件(原始资料、试验数据)、批准文件、工艺流程及图纸。4.4.2生产技术档案：产品工艺验证、产品工艺规程、各种产品的工艺流程图；工艺改进方案、工艺改进报告及其批准文件；生产管理规程、操作规程和保养规程；生产管理记录等。4.4.3质量管理档案：原辅料、中间体、成品、工艺用料质量标准；质量档案（批产品质量记录、检验记录等）；质量事故报告；自检报告；验证方案与验证报告等。4.4.4设备档案：设备工艺技术标准、设备选型报告、设备开箱验收、安装、运行、性能确认报告、设备验证；设备总账、台账；设备维修计划、记录；仪器仪表校验记录；厂房设计、论证、批准文件、竣工验收资料及检测报告等。4.4.5基建档案：可研报告、立项及批准、规划局批准、施工许可、设计方案、设计说明及全套图纸、设计单位选择、工程预算、招投标文件、工程合同、监理文件、竣工图、决算、消防报批文件图纸、环保报批文件、竣工验收文件。4.4.6其它档案：人事档案、人员培训记录、人员健康档案。4.5档案的接收：4.5.1档案室在接收时，应根据目录、清单进行清点、核对并履行签字手续。4.5.2公司工作人员因公外出参观、学习、考察、参加各种会议获得的有关文件资料要根据归档的规定，及时向相关档案管理人员归档。4.5.3设备开箱、各类鉴定会必须通知档案人员参加，以便于有关文件的收集、归档。4.5.4公司临时办公机构在工作完毕后，应将全部文件资料、图纸等及时整理立卷、归档。如未办理文件归档手续，企管部建议有关部室不得对有关人员另行分配新的工作。4.6档案的整理：4.6.1公司档案室在二级档案管理人员收集、立卷的基础上，根据国家和有关部门制订的分类原则，对接收归档的文件材料、图纸等进行分类、保管。4.6.2档案员负责公司文件的编码，确定文件的密级，编制案卷目录，建立收发记录。4.7档案的保管：4.7.1存放档案必须有专用的柜（橱），排架方法要合理科学，便于查找。4.7.2存放档案必须具备良好的环境卫生和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物及防污染等安全措施。4.7.3存放胶片、照片、磁带、光盘、存储器要用特制的器具。4.7.4定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破坏和载体变质的档案，应及时进行修补和复制，以保持档案的完整安全。4.7.5档案室要建立分期保管制度，编制本公司“档案材料保管期限表”，根据档案材料的价值，将其保管期限分为永久、长期、短期三种。 4.7.5.1对公司有长远利用价值的档案应永久保存。如批文等。4.7.5.2对公司在一定时期内有利用价值的档案为长期或短期保存。期限一般为国家规定期限。4.8档案的统计：档案室应对档案的接收、移出、保管、利用等情况，进行记录和统计。统计工作以原始材料为依据，做到准确、可靠。4.9档案的鉴定：4.9.1档案室应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。4.9.2鉴定档案必须在企管部部长主持下，由档案室和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。4.9.3鉴定工作结束后，对确无保存价值的档案要进行登记造册，经公司领导批准后方可销毁。按文件销毁规定进行销毁。4.10档案的借阅管理：4.10.1公司的档案室主要为本公司的有关管理人员和科技人员服务。4.10.2凡需借阅档案者必须办理档案借阅手续，填写档案借阅单。4.10.2.1公司员工因工作需要可借阅无密级档案。4.10.2.2有秘级的档案除总经理、主管经理及特别指定人员可直接借阅外，其他任何人借阅都需经企管部部长和主管经理同意，才可借阅。4.10.2.3有秘密等级的档案不得复印、拍照、录像、抄录，也不得外借，如有特殊情况需说明原因并经主管经理同意。4.10.3借阅者应确保案卷的安全、完整，不得私自转借或带出公司外，不得拆散，不得在档案材料上涂、抹、勾划，不得随意