档案管理标准化制度

二十二 档案管理二十二 档案管理标准化制度标准化制度 一 档案借阅管理 一 档案借阅管理 1 1 档案借阅流程 档案借阅流程 档案借阅管理流程图 档案所属部门分管领 导或部门负责人 集团档案主管借阅人 申请 审批 借阅登 记表 开始 结束 登记 提供借阅 档案归还 验收 整理入库 1 2 N Y 3 4 5 6 N Y 借阅审 批单 2 2 流程权限配置及步骤说明 流程权限配置及步骤说明 2 12 1 流程权限配置图流程权限配置图 权限权限 事项事项 发起发起参与参与审核审核审批审批备案备案 档案借阅借阅人 产业集团企划 人力行政中心 行政部 产业集团企划 人力行政中心 副总监 产业集团企划 人力行政中心 分管副总 产业集团企划 人力行政中心 行政部 2 22 2工作步骤说明工作步骤说明 工作行为关工作行为关 键步骤键步骤 行为标准行为标准行为奖罚准则行为奖罚准则工作模板表单工作模板表单 申请借阅档 案 借阅部门提出口头或书面申请 重要的档案 如重要意义的获奖证书 各类合同 证照等 须书面申请 并 报主管领导审批 普通档案只须档案 所属部门负责人批准即可 领导审批 档案所属部门分管领导审批借阅申请 如果所借档案是本部门的 则只要本 部门负责人同意 即可到档案室借阅 涉密或特殊档案需总裁批准 借阅登记 提供借阅 档案管理员提供借阅的档案 并做好 登记 同时 借阅者应注明归还时间 若有特殊需要 需延长的 应向档案 管理员及时说明 档案归还 借阅部门用完档案后及时完整地归还 档案到档案室 不应归还至自己所属 产业集团相关部门 若有他人需要 借 应先由原借阅者向档案管理员说 明 后转至他人 同时 档案管理员 应做好转借登记 验收 档案管理员验收归还档案无误后在借 阅登记表上作注销登记 详见档案管理的 奖罚规定 重整理入库 档案管理员将验收登记好的档案整理 入库 借阅审批单 档案借阅登记表 二 档案销毁管理 二 档案销毁管理 1 1 档案销毁流程 档案销毁流程 2 2 流程权限配置及步骤说明 流程权限配置及步骤说明 2 12 1 流程权限配置图流程权限配置图 权限权限 事项事项 发起发起参与参与审核审核审批审批备案备案 档案销毁 产业集团企划 人力行政中心 行政部 监督小组 产业集团企划 人力行政中心 副总监 产业集团企划 人力行政中心 分管副总 产业集团企划 人力行政中心 行政部 档案销毁管理流程图 企划人力行政中心 分管领导 监销人鉴定小组 企划人力行政 中心组织鉴定 小组 审批 销毁清单 开始 结束 鉴定销毁档案 监督 1 建立销毁清单 销毁 销毁清单永久归档 2 3 4 5 6 N Y 销毁审批单 2 22 2工作步骤说明工作步骤说明 工作行为关工作行为关 键步骤键步骤 行为标准行为标准行为奖罚准则行为奖罚准则工作模板表单工作模板表单 组织鉴定小组 负责组织专业人员 1 2 名以及档案管 理员组成档案销毁鉴定小组 鉴定销毁档案 鉴定小组根据档案销毁标准对应档案 进行销毁鉴定 建立销毁档案 清单 鉴定小组对鉴定后属应销毁的档案建 立销毁清单 档案销毁清单 审批 行政部分管领导对销毁清单进行审批 档案销毁审批 单 销毁 在档案管理员 行政部负责人的执行 下 以及监销人的监督负责下 对档 案进行销毁 详见档案管理 的奖罚规定 销毁清清单永 久归档 档案销毁清单由档案室归档永久保存 必要时报相关部门备案 3 3 档案管理奖罚准则 档案管理奖罚准则 序序 号号 奖罚要点奖罚要点奖罚金额奖罚金额 奖罚权奖罚权 行使人行使人 备注备注 1 各子 分公司 产业集团 行政部门未能根据档案收 集标准收集档案并及时上 交的 当事人罚款 100 元 两次犯 同样错误的 加倍处罚 连 续三次犯同样错误 扣除 0 1 0 25 分 行政部 2 档案收集中出现档案遗失 的 当事人罚款 100 元 两次犯 同样错误的 加倍处罚 连 续三次犯同样错误 扣除 0 1 0 25 分 行政部 分管领 导 3 档案管理员未做好接收清 单登记 随便允许不合格 的档案入库的 以及未做 好档案借阅登记的 当事人罚款 100 元 两次犯 同样错误的 加倍处罚 连 续三次犯同样错误 扣除 0 1 0 25 分 行政部 负责人 4 借阅部门未能及时归还借 阅档案或者档案造成损毁 的 当事人罚款 100 元 两次犯 同样错误的 加倍处罚 连 续三次犯同样错误 扣除 0 1 0 25 分 行政部 负责人 损毁档案的处 罚视档案的重 要性和损毁程 度决定 5擅自销毁档案的 当事人罚款 100 元 两次犯 同样错误的 加倍处罚 连 续三次犯同样错误 扣除 0 1 0 25 分 总裁 擅自销毁档案 的处罚视档案 的重要性决定 4 4 档案管理工作模板档案管理工作模板 1 档案借阅审批单 2 档案借阅登记表 3 档案销毁审批单 4 档案销毁清单 附件附件 1 1 中南建筑产业集团有限责任公司中南建筑产业集团有限责任公司 档案借阅审批单 部门 单位 借阅人姓名 外借 查阅档案内容 拟归还日期 借阅人 年 月 日 部门意见 部门经理 年 月 日 主管副总意见 审批人 年 月 日 档案主管意见 审批人 年 月 日 行政部意见 总监 年 月 日 附件附件 2 2 中南建筑产业集团有限责任公司中南建筑产业集团有限责任公司 档案借阅登记表 日期日期档案内容档案内容批准人批准人 查阅人查阅人 签 签 字 字 外借人外借人 签字签字 备注备注 归还日归还日 期期 附件附件 3 3 中南建筑产业集团有限责任公司中南建筑产业集团有限责任公司 档案销毁审批单 销毁档案内容介绍 数量 销毁理由 档案室 年 月 日 行政部意 行政部 年 月 日 主管副总意见 审批人 年 月 日 相关部门意见 相关部门负责人