企业级IM部署七大秘诀

企业级 IM 部署七大秘诀 IM 的应用能给企业带来哪些显而易见的好处 部署 企业级 IM 之前应该想清楚哪些问题 企业级 IM 部署有什 么值得借鉴的秘诀 提起即时通信 IM 人们首先想到的就是年轻人之间 的网上聊天工具 其实 如今已经有越来越多的企业开 始应用即时通信作为其业务运行 内部沟通或客户服务的 工具 即时通信之所以能够风靡互联网 从本质上来说是 因为它可以使人们摆脱地域的限制 即时地沟通和交流 企业如何才能很好地利用即时通信这项工具 而不是 把它变成一种聊胜于无的 IT 小摆设呢 IM 的五大好处 很多企业采用了即时通信工具 进行技术支持 客户 服务等工作 这已经成为继电话 电子邮件之外 企业与 外部通信的又一种 新式武器 不过 对于在同一组织内部的员工之间使用即时通信 业界始终存在争论 最常见的质疑是 为什么要用即时通 信 而不是直接打内部电话呢 或者扔个小纸条过去 或 者也可以发电子邮件 其实 人们对不同通信工具的使用 习惯是不同的 因此不同通信工具所适用的情形也有所不 同 例如 电子邮件的沟通是非即时性的 所以大多数的 使用者会在使用电子邮件进行沟通时说得稍稍详细些 正 式些 好像以前在纸上写信一样 还会对邮件的内容进行润 色 这种方式对于给客户写正式信函来说当然是合适的 可 是 对那些遇到某些问题 急着等回答的来说就未必合适 了 电话的沟通是即时的 可是有时则感觉有些随意 缺 乏从思考到通过键盘敲出字来的那个转化的过程 即时通 信可以说在某种程度上综合了以上两者的优势 既保持了 书面沟通的形式 又拥有了沟通的即时性 所以自应有其 用武之地 对于企业来说 应用即时通信工具有几大显而易见的好 处 一 实现员工之间的跨地域沟通 无论是公司总部的 员工 外地乃至其他国家分公司的员工 还是出差在外的 员工 都可以借助即时通信实现一对一交流 或者多用户 会话 其成本比电话要低得多 使用也非常方便 二 非常适用于技术支持等工作场景 技术支持工程 师在工作时 可以通过即时通信工具把解决问题的方法一 步一步地贴在会话栏中 既准确 又便于保存和查询 三 提高小组协作效率 当有一项紧急任务时需要某 团队的人员协同工作时 人们可以通过查看该团队员工的 即时通信在线状态 迅速 准确地找到需要的员工 而不 需要盲目地给该组成员一个一个地打电话 看谁能完成该 任务 四 进行在线培训 宣讲 五 代替电话会议 实现多用户同时交流 成本比电 话会议低很多 企业 IM 部署有秘诀 不过 在评估和部署即时通信系统之前 企业的 IT 管 理者应该首先回答一些问题 你的企业主要希望利用即时 通信做什么 你希望对员工的沟通交流活动实现何种程度 的控制 需要做活动日志吗 你是否要对这些日志进行存 档 如何管理企业即时通信的使用者 谁来管理 是否需 要把这个即时通信系统与企业现有的防病毒系统集成在一 起 这个即时通信系统对企业网络带宽和速率的影响程度 如何 谁来管理和控制消息服务器 是否采用第三方托管 的形式 归纳起来 企业采用即时通信应该注意的关键因素有 以下七方面 身份认证 企业级即时通信应用首先应考虑的因素是 能够确保 那些登录到即时通信系统上的用户 其 ID 和身份是对应的 换言之 要确保是 正确的人 以 正确的口令 通过 正确的方式 在 正确地应用 企业即时通信 很多机 制可以用来确保登录者拥有授权 然而许多企业即时通信 系统和网关还是选择基本的认证机制 例如目录服务 而 不是利用即时通信自己的认证系统 举例来说 如果你的网络中已经部署了微软的 Active Directory 或者 Novell 的 Directory Services 目录服务 你 应当能够确保你所部署的企业即时通信系统能够和这些服 务相衔接 这样就可以帮助你的员工在使用即时通信系统 时候 输入一次用户名和口令 即能接入网络中 也能直 接启动即时通信应用 安全 由于即时通信已经成为非常受欢迎的通信工具 企业 员工通过即时通信进行交谈也就很常见了 在一些情况下 公司的机密信息 甚至是上个月的销售数据 或者公司高 层的家庭电话号码等 都有可能通过即时通信进行传递 因 此 你更需要即时通信系统在消息传递过程中提供足够的 安全性能保障 甚至即便是即时通信在内网中传递也要有 足够的安全保障 企业即时通信系统和网关都提供某种级别的安全 不 同只在于安全的功能有所差异 常见的主要功能有安全登 录 数字签名 加密等 防病毒 即时通信工具最广泛应用的一种功能 就是在不同用 户间传递文件 如同接收电子邮件一样 你需要确保通过 即时通信接收的文件不带有病毒 通过间接参与到防病毒体系中 很多企业级即时通信 系统提供了第三方反病毒产品的插件 这意味着在很多情 况下 你不需要额外付费就可以获得反病毒功能支持 日志 在企业内部使用即时通信所带来的最大的担忧往往是 员工可能会滥用即时通信工具来聊天 而不是进行和业务 相关的沟通 因此 企业即时通信系统和网关采用综合日 志就成为了关键要素 在一些情况下 例如在金融行业中 日志功能甚至已经成为硬性的管理规定 如果你还有特殊的日志要求 那就需要确保所采用的 企业即时通信系统拥有这些功能 要知道 并不是所有的 日志功能都是一样的 有些企业即时通信的日志功能更强 大 例如对可疑词句的瞬间关键词日志记录和检索 此外 还应当考虑日志信息采用何种格式 大多数企业即时通信 系统支持 SQL 数据库和其他多种日志格式 还有一个应当注意的因素是 你的企业即时通信日志 是否能够和邮件日志集成 这将决定你是否能够更简单地 管理内部日志 简化系统架构 特殊功能 虽然所有的即时通信系统都提供基本的即时通信功能 但一些产品还拥有更多的功能 有些功能甚至是你没有考 虑到的 例如 用户列表的集中式管理 这样就可以实现 在即时通信中发送广播信息 这对于 IT 管理员来说非常管 用 先进的通知功能 例如和 SMS 短信 整合在一起 如果你已经应用了 Web 会议系统 那么可以考虑一下 你的企业即时通信系统是否也提供了类似功能 此外 更 多微小特性的采用 可能并不是作为关键业务点 却能够 极大地提升企业即时通信的用户体验 例如 修改在线状 态 功能不仅可以让用户显示出当前状态 而且还可以表 明用户所在地 这就让使用即时通信的员工工作更具效率 也更愿意采用即时通信 系统需求 通常而言 即时通信很容易被当做对网络性能要求较 低的应用 而且通常情况下也确实如此 但是 和其他的 企业级应用一样 随着同时在线用户数的增加 对于服务器 和网络基础设施的需求同样会迅速膨胀 在一个很小的局域网当中 在现有的服务器上增加一 个即时通信软件 对系统性能的影响可能微不足道 感觉 不出来 但是对于一个拥有成千上万用户的大型机构而言 采用即时通信软件 就可能要额外增加数台服务器 这时 不仅要考虑即时通信服务器部署所需要的软件 还要解决 瓶颈问题 并不断保持对软件的更新 另一个需要重点考虑的因素是企业即时通信系统对服 务器端和客户端的支持 因为作为一个相对新兴的应用 并不是每一个企业即时通信方案都能够很好地支持所有的 平台 数据库 以及企业目录 往往问题会更多地出现在 客户端 客户端的种类和特性之多 通常总是超过服务 器端的 管理模式 最后需要指出的 也是最为重要的一点 是管理模式 的采用 管理任何即