礼品管理制度

礼品管理制度礼品管理制度 1 目的 为加强 礼品管理 提升企业对外形象 充分发挥礼品在对外 业务交往中的作用 特制定本制度 2 适用范围 对外经营活动礼品相关行为 3 管理原则 3 1 注重形象 必须契合企业品牌公关工作需要 利于展示企业 形象 3 2 质优物美 必须质量上乘 美观大方 时尚典雅 不落俗套 3 3 严格管理 必须严格控制礼品采购 入库 出库 盘点各环节 按照标准执行 3 4 与时俱进 礼品要根据季节时令 流行取向不同 及时更新品 种 确保满足需求 4 释义 本制度中的 礼品 是指经公司批准 直接批量购置或定制的专门 用于对外公关工作或业务交往 以公司名义向有关单位 个人赠发送 的纪念物品 5 职责 5 1 负责公关礼品需求计划制定 协调供应商资质审查 礼品采 购申请 礼品抽检 并建立管理台帐 5 2 负责公关礼品入库 验收 储存 出库 盘点 并建立相关台 帐 5 3 负责礼品申请 领用 赠送与计划执行的管控 6 管理流程 6 1 礼品采购管理 1 礼品采购或定制要根据业务需要 由相关部门提出申请 附 件 1 汇总 制定计划 经总经理批准后交商品管理中心进行采 购或定制 2 采购或定制礼品应定位高端 诉求精准 彰显形象 切实提升 企业形象 要确保质量过关 环保健康 体现人文价值 要体现特色 新颖实用或具体一定收藏价值 3 礼品购置或定制计划确定后 具体操作时应遵循 货比三家 质优价廉 的原则办理 同时兼顾礼品配送等环节 最大限度提高资 金使用效率 如批量定制 应在礼品醒目位置标有 标识等符合企 业文化标准的图案或文字 4 确因工作急需或有特殊要求的礼品计划 可先向总经理申请 批准后 根据实际情况自行直接购置 购置后及时向 办理相关登 记手续 完善台账 6 2 礼品入库管理 1 原则上各类礼品均由 专人负责管理 2 在礼品购置回公司或厂家按合同将礼品交付公司时 由 经办人填写 礼品入库单 附件 2 库管人员 认真检查质 量 清点数量 确认无误录入 礼品入库台账 附件 3 签字确认 提交 负责人复核 4 礼品入库 出库应如数登记 填写台账 做到账物相符 应建 立电子台账 并及时更新 便于管理 如因主观原因造成账物不符 按 照物品同等价格进行赔偿 并做出书面检查 5 礼品库管理人员调岗或离职时 应将账物盘点清楚后随入库 台账 出库台账一并交接 未交接完全 不办理任何人事异动手续 6 礼品库管理人员仅具有保管权 未经公司领导批准 不得发 放 因其他原因不在岗时 应安排其他人员代管 报部门负责人 并于 返岗当日立即与代管人员核查帐物 厘清责任 避免账物不符 代管 人员在代管期间未完全履行职责的 一切责任由代管人员直接承担 礼品库管理人员因故不在岗时 未经授权 其他人员擅自代管出现账 物不符的 由礼品库管理员直接承担经济责任 6 3 礼品出库管理 1 礼品出库必须履行审批手续 由经办人填写 礼品领用申请表 附件 4 本部门负责人确认需求 核实库存 报总经理批准 后 办理出库手续 2 领取人员应在出库时 检查出库礼品数量及质量 确认无误 在 礼品出库台账 附件 5 上签字 6 4 礼品库盘点管理 1 礼品库管理人员要每周一对礼品库清点 对账 每月对礼品 库进行全面盘点清查 并将盘点后的出 入库台账报部门负责人 2 礼品库盘点 要清查库存数量 并根据工作需要 提出增减计 划 要详查礼品品相 品质 防止鼠虫损坏或储存变质 3 礼品库管理员要根据季节时令 流行取向变化 提出礼品库 存补充及品种更换计划 6 5 礼品库赠送管理 1 申请人领取礼品后 因故未送出的或送出数量少于出库数量 的 应于一个工作日内退回 由礼品库管理人员重新进行入库登 记 2 礼品库管理员要每年进行年终礼品分析 按照赠送对象 赠 送品类 赠送价值等内容 形成书面分析材料 供高层管理人员决策 参考 7 附则 7 1 未尽事宜由 负责解释 7 2 本办法自审批之日起施行 8 附件 附件 1 礼品购置申请单 附件 2 礼品入库单 附件 3 礼品库入库台账 附件 4 礼品领用申请单 附件 5 礼品库出库台账 有限公司 二 一二年八月六日 附件 1 礼品购置申请单礼品购置申请单 申请部门经手人联系方式 申请原因 名 称单 价数 量金 额其他要求 费用预算 合 计 申请部门 确认 管理部门 签字 分管副总 审核 总经理 审批 附件 2 礼品入库单礼品入库单 编号 入入库时间库时间采采购购人人员员联联系方式系方式 名 称单 价数 量金 额备注 入入库库礼品礼品 保管保管员员 抽抽检签检签字字 抽检结果 签字 日期 礼品入库单礼品入库单 编号 入入库时间库时间采采购购人人员员联联系方式系方式 名 称单 价数 量金 额备注 入入库库礼品礼品 保管保管员员 抽抽检签检签字字 抽检结果 签字 日期 附件 3 礼品库入库台账礼品库入库台账 入库手续入库手续库存盘点库存盘点 序序 号号 日日 期期物品名称物品名称 单价 元 单价 元 数量 数量单位单位 总金额 元 总金额 元 采购人采购人入库经手人入库经手人原有库存原有库存剩余库存剩余库存 备备 注注 附件 4 礼品领用申请单礼品领用申请单 申申请时间请时间申申请请部部门门申申请请人人员员 名 称单 价数 量金 额备注 申申请请礼品礼品 部部门经门经理理 签签字字 确确认认 分管分管领导领导 审审核核 总经总经理理 审审批批 领领取人取人 验证验证 出库初检