瑞康物业前期介入及承接查验方案

1 22 瑞康物业瑞康物业 物业管理前期介入与承接查验方案物业管理前期介入与承接查验方案 瑞康物业管理处瑞康物业管理处 二二 一七年九月一七年九月 2 22 目目 录录 第一 管理人员的招聘 3 第二 前期介入的主要内容 6 第三 项目的筹备 14 第四 承接查验 15 3 22 第一第一 管理人员的招聘管理人员的招聘 物业服务前期介入需要的主要人员是工程技术人员和项目经理 以上人员的入职日期应在物业服务合同签订后尽快入职 其中项目 经理应在项目交付前三个月入职 工程综合管理最好在项目设计阶 段入职 最迟不应超过交房前三个月 客服主管项目交付前三个月 入职 建立小区业主档案 做好交房前的准备工作 项目经理的岗位职责 项目经理的岗位职责 1 制订年度经营管理服务计划 编制年度费用预算 并带领下属 开展各项经营管理服务工作 完成年度经营指标 2 负责前期介入阶段的人员招聘 项目筹备 配合销售等工作 3 负责项目承接查验的组织工作 4 负责交房的组织工作 5 制订符合项目情况的物业服务方案 并控制其有效实施 保证 满足顾客需求 6 严格执行公司质量体系文件 做好项目质量管理 监督 提高 工作 7 制订楼宇 绿化 工程验收接管方案 开荒清洁方案 报上级 领导审批后 带领相关部门做好验收接管工作 并建立档案 8 组织并监督管理处顾客服务 工程服务 秩序服务 保洁服务 园艺服务等日常服务工作 确保服务品质 9 组织开展项目行政 人事 公共关系等综合事务的管理工作 满足服务提供的需要 4 22 10 组织开展项目日常培训工作 提升员工服务水平 11 物业项目公共能耗统计和分析 组织开展节能降耗工作 12 做好辖区内政府部门以及物业管理各主管部门等相关单位的联 系沟通工作 13 制定社区文化建设工作标准和规章制度 协调社区服务和社区 活动的场地及设施 制定活动方案并组织实施 14 组织开展项目区域内危险源识别 评估 预防及改进工作 15 编制物业管理报告 并向公司领导 业主委员会或建设单位汇 报 16 接受政府相关部门 公司职能部门的监督 检查与指导 17 组织开展创新服务活动 不断提升服务品质项目经理入职要求 工程综合管理岗的岗位职责 工程综合管理岗的岗位职责 1 在项目部副经理的直接领导及品质部的监督指导下 负责工程 管理部的日常管理事务工作 2 在前期介入阶段 负责图纸审核 施工质量控制 与开发商 施工单位的沟通协调等工作 3 担任承接查验小组负责人 负责分户验收 图纸资料交接 承 接查验工作 4 负责小区工程部的日常管理 拟定工程设施 设备的管理规章 检查每日设备 设施运行记录 了解设施 设备工作状况 合理 安排各项工作 5 22 5 全面负责房屋及设施 设备的正常运行与维保服务 包括房屋 设施 设备运行的应急处理 6 制订系统设备 设施的保养 维修计划 审核统计月度能耗及 材料消耗 报请上级领导审批 按计划组织员工具体落实 并指 导监督计划的完成情况 7 熟练掌握各项设备的操作技能和维修技术 制定员工技术培训 计划 定期组织员工进行技术练兵 并经常检查员工的技能状况 8 组织员工进行突发事件预演 制定断电 断水 突发性设备故 障应急措施 并落实到岗 9 编制设备技术档案卡 督促员工学习图纸与掌握设备功能 特 性 10 负责编制设备检查巡视表 并监督设备巡视工作 11 经常检查交接班日记 巡视记录 并定期实地抽样检查 12 定期抽样检查报修单完成情况 经常与客户沟通听取反馈意见 13 完成项目经理布置的其他任务 工程综合管理的任职要求 工程综合管理的任职要求 1 性别男 中专以上学历 2 工程建筑 电气 强弱电 暖通空调等工程类专业 五年以 上相关工作经验 其中担任主管 3 年以上 3 品行端正 工作认真负责 具备良好的服务意识与强烈的责任 6 22 心 4 精通电工技术和电气操作规程以及电气工艺技术规程 客服管理岗的岗位职责 客服管理岗的岗位职责 客服人员在项目经理的统一安排下 负责文档资料的保存和管理做 好各项基础性工作 1 负责部门的文件撰写 整理工作 2 负责业主办理入住手续 建立业主信息台账 3 做好员工的考勤 考核管理 4 负责管理辖区内业主档案和物业档案 做好保密工作 防止遗 失损坏 5 负责本部门各类通知 公函报告的收发 6 负责接听服务电话 属于业主投诉及保修的要做好记录 并及 时转交处理 对于紧急突发事件及时向部门负责人或公司领导 汇报 7 熟悉各种收费程序 负责接待上门缴费的业主 做好收费记录 8 热情接待来访的业主及其它人士 对他们的咨询事项给与热情 周到的答复与解释 9 负责各类外来人员的出入证办理 10 负责向辖区内的业主发出书面缴交各项费用的通知 11 通过各种媒介做好宣传工作 12 负责组织业主见证征询活动和社区文化活动 7 22 客服管理岗的任职要求 客服管理岗的任职要求 1 性别 女 中专以上学历 2 旅游 酒店管理 建筑装修 服务业专业 两年以上住宅小区 客服管理经验 3 品行端正 气质佳 为人随和 有良好的服务意识和沟通能力 与强烈的责任心 4 精通各种服务及收费软件的使用 第二第二 前期介入的主要内容前期介入的主要内容 一 一 工程技术方面工程技术方面 1 设计优化 根据目前建筑设计市场的状况 特别是针对大型 专业性强的 项目 开发商 设计单位需要由更加专业的顾问参与到设计过程中 协助开发商和设计单位提出问题及解决问题 使资源的利用达到最 大化 目前设计部门在设计建筑物时均是按照相应的国家规范与开发商提 出的要求进行设计 但是往往与使用方的使用方式存在较大的差距 我司提供的服 务不仅仅是限于纯建筑技术及相关规范方面 更加重要的是站在开 发商的立场 从市场 营销以及项目最终使用者 国际用户及本地 用户 等角度分析设计中可能存在的问题 通过和设计单位的配合 8 22 使设计达到最优化 使开发商的回报实现最大化 根据开发商对建筑物设计使用的理念 协助开发商对整体建筑进行 设计优化 确保建筑的落成后的实际情况符合开发商理念 优化建 议包括设备设施安装选型 空间使用规划计划等 还包括强弱电连 接 道管设计 垃圾处理空间和建议方式等 空间上包括公共区域 如走廊 卫生间 残疾人设施 坡道等的设计优化 另外 物业公 司还将在配套商业上做出预留设计 在使用者的角度上 将根据以上理念以及对建筑项目的充分了 解 提交专业分项建议 使建筑物在使用和管理方面得到充分优化 同时也将尽可能的发挥出开发商理念 在管理者的角度上 物业公司将提交必要的设计优化或补充建 议 以确保建筑物落成后的管理和使用效果 其中包括物料的选择 物业规划 各系统设备安装选型 隐蔽工程施工封闭等工作建议 2 隐蔽工程的记录和施工工艺的建议隐蔽工程的记录和施工工艺的建议 在项目的施工阶段 物业公司主要对施工工艺和隐蔽工程进行重 点关注 隐蔽工程对日后的物业管理维修和维护有重大的影响 物 业工程主管应对隐蔽工程进行验收 记录 了解隐蔽的管线位置 敷设方向 为日后的维修养护提供准确像是的信息支持 施工工艺是房屋建设过程中的细节之一 但是小小的问题多次重 复出现 必定会带来不可估计的损失 例如 卫生间 阳台地面坡 度的控制 水泥混凝土标号的控制 抹灰的平整度等待 这些细小 的问题可能会给日后业主的使用带来极大的不便 甚至造成无法修 9 22 复 物业公司在前期介入阶段应密切关注施工工艺 做好细节关注 3 设备选型建议设备选型建议 设备选型主要包括电梯 扶梯 空调的选择 选择的依据主 要是节约投资 方便日后的使用 管理 节能降耗 提高建筑无 的品质 档次 4 参与设备安装调试参与设备安装调试 设备安装方面主要是电梯 锅炉 变配电设备 换热设备 道闸系统 监控系统 消防系统等等 设备安装调试阶段对日后 的使用和管理有着重要的影响 在此期间物业工程主管应积极参 与设备的安装调试 记录设备安装调试过程 收集相关的设备出 厂文件 安装说明书 使用说明书 随机附件等 二 二 前期介入的工作重点前期介入的工作重点 物业管理的角度对项目各种设施 设备 材料的设计 选型 选材 安装等方面提供专业建议 依据对楼宇机电设备等的了解 结合项目本身的市场定位 为 发展商提供质量价格比最优的品牌与型号建议 从业主实用的角度提供户型设计 各种管道设计等方面的建议 建筑外墙的选材和设计提供专业建议 具体研究项目总体规划设计方案 提供秩序维护岗与安保系统 监控布点的设计方案 兼顾充分监控与节约成本 10 22 提供环保设施建议 如感应式开关 自闭式水喉 分类垃圾箱 房 等 对管理用房的大小 分配 位置等提出建议 如 物管人员宿 舍出入口应尽量避免与物业出入口交叉等 就发展商制定物业收费标准 入住收费明细及装修期间的收费 标准等方面提供建议 配合发展商楼宇销售 根据物业所在地物价部门的有关规定 并结合市场的实际情况 三 三 前期介入的工作内容前期介入的工作内容 1 对物业各业态的建筑提出意见和建议对物业各业态的建筑提出意见和建议 建筑结构及功能设计建筑结构及功能设计 包括但不限于 物业内功能整体布局 交通道路分布 绿化景观等 停车系统及交通路线规划停车系统及交通路线规划 包括但不限于 人流和车流导向 停车场出入与计费管理系统 行车路线 停车标识 停车场的分配与规划等 消防系统消防系统 监控和消防中心 11 22 消防中心位置 消防水池 水箱位置 消防通道设计 消防栓接合器位置 消防中心设备布置 消防监控点位调整与补充 公共区域装饰装修公共区域装饰装修 土建装饰装修审图 土建装饰装修符合项目建设特点与档次 土建装饰装修便于运营后的检修保养 土建装饰装修便于运行后的清洁工作 土建装饰装修与其它专业的施工配合 管理用房管理用房 管理用房的数量 位置 面积 管理用房的功能 平面布置 管理用房的装饰标准和装饰风格建议 管理用房的附属设备配备标准 会所会所 会所面积 位置建议 会所装修档次 风格建议 会所水 电 气供应建议 会所功能分区建议 12 22 会所停车区域 垃圾处理垃圾处理 垃圾存放位置 面积 垃圾场高度标准 垃圾桶位置预留建议 垃圾存放设备配备标准 垃圾分类 电梯系统电梯系统 电梯配备数量 电梯档次 品牌的选择建议 电梯装饰建议 电梯梯速的选择 2 对物业各业态的机电设施提出意见和建议对物业各业态的机电设施提出意见和建议 各系统设计参数及配制建议各系统设计参数及配制建议 在符合设计规范的情况下 提出市场经验调整参数 空调系统空调系统 空调系统设计审图建议 空调设备的区域控制 空调设备选型的经济评价 空调系统设计便于物业运行管理 空调阀门的安装位置 空调能源费用的分摊方法 配电系统配电系统 13 22 配电系统设计审图建议 住宅电力负荷参数 住宅区域末端点位配备建议标准 配电系统的分界 配电设备选型和经济评价 给排水系统给排水系统 给排水系统设计审图建议 给排水阀门位置补充建议 雨水篦子 雨水 污水检查井的分布建议 雨水管的流向组织建议 给排水系统计量 中水系统的建议 给排水系统设备的选型和经济评价 二次供水的管理与维护建议 消防系统消防系统 消防系统设计审图建议 消防电 水系统物业补充建议 消防末端阀门位置 消防中控室的位置 面积 装修建议 消防系统设备的选型和经济评价 安防系统安防系统 安防系统设计审图建议 14 22 安防系统末端点位的物业建议 安防系统分区和门禁控制 安防系统设备的选型和经济评价 公共照明系统公共照明系统 公共照明系统审图建议 照明运行分区节能控制 公共照明能耗计量 公共照明运行模式 公共照明系统设备的选型和经济评价 3 对物业各业态的智能系统提出意见和建议对物业各业态的智能系统提出意见和建议 智能化建筑的概念和标准 智能化的硬件配备和扩展要求 智能化设备的软件功能 智能化操作的分级职能 智能化运行的经济性分析 智能化运行的可靠性能分析 智能化控制末端点位的补充 智能化控制系统的完善 智能化系统在各专业系统工程中的体现 4 跟进物业建筑施工和设备安装过程跟进物业建筑施工和设备安装过程 了解施工进度 了解隐蔽工程 15 22 公共区域合理尺寸及使用材料建议 车场合理建议 5 能源收缴与计量控制建议能源收缴与计量控制建议 物业主体部分及相关配套设施各功能部分之供电 水 燃气 系统合理分割与独立计量要求 物业主体部分及相关配套设施各功能组合部分内公共区域各 地段 照明用电 动力用电系统 清洁 绿化用水之系统与 业户单元内之供电 水系统合理分割与独立计量要求 计量表的位置与抄表方式符合物业运行管理要求 通过计量 达到能源系统平衡控制 6 装修管理建议装修管理建议 物业公司将向书面提供安排装修工程 物料运送控制及相关之 装修管理程序建议 向开发商提供成品保护方案 装修现场消防安全管理方案 装修现场施工安全管理方案 装修现场临时用电管理方案 16 22 第三第三 项目的筹备项目的筹备 筹备的内容筹备的内容 1 人员招聘 包含但不限于组织架构的确定 工资福利标准的确 定 招聘途径的选择 认识制度的编写 根据小区的实际情况 设项目经理一人 客服综合管理兼项目副经理一人 客服工作 人员两人 工程综合管理一人 工程综合维修两人 秩序维护 部 管理岗一人 秩序维护员八人 保洁九人 项目总预编制 共二十五人 2 办公室的选址 装修 主要内容有装修公司的选择 图纸的审 查 装修风格的确定 装修预算的申请 装修过程的控制 3 行政性事务 包含但不限于工服厂家的选择 办公家具的采购 工程设备 工具的采购 保洁机器 用品的采购 4 物业管理方案的编制 5 项目服务预算及开办费的编制 6 协助开发商编制 临时管理公约 房屋质量保证书 和 房屋使用说明书 7 交房资料的准备及印刷工作 包含单不限于 业主手册 装修手册 交房通知书 等 8 评估影响物业管理运作收费的因素 并就物业管理服务之各项 无偿及有偿收费标准与操作程序提出建议 17 22 第四第四 承接查验承接查验 一 一 分户验收分户验收 住宅工程质量分户验收 以下简称分户验收 是指建设单位组 织施工 监理等单位 在住宅工程各检验批 分项 分部工程验收 合格的基础上 在住宅工程竣工验收前 依据国家有关工程质量验 收标准 对每户住宅及相关公共部位的观感质量和使用功能等进行 检查验收 并出具验收合格证明的活动 分户验收内容主要包括 分户验收内容主要包括 1 地面 墙面和顶棚质量 2 门窗质量 3 栏杆 护栏质量 4 防水工程质量 5 室内主要空间尺寸 6 给水排水系统安装质量 7 室内电气工程安装质量 8 采暖工程安装质量 9 建筑节能工程质量 10 有关合同中约定的其他内容 住宅工程分户验收的程序住宅工程分户验收的程序 一 分户验收内容完成后 施工单位应首先进行全面的自检 18 22 评定 自检合格后向建设单位提出住宅工程分户质量验收书面申请 二 建设单位组织监理 施工 物业管理等单位的有关人员 按照国家工程质量验收标准的要求 逐户按照本办法要求的分户验 收内容确定检查部位 数量并适时进行检查验收 分包单位项目经 理 项目技术负责人也应参加分包项目的分户验收 已选定物业公 司的 物业公司应当参加分户验收工作 三 参加分户验收的人员应具备相应的技术能力和资格 并 经当地监督机构认可与备案 四 分户质量验收前 施工单位应在建筑物相应部位标识好 暗埋水 电管线的走向 分户验收应配备必要的检测仪器 建设单 位应提前 5 个工作日向当地工程质量监督机构进行告知 五 分户验收应逐户 逐间检查 并做好记录 分户质量验 收不合格的 须经整改符合要求后重新组织验收 六 每户住宅和规定的公共部位验收完毕 应填写 住宅工 程质量分户验收表 见附表一 由建设单位和施工单位项目负责 人 监理单位项目总监理工程师等分别签字确认 并加盖公章后 张贴于户内醒目位置 建设 施工 监理等单位应严格履行分户验收职责 对分户验 收的结论进行签认 不得简化分户验收程序 对于经检查不符合要 求的 施工单位应及时进行返修 监理单位负责复查 返修完成后 由建设单位重新组织分户验收 19 22 二 二 资料档案交接资料档案交接 在物业交付前 物业公司应与开发商进行资料档案的交接 资 料档案的交接应该在综合验收合格后 房屋交付前进行 最迟不得 超过房屋交付前 5 日 以便给承接验收留出充足的时间 资料档案的内容 第一类 基础资料第一类 基础资料 1 竣工图 原件一套 包括 总平面布置图 建筑 结构 给排水 空调 电 燃气 通 讯 消防 监控 门禁 对讲 停车场 广播 智能系统等各专业 竣工图及地下管线综合布置竣工图 2 工程及隐蔽管线的全套图纸 原件一套 3 工程设计变更通知 包括质量事故处理记录 复印件一套 4 生活供水设施清洗消毒合格报告 复印件一套 5 设备出厂合格证 技术资料 使用说明书 复印件一套 6 各类能源供应合同 电 水 热力 天然气 复印件一套 7 排污协议 污水排放 垃圾排放 复印件一套 第二类 工程技术资料第二类 工程技术资料 1 竣工图 包括总平面布置图 建筑