控制应收帐款增加--提高企业变现能力

控制控制应应收收帐帐款增加款增加 提高企提高企业变现业变现能力能力 徐州重型机械厂徐州重型机械厂 应收账款是一种客观存在 一方面企业的销售业务由于结算方式和结算时间的不 同 企业的营运资金必然会存在一部分被客户占用 另一方面竞争机制迫使企业以各种 手段扩大销售 除依靠质量 价格 服务和广告等 赊销也是扩大销售的手段之一 商业 竞争是应收帐款形成的主要原因 但应收账款如得不到有效控制 必然影响企业的资金周转速度和现金流量 影响 企业的技术改进 设备更新 原辅材料采购等一系列工作 影响企业下一步的发展 企业 应着重分析应收帐款的合法性和合理性 建立客户的信用级别 加强内部管理 控制应 收帐款的总量 结构和回收期限 加速周转 防止损失 应应收收帐帐款的款的现现状及其成因状及其成因 我厂应收帐款 2002 年 7 月期末余额为 14160 万元 见 2002 年 7 月末应收帐款按年 限 分项目余额表 通过对应收帐款的清理和分析 发现以下几种情况是导致我厂应收 帐款形成的原因 合计比重 质保金纠纷拒付分期付款帐务差异留用未转呆坏帐待催 2002年上半年3179 221083272743 2002年 7月份4172 295203652 2001年 2148151091244281486 2000年 370313965256 1999年 242231211 1998年 7211270 1997年底前1976 1445191121289511 集团进出口2001141689312 合计1416010023026512762411230129240 比重 1 10 00 02 22 29 90 01 12 21 16 65 5 2 20 00 02 2年年7 7月月末末应应收收帐帐款款按按年年限限 分分项项目目余余额额表表 1 体制变动造成应收帐款的责任主体不清 在重型厂 14160 万元的应收帐款中有 3012 万元的呆坏帐 占应收帐款总额的 21 这部分应收帐款的形成主要有两方面的原因构成 一是 93 年集团成立营销公司 与工厂之间采取收购制结算方式 整建制的把工厂营销职能转移到集团营销公司 在 94 年集团营销公司又把起重机的销售帐务转回重型厂 而销售职能仍在营销公司 造成工 厂一段时间内管帐 管物 管人不衔接 98 年初 随着把起重机的营销职能又整建制的 转移回工厂 在此期间形成了近 2 千多万元的应收帐款 由于体制的转变 人员结构的 变化 以及应收帐款转移手续不完备 三方签字确认 造成清收的责任主体不清 是营 销公司负责清收还是工厂负责清收 随着时间的变化 清收难度逐步加大 到 2002 年 7 月末有 1289 万元的应收帐款已成事实上的呆坏帐 二是在 93 年至 98 年期间 集团进 出口公司采用收购制购买起重机产品 然后由其对外进行销售 98 年在没有相应债权移 交手续的同时进出口公司把其对国外应收帐款的帐面余额单方面转挂重型 重型根本不 知这些应收帐款具体情况 甚至不知哪一家 无从清欠 造成 1689 万元的事实呆坏帐 2 人员调整以及分配方式不当造成应收帐款清收责任不明确 同时 销售人员调整频繁及因退休 调离 辞职等原因 往往会造成应收帐款清收 的责任主体不清 应收帐款的清收难度逐步加大 有很多销售人员都存在这样的的心理 1 那就是多一事不如少一事 不是我销售的我就不负责清收 以前销售人员是按收入拿提 成 车售出后 提成就拿到手 销售人员重销售轻货款回收 产品售出后 很少对如何收 回剩余欠款进行考虑和安排清收 对欠款单位的经营变化 偿债能力不太关注 使得大 量有效债权随着时间流逝 经济形势等变化而部分或全部丧失 由于按收入的实现与否 进行提成分配 调整后的销售人员对其前任的销售没有得到任何销售提成 再去清收的 费用没有获得渠道 这必然造成不去清收欠款或清收力度不够 3 由于售后服务不及时及产品质量问题 造成客户拒付货款和质保金 由于近几年在工程机械采购过程中 招标采购的增多和客户的自我保护意识的增 强 这部分客户群在签定产品合同的同时 对产品质量问题和售后服务三包特别关注 在合同中都附注了质量保证条款和不同比例的质保金 由于产品售后服务质量不高或产 品存在质量问题没有及时解决 工厂协调反馈不及时造成应收帐款无法及时回收的问题 也经常出现 在清收欠款过程中客户经常以此拒付欠款 时间一长 往往容易形成呆坏 帐 工厂在 2002 年 7 月末应收帐款有 265 万元属纠纷拒付行为 占应收帐款总额的 2 如山东客户顾士超在 2001 年购买一台 80 吨起重机 余货款 180 万元未付 客户在 使用过程中发现产品存在质量问题 售后服务没有跟上 经反馈 也没有得到及时解决 客户以此拒付货款有一年多 后经多方做工作 客户才于近期答应一次付清余款 4 驻外人员留用货款 给应收帐款管理带来不便 驻外人员留用货款 在 99 年以前的应收帐款中大量存在 已确认的就已达到应收 帐款总笔数 480 余家的 15 左右 这其中有的是由于销售人员个人意愿从欠款单位借用 也有我厂销售人员为开展业务从欠款单位回款中截留 但留用后都未能及时告知我厂财 务部门及时办理相关手续 时间一长 就很难掌握我厂外部欠款的真实情况 如云南省 机电设备公司在近期对帐时发现留用的 5 万元货款 留用人及用途很难查清 造成帐务 不清 浪费大量精力 且给企业的声誉也带来影响 5 法律意识淡薄 造成合同签定不严谨 在分析应收帐款的成因时 发现销售人员法律意识淡薄 在签定合同的时候 采用 的执行标准不明 履行地不明 约定管辖地不明 合同主体不明 合同需方名称与合同签 字生效方不一致 签约授权不明 造成债权责任不明 给应收帐款催收带来困难 甚至 不能追索 超过诉讼时效 6 佣金的返还 造成应收帐款落实困难 由于不符合佣金返还条件和未能及时办理佣金返还手续的造成应收帐款不能及时 清收 虽然金额不是太大 但笔数多清收的难度较大 比如云贵川登第 工厂清欠人员经 过核实 除近期销售产生的应收帐款外 几乎无帐可催 大部分欠款为佣金返还款 且无 法落实 这给应收帐款的清理工作带来了较大的困难 7 签约单位与开票单位不符 造成债权不清 由于签约单位与开票单位不符 造成实际欠款单位与应收帐款上单位不符 给应 收帐款催收带来困难 甚至不能追索 超过诉讼时效 如宁夏和信建设公司欠款 签约单 位为银川高新技术产业开发区工商发展总公司 开票单位为宁夏和信建设公司 重型财 务应收帐上反映的也是宁夏和信建设公司 应该把谁列为被告 向谁主张债权 很难说 清 这便为诉讼带来了困难 8 开票单位与付款单位不符 给财务对帐带来困难 开票单位与付款单位不符 在销售回款中大量存在 造成财务帐上一方面应收帐 款增加 另一方面预收帐款也虚增 如中环公司 购入起重机 开票单位为中环公司 付 款单位为其他公司 如销售人员不注明情况 就造成中环公司应收帐款虚增 只有通过 2 对帐才能发现原因 造成应收帐款的虚增 9 资产移交不清造成货款无从收回 在对应收账款进行分析时 还发现一种现象 我方送车人员把车送到客户指定地 点并把车移交给客户 但没有索回交接凭据 在清收账款时 我方拿不出有效的资产移 交手续 客户拒付货款 如在与广州天河进行对账时 我方有两台车入账 而对方账上无 产生异议 我方拿不出有效的送车交接证明 对方拒绝调账 使货款无法清收 至使工厂 利益遭受损失 10 分期付款如不进行有效管理 也会形成不良货款 到 2002 年 7 月末分期付款总额为 1275 万元 占应收帐款总额的 9 其中政府采 购占用 1129 万元 由于国债项目的逐年增大 政府采购的金额也逐年增加 由于政府采 购的信用较高 付款的条件相对比较苛刻 付款期限长 给应收帐款的管理带来不便 虽 然付款有保证 也不能掉以轻心 如登高消防车基本上都是这类情况 二 建立健全二 建立健全应应收收帐帐款管理的款管理的组织组织体系 体系 改变应收帐款回收 只是销售和财务部门的事 的片面认识 建立以销售部及清欠 办公室为清收主体 财务部为应收帐款核算考核主体 质量部 服务处 纪委和劳人处相 互配合的组织管理体系 要明确销售部是应收账款回收的责任部门 对货款回收和应收账款的清收负有全 责 谁销售谁负责 财务部门负责应收账款的核算考核 对应收账款分类信息的准确性和指标的反馈 考核负有全责 清欠办公室负责应收账款指标的落实和分解 对在销售过程中遇到的法律援助事 项负有解释和用法律手段维护工厂利益的责任 质量部 服务处对销售过程中出现的产品质量问题负有及时发现 处理 让客户满 意的责任 并行使最终裁决权 纪委对在销售过程中有偷卖信息 截留货款 公款私存 吃拿卡要等现象负有监察 和处置的权力 管理部在处理人事变动时做到应收帐款不清慎调或不予办理 三 理三 理顺应顺应收收帐帐款的款的业务业务流程流程 为提高对应收账款的控制质量 首先核算信息要准确 核算过程要严谨科学 我们 加大力度重新理顺了应收帐款的业务流程 见流程表 从销售过程的源头抓起 建立合 同审批 货款交接 发车申请和开票申请为主的事前控制制度 从资产移交的角度对每 一台车的销售过程 发车状态 货款回收状态做到事前控制 堵塞漏洞 3 合同审批单 用户需求 签订合同 货款 接车回款 回款明细单 批准生效 商务存档 财务存档 清欠指标 货款交接单 账务处理 应收账款 发车通知 发车 开票申请 应收账款回收指标 开票 清欠计划 用 户 营销部 清欠办 商务处 储运处 财务部 代表处 业务流程业务流程 4 1 规范合同签定 筑第一道防线 针对销售人员法律意识淡薄 合同签订不规 范形成的应收账款 工厂利用节假日对全体销售人员进行 合同法 培训并考试 对考 试合格的才允许上岗 针对合同书写不规范 签约单位与开票单位不符等造成债权不 清的行为 工厂统一采用标准合同 合同文本事先规定所签合同的标的 效力 履行 变更 终止以及违约责任等权利与义务事项 规范交易行为 以维护工厂的利益 通 过规范合同签定行为以后 基本杜绝了因合同不规范形成呆坏帐 2 建立合同审批制度 分清货款回款方式 工厂为了及时了解合同签定的情况 实行了合同审批制度 在合同签定前销售人员要填写 销售合同审批单 写清所售产 品型号 配置 数量及合同金额 在审批单上注明了五种付款方式 全款提车 货到付 款 分期付款 按揭及其他 并要求销售人员对分期付款及质保金写清具体回款日 期等事项 然后销售部部长根据 销售合同审批单 所填事项签署意见 判断销售行为 是否成立 在合同签订前控制销售货款的回款方式 对分期付款和按揭等其它付款形 式进行事前判断 以利于以后货款的管理和清收 3 认真填写销售货款交接单 分清开票 付款单位 针对工厂在货款回收时填 写开票单位及付款单位不清 增加了应收帐款管理的难度 不利于应收帐款的及时核 销等现象 工厂要求销售部在收到销售货款时 按新印制的 销售货款接交单 认真逐 项填写 规范书写开票及付款单位的详细名称 并对应填写所回款项的产品型号 合 同编号 合同金额 产品编号 发车单编号 发票编号及对应年限 回款代表处等事项 填写完毕后 连同货款一并转交财务部入账 对填写不规范的财务部一律拒收 作当 月未完成货款回收任务来对待 通过完善货款接收程序 加强了货款回收的管理 分 清了收回货款是哪个代表处 哪名销售人员 哪台车 哪个客户 哪一年的货款 5 4 严把产品发出 作到 货出库 钱入库 在产品发出时 销售部商务处应认真 填写 产品发货通知单 对应发出的产品填写合同编号 合同金额 产品型号 发出 数量 已付款及未付款情况 对分期付款或按揭付款的 还应填写回款的具体日期等 原则上货款不付或货款没有落实的 不予发车 通过对发车前的付款状况确认 确保 按合同发车 明确货款回收的责任 5 做到货款不付清不开票 货款没有着落不开票 对客户发车后要求开具销货 发票的 销售部商务处应认真填写 销售开票申请单 填写清楚申请人 合同编号 合同金额 产品型号 已付货款情况 付款单位全称 开票单位全称 开票单位纳税号 及开户银行等事项 凭合同复印件 合同审批单 发车通知单 开票申请单一并交到 财务部方予开票 要做到货款不付清不开票 货款没有着落不开票 以加强应收帐款 的事前控制 通过对开票行为的监控 使每开一张票对应一份合同和每一台车 真正 做到应收账款管理的有序性 6 做到货款日清日结 销售部商务处每日应对所回货款的清晰负责 在每日货 款回收后 应编制填写 货款回收日清表 做到日清日结 对应每笔回款填写回款日 期 合同编号 产品型号 发车单编号 发票编号 付款年限 回款代表处 回款人 付 款单位及开票单位名称等 使销售部对每天的回款状态做到心中有数 以利于货款的 回收 合同 发车及开票的管理 7 建立按发车 开票为主的合同信息管理体系 销售部商务处对每天发车 开票 回款的信息进行整理并录入微机 按发车号 和开票号汇总 使开票信息与发车 合同 回款一一对应 便于对大区和代表处进行 考核 四 四 应应收收帐帐款的其他主要控制措施款的其他主要控制措施 6 1 制订管理办法 明确责任主体 2002 年 6 月份 我们制订了 应收账款管理办法 明确了各时间段清欠的责任 主体 1 营销部部长是营销部所有应收账款回收的责任主体 2 大区经理是所属区 域应收账款回收的责任主体 3 代表处经理是其地区应收账款回收的责任主体 4 销售部书记 清欠办主任是 1997 年 12 月 31 日前应收账款回款的责任主体 根据 谁 欠款 谁负责 的原则 落实责任到人 考核到人 责任人员发生调整的 原则上货款 回收责任由调整前的代表处负责 但要说明调整人员在调整前应对应收账款的移交 清晰负责 落实接收人 移交不清的不予调整到位 暂停工作 直到移交清楚为止 2 建立强有力的清欠管理队伍 责任到人 跟踪督促 为了清收应收账款 营销部下设了专门的机构清欠办 清欠办有律师两人 会 计 统计各一人 今年 7 月份 通过竞聘工作 又招聘了 6 名敬业爱岗 有志从事清欠 工作的人员置换原有清欠人员 重点清收 98 年以前欠款 为了便于调度工作 由营 销部书记分管清欠 统抓各年度应收账款 清欠办建立起完善的应收账款明细账 详细登记了每一个笔欠款的单位 欠款 时间 金额 经办人 代表处 大区等内容 清欠办每月从商务处提取上月应收账款明 细 并录入应收账款明细账中 同时每天根据回款情况及时对应收账款明细账进行整 理 完善 并对每笔到期未回款作详细记录 调度到大区经理 由大区经理对每笔欠 款进行认定 逐笔说明原因 并制订严格的回款计划 由清欠办按计划考核 3 发挥诉讼威力 实行法律援助 工厂对在销售及货款回收中发现一些恶意客户拒不履行合同 需用法律手段予 以解决 对出现以下事项 可申请法律援助 必要的情况下进行法律诉讼 以维护工 厂的声誉和利益 7 1 客户所签购货合同付款期限已到 且有拒付可能的 2 客户经营状况有倒闭可能的或其经营恶化征候已渐明显的 3 客户因他案受法院查封的 货款已无清偿的可能者 4 偿还欠款至今未能解决 且诉讼实效已快到期的 且应收帐款拖欠已达 21 个月的 自动进入法律诉讼程序 5 代表处签约人所签合同事项超出合同范本的 或对所签合同及客户有疑虑 的 应向法律顾问提出咨询 法律顾问应给予明确答复 6 其他货款的回收明显有重大困难的 也可提出申请 4 建立预警机制 及时清欠 建立不良应收账款快速报告制度 特别注意两年的诉讼时效 一旦发现可能形 成不良应收账款苗头 签约责任人应及时报告清欠办 清欠办签署清欠意见 责成签 约责任人员限期回款 抵货或申请诉讼 避免因工作疏忽而丧失催欠机会 欠款单位 经营状况及工商登记信息发生变动的 签约人应及时以书函形式报营销部清欠办 由 清欠办报财务部备案 5 管理考核 1 改变提成方式 激励销售人员清收货款 针对以前老的销售提成方式 按收入提成 只要形成销售收入 销售人员就能 拿到提成工资和提成费用 产品售出后 提成就拿到手 使销售人员重销售 轻货款 回收 产品售出后 不关心剩余货款的清收 对前期应收账款回收的积极性更不高 不利于销售欠款的回收与管理 近几年工厂对销售部的工资与费用提成办法不断进 行了变革 改变后的提成办法以销售货款为提成依据 按货款回收的比例及数额分摊 提成工资和提成费用 即销售人员每销售一台车 只有当货款全部回来后 才能完全 8 享有提成工资和报销业务费用 使销售人员的工资 费用与收入和货款回收挂起钩 让销售人员体会到 光把车卖出去是拿不到收入 只有拿回钱才能拿到工资 才能报 销费用 真正做到鼓励销售人员不仅要关心把车卖出去 更要把货款收回来 2 加强货款回收的考核 根据 应收帐款管理办法 制定出具体的考核监督措施 主要从以下几个方面 来保证 应收帐款管理办法 的执行 A 加强部门负责人的考核 加大领导干部提成收入与当期货款和应收款回收的考核力度 营销部长的提成 工资与营销部的当期货款回收和应收帐款指标相挂钩 大区经理与其区域的货款回 收和应收帐款相挂钩 部长 书记 服务处长 清欠办主任的考核结果由商务处提供 由组织处兑现 针对当期货款与应收款的考核分为四个档次 100 90 100 80 90 80 以下四档 只有当期货款和应收款全额回收时 才能享受全部提成工资 在 90 100 时可以享受 80 提成工资 在 80 90 只能 得到 50 提成工资 而当低于 80 时则不予兑现提成工资 B 对清欠人员的考核 销售部清欠办设专职清欠员 清欠员原则上不得催收当年和上年的应收帐款 清欠