签约规范(最新版)

一 签约规范一 签约规范 本规范适用于 本规范适用于市场市场部 部 1 签约的含义 什么是合同 所谓合同是指平等主体的公民 法人和其他组织设立 变更 终止民事权利 业务关 系的协议 合同一经确立 对双方即具有法律约束力 当事人应当按照约定履行自己 的义务 不得擅自变更或解除合同 合同包括哪些形式 合同的订立分为书面形式 口头形式和其他形式 合同的书面形式包括合同书 信件 数据电文 如电报 传真 电子邮件等 等可以有形地表现所载内容的形式 本公 司规定以书面形式为主 或具体与法务部联系 实践中下单 发货行为所建立的是一种类型的合同关系 签约的真正含义 这里所说的签约是指我方主动地以合同书的形式与对方建立一种稳定的权利义务关系 的行为 其中所涉及到的种种问题必须考虑周全 确保公司的利益能受到最大限度的 保障 或有疑问 欢迎来电或传真找法务部咨询 2 签约的意义和目的 业务实践中所存在的问题 在我们实际业务操作过程中 普遍采用由客户下订单 我方根据订单组织发货的运 作模式 但正如上所述 此一过程所建立的是一种典型的合同关系 其确立双方权 利义务内容的最终依据是对方订单 而实践中客户常常在订单上注明对我方不利的 条款 其直接导致我方在保护合法权益方面处于不利的地位 并最终导致我方权益 受损 签约的目的和意义 签约本身便是一个我方向对方表达意向的过程 通过主动与对方签订协议 首先 使我们在确立和发展业务关系之前 对双方权利义务有一个明确的认识 其次 所 建立的是一个稳定和牢固的业务关系 第三 为我方在业务过程中直至纠纷处理中 争取更多的权益及更为有利的地位打下了良好的基础 同时 为日后纠纷的解决确 立了适用的依据 3 如何签约及签约时应注意的法律问题 签约是一个确立双方权利义务的过程 很显然 如何签约的关键就在于如何尽可能 地增加权利条款和尽可能地减少或避免义务条款 当然 权利义务的定性与法律的调 整是分不开的 下面 将结合相关的法律规定对合同各项条款的把握作具体的阐述 以我方作为供方的协议为例 合同的名称 a 法律规定 一般以合同的名称来确定合同的性质 进而确定合同履行地及法院的 管辖等问题 b 如何把握 略 本公司会提供统一名称 如需变更 找法务部商讨 产品名称 单价 金额 交货时间及数量条款 a 产品 单价 金额 交货等各项明确的合同 其效力一般只适用于本次交易 不 具有持续性 b 可以如下方式填写 第一方案 产品名称 型号 规格 交货时间及数量以需方另行通知为准 应 提前通知 产品单价以供方报价单或送货单为准 第二方案 产品名称 型号 规格 单价以需方确认并签收的供方送货单为准 交货时间及数量以需方另行通知为准 但需方应提前进行通知 质量条款 a 略 b 注意降低质量要求的标准 一般可以按供方出厂标准填写 或以按通 常标准填写 交货地点和方式条款 a 法律规定在合同双方未明确约定法院管辖的前提下以交货地点来确定合同履行地 进而确定法院管辖问题 b 尽可能争取将交货地点确定为我方所在地 如对方异议 可按对方要求填写 但 尽可能争取在解决纠纷方式条款中注明由我方所在地法院管辖 运输方式及到达地和费用负担条款 a 略 b 可自由协商 货物验收及异议期限条款 a 当事人约定检验期间的 买受人应当在检验期间内将标的物的数量或质量不符合 约定的情形通知出卖人 买受人怠于通知的 视为标的物的数量或质量符合约 定 此工作会在日后的送货单上加以标识 但合同也要写明 一般以 7 天为期 限 b 应尽可能订明货物验收期限及如有异议应以书面形式通知 结算方式及期限条款 a 约定了付款期限的 自付款期限届满之日开始计算违约赔偿及诉讼时效 诉讼 时效为两年 b 注意明确付款期限及付款方式 违约责任条款 a 略 b 可订立违约金及其计算方式条款 也可约定按 合同法 执 行 解决纠纷的方式条款 a 合同当事人可约定由合同签约地或合同履行地或被告所在地法院管辖等 订 明管辖法院的 因合同发生纠纷 如需起诉的 应由约定的法院进行审理 把握此条款的意义在于尽可能避免地方保护 为胜诉创造条件 尽可能 争取在我方所在地的法院进行审理 b 可以如下方式填写 方案一 协商解决 如协商不成 由供方所在地法院管辖 方案二 协商解决 如协商不成 由原告住所地法院管辖 方案三 在约定了交货地点为供方所在地的前提下 可填写协商解决 其他约定事项条款 a 略 b 注意补充其他我方认为必须约定的条款 如逾期不能付 款 供方有权停止供货或解除合同等 1 1 签章公章 a 企业法人对它的法定代表人和其他工作人员的经营活动 承担民 事责任 企业法人对其分支机构或职能部门的行为 承担民事责 任 企业法人对其授权代理人在授权范围内的活动 承担民事责 任 b 应注意如下事项 b 1 对方单位是否具有营业执照 如可以的话 要求对方提供复 印件给我方 b 2 对方盖章上的名称是否与营业执照名称一致 b 3 职能部门章 例 采购章 和能提供授权书或单位人员身份 证明的个人签名的郊力等同于公章 可以与之签约 4 具体签约程序 第一步 接到订单或收到发货 签约等邀请之前 向对方索取在大陆内地注册的营业执 照 复印件 一开始双方有合作意向时 就必须落实签约的时间安排 即在发 生 交易 送货之前 第二步 收到对方营业执照 复印件 后 向其提交规范的合同书 见附件一 和告知 函 见附件二 或经销商协议书和告知函 客户如对协议提出修改意见 由业务 员依据 如何签约及签约时应注意的法律问题 的指导和具体业务实践灵活掌握 进行相应修改直至最后定文 第三步 要求对方在合同或告知函上加盖公章 并告之应与营业执照上单位名称一致 如对方未能加盖公章 可按以下方式处理 1 在合同上可由对方加盖合同专用章或采购章 其效力基本等同于公章 2 如由个人签名的 应当要求签名人提供其身份证明材料 可由某个人签约 注 告知函上必须盖对方单位公章 并应尽可能在发货之前取得 这一点很重要 第四步 核对对方公章或其他印章上单位名称是否与营业执照上名称一致 如不一致 通知对方予以变更或补充委托签约函 第五步 在合同上加盖我方公章或合同章 但对方由个人签名的 我方也应由个人签名 二 发货规范二 发货规范 本规范适用于跟单部 本规范适用于跟单部 1 实际业务中所存在的问题及其法律后果 在实际发货过程中 目前在货物签收环节上存在较大的问题主要包括以下几种情况 收货单位与下单或签约单位不一致 收货单位未能注册 收货不盖章而仅以个人签收或收货所盖章极不规范 以上情况所导致的法律后果 破坏了证据材料的完整性和证明效力 使原下单或签约单位实际上逃脱了债务责任 而实际收货单位往往无法追偿 首先造成无法起诉的局面 其次 如果收货单位系皮包公司 便造成货物被骗 无法证明货物所收单位或证明效力极差 造成债权难以收回 2 具体发货程序 第一步 跟单部接到订单后向业务部索取 该单位营业执照及 告知函 材料 对材料不 全的 暂不予发货 告之业务部经理审批 对材料齐全的 立即组织发货 第二步 组织发货时将告知函复印件材料交与跟车人员 第三步 货物送达 对方签收时 由跟车人员核对其签章形式是否与告知函上一致 如 不一致的 应立即向对方提出要求更改或立即以电话等方式告知跟单部 由跟 单部与订货单位取得联系 并以传真等方式向其递交 收货方式变更函 见附 件三 要求对方重新填写并加盖公章 如对方未回应或未能加盖公章 可将材 料移送业务部经理处理 存在时间或空间上无法完成的事情 且涉及金额超过 一万时 必须将情况如实汇报市场部经理决定 没有及时汇报时 当事人要承 担 50 的责任 三 货三 货 款款 请请 收收 规规 范范 1 财务对帐 1 1 目前的对帐单所存在的问题 公司目前对帐单的主要问题是没有客户进行确认并加盖有效的签章 不具有任何的 证明效力 1 2 财务对帐的程序 首先 由会计部按 附件四 格式编制财务对帐单 并加盖公章 其次 对于经销商 由会计部以传真等形式直接向对方发送 对于内销的客户 可 交由跟车部请收人员向对方递交 第三 尽可能使对方按要求填写 回执 并加盖公章或财务章 并交回公司备案作证 据 必须注意 此对帐单和下面的 回执 为一体 分开无效 如有不正确 之处 可在 回执 函上写清楚 注明 再加盖对方的公章或财务章 2 请款人员在请款时应留意以下几个方面 2 1 对方财产状况 如车辆的车牌号码 库存情况 厂房及设备情况等 2 2 对方生产情况 如是否停产 人员是否减少等 2 3 其他 如是否被法院查封 是否有相关的通告等 3 请款人员在请款无效时可依据具体情况选择以下方式处理 3 1 要求对帐 并要求对方在对帐回执上盖公章或财务章 3 2 要求订立分期还款协议 见附件五 3 3 要求提供抵押 质押或保证 并订立担保协议 见附件六 以上协议所盖公章应保持与营业执照名称一致 特别注意的事项 在操作的整个过程中 必须由始至终保持供方名称的一致性 有如下三个名称供选择 一 大陆公司名称 深圳市亿铖达工业有限公司 二 大陆工厂名称 深圳市宝安区新安亿铖达焊锡制造厂 三 香港公司名称 亿铖达焊锡制造厂 四 其他办事处 有特别情况的与市场部经理协商 备注 随后提供了一些附件 即合同文件等 都以公司的身份作供方 如需变更 可 一样操作 把名称一致改过来 合合 同同 书书 供方 深圳市亿铖达供方 深圳市亿铖达工业有限公司工业有限公司 签订时间 签订时间 需方 需方 深圳科士达科技发展有限公深圳科士达科技发展有限公 司司 签订地点 签订地点 中中圳圳 一 产品名称 型号 数量 单价 金额一 产品名称 型号 数量 单价 金额 产品名称产品名称型号型号规格规格 单价单价 数量数量 总金额总金额备注备注 交货时间交货时间 及及 数数 量量 以以以需方确认签收的供方送货单为准以需方确认签收的供方送货单为准 锡锡 线线 63 1 2mm1kg30 00 锡锡 条条 63 1kg30 00由需方通知由需方通知 但应提前一天但应提前一天 合计金额 大写 合计金额 大写 二 质量要求 技术标准 供方对质量负责的条件和期限 二 质量要求 技术标准 供方对质量负责的条件和期限 按供方出厂标准 按供方出厂标准 三 交货地点 交货方式 三 交货地点 交货方式 由供方送货 由供方送货 四 运输方式及到达地和费用负担 四 运输方式及到达地和费用负担 运费由供方承担 运费由供方承担 五 收货方式 五 收货方式 需方收货时应在供方送货单或收货单上加盖本单位公章 如以收货章等形需方收货时应在供方送货单或收货单上加盖本单位公章 如以收货章等形 式签收或委托个人或其他单位代为收货的 应事先以书面形式向式签收或委托个人或其他单位代为收货的 应事先以书面形式向供方告知 供方告知 否则 供方有权停止供货否则 供方有权停止供货 六 货物验收及提出异议期限 六 货物验收及提出异议期限 需方应自收货之日起需方应自收货之日起 7 天天内验收 如有异议内验收 如有异议 应 应在上述期限内以书面通知在上述期限内以书面通知 七 结算方式及期限 七 结算方式及期限 月结月结 30 天天 以现金 支票或转帐 以现金 支票或转帐方式方式付款付款 八 违约责任 八 违约责任 按按 合同法合同法 执行 执行 九 解决纠纷的方式 九 解决纠纷的方式 协商解决 如协商不成 协商解决 如协商不成 由原告住所地法院管辖 由原告住所地法院管辖 十 其他约定事项 十 其他约定事项 如需方逾期超过如需方逾期超过 15 天 未能结清货款 供方有权停止供货或解除合同 天 未能结清货款 供方有权停止供货或解除合同 十一 合同有效期为十一 合同有效期为 2002 年年 9 月月 1 日至日至 2003 年年 8 月月 31 日 日 十二 本十二 本合同合同自双方签章之日起生效 自双方签章之日起生效 十三 本合同如需变更 双方应另行订立正式的变更合同 十三 本合同如需变更 双方应另行订立正式的变更合同 供供 方 方 深圳市亿铖达深圳市亿铖达工业有限公司工业有限公司 需需 方 方 单位名称单位名称 章章 单位名称单位名称 章章 地地 址 址 深圳市宝安深圳市宝安 28 区大宝路区大宝路 地地 址 址 新柯城工业城新柯城工业城 3 栋栋 法定代表人 法定代表人 法定代表人 法定代表人 委托代理人 委托代理人 委托代理人 委托代理人 电电 话 话 0755 电电 话 话 2002 年年 8 月月 6 日日 2002 年年 8 月月 6 日日 收收 货货 方方 式式 告告 知知 函函 深圳市亿铖达工业有限公司 我单位将以 收货章 委托收货 其他 方式签收贵单位货物 具体形式如下 收货章 样式 盖 收 货 章 委托收货 委 托 收 货 人 姓 名 委托收货人身份证号码 其他 此致 单位名称 盖章 年 月 日 收收 货货 方方 式式 变变 更更 函函 深圳市亿铖达工业有限公司 我单位现已变更收货方式 现将以 收货章 委托收货 其他 方式签收贵单位货物 具体形式如下 收货章 样式 委托收货 委 托 收 货 人 姓 名 委托收货人身份证号码 其他 此致 盖 收 货 章 单位名称 盖章 年 月 日 亿亿 铖铖 达达 工工 业业 有有 限限 公公司司 YIK SHING TAT INDUSTRIAL CO LTD 财财 务务 对对 帐帐 单单 为理顺与贵单位之间的财务关系 保证双方的权益 继续保持良好的业务往来 现将我 单位财务帐面数据呈报贵部 望予回复为凭 客户名称销售日期单号货名数量单价币别货物金额 合计金额 此致 敬礼 单位名称 盖章 年 月 日 回 执 深圳市亿铖达工业有限公司 经核对 我单位实际接收贵部货物总金额为 退货金额 已付 货款 单位名称 盖章 年 月 日 深深圳圳市市亿亿铖铖达达工工业业有有限限公公司司 YIK SHING TAT INDUSTRIAL CO LTD 财财 务务 对对 帐帐 单单 深圳高飞电讯有限公司深圳高飞电讯有限公司 为理顺与贵方之间的财务关系 现将我方财务帐面数据呈报贵处 望予核对并回复为凭 供货单位收货单位尚欠货款备注 深圳市亿铖达 工业有限公司 深圳高飞电 讯有限公司 5