ERP软件与普通财务软件接口方式的讨论

ERPERP 软件与普通财务软件接口方式的讨软件与普通财务软件接口方式的讨 论论 作者 赵常记 2003 09 23 14 06 05 当前也许在许多国内的小公司甚至大的公司在信息化的征途中也许都会碰到软 件集成的问题 因为大家都期望的软件统一 平台统一似乎越是在大的公司越 是难以实现 比如大家都熟悉的联想 华为等都存在多种软件并存的问题 随 而出现的各种专门提供接口的供应商报价之高又令大家不敢轻易决断 是否有 部分简易接口方式能够初步满足我们当前的使用需求呢 下面我就简述一个国 外 ERP 和国内财务软件的接口方案与大家共享 也许你会问 一个国外 ERP 本身已经具备完善而严谨的财务模块 为什么还要 与国内财务软件作接口或数据传递呢 这也是我首先要阐明的一个问题 国外 ERP 的成本管理蕴含着西方管理会计的内容 而财务模块也使很多中国的财务 人员不适应 举一个简单的功能来说 国内财务软件都又 反过帐 预过帐 等功能 而这些在国外 ERP 的财务模块中都是不存在 但其优秀的物流和成本 管理等是目前国内 ERP 软件所缺乏的 但是在此我们就不讨论二者的优劣或管 理水平思想观念之类的话了 下面我就二者集成的几种方案谈谈我的看法并就 一个已经实现的实例做简单刨析 一 集成方案分析一 集成方案分析 物流与资金流本是密不可分的 在企业的生产 经营过程中的任何活动都有相 应的成本费用或收益生成 同时产生相应的各种单据为凭据 ERP 物料系统在 生产经营的各个环节都能够提供原始凭证明细 如果能够经过分类汇总 以某 种便利的方式提供给财务软件 以方便其进行帐务处理也就达到了基本集成的 目的 下面就介绍三种可能的接口方式 方案一 传递凭单方案一 传递凭单 1 系统总体应用模式 图 这种方案是 物流系统使用 ERP 系统 财务处理使用普通财务软件 这样的做法基本上避免了两个软件各自的 缺点 使它们各自的优点得到了充 分的应用 因为 ERP 系统截去财务部分 仍不失为一个完美的物流和成本管理 系统 而普通财务软件本来就是手工做帐 传递凭单对其现有的功能没有任何 影响 接口功能简述 日常订单管理 采购管理 存货管理 生产管理 成本核算等使用 ERP 系统进 行处理 而往来帐 总帐 报表等可以用普通财务软件进行处理 但有一点是 计划人员和财务人员之间必须加强配合 使用计算机自动传递凭单和数据 数据接口简述 存货 依据普通财务系统的需求 ERP 系统每月输出相关报表 然后 根据这 些报表在普通财务系统做出相应手工凭证 生产成本 ERP 系统中车间日记帐时实的传递给普通财务系统 应付帐款 供应商到票后 在 ERP 系统中处理暂估 同时生成凭单 把生成凭 单时实的传递给普通财务系统 然后在普通财务系统进行审核和追加必要的参 考信息 同时 ERP 系统随时可以输出供应商暂估明细和汇总数 应收帐款 订单发货后 对客户开票或生成借项 贷项通知单 把生成的发票 及借项 贷项通知单时实的传递给普通财务系统 然后在普通财务系统进行审 核和追加必要的参考信息 同时 ERP 系统随时可以输出客户未开票报告 数据一致性 1 ERP 系统添加供应商 客户的同时 把供应商 客户信息时实的复制到 普通财务系统中 2 ERP 系统在向普通财务系统传递凭单时 检索对应的供应商或客户的信 息 若无此供应商或客户 复制该供应商或客户到普通系统中 3 普通财务系统中添加其他类型的供应商 客户时 把供应商 客户信息 时实的复制到 ERP 系统中 4 普通系统中添加会计科目时 同时复制到 ERP 系统会计科目表中 2 接口目标 ERP 处理 存货 生产成本 暂估等 普通财务系统处理 总帐 往来帐等 存货和生产成本在此只有汇总数据 3 基础数据接口方式 4 优点与缺点 优点 物流与资金流 运行同步 数量一致 帐务细化 财务人员基本不进行 ERP 应用操作 帐务处理方式不变 节省部分输入凭证的时间 对计划人员有了监督功能 技术实现简单可行 缺点 维护基础数据一致较为困难 方案二 传递凭证方案二 传递凭证 1 系统总体应用模式 图 这种方案是 物流系统和财务系统的应收应付都使用 ERP 系统 总帐管理 借 款管理 财务结转和财务报表等使用普通财务软件 这样的做法上保持了 ERP 物流系统的完整性 基本上保持了财务部分的主要功 能 物流和资金流严格同步和统一 报表和总帐则使用普通财务软件 每月月末 把 ERP 的所有相关日记帐自动传递给普通财务软件 这样 ERP 系统 和普通财务软件都有完整的应收应付明细帐 但每月应收应付的初始凭证的生 成或调整必须在 ERP 系统中进行 也就是说在进行总帐处理之前 应收应付凭 证以 ERP 系统为准 如果要查某个供应商或客户的往来明细 两个系统都可进 行查找 比较方便 另外 ERP 系统中总帐将不完整 而普通财务软件存有完 整的财务数据 日常事务 应收应付之外 管理主要使用普通财务软件 同上 方案一样 计划人员和财务人员之间必须加强配合 使用 计算机自动传递凭单 和数据 数据接口简述 存货 生产成本 采购日记帐 库存日记帐 车间日记帐 订单日记帐每月进 行一次压缩后 传递给普通财务系统 应付帐款 所有的应付 付款 预付业务在 ERP 系统中进行操作 月末将供应 商应付 付款明细传递给普通财务系统 ERP 系统有完整的应付明细帐 总帐 不完整 而普通财务系统中也有完整的应付明细帐和总帐 应收帐款 所有的应收 收款 预收业务在 ERP 系统中进行操作 月末将客户 应收 收款明细传递给普通财务系统 ERP 系统有完整的应收明细帐 总帐不 完整 而普通财务系统中也有完整的应收明细帐和总帐 数据一致性 1 ERP 系统添加供应商 客户的同时 把供应商 客户信息时实的复制到 普通系统中 2 ERP 系统在向普通系统传递往来凭证时 检索对应的供应商或客户的信 息 若无此供应商或客户 复制该供应商或客户到普通系统中 3 普通系统中添加其他类型的供应商 客户时 把供应商 客户信息时实 的复制到 ERP 系统中 4 普通系统中添加会计科目时 同时复制到 ERP 系统会计科目表中 2 接口目标 ERP 处理 存货 生产成本 暂估 往来帐等 普通处理 所有财务数据 3 基础数据接口方式 4 优点与缺点 优点 物流与资金流 运行同步 数量一致 帐务细化 查账方便 普通系统中有完整准确的财务数据 对计划人员有了监督功能 结转 反接转方便 缺点 财务人员进行 ERP 应用操作 应收冲应付必须引用过渡科目 不能反过帐 部分科目数据两分 只有月末传递数据以后才能直接查看发生数和余额 技术实现比较复杂 方案三 同时使用 不做接口程序 方案三 同时使用 不做接口程序 1 系统总体应用模式 图 这种方案是 物流系统 包括成本管理 使用 ERP 系统 财务处理使用普通财 务软件 这样的做法基本上避免了两个软件各自的 缺点 使它们各自的优点 得到了充分的应用 因为 ERP 系统截去财务部分 仍不失为一个完美的物流和 成本管理系统 而普通财务软件系统不受任何影响 财务人员业务方式不变 工作模式不变 也就是说 日常订单管理 采购管理 存货管理 生产管理 成本核算等使用 ERP 系统进行处理 只是每月月底 计划人员和仓库人员可以 依靠 ERP 系统给财务部门提供比以往更可靠和可信的做帐依据 2 接口目标 ERP 处理 存货 生产成本 暂估等 普通 处理 除存货 生产成本 暂估以外的所有财务数据 3 数据接口简述 存货 生产成本等 依据普通财务系统的需求 ERP 系统每月输出相关报表 然 后 根据这些报表或汇总数据在普通财务系统做出相应手工凭证 4 优点与缺点 优点 财务人员不作 ERP 应用操作 帐务处理方式未发生变化 物流管理得到了优化 不用开发程序 缺点 物流与资金流的不统一 财务部分数据不严格 ERP 部分帐务不能冲销 所有凭证都必须手工录入普通 问题综述 不论那一种方案 我们都会面对一个共同的业务问题 只用 ERP 或只用普通也 会存在同样的问题 原来 计划人员或仓库管理人员在完成某个业务以后 手工记录且手工传递做帐凭据到财务部门 他们之间的 接口 是松散的或不严 格的 换句话说 原来这部分工作的管理是不细的或者说是粗放的 所以财务 部门也就无法采取优质的算法精确计算物料成本精确核算成品成本 要把 手工传递做帐凭据 转变为 计算机自动传递做帐凭据 不仅仅是程序或软 件的问题 也有 业务方式转变 的问题 计划人员必须及时提供相对标准的数 据让计算机传递给财务部门 便于财务部门做帐 而财务部门必须及时以合适 的方式准确核对和修改计算机自动生成的凭证 两方必须协调一致的进行工作 所以要达到帐务的细化和管理水平上的提高 恰当进行部分业务方式的转变将 是必须的 如果这个问题处理不得当 再好的接口都将不能使用 这将是解决接口问题中 必须注意的一个问题 附 1 二 集成实例剖析 我们公司使用方案一已经对实现了一种国外 ERP 与金蝶财务软件的接口 下图 显示了 ERP 与普通财务集成业务示意图 左面的椭圆所包括的内容是 ERP 物流 管理所涉及的范围 右面的椭圆所包括的内容是普通财务管理的涉及的范围 交叉部分是二者集成的数据接口部分 主要是各种报表 财务原始凭证 ERP 系统实现销售管理 生产管理 BOM 管理 存货管理及采购计划管理等 及时 为财务部门提供生产经营过程中发生的各种单据 及原材料半成品 成品的成 本明细 在 ERP 物流管理中可以看到有个小方框 MRP 运算 这是 ERP 系统的 核心功能之一 它用来协调生产和采购 库房 销售等 普通系统实现应收帐 应付帐 成本管理 差旅费管理 总帐 固定资产管理 财务结算以及转账处 理等 除部分明细报表外的所有财务报表全部由普通系统输出 其中应收 应 付帐和成本管理要使用 ERP 系统提供的数据 在企业生产和经营过程中 涉及两个系统的单据和报表传递的主要活动如下 在收到客户订单后 市场部把客户信息 合同号 合同金额 产品类型 数量 要求交货期等参数录入 ERP 系统 对已发货订单 月末打印当月 主营业务成本 报表和 主营业务收入 报表送财务部门 采购到货 仓库人员进行采购接收 同时打印出 采购接收单 整理后送 采购 计划员 处 如有其它收发 月末把所有 其他收发料单 直接送财务部门 打印 当月 收发存报表 送财务部门 供应商发票到票 采购人员核对发票与采购接收单 然后把 采购接收单和发票 一起送财务 财务人员在 ERP 系统对送来的发票和采购接收单进行审核 审 核结束在普通生成应付凭证 月底 所有未到票清单形成 暂估明细报表 送 财务部门做暂估帐 生产中 每道工序完成后都要报完工 系统把各种费用计入生产成本 月末需 要整理和计算当月生产中所发生的 生产成本 直接材料 生产成本 直接人 工 和 生产成本 制造费用 月末仍没有报完工的所有在制品就形成 在制明 细表 需送财务部门进帐 销售部门开 发货通知单 提货单 等 送货人员执 提货单 到仓库提货 仓 库人员做订单发货 同时打印订单 发货单 送财务部门 财务部门开销售发 票 财务人员在 ERP 系统对订单进行审核 审核结束在普通生成应收凭证 以上只是资金流动过程的一个实例 如果财务部门也参与操作 ERP 系统 更多 报表可由财务部门打印和输出 就不需要其他部门提交了 在此过程中 单据 和报表产生的情况和时间如下 由上表可以看到 只有在与应收 应付有直接关系的 发货单 采购接收单和 发票 需要随时输出 其他报表和数据一个月传递一次 原因是财务要及时根据 发货单来开发票做应收帐 根据采购接收单和供应商发票来做应付帐 而收款 付款 预收 预付 差旅费管理 转账等都随时在普通中进行统一管理 与 ERP 没有直接的关系 集成效果 a 物流与资金流同步运行 数量一致 帐务细化 b 财务人员仅在 ERP 进行采购单 订单的审核操作 打印成本