美达集团员工关系管理标准化工作手册

美达集团有限公司美达集团有限公司 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 集团人力资源部集团人力资源部 二二 O O 一一年十月一一年十月 美达集团美达集团 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 1 目目 录录 一 招聘入职 2 二 试用转正 6 三 离职管理 9 四 劳动合同管理 12 五 员工档案管理 15 六 临时用工管理 17 七 实习生管理 18 美达集团美达集团 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 2 第一部分 招聘入职 一 制度 美达集团有限公司人员招聘录用管理办法 二 流程 1 集团本部招聘入职流程 用人部门提出招聘需求 见附件一 报人力资源部 送总经 理批准 审批通过后 人力资源部选择招聘渠道 发布招聘信息 集团人力资源部收集并筛选简历 组织面试评价小组成员进 行初试 面试评价小组成员主要包括集团人力资源负责人 用人单 位 部门 负责人 相关专业负责人及分管领导等 要求应聘人员 填写 应聘人员登记表 见附件二 应聘人员身体情况告知书 见附件三 审核学历学位原件 如初试通过 则安排总经理 董事长复试并确定拟录用人员 填写 招聘人员面试情况表 复试通过后集团人力资源部以书面 详见附件 形式告知员 工劳动合同期 试用期 工资 福利等信息 拟录用人员需签字确 认 审批完成后人力资源部安排拟录用人员体检 集团人力资源部对拟录用人员进行背景调查 在体检及背景调查通过后 发录用通知书 报到时间一般为 一个月内 美达集团美达集团 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 3 员工报到时收集和检查相关材料 包括 学历学位证复印件 扫描件 身份证复印件 扫描件 一寸免冠彩色近照 2 张 扫 描件 与原单位解除劳动合同证明 体检合格证明 应届毕业生还 应提交毕业生就业协议书 材料提供齐全后 人力资源部为其办理入职手续 包括 填 写 员工信息登记表 见附件四 入职须知 见附件五 签订 劳动合同 由用人部门按照新员工培训管理办法为其指定师傅 并 签订 师徒协议 2 项目公司或子公司招聘入职流程 用人部门提出招聘需求 见附件一 报所在公司办公室 总 经理审批 经集团人力资源部审批 审批通过后 所在子公司人力资源部门选择招聘渠道 发布 招聘信息 子公司人力资源部门收集并筛选简历 组织面试评价小组成 员参与面试 面试评价小组成员主要包括人力资源负责人 用人单 位 部门 负责人 相关专业负责人 主管领导 项目公司总经理 等 若部门副职以上 财务及审计类人员 必须由集团对口职能部 门人员参加面试 经集团批准后才能入职 应聘人员填写 应聘人 员登记表 见附件二 应聘人员身体情况告知书 见附件三 审核学历学位原件 面试通过 子公司人力资源部门以书面形式告知员工劳动合 同期 试用期 工资 福利等信息 拟录用人员需签字确认 美达集团美达集团 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 4 员工确认后安排陪同拟录用人员体检 子公司人力资源部门对拟录用人员进行背景调查 在体检及背景调查通过后 子公司人力资源部门发录用通知 书 报到时间一般为一个月内 员工报到时收集和检查相关材料 包括 学历学位证复印件 扫描件 身份证复印件 扫描件 一寸免冠彩色近照 2 张 扫 描件 与原单位解除劳动合同证明 体检合格证明 应届毕业生还 应提交毕业生就业协议书 材料提供齐全后 人力资源部门为其办理入职手续 包括 填写 员工信息登记表 见附件四 入职须知 见附件五 签 订劳动合同 由用人部门按照新员工培训管理办法为其指定师傅 并签订 师徒协议 在办理完入职手续 2 个工作日内将新员工与原单位解除劳动 合同证明及 入职须知 签订的扫描件以邮件方式上传集团人力资 源部进行备案 三 审批权限 1 编制需求审批权限 子公司集团本部 员工职级用人 部门 办公室 总经 理 用人部门 项目 公司对口部门 人力资 源部 总经 理 董事 长 集团本部申请审核审核批准 子公司部门副职以上 财务及审计类员工 申请审核审核审核审核批准 子公司其他员工申请审核审核审核审核审核批准 美达集团美达集团 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 5 2 招聘需求及录用审批权限 子公司集团本部 员工职级用人 部门 办公室 总经 理 用人部门 项目 公司对口部门 人力资 源部 总经 理 董事 长 集团本部各级员工申请审核审核批准 子公司部门副职以上 财务及审计类员工 申请审核审核审核审核批准 子公司其他员工申请审核批准审核备案 四 关键控制点 1 新入职人员到岗时间不得早于最终批复时间 若有此种情况 出现一经查实将以新员工双倍月薪的标准对用人单位的第一负责人 进行处罚 相关人员按照新员工标准月薪的 50 金额进行处罚 2 招聘时效 主管级以下岗位招聘周期为 30 天 超过则招聘时 效为不合格 3 招聘质量 下属公司上报人选如连续两次都不能通过审批或 试用期不能正常转正的 视为招聘质量不合格 五 注意事项 1 人力资源部门必须对入职人员的材料进行检查和审核 确保 完整和真实 面试评估表必须要有相关面试部门的意见 2 下属公司部门级及以上人员须经过集团面试 面试可采用网 络面试和现场面试相结合的形式 3 下属公司一般人员招聘需求及录用审批过程中每一个审核环 节均有一票否决权 任何审核环节提出异议均不得批准该项审批 六 工具表格 美达集团美达集团 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 6 附件一 招聘需求表 附件二 应聘人员登记表 附件三 应聘人员身体情况告知书 附件四 员工信息登记表 附件五 入职须知 附件六 录用确认函 附件七 新人入职指南 第二部分 试用转正 一 制度 美达集团有限公司新员工指导操作手册 美集 2011 23 号 二 流程 1 签订师徒协议 签订后交人力资源部备案 2 师傅制定 新员工指导计划表 制定后交人力资源部归档 3 师徒指导过程记录 新员工指导记录表 在试用期结束 后交人力资源部归档 4 徒弟每月结束后 5 个工作日内提交 培训辅导月度总结表 经师傅点评后交人力资源部 办公室备案 5 结束前一周内填徒弟写 一对一师带徒专题培训徒弟总结报 告 并由师傅及所在部门经理填写 一对一师带徒专题培训徒弟考 核表 6 考核结束后 将相关资料扫描进入 OA 系统流转 采用试用 美达集团美达集团 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 7 转正流程 三 试用转正审批权限 项目公司 子公司集团本部 员工职级用人 部门 办公 室 总经 理 用人部门 项目 公司对口部门 人力资 源部 总经 理 董事 长 集团本部各级员工申请审核审核审批 项目公司 子公司 部门级及以上员工 审核审核审核审核审批 项目公司 子公司 其他员工 申请审核审批备案 四 关键控制点 几个资料提交时间点的控制 需延长试用期的 则在试用期到期前向员工发出书面的 试 用期延长通知书 并要求员工签收 若在试用期内解除劳动合同的 则在试用期结束前 5 天向员 工发出书面的 试用期解除通知书 并要求员工签收 部门经理及以上职级的员工 师徒协议书 新员工指导计 划表 及 新员工指导记录表 可以不用填写 但附件四 五 六必须填写 替代试用期考核 五 工具表格 附件一 师徒协议书 附件二 新员工指导计划表 附件三 新员工指导记录表 附件四 培训辅导月度总结表 附件五 一对一师带徒专题培训徒弟总结报告 美达集团美达集团 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 8 附件六 一对一师带徒专题培训徒弟考核表 附件七 试用期延长通知书 附件八 试用期解除通知书 第三部分 离职 一 制度 美达集团有限公司员工离职管理办法 待补 二 流程 1 公司提出解除劳动合同 用人部门向人力资源部 办公室提出提前解除劳动合同申请 写明解除的原因 原因原则上基于以下几个方面 员工无法胜任岗位 经培训和岗位调整后任无法胜任岗 位要求 用人部门须提前一个月提出申请 当月迟到 早退累计 10 次的 无理取闹 聚众闹事 打架斗殴 严重影响工作秩序的 连续旷工时间超过 7 天 或者年内累计旷工超过 15 天的 同时与其他公司建立劳动关系 影响本职工作或经公司 提出 拒不改正的 其他严重违反公司制度规定的情形 被依法追究刑事责任的 美达集团美达集团 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 9 人力资源部 办公室对劳动合同提前解除原因进行核实 并进 行审批 若原因属实 符合解除劳动合同条件 由人力资源部 办公室 完成审批手续后 向员工本人书面送达 公司解除劳动合同通知书 并要求员工签收 若原因无法核实 由人力资源部 办公室与用人部 门沟通 离职人员完成工作事项 财务 办公用品等手续交接 离任 交接表见附件 交接完成后 开具解除劳动合同证明 并要求员工确认签收 随后协助员工办理社会福利的转移 项目公司 子公司部门经理级以上人员离职时 应经集团审批 2 员工提出离职 离职人员向所在部门负责人提出离职申请并提交辞职报告 填写 离职审批表 所在部门负责人对离职人员的离职原因进行了解并审批 人力资源部 办公室听取部门负责人对离职人员的意见 进行 离职面谈并审批 董事长 总经理听取意见后进行审批 审批同意后人力资源部 办公室通知离职人员办理离职手续 离职人员完成工作事项 财务 办公用品等的交接 交接完成后 开具解除劳动合同证明 并要求员工确认签收 美达集团美达集团 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 10 随后协助员工办理社会福利的转移 项目公司 子公司部门经理级以上人员离职时 应进行离任审 计 将审计结果及离职手续办理结果在办理完毕的三个工作日内一 并报集团人力资源部 三 审批权限 项目公司 子公司集团本部 离职 类别 员工职级用人 部门 办公 室 总经 理 用人部门 项目 公司对口部门 人力资 源部 总经 理 董事 长 集团本部各级员工申请审核审核审批 项目公司 子公司 部门级及以上员工 申请审核审核审核审批 公司 提出 解除 合同项目公司 子公司 其他员工 申请审核审批备案 集团本部各级员工审核审核审核审核 项目公司 子公司 部门级及以上员工 审核审核审核审批 员工 提出 解除 合同项目公司 子公司 其他员工 审核审核审批备案 四 关键控制点 1 员工提出离职申请原则上应该提前 30 天 未满 30 天公司有 权不批准离职 若有员工自行离职 视作旷工 2 对于未提交离职申请且不正常考勤的员工 视为旷工 按照 公司关于旷工的相关规定进行处理 3 对于离职获批后未及时办理相关手续的员工 人力资源部 办 公室通知相关部门关闭其 OA 权限 并就因其未办理工作交接或离职 审批而造成的经济损失追究责任 五 注意事项 美达集团美达集团 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 11 1 离职人员的工作交接由用人部门负责人监督进行 项目公司 的总经理室成员 集团部门经理的工作交接由对应的集团总经理室 成员 可授权 监督进行 2 工作交接的内容包括 工作物品 包括电脑 U 盘 办公桌椅 衣柜等 工作内容 包括本年度工作计划 已完成事项 未完成事 项 岗位相关公司文件和数据的纸质版或电子版等 对于只进行物品交接的离职人员均不予办理离职手续 在 离职证明中注明此类行为 六 工具表格 附件一 离职审批表 附件二 公司提出解除劳动关系审批表 附件三 离任交接表 附件四 解除劳动关系证明 附件五 解除劳动关系证明签收确认书 第四部分 劳动合同管理 一 制度 美达集团有限公司劳动合同管理办法 待修正 二 流程 1 员工入职新签合同 人力资源部 办公室在员工办理入职手续的当天应与新进员工 美达集团美达集团 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 12 书面签订劳动合同 附件一 并让员工签收 薪资确认单 附件 二 在员工签订好劳动合同后的三个工作日内 完成劳动合同的 盖章 鉴证和备案工作 盖章 鉴证以及备案完成后 一份留存公司 一份留存员工 档案 另一份返还员工本人 返还员工时要做好签领手续 签领表 见附件三 2 员工劳动合同续签 人力资源部 办公室在员工劳动合同到期前 2 个月向用人部门 发出 续签劳动合同审批表 用人部门在 15 天内反馈 由人力资 源部 办公室完成后续的审批手续 若续签审批同意续签 人力资源部 办公室在合同到期前 30 天向员工本人发出 续订劳动合同通知书 员工在 15 天内书面反 馈 到期未反馈的视为不同意续签 合同到期终止 若公司和员工双方都同意续签 人力资源部 办公室在合同到 期前 10 天将制作好的劳动合同发给员工本人 员工应在合同到期前 签订好劳动合同 并交还给人力资源部 办公室 人力资源部 办公 室在完成劳动合同盖章程序后 一份留存公司 一份留存员工档案 另一份返还员工本人 返还员工时要做好签领手续 若续签审批意见为 不同意续签 人力资源部 办公室在劳 动合同到期前 30 天向员工本人发出 终止劳动合同通知书 并让 员工签收 在合同到期前一周由用人部门通知员工办理相关离职手 美达集团美达集团 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 13 续 参见离职流程 劳动合同到期终止 三 审批权限 项目公司 子公司集团本部 员工职级用人 部门 办公 室 总经 理 用人部门 项目 公司对口部门 人力资 源部 总经 理 董事 长 集团本部各级员工审核审核审核审批 项目公司 子公司 部门级及以上员工 审核审核审核审核审批 项目公司 子公司 其他员工 审核审核审批备案 四 关键控制点 1 当续签审批意见为不同意时 一定要在合同到期前 30 天书面 通知员工 并督促员工做好签收工作 否则将有法律风险 2 新员工入职劳动合同一定要在到职 30 天内签订完毕 否则员 工可向公司要求双倍赔偿 3 新进员工签订劳动合同必须在集团审批同意入职的前提下 同时具备体检合格和有与原单位解除劳动合同证明两个必备条件 五 注意事项 1 劳动合同订立的内容 合同期限统一为 3 年 新进员工试用期为 3 个月 工作地点统一为 公司所辖产业地 工作岗位为 管理岗 工时制分为三种 一般的人员为标准工时制 公司部门经 理及以上职级人员统一为不定时工作制 司机 销售顾问 等岗位统一为综合工时制 美达集团美达集团 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 14 薪资发放日统一为 次月 15 日 遇法定节假日提前发放 2 劳动合同中不应留有空白处 确为不需要填写内容的空白部 分应划 以免引起不必要的法律纠纷 3 劳动合同新签或续签后 应及时变更员工花名册以及 HR 系统 中的相关信息 六 工具表格 附件一 劳动合同 附件二 薪资确认单 附件三 签领表 附件四 续签劳动合同审批表 附件五 续订劳动合同通知书 附件六 终止劳动合同通知书 第五部分 员工档案管理 一 制度 美达集团有限公司员工人事档案管理办法 试行 二 流程 1 员工一级档案管理流程 员工入职手续办理完毕后 人力资源部 办公室根据员工的书 面申请 协助办理档案调入手续 人力资源部 办公室负责档案转入人员的日常管理 包括档案 保管费的缴纳 档案材料的补充等 美达集团美达集团 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 15 员工离职后 人力资源部 办公室协助员工办理档案转出手续 2 员工二级档案管理流程 员工入职手续办理完成后 人力资源部 办公室应及时将员工 的所有档案材料归入员工档案袋 并为档案编号 建立 员工档案 电子清单 若员工岗位 基本信息 如学历 婚姻状况等 发生变化应 及时将相关材料复印件提供给人力资源部 办公室 经核实后归入员 工档案 并将员工档案电子清单 员工花名册以及 HR 信息系统进行 相应的变更 每月项目公司 子公司应将员工档案进行整理和更新 并在 22 日前将截止当月 20 日的 员工花名册 上报集团人力资源部 三 管理权限 员工职级项目公司 子公司集团本部 集团本部各级员工 含外派员工 管理 项目公司 子公司部门级及以上员工管理 项目公司 子公司其他员工管理 四 关键控制点 1 一级档案按照员工意愿办理 对于没有将一级档案调入公司 的员工 公司将不承担档案管理相关费用 2 员工离职后应及时通知其办理转出手续 若无法联系到员工 或员工拒不办理的 则可根据当地档案管理部门要求自行办理 美达集团美达集团 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 16 从公司账户中踢离 3 员工二级档案包含以下六类 入职材料 应聘人员登记表 员工信息登记表 体检记录 一寸照片 入职须知 原单位解除劳动合同证明 证件复印件及扫描件 学历及学位证书 身份证 各类资格 证书 合同类 劳动合同 合同补充协议 培训协议等 异动材料 转正审批表 工作交接单 离职审批单 公司开 具的离职证明 聘任文件 考核材料 历年绩效考核材料 其他评估材料 奖惩记录 评优材料 培训类材料 4 人力资源部 办公室为员工档案的管理部门 档案的归档 查阅 更新均由人力资源部 办公室负责 任何部门因工作确实需要 调阅员工档案的 需由部门负责人提出书面申请 5 员工二级档案在员工离职后仍应保留 2 年以上 五 工具表格 附件一 员工档案电子清单 附件二 员工花名册 第六部分 临时用工管理 一 制度 美达集团美达集团 员工关系管理标准化工作手册员工关系管理标准化工作手册 17 美达集团有限公司临聘人员管理办法 暂行 二 流程 管理流程 用人部门提出临聘用工需求 按照招聘的相关表格和流程进 行招聘信息发布 面试 最终审批录用 审批通过的临聘人员由人力资源部门办理录用手续 包括提 交体检合格证明 签订 临聘协议 临聘协议盖章生效后一份留 档 一份返还本人 并做好签领工作 临聘人员离职时无论是公司还是临聘人员提出 都需要提前 10 天提出 非全日制用工可随时解除 并办理完相关工作物资交 接 参考离职流程中相关表格 财务部结清临聘人员工资 下属公司录用 离职 临聘人员时需在三天之内以邮件的方 式告知集团人力资源部 三 审批权限 项目公司 子公司集团本部 员工职级用人 部门 办公 室 总经 理 用人部门 项目 公司对口部门 人力资 源部 总经 理 董事 长 集团本部审核审核审核审批 项目公司 子公司审核审核审批备案