行政主管工作流程

行行 政政 主主 管管 工工 作作 流流 程程 目的目的 通过对现有行政管理工作流程的梳理 实现工作条理的规范性及 增加现有相关工作流程的透明度 提高工作效率 完善行政管理体 制 行政主管工作行政主管工作主要主要职责是职责是 1 保持日常工作场所的工作纪律和环境的正常及卫生清洁 2 办公用品的提供和电脑系统维护 及公司资产的完整和安全 3 公用车辆的维护保养和使用申请登记管理 4 员工伙食的正常供应和卫生安全保证 5 劳动生产安全检查 每周至少三次 6 组织员工聚餐和聚会活动安排 7 客户或政府人员来访登记招待安排 8 员工宿舍安排及安全卫生检查 每周至少一次 9 协助公司相关证照办理和年审管理 10 新旧员工社保的参保办理和退保登记 11 总经办及上级交待的临时事务等 行政工作具体流程行政工作具体流程 1 行政主管每天上班第一件事就是检查总部公司电路 水路 办公 用电脑 电话是否正常运行 如有损坏 安排外请工程人员或电工 维修时要全程控制 卫生是否干净 卫生间和公司大门范围 5 米 内特别要注意 门窗开关是否正常 车辆存放是否安全 如果发生 偷盗或暴力事件 要保持冷静并保护好现场 发现偷盗时 不要进 入现场 要退外守候 暴力伤人时要及时制止 在第一时间打电 话给主管或上级 然后确认好再报警 110 发生火警时要第一时 间打电话给消防队 119 并告知公司地址和具体行车路线 发生 人员伤亡情况的要同时打医院救急电话 120 2 办公用品采购由各部门使用向行政部集中提出申请后 由行政部审核 通过领导批示后 统一采购 特殊物品采购由部门主管及经理签字同 意后另行购买 行政部采购的物品总价超过 1000 元 同一类商品 单 件商品超过 500 元的实行货比三家的原则比价后再选择购买 之前有 比较过的做好记录 如申请物品有仓库存货的 不另行采购 发放实行 登记管理 对部分物品采取以旧换新方法领取使用 如笔 笔记本等 管理好公司资产 做好物品的清单登记管理工作 保持与其它部门的 充分互动沟通 注意与其它部门的沟通方式 提高后勤服务意识 3 公司公用小型车辆要做好日常维护保养 时刻保持车辆在正常的使用 状态 油料充足 没有损坏零配件影响车辆正常使用情况 对于公司用 车实行审批制度 经理级以下人员用车必须是经理级 含副经理 以上 职员批准 经理级用车必须经副总经理批准 副总不在办公室由总经 办助理代签后报备副总 副总经理及以上级别用车无需批准 但是行 政部要进行必要登记及整理相应月份车辆使用清单 以备查验 见附 件 4 公司提供伙食要保证准时提供和卫生安全 坚决不允许买过期食 品和腐败食材加工员工伙食 同时检查厨房和餐厅是否保持卫生 和整洁 每天在用餐的时候要适当了解不同地区同事对伙食意见 如 吃辣习惯程度 以求不断改进伙食状况 5 员工人身安全和生产安全工作是公司行政的重要工作 行政部门是安 全工作的主要执行和监督部门 日常工作中应将安全工作列入议事日 程 要真正做到天天讲安全 处处抓安全 人人有安全 只有安全工作 做到位了 才能保证公司的正常工作秩序和正常的经营活动 对于安 全要充分明确重点检查位置 不定期地组织实地检查 一周至注三次 如 仓库重点在仓库液态存货区 认真查出消防 消防设施是否健全或 在有效期 和生产安全隐患 及时消除潜在的安全危害并作好记录 要 落实部门安全主管责任制 规划安全教育 培训计划并认真加以实施 对 违反安全生产等情况要及时制止和记录 并上报上级 将其列入部门 会议时会议上反映内容 6 行政是企业文化的一部分 搞好行政后勤工作 有利于公司良性发展 所以我们要适时为公司职员营造一个良好的沟通交流平台 每年适 时组织在职员工积极参加公司的聚餐和聚会活动 活动中要提前做好 预约和活动计划 活动项目 资金预算 活动审批 活动通告动员 车辆 运送往返安排路线 路途安全等 7 行政是公司对外的一个窗口 建立维护一个良好的对外公共关系平台 是企业正常经营的关键 行政部门肩负着对外沟通 协调的重任 要 把对外关系维护作为重要工作来抓 当客户或政府人员来访时要充分 做好招待安排工作 树立公司良好对外形象 在涉及对外办公和外部 打交道时 要有理有据 维护公司正当合法利益 不在公众场合发表对 公司不当言论 8 员工宿舍管理采取住宿人员自我管理和行政抽查的方法进行 自我管 理要求 住宿人员自我保持宿舍卫生清洁环境 不乱丢垃圾 个人物品 摆放整齐 不使用大功率电器 500W 以上 不经同意不带外来人员入 住公司宿舍 不在宿舍区吵闹 在晚上 23 点之后保持宿舍区的安静 不 影响他人正常休息 行政部要安排对宿舍进行检查 含仓库宿舍 一周 至少一次 对不按要求入住的职员要进行指正教育 累次 达到或超过 三次 违反宿舍管理条例的要做出必要处罚措施 9 公司各种营运证照进行专人妥善保管 行政部并对其归档编号管理 证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批 登记 特别是各类 业务章和证件的外出借用 加盖 更应该按照公司的有关规定来执 行 以免发生对公司的不良影响事件 协助公司各部门相关证照办理 和年审管理 行政部每月 1 日在发布信息提醒哪些证件到期 更换 续费 季审 年审 有办理好的人员要确认回复 保证各类证照都在 有效期内使用 10 新旧员工社保的参保办理和退保要进行必要登记 由于现在社保管理 采取的是 补一退一 的原则 所以社保投保安排要采取投保人离职时 及时退保补充在职人员方式进行 基本上在试用期合格后购买 特殊 情况是司机由于经常外出 具有一定风险性 享有在试用期优先购买 权 11 日常工作 1 检查在职人员考勤和招聘人员进度 补员 是否正常 2 检查工作纪律是否正常 含仓库 3 检查劳动等