行政部职责与工作标准

行行 政政 部部 职职 责责 与与 工工 作作 标标 准准 行政部为公司日常事务 行政事务的综合性机构 包括承担董 事长和公司会议决定事项的交办 督办等 综合 协调 会议 文 秘 文件收发 对外联络 接待等职能 一 行政部职责 1 根据公司章程 协助领导规范公司组织行为 负责组织公司 通用管理标准及规章制度的拟定 修改和编写工作 这项工作需要 各部门先根据本部门实际情况和工作流程制定切实可行的制度规范 和安全操作规范大纲和细则 制度不能我一个人来制定 我并不能 对所有部门的工作制度来指手画脚 这样不现实也没有操作性 我 们现在既然讨论制定制度 就要拿出有用的 能操作的 能遵守的 细则来 这需要各部门的慎重考虑和配合 制度制定出来一旦定稿 通过了就要执行 2 协助公司领导处理公司的日常行政事务 督促 检查公司各 项制度的执行和落实 制度执行和落实情况也涉及到各部门的配合 万一制度落实不下去 相关的负责人要规范好 要令行禁止 3 负责公司文秘工作 完成上级交办的文书编写工作 制发公 司有关文件 在文书编写的时候 希望各位交办的领导一定要给我 说好文书主要内容 毕竟文书涉及到的具体工作不是我在执行 我 不知道您所做的工作内容的话 盲目编写文书肯定不符合您的要求 还有公司目前还没有一个统一的文书格式 我建议最好是按照一个 统一格式 更能体现公司的规范性 4 负责协调组织本单位与外协单位以及各部门之间的关系 负 责公司人力资源工作 做好员工考勤 培训 奖惩工作及公司选拔 储备人才工作 目前行政部对这几项工作都不沾边 这只是我以前 自己规划的 首先对于人力资源工作需要经过人员定岗 招聘 培 训 日常管理 考核等程序 我们公司现在没有招聘流程 公司现 在招人大家都是各招各的人 各部门进来了谁 招了几个人 我都 不清楚 只有事后需要发卡的时候才跟我这边说一下 大家也基本 没有建档案的观念 也没有培训这道程序 考核依据 考核标准需 要各部门根据各自工作需要来进行一个怎么样的考核 现在基本没 有这个标准 可以说基本都是人管人 谁说了算就谁说了算 没有 任何参照 考勤工作为什么前期一直没有建立完善 有时候我连多 少人都搞不清楚 因为没有档案 各部门也没有跟我通知 我连考 勤表都制不全 公司配了人脸识别考勤机和门禁考勤系统 原则上 是生产上的人用门禁考勤 非生产人员用人脸识别考勤 具体设计 到哪些人 这个需要详细分清楚 还有就是考勤一定要和请销假制 度结合起来 因为有时候我找不到人 我不知道谁谁请假了没有 谁谁是在公司 跟谁请的假 请了几天 这个算不算考勤内容 从 来就没有人跟我通知 3 个月之前我就把考勤制度和请销假制度制 定出来了 但是不知道有没有谁认真看过 如果一定要我考勤 需 要配备一台专用的笔记本电脑 我还只能从机器上拷贝一堆数据给 你 这些数据就算是考勤嘛 这个勤现在这个状况没法考 公司人 员的选拔 奖惩需要财务上制定相关的标准 不然就是一句空话 5 负责组织 承办公司有关会议 督查公司领导布置的各项工 作的落实情况和各部门工作目标的执行情况 公司会务有没有一个 会务标准 会务用品包括横幅 会务材料 包括刘总上次开会说的 记录用的笔记本等等 我这里都没有 需要财务和采购配置 还有 纸笔 一些工具等办公易耗品 我每次都要问采购那边要 不够用 所以前段时间来行政部需要打印复印材料比较多的话 我就开玩笑 说来料加工 我这边纸张都不够用 谁要做文件自己去材料纸来 我帮你加工 这是实际情况 6 负责公司人事 档案及相关证件的管理工作 严格使用程序 和手续 人事 证件等的管理可以放在我这边可以 但是谁要用要 取需要规定好 7 做好公司来宾的接待工作 代表公司与政府对口部门和有关 团体 机构联络 做好来信来访和对外宣传工作 树立良好的公司 形象 行政部也算是公司的一个窗口部门 但是现在接待工作只是表 面上的 我记得 2012 年 8 月份开会说各个部门有标准 每月配发一 定的烟和茶 现在没有执行 还有就是现在我行政部现在只有我一 个人手 接待工作我这边真忙不过来 董事长以前也给我说过以后 这个接待工作我要负责 但是要配备人手 还有来访接待工作需要 和门房结合起来 比如说陌生人谁要进公司找谁办事或者洽谈 需 要门卫这边严格程序 不能自由放人进公司大门 需要找哪个部门 就跟哪个部门联系 8 公用车辆管理 以前董事长说公务派车放在行政部门 目前 公司用车车辆自有车辆 就那辆白色桑塔纳用的多点 但是没有专 门的司机 但是公司派车涉及到车辆维修 燃油费用报销等 这个 事情放在我这边还有待商议 公司与政府对口部门和有关团体 机 构联络 做好来信来访和对外宣传工作 这个对外联络事关公司内 部事务的对外宣传和交涉采用怎么样的口径 需要各位亲自定夺 9 完成领导交办的其他工作 以上就是行政部目前的工作现状 我承认确实比较混乱 但是 我也没有办法把这些工作梳理清楚 需要各位领导和各部门的积极 配合 不然就没法实行 从工作需要来说 我这边最起码还要配置 一名人手 我需要说的就这些 二 行政部工作标准 1 制度建设与管理 1 1 根据公司发展的实际情况 组织合乎企业现状的规章制度 建设 知会各部门及人员 收集合理化建议 提高制度的可执行性 和有效性 1 2 检查督促公司制度的执行和落实 并在企业发展中调整和 完善 促进各项工作规范化管理 1 3 依照公司制度和领导要求 办理好日常行政事务 执行公 司值班 考勤 报表 分析等工作 2 文秘及档案管理 2 1 及时完成上级交办的各项公告 决议 通知等文书撰写工 作 做到行文规范 内容准确 2 2 组织汇总公司年度综合性资料 草拟公司年度总结 工作 计划和其他综合性文稿 及时草拟并审核以公司名义发表的文稿 严格按行文程序办理 保证文稿质量 2 3 公司收文处理程序 包括收发 登记 拟办 批办 分送 传阅 催办 承办 收集等 2 4 公司公文发文办理 包括拟稿 核稿 会签 签发 膳印 用印 打印 分发 归档等 2 5 公司档案管理基本原则是 统一领导 分类管理 维护档案 的完整与安全 便于公司和社会对档案的有效利用 2 6 档案管理做好档案收集 档案整理 档案保管 档案统计 档案编目和检查 档案利用各项工作 3 组织协调工作 3 1 协助公司领导协调各部门之间的相关业务工作 落实各岗 位责任制和工作标准 密切各部门工作关系 配合做好衔接协调工 作 3 2 做好部门沟通与人员协调 组织收集和了解各部门的工作 动态 做好上情下达的工作 加强部门协作 提高服务意识 3 3 加强对外和政府职能部门与社会机构的沟通工作 以促进 彼此了解和进一步的合作 灵活处理相关外联事务 做到以公司利 益为重 4 会议组织与纪要 4 1 根据会议内容制定会议方案 及时下发会议通知 4 2 精心准备会务工作 从会议议程的制定 会标的拟定和制 作 出席会议人员确定 会议地点及座次安排 领导讲话和会议材 料的分发 时间预计 会议议程的预案制定各方面精心考虑 周密 安排 确保每次会议圆满成功 4 3 做好会议记录 重要会议编发会议纪要 5 来访 接待工作 5 1 对来访者文明礼貌 热情接待 5 2 及时有效解决来访事项 对于未能及时办理的 要做好相 应的记录并跟进落实 5 3 来宾接待工作应遵从商务礼仪 具体了解来宾身份 人数 来访意图和商议活动 合理安排来宾活动日程 5 4 在会见之前 要将来宾有关