采购管理程序

文文 件件 名名 称称文文 件件 编编 号号版版 次次页页 序序 采购管理 分包管理程序QJ XJ 061 11 6 编制 审核 批准 生效日期 2007 年 月 日 1 01 0 目的目的 1 1 依所采购材料 设备的分类进行供应商选择 评定和考核管理 确保进货物资先检验 合格 后使用 满足各施工项目工程质量的要求 1 2 对采购过程进行控制 确保所采购材料 设备符合规定的要求 保证按计划顺利施工 1 3 通过对分包工程的有序管理 层层控制把关 保质保量按期完成专业分项工程 同时 满足业主的各项质量要求 2 02 0 范围范围 适用于建筑工程过程中所需材料的采购及供应商的选择和评价 专业分包队伍的选 择 考核和评价 适用于公司对进货物资的检验和试验 3 03 0 职责职责 3 1 总经理 批准材料 设备采购计划 签订专业分包合同 3 2 技术部 向物质部提交材料 设备使用计划 对材料 设备检验 为物质部提供供应商 交货品质资料 审核专业分包单位施工组织设计或专项施工方案 协助项目部对分包单位 进行技术指导 监督 检查 验评 收集审核专业分包工程资料 负责进货检验和试验的 监督 检查 指导 3 3 经营部审查分包工程预算 洽谈 起草合同 组织专业分包合同评审 编制专业分包 工程预算 办理专业分包工程结算 组织对所推荐分包单位的质资和业绩审核 3 4 物质部 对供应商调查 评定 选择 建立供应商档案 编制 合格供应商名录 并对供应商的供货业绩进行评估 审核材料 设备使用计划 经批准后执行采购作业 3 5 执法部 专业分包工程的中间验收和完工验收 审定签认质量评定意见 负责监督进 货物资的现场使用 防止使用不合格品 3 6 项目部 编制材料 设备采购计划 调查有资质的操作队伍及能投入的设备 有资格 的操作人员 向经营部提供有关资料和信息 依合同对分包单位进行安全 技术 质量 文明施工管理 4 04 0 定义定义 4 1 专业工程 是指具有特殊专业要求的分项工程 如桩基础 空调 消防 煤气 高低 压配电 设备安装 通信智能 装饰 幕墙等专业项目 5 5 相关文件 相关文件 5 1 建筑材料手册 5 2 建设工程质量管理条例 及国家验收规范 5 3 不合格品控制程序 5 4 施工过程控制程序 文文 件件 名名 称称文文 件件 编编 号号版版 次次页页 序序 采购管理 分包管理程序QJ XJ 061 12 6 6 06 0 程序程序 6 16 1 一般物资的检验试验一般物资的检验试验 6 1 1 一般物资进场后 由材料员负责文件验证和实物验收 6 1 2 文件验证 a 进货单上的物资名称 规格 质量标准是否与采购计划 采购 单 合同相符 b 有无材质证明或产品合格证 6 1 3 实物验收 a 进货物资是否与所要求的品种 规格 型号的产品相符 b 数量是否与进货单相符 c 进货物资的包装 标记 生产厂家 生产日期 有效期是否符合要求和标识清楚 包装是否完好 d 对进货物资进行外观质量抽检 6 1 4 文件验证和实物验收后 由材料员填写 进货物资验收记录 符合要求的物资 分类贮存并标识入库 发现不符合要求的 立即通知采购人员与生产厂家联系 查清原 因 6 1 5 对进货物资按规定需要取样试验的 技术部相关技术人员取样送检 合格可使用 不合格立即予以标识 按 不合格品控制程序 执行 6 1 6 所有检验和试验记录由责任部门妥善保存 6 26 2 重要物资的检验试验重要物资的检验试验 重要物资进场后 部材料员收集有关产品质量证明文件并提交给技术员 技术员会 同建设单位或监理单位共同进行文件验证和实物验收并办理相关手续 其他操作同 5 1 执行 6 2 1 工程部 执法部监督现场材料的使用 如果在使用过程中发现材料存在品质问题 应及时通知技术部进行处理 A 需送质检站检测的材料 如混凝土 钢筋等及其他需送质检站检测的材料 B 仅检外观和尺寸的重要材料 玻璃 花岗岩 大理石 墙地瓷砖 马赛克 装饰材 料 木板 夹板 铝扣板 不锈钢扣板 铝合金框料 不锈钢框料 水暖器材 镀锌管 不锈钢管 PVC 管 铸铁管 水表 电气安装材料 电缆 电线 接线盒 插座 开关 电箱 开关箱 电表 通风空调材料 镀锌板 风机 模板 脚手架管材 门式脚手 架 保温隔热材料 砼预制构件等 C 仅检外观和尺寸的一般材料 除以上列出的其他材料 D 设备 塔吊 提升架 人货电梯 混凝土搅拌机 砂浆搅拌机 钢筋弯直机 电焊机 电锯机 斗车 混凝土泵 水泵 振捣器 空压机等 6 36 3 供应商的管理供应商的管理 文文 件件 名名 称称文文 件件 编编 号号版版 次次页页 序序 采购管理 分包管理程序QJ XJ 061 13 6 6 3 1 供应商调查 采购部门对需送质检站检测的材料的供应商发出 供应商调查表 调 查供应商的生产能力 设备条件 品质控制能力等 如有必要可到供应商处实地考察 收 集供应商资料 如该公司简介 产品或加工能力介绍 体系认证证书 以及与供应商平时 交往情况等资料 整理供应商档案 6 3 2 供应商的评定 6 3 2 1 物资采购部制定如下的评定准则 A 需送质检站检测的材料须经 供应商调查 样品测试合格 小批量试用测试合格 采 购部申请 技术部长下评定结论并批准列入合格供应商名录 B 仅检外观和尺寸的材料的重要材料 供应商调查 现场质量检测 有两次使用合格记 录 物资部申请 经营副总评定结论并批准列入合格供应商名录 C 仅检外观和尺寸的材料的一般材料 使用前对其进行验收合格才使用 不列入合格供 应 商名录 D 体系建立前已有业务往来的供应商有连续两次检验检验合格记录 采购部申请 经营副 总批准列入合格供应商名录 6 3 3 供应商定期评估 6 3 3 1 由技术员对供应商每次交货依 建筑材料手册 中的外观和尺寸项目进行检验 填写的 材料验收记录单 中的检验记录 由材料员对供应商品质和交货准时状况进行数 据统计并填写 供应商品质及交货状况统计表 后交采购部 采购部综合历来的服务状况 填写于 供应商定期评估表 对于不合格品的处置见 不合格品控制程序 6 3 3 2 物资部每半年对供应商进行定期评估 制定如下评估准则 A 批检合格率得分 B 准时交货批率得分 C 服务态度得分 0 10 分 依配合度 服务好坏状况定得分 D 总分 A B C 如供应商得分在 90 分以上 评为优良 应长期保持供货关系 如供应商得分在 80 分以上 评为合格 可保持供货关系 如供应商得分在 80 分以下 评为不合格 应暂时中止供货关系 并限期改善 改善不 合格批次 70 分 进货批次 准时批次 20 分 进货批次 文文 件件 名名 称称文文 件件 编编 号号版版 次次页页 序序 采购管理 分包管理程序QJ XJ 061 14 6 力 者将该供应商排除在合格供应商名单以外 6 3 3 3 对需送质检站检测的重要材料 如复验结果不合格 技术员须填写 纠正及预防 单 交物资部知会供应商 供应商回复纠正和预防措施 技术员对下批来货进行验证 如 质量仍未有改善的 取消其合格供应商资格 6 3 3 4 仅检外观和尺寸的重要材料同一供应商连续两次不合格 技术员填写 纠正及预 防单 并验证下批来货质量 如质量未有明显改善时 通知取消其合格供应商资格 6 4 材料 设备请购 6 4 1 项目部根据施工进度作出物资需用计划 物资部审核并根据物料存量及生产进度计 划 参照物料采购处理期限的要求请购 不允许连续几天请购相同的材料 6 4 2 项目部开具 请购单 应注明物料的品名 规格 数量 需求日期及注意事项 依 请购核决权限呈核 编号后送物资部门 6 4 3 紧急请购时 项目部在请购单中注明原因 6 4 4 一次性请购小于 200 元的零量采购材料项目部可免开 请购单 6 4 5 请购的撤销由项目部通知物资部 物资部在 请购单 上盖红印并注明撤销原 因 未能撤销请购单时应通知项目部 6 5 采购 6 5 1 集中计划采购 凡具有共同性的物料 须以集中计划办理采购较为有利者 可核定 物料项目 通知商务部依计划提出请购 采购部门集中办理采购 6 5 2 长期报价采购 凡经常使用且使用量较大宗的物料 采购部门应事先选定厂商议定 长期供应价格 呈准后通知商务部依需要提出请购 6 5 3 采购部门应依据采购地区 材料特性及市场分类制定材料采购作业处理期限 通知 商务部作为提出请购期限的参考 如有变更需要时应作出修订 6 5 4 采购经办人员未能按既定采购进度完成采购任务时 必须及时请示主管 部门拟订 对策处理 6 6 询价 比价 议价 6 6 1 采购经办人接获 请购单 后应依请购的缓急 并参考市场行情 过去采购记录及 厂商提供的资料 精选三家以上的供应商进行比价 议价 6 6 2 若厂商报价的规格与请购的规格略有不同或属代用品 采购经办人应及时反馈有关 资料并在请购单上予以注明 经主管核准 材料 设备采购计划由部门签署意见后实施采 文文 件件 名名 称称文文 件件 编编 号号版版 次次页页 序序 采购管理 分包管理程序QJ XJ 061 15 6 购 6 6 3 对厂商的报价资料经整理后 经办人员应深入分析后 再向厂商议价 6 6 4 物资部门接到项目部以电话联络的紧急请购时 主管应立即指定经办人员先行询价 议价 接到请购单后按一般采购程序优先办理 6 5 5 采购经办人询价 比价 议价完成后 将 请购单 报主管核准后按采购权限采购 6 6 采购核决权限 6 6 1 采购金额在 200 20000 元者 由物资部审核负责将相关信息反馈给经营副总经理核 准 6 6 2 采购金额在元 20000 以上者 由物资部核负责将相关信息反馈给公司总经理核准 6 7 验收 6 7 1 一般建筑材料由材料员进行验收 6 7 2 重要建筑材料 如钢筋 水泥 预制管桩或施工组织设计中规定的重要材料 由 技术部组织进行验收并按有关规定委托有资质的质监站或试验室检测 6 8 分包项目的确定 技术部 工程部 执法部依据总承包合同 专业技术要求 确定分包项目 并报总经理审 批 6 9 专业分包商的选择和确定 6 9 1 工程部提出拟选的 2 名以上的分包单位 并进行初步审查 调查能投入的设备及有 资格的操作人员 填写 分包单位审查记录 中 调查记录 栏 6 9 2 经营部组织工程部 执法部对分包单位进行质资和施工能力审查 填写审查记录 并组织审查单位会签 6 9 3 公司总经理审批审查结果 并确定分包单位 6 10 分包合同评审 经营部组织 技术部 工程部 执法部等参加 评审内容包括 a 专业分包工程量清单及单价 b 工程质量等级及管理办法 c 工程进度安排及管理办法 d 安全管理及文明施工管理 e 各种中间验收及交付验收 f 合同造价及支付方式 g 合同生效条件 h 违约责任 文文 件件 名名 称称文文 件件 编编 号号版版 次次页页 序序 采购管理 分包管理程序QJ XJ 061 16 6 填写 分包合同评审表 6 11 分包合同的签定 由经营部配合总经理洽谈 起草合同 总经理与分包单位签订分包合同 6 12 分包工程现场施工管理 由项目部依合同对分包单位进行安全 技术 质量 文明 施 工管理 见 施工过程控制程序 6 13 资料归档 由分包单位整理分包工程施工管理资料 交技术部审查 合格后归档组 卷 6 14 承包工程完工后的验收和结算 6 14 1 分包项目完工后 执法部组织验收 见 过程检验和竣工验收控制程序 技术部 工程部 专业公司 建设单位 或监理单位 参加