行政管理办法

目录目录 一 办公行文管理制度 2 二 印章管理制度 5 三 证照管理制度 5 四 档案管理制度 5 五 保密制度 5 六 大事记管理制度 5 七 会议管理制度 5 八 电脑使用管理规定 5 九 内部招待规定 5 十 值班制度 5 十一 收 发文管理制度 5 十二 办公用车管理 7 十三 办公用品管理 7 十四 名片管理 7 十五 办公纪律管理 7 十六 员工礼仪管理 7 十七 商务公出管理 7 十八 廉洁自律管理 7 十九 员工举报管理 7 二十 信息化管理 7 二十一 文化活动管理 7 二十二 商务接待管理 7 二十三 员工奖惩管理 7 一 办公行文管理制度一 办公行文管理制度 第 1 节 公文管理 1 概述 1 1 公文指集团公司各部门及各子公司之间因公往来的各种纸质和 电子文件 以及集团公司与政府机关 社会团体 行业协会及其他 各类企事业单位等外部单位因公往来的各种纸质和电子文件 1 2 企业内部公文常见种类一般包括 通知 通报 规定 请示 报告 批复 函 会议纪要 讲话稿 简报 计划 总结等 1 3 公文格式 1 3 1 一般由标题 正文 收文单位 抄报 送 单位 发文单位 发文时间 印章 附件等部分组成 视具体情况 可标注密级 紧 急程度 1 3 2 内部行文统一格式 1 3 2 1 行文中文字体为宋体 字号四号 英文字体为 Arial 字 号同为四号 1 3 2 2 行文行间距为 1 5 倍 1 3 2 3 主送 此发文签批人 1 3 2 4 发由 发文部门及负责人 1 3 2 5 抄送 此发文需知晓部门及负责人 1 3 2 6 事宜 发文宗旨 1 3 2 7 日期 发文日期 1 3 2 8 编号 JM 部门英文简称大写形式 年份 短横线 月 份 本月第几次发文 主送 发由 行政办公室 抄送 拟稿 日期 2010 03 18 文号 JMXZ 2011 03 03 事由 关于 签发 页数 共 页 附件 密级 非机密 机密 绝密 部门部门 关于关于 事宜事宜 体裁体裁 1 4 公文处理一般包括拟稿 审核 签发 用印 承办 催办 登 记 审批 分发 传递 归档 销毁等环节 每个公文处理的环节 均须严格登记 2 公文拟定原则 2 1 一事一议 禁止在一个请示中 同时请示 2 个 含 以上事项 2 2 分清报告与请示 禁止在报告中夹带请示事项 2 3 标题清楚 观点明确 条理清晰 层次分明 措辞准确规范 简明扼要 2 4 主送单位 人 抄报 送 单位 发文时间 发文单位 附件 紧急程度 密级等内容须明确标署 3 公文审批 3 1 集团公司董事长为集团公司红头文件的最终审批人 3 2 集团公司总裁办公室主任为集团公司内部各类公文 不含红头 文件 的最终审批人 负责公文的审阅 回答 批示 签发以及其 他必要的最终处理 3 3 各公司总经理为本公司内各类公文的最终审批人 负责公文的 审阅 回答 批示 签发以及其他必要的最终处理 3 4 集团公司总部和各公司的其他对公文有审批权限的人 均为各 类公文的过程审批人 负责公文的审阅 回答 批示 签发以及其 他必要的过程性处理 如遇重要或异常事项 必须及时请示上一级 主管领导 按上级领导指示办理 3 5 与其他部门或公司关联的事项 该节点审批人必须与相关部门 或公司沟通 会签 确认后方可提交至下一审批节点或具体办理 3 6 各审批人必须出具明确的审批意见 如同意 须明确同意什么 如有必要 须明确为什么同意 如不同意 须明确不同意什么 为什么不同意 如有其他建议 审批人需明确建议或意见 审批人 需直接要求公文发起单位落实该审批人意见后 再继续提交下一审 批人 禁止把没有落实的审批意见提交至下一审批人 禁止使用含 糊不清 模棱两可的审批语言 3 7 如发起单位的 OA 流程内容有非原则性错误 各审批人不得随意 退回流程 应直接与流程发起单位总经理沟通明确后 在审批意见 中予以修正即可 对于流程附件内容不完整 不全面或缺少相关附 件的 该节点审批人应与流程发起单位总经理取得相关内容附件后 将附件直接粘贴在该流程中再进行审批并提交至下一审批节点 如 确需退回流程的 必须写明原因 并提出具体修改要求 3 8 对于退回的 OA 流程 发起单位必须重新发起审批流程 严禁流 程发起单位越过既往审批节点而转发流程继续审批 3 9 原则上任何审批节点对公文的处理不能超过 2 个工作日 对于 紧急流程 发起单位需与各审批人进行加急催办 4 公文的收发 4 1 集团总部公文的收发由集团总部行政部统一受理 4 2 各公司公文的收发由公司行政部统一受理 4 3 收文人员收文后 须按处理权限 期限及时予以转发 对于需 要回复的公文 收发人员应根据要求及时跟踪 催办和反馈 防止 漏办和延误 5 公文的保管 5 1 公文保管须按照本制度之 档案管理 规定执行 5 2 红头文件存档范围包括底稿和文件正文 5 3 重要的机密公文 一律存放在保险柜或上锁的铁皮文件柜中 专人保管 二 印章管理制度二 印章管理制度 1 概述 1 1 集团总部及各子公司的有效印章包括公司公章 财务专用章 法人章三个 各公司只 允许刻制一套 1 2 集团总部及各子公司不得另外刻制其它各类印章 如发现私刻印章 要追究公司总经 理和当事人责任 直至移交司法机关处理 1 3 公司证照包括公司营业执照 组织机构代码证 税务登记证等由国家或当地政府部门 颁发的法定证照 2 印章和证照的使用 2 1 使用人须按程序履行使用申请手续 经集团总裁办主任和子公司总经理批准后方可使 用印章 使用人未按规定履行使用申请手续的 保管人有权拒绝 2 2 保管人须做好印章和证照使用登记 包括使用事由 使用人 时间等项 使用人须在 登记簿上签字确认 2 3 公司有效印章不得带到办公区域以外使用 如确需带到办公区域以外用印的 须由公 司总经理批准 并由两人同时办理 2 4 若各公司需使用集团总部或其他子公司印章和证照 须逐级审批 见流程 0301 3 印章和证照的保管 3 1 实行专人保管责任制 集团公司董事长和子公司总经理为公司公章和证照保管的第一 责任人 未经集团董事长和子公司总经理同意 不得擅自改变保管人 3 2 印章和证照平日要入保险柜上锁 印章或证照丢失 被盗 保管人负有直接责任 发 现印章或证照丢失或被窃后 保管人应立即报告公司总经理 按规定进行通报作废 3 3 公司公章 财务专用章 法人章不得由同一个人保管 3 3 1 公司公章由行政部经理保管 3 3 2 财务专用章 法人章由公司财务部指定专人分别保管 3 4 除税务登记证外 公司营业执照和组织机构代码证等由国家或当地政府部门颁发的法 定证照均由公司行政部统一保管 并负责按期年检 税务登记证由公司财务部负责保管和 按期年检 4 印章的收缴 报废 重刻 4 1 集团总部及各子公司原有印章破损 遗失或因机构变更 撤销等原因不能继续使用时 应履行收缴 报废或重刻手续 4 2 集团总部及各子公司按要求收缴 或报废 的印章应在集团公司审计部和行政部的监 督下 由集团公司行政部统一收缴 保管 或报废 并做好记录 4 3 对于撤销公司的印章销毁 须经集团公司总裁办主任最终审批后 按 4 2 条执行 5 证照的变更与注销 公司证照的变更或注销须经集团公司财务部批准后方可执行 完成后须再次向财务部报备 见流程 三 证照管理制度三 证照管理制度 四 档案管理制度四 档案管理制度 五 保密制度五 保密制度 六 大事记管理制度六 大事记管理制度 七 会议管理制度七 会议管理制度 八 电脑使用管理规定八 电脑使用管理规定 九 内部招待规定九 内部招待规定 十 值班制度十 值班制度 十一 收 发文管理制度十一 收 发文管理制度 公文办理一般包括登记 分办 批办 承办 拟办 核稿 签发 印刷 用印 传递 归 档 销毁等程序 2 凡总经理的收文 由总经理室签收登记 属领导亲收件 一律交收件人亲自拆封 3 公文登记后 由总经理室根据总经理的批示 转交各位领导传阅 如需转交有关部门阅 办 应由机要秘书送交 并经登记 签收后才可送交 4 阅读文件应按规定范围 秘密级以上文件须到总经理室阅读 因工作需要借阅文件应办 理手续 用完后及时退还 秘密级以上文件 各级领导及有关人员均不得携离办公室 5 各部门或个人对承办的公文 必须认真负责 按规定期限迅速办理 不得拖延积压 6 各部门均应实行公文催办制度 负责办理公文的人员 对自己经手处理的公文 应件件 有落实 事事有下文 转办要及时 催办有结果 防止积压误事 7 公文办完后 应根据文书立卷 归档的有关规定 及时将公文定稿 正本和有关材料整 理立卷 当年文件应于第二年第二季度移交完毕 8 各级职员调动时 应将文件 含保密记录本 清理移交 凡参加会议带回的文件 应及时 送总经理室登记保管 9 没有存查必要的公文 经过鉴别和主管领导批准 由总经理室定期销毁 销毁秘密公文 要进行登记 有专人监督 保证不丢失 不漏销 不准作废品出售 一律用碎纸机打碎 十二 办公用车管理十二 办公用车管理 十三 办公用品管理十三 办公用品管理 十四 名片管理十四 名片管理 十五 办公纪律管理十五 办公纪律管理 十