设备技术档案管理制度

第 1 页 共 17 页 XXXX 制造有限公司制造有限公司 设备技术档案管理办法设备技术档案管理办法 1 总则 1 1 为建立 健全公司设备技术档案工作 完整保存和科学管理公司的设备技术档案 充分发挥设备技 术档案在公司建设和发展中的作用 更好地为公司各生产技术部门服务 特制订本管理制度 1 2 本公司设备技术档案是指各技术部门 分厂在生产技术 科研成果 质量 设备 基建等技术 活动中形成的具有归档保存价值的图纸 图表 文字材料 照片等技术资料以及外来 外购的图纸 资 料 图书等 设备档案资料应当包括下列内容 1 设备制造厂的技术检验文件 合格证 技术说明书 装箱单 图纸等 2 设计院的设计图纸 技术说明 设计计算书 设备清单等 3 设备附录及工具清单 4 设备大 年修理施工总结 记录 竣工验收单 修理检测记录 5 精度校验及检验记录 6 设备改造 更新技术 7 设备缺陷记录及事故报告单 原因分析处理结果 8 设备技术状况鉴定表 9 设备基础图及土建图 10 设备结构及易损件 主要配件图纸 11 设备维护检修规程 12 其他资料 1 3 按介质划分设备档案资料可分为下述类型 1 纸拷贝 蓝图 透明图 照片 白图和其它印刷文件 2 电子文档 用 CAD 或其它软件形成的设计图 文字资料和音像制品等 2 管理职责 2 1 设备部是设备技术档案的归口管理部门 2 2 按照集中统一管理设备技术档案的基本原则 公司设备部设立设备技术档案室 以下简称档案室 并配备专职人员管理 档案室在设备部的直接领导下 集中统一管理全公司的设备 基建等设备技术 档案 建立 健全设备技术档案工作 达到全公司设备技术档案的完整 准确 系统 安全和有效利用 2 3 公司各职能部门 分厂要把设备技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中 保证其技术资 料及时 完整归档 按制度借阅并及时返还 并在使用中对技术档案中的错误及时通知档案室或设备部 以保证全公司设备技术档案工作的顺利开展 3 设备档案的归档 3 1 技改和基建项目结束后一个月内应速将下述技术资料归档 1 工程施工执照 开工报告 2 各专业施工图会审记录 土建 水暖 电气 通风等 3 设计变更通知单 第 2 页 共 17 页 4 施工单位与建设单位往来的联系单 5 工程定位测量及放线记录 6 地基承载力复查记录或打桩记录 7 建筑物 构建物的沉降变形观测记录 8 水泥出厂质量证明及检验报告 9 钢材出厂质量证明及试验报告 10 金属焊接试验报告及采用焊条证明 11 红砖出场证明及试验报告 抗压试验及抗冻试验 12 砂 浆强度试验报告 13 混凝土试验配合比及强度试验报告 14 防水 保温材料出厂证明 试验报告 15 采用构件配件出厂证明 16 隐蔽 吊装 工程验收记录 17 水暖 设备管道试调 试压记录 18 电气接地电阻 绝缘电阻测验记录 19 工程质量事故处理资料 20 分步分项工程质量评定表 21 单位工程质量评定表 22 工程竣工验收证明 23 工程交工验收证明 24 工程竣工图 25 设备随机技术文件 26 设备调试报告或试验报告 原施工图变更不大 不影响工程质量 有变更说明 变更图纸 施工单位在图纸封面上加盖竣工图 专章 并有技术负责人签字的 亦可作为竣工图 3 2 大 年修项目结束后二周内应速将下述技术资料归档 1 大 年修计划表 2 备件清单 3 开 竣工报告 4 竣工图及设计变更通知单 5 油品化验报告 6 设备调试报告 7 竣工验收报告 8 大 年修总结 3 3 定修项目结束二日内应应速将下述技术资料归档 1 定修计划表 2 定修检查记录 3 4 凡外来 外购设备的图纸资料 随仪器 设备入厂的图纸 使用说明书 电气线路图等技术文件 在开箱前 有关单位必须通知设备管理人员或资料管理人员参加资料清点 如数归档 在未办理借阅使 用手续前任何人不得据为私有 3 5 对于测绘的备件图纸应在一周内归档 对未归档的图纸 设备部将不予安排备件订货 3 6 归档的资料由工程负责人 专业技术人员按类别整理后交档案员归档 凡归档的技术资料应完整 准确 卫生 图面清晰 幅面符合标准 字迹工整 电子文档归档时应 以光盘形式移交 光盘应装袋保管 第 3 页 共 17 页 凡不符合归档要求或技术文件资料不全的 档案员有权拒绝接收 3 7 资料归档时 档案员应出具归档资料移交单 见附录 1 移交人和接收人签字后双方各留存一 份 4 设备技术档案的保管 4 1 对已经归档的设备技术资料应根据资料内容分类 在三日内完成上帐 编号 装卷等工作 以便 于借阅 4 2 设备技术资料归档 装卷要遵循下述原则 1 根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容 价值 数量和载体形成等实际情况 在 兼顾文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下 将每项设备的技术资料进行系统整理 组成一个 或若干个案卷 2 将最能反映设备购置概况的文件材料 排放在各卷之首 其余设备技术文件材料 设备的工作程 序及重要程序 依次系统排列 3 卷内文件材料按文字材料在前 图表在后的要求排列 4 拆除卷内文件中的金属物 用线装订 对破损的文件材料进行修补 对引进设备中专用文件夹 可以保持原状 5 设备文件材料采用卷盒的保管形式 图纸按卷盒规格叠成手风琴式 引进设备文件卷盒保管有困 难的 可按其自然状态保管 6 全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号 每面均为一页 每卷页号均从 1 开始 页号位置 在非装订线一侧的下角 7 归档的案卷必须填写卷内目录 见附录 2 卷内目录可打印 也可用蓝黑或碳素笔正楷填写 字 迹要工整 清晰 文面要整洁 不得涂改 8 每个案卷内要附卷内卡片 见附录 3 写明本案卷的卷号 图纸和文件材料的总页数 借阅者的 姓名 借期和还期 9 拟定案卷标题和卷号 案卷标题要简明 准确 对进口设备的外文案卷标题 控制在 100 个字符 以内 外文说明书必须有中文译名 卷号拟定原则见附录 4 10 确定设备档案卷内文件的保管期限 对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料 定 为长期保管 设备随机的技术文件和使用维修 改造等文件 由于其价值是作为设备的组成部分而存在 的 原则上随设备而存在 保管期限与设备共存 4 3 同样内容的档案一般应一式二份 一份借阅 一份存档 对于只有一份且常用的技术资料 应尽 量复制副本 原件存档 副本借阅 4 4 蓝图 底图和电子文档要分别建账 附录 5 附录 6 4 5 编制 档案检索目录 附录 7 做到定位存放 妥善保管 方便使用 4 6 备件图纸要加盖 受控 章 4 7 档案员的职责 档案员要履行下述职责 1 认真贯彻公司设备技术档案工作的方针政策 钻研业务 提高管理水平 保证设备技术档案工作 任务的完成 积极主动地为生产 开发提供技术资料 2 科学地管理全公司设备技术档案 办理设备技术档案的接收 分类 装卷 登记 保管 复制 借阅 发放 统计等工作 3 遵守公司保密制度 不泄漏档案内容 4 做好档案安全工作 防盗 防火 防水 防霉 防鼠 防蛀 5 严格执行设备技术档案的保管 借阅 发放制度 6 对破损或变质的档案要及时修补和提出复制 第 4 页 共 17 页 7 保持档案室内整洁 卫生 下班前要关闭室内电源 锁好门窗 5 设备技术档案的借阅 5 1 凡本公司技术人员 工作人员 因工作需要且履行规定的手续均可借阅设备技术档案 借阅后请 妥善保管这 按期交回 借阅档案要履行下述手续 填写借阅卡 见附录 8 填写卷内卡片 由档案员从卷内抽出保管 填写借阅账 见附录 9 5 2 档案一般应成卷借阅 尽量不要只借阅卷内某一部分 档案借阅前双方应仔细核对卷内文件张数 否则 一旦缺页应由借阅人负责 5 3 档案借期一般不能超过二周 法定假日前档案应全部交回档案保管 5 4 无副本的技术档案一般只能在档案室内查阅 不得带出 5 5 档案返回时档案员要仔细核对卷内文件张数 否则 一旦缺页应由档案员负责 在确定归还的档 案无误后 档案员要在借阅账和卷内卡片上注明归还日期并将卷内卡片装入卷内 5 6 除改图外电子文档和底图一般不借阅 5 7 外单位借阅设备档案需经设备部长批准 只可在档案室查阅有关的档案资料 但不得将档案资料 带出档案室 外单位人员因工作需要 需将档案资料带出档案室 应当经设备副总批准 5 8 本单位人员调出我公司或者办理离 退休手续前 有借阅设备档案资料未归还者 须到档案室办 理归还手续 否则 人事部不得办理调动或者退休手续 5 9 借阅者有义务保持档案的完整 安全 整洁 不得转借 拆散 涂改 抽换和丢失 如发现丢失 或有损坏者 由档案员及时向主管领导汇报 并根据其损坏的程度及档案的重要性提出进行经济处罚的 建议 报主管领导审查 总经理批准后 送公司财务部 对档案借阅人进行经济处罚 6 设备档案的复制和发放 6 1 有下述之一者可以申请设备档案复制 设备的检修 改造和基建 设备和备件的定货 设备维护 教育和培训 其它需求 6 2 因破损或霉变的档案 复制后 原档案保管期限为半年 因修改内容而更换的档案 原档案报废 保管期限为一年 6 3 设备档案复制要履行下述手续 填写图纸托晒单 见附录 10 注明复制的档案名称 图号及用途 经办人和本单位领导签字 设备部部长 副部长签字 数量特别大时由设备副总签字 6 4 为了降低设备档案复制成本 一般应优先采用晒图方式 尽量不用或少采用复印方式 6 5 档案复制后档案员应登记上账 见附录 11 并在二个工作日内通知经办人领取 第 5 页 共 17 页 7 设备档案的修改 鉴定与销毁 7 1 图纸出现错误或与设备现状不同要及时修改图纸 修改图纸要履行下列手续 分厂主管工程师提出 填写图纸修改申请单 见附录 12 设备部主管工程师审核 设备部部长批准 因修改内容而更换的档案 原档案报废 保管期限为一年 7 2 修改图纸要连同底图一起修改并按规定在图纸上签字 7 3 设备部将根据设备及档案状况定期组织专业技术人员对设备档案进行鉴定 鉴定结束后将鉴定结 论填写在设备档案鉴定书上 见附录 13 7 4 设备调出时 设备档案随之调出 设备报废时设备档案随之销毁 7 5 凡要销毁的设备技术档案 必须造具清册 见附录 14 经主管领导审批后 在指定监销人监督 下进行销毁 以防失密 销毁清册必须及时归档 8 设备档案的保密制度 8 1 公司职工必须严守机密 维护设备技术档案的安全 借阅者必须履行借阅手续 对已借阅的设备 档案要妥善保管 不得遗失和损坏 8 2 设备技术档案如有丢失 被盗 泄密等情况 应立即上报并采取措施作妥善处理 8 3 非工作人员未经允许 不得随意翻阅设备技术档案 8 4 技术档案一般不允许带出公司 8 5 外单位借阅本公司技术资料必须经设备副总批准 且要办理借阅手续 第 6 页 共 17 页 附录 1 辽阳西姆莱斯石油专用管制造有限公司 归档资料移交清单 序号图号图 名幅面数量介质资料来源 移交人 签字 接收人 签字 第 7 页 共 17 页 附录 2 辽阳西姆莱斯石油专用管制造有限公司 卷内目录 卷号 卷号 卷名 卷名 序号图号图 名幅面数量备注 第 8 页 共 17 页 附录 3 卷内卡片 卷名 卷号 姓名单位借期还期 附录 4 卷号编制规则 L 114 PM 0 E 00 A 00 a 1 2 3 4 5 6 7 8 9 卷号由 7 段代码组成 第 1 段 L 表示公司代号 第 2 段 分厂代码 第 3 段 机组代码 第 4 段 相同设备的序号 0 9 第 5 段 专业代码 R 轧钢 M 机械 E 电气 P 动力 H 液压 L 润滑 B 土建 F 炉子 I 仪表 C 计算机 T 闭路电视 O 工具 第 6 段 相同卷的流水号 00 99 第 7 段 A B 卷 第 8 段 柜 架 号 00 99 第 9 段 层号 自上而下计 a e 第 9 页 共 17 页 附录 5 蓝 底 图账 序号卷号图号图名幅面 有底 图否 资料来源 第 10 页 共 17 页 附录 6 电子文档账 附录 7 档案检索目录 序号光盘号文件名称及内容数量资料来源 第 11 页 共 17 页 序号卷号卷名资料来源 第 12 页 共 17 页 附录 8 借阅卡 单位 姓名 日期 序号卷号卷名 1 2 3 4 5 6 见附录 10 图纸托晒单 单位 姓名 托晒日期 用图日期 序 号 卷号图号图名 数 量 幅 面 用途 单位领导 设备部 设备副总 第 13 页 共 17 页 附录 9 档案借阅账