西软操作流程

1 预订预订 预定预定 新建散客预定 新建散客预定 快捷键 快捷键 Ctrl NCtrl N 散客预订一般是指来自零星客人预订 上门散客 长住户以及来自协议公司 公司 旅 行社 订房中心 等的预订 一般而言 单个散客预订的订房数量比团队预订要少 具体需 要根据酒店要求进行确定 散客 分时卡预订基本步骤散客 分时卡预订基本步骤 预定人姓名姓名 到达日期日期 入住天数天数 房价码房价码 散客为 SKJ 分时卡为 RAC 分时卡需手 动修改房价为登记卡的价格 预定房类型房类型 预定房间数房间数 预定类型预定类型 散客选不担保 如有销 售人员担保选择销售人担保担保选择销售人担保并且在备注注明备注注明 渠道渠道 此项目必须填写正确 渠 道 分为现金 签单 会员卡 免费 休息房以及分时卡 预定人 散客联系方式填写在预定单位项目内 公司担保签单要填写公关营销人员名字在预 定人项目栏上 并且确认是否可以转账 在允许记账项目内选择可转账项目 如不可转账 选项全关 并且在备注里面注明 2 公司单位 订房中心预定基本步骤 公司单位 订房中心预定基本步骤 预定单位单位 网络订房客人姓名 到达日期及天数日期及天数 公司单位名称单位名称或网络订房中心名称订房中心名称 选择正确后房价码会自动选择 不需手动选择 预定房类型房类型 预定间数间数 预定类型类型 如 是签单签单或者公关营销公关营销人员担保选择正确担保选择正确 订房中心担保订单担保订单点订房中心担保订房中心担保 渠道渠道 签单 或者订房中心一定要选择正确 电 话 预定留联系方式全部在预定单位项目里面填写以便查询 不要打在备注内 条件条件项项 目目说说 明明 到达日期客人预计抵店日期 需正确输入 该项关系到可用房类资源数 房价 等信息 房类预订房类 不选表示所有房类 单击该项空白处 可打开房类帮助 1 预计房价预计房价 可以在上下两个输入框中录入预计房价的范围 宾客对于有档案的客人 可在此输入客人姓名 系统自动与档案匹配 该 信息与条件 3 一起作用价格 若建立预订 该信息将直接带入预订单 公司对于有档案的公司 输入名称 系统自动匹配档案 该信息与条件 3 一起作用价格 若建立预订 该信息将直接带入预订单 旅行社同公司 2 订房中心同公司 3 预定预定 预定预定 新建团队预定 新建团队预定 快捷键 快捷键 Ctrl G 公司单位 订房人名称 公司单位 如是单位签单订房必须填写 到达日期以及入住天数 房价码 选择单位后会自动跳转 如是会员卡或者散客分时卡等则需要手动修改为相对应的 房价码 如是自定义价格选 RAC 门市价修改后选择相对应的优惠理由 市场 预定类型 渠道同散客预定 注意 注意 主单内选择的房间数目不为有效正常预定房数 不占可用房 须做预留 预留房数为主单内选择的房间数目不为有效正常预定房数 不占可用房 须做预留 预留房数为 实际预定有效房间数 实际预定有效房间数 预 留 住房日期 在团队主单时间段内都可以 预留房型 房数 核对价格 房价码 市场码 分 房 选取预留房型 选择房号 项目 选显示可用房 干净房 脏房等 选择房号 其他同散客预定相同其他同散客预定相同 预定可用房信息以及预定查询预定可用房信息以及预定查询 主界面快捷键主界面快捷键 Ctrl D 或者点查询或者点查询 客房可用与占用客房可用与占用 预定查询预定查询 快捷键快捷键 Ctrl U 输入条件框内输入名字查询 如需查询预定人或者电话点组合查询 4 登记入住登记入住 直接上门散客登记直接上门散客登记 选取客人所需要的房型 选定房号打开登记界面 入住客人姓名 如有协议公司则选择相应的公司在公司栏内 入住天数选择 如果是半天房则直接改退房时间 天数无法显示 0 5 天 房价码散客选择 SKJ 散客价 如果是公司选择好公司后会自动跳 不需要手动修改 价格会根据选择的房价码自动生成 预定类型根据登记类型选择 渠道渠道 必须选择正确 点击入住点击入住 入住成功入住成功 预定登记入住预定登记入住 快捷键快捷键 Ctrl U 查询相应的预定房信息 名字无法查询可点击组合查询 输入查询条件 查询到预订后确认所有信息无误后点击入住 入住成功入住成功 5 团队预订入住团队预订入住 首先需要入住团队主单 团队分房 团队分房 点击分房 6 分房后可批量处理 选择需要操作或者入住的房间 点击相应选项 1 入住 取消 取消恢复 2 团队付费 选择团队支付的项目 3 批量修改入住到达 离店时间 房价码等点执行 支付管理支付管理 根据所需要的项目打 7 前厅收银前厅收银 散客账务处理主单界面 现金押金入账操作步骤现金押金入账操作步骤 1 帐务主单下 单击工具栏上 入帐 按钮 弹出 入帐 窗口 2 代码 处输入现金的代码 金额 处输入数量 单击 入帐 8 录入信用卡预授权操作步骤录入信用卡预授权操作步骤 1 宾客帐务主单下 执行其他其他 信用信用或按快捷键 ALT F3 打开 信用授权明细 窗口 2 选择 项目 即信用卡类型 录入 授权额 卡号 授权号 水单号 等 3 单击 确定 信用授权明细窗口显示有效押卡记录 图 4 在预订主单的 付款方式 信用限额 处可显示相应信息 会员卡冻结录入押金步骤 会员卡冻结录入押金步骤 1 宾客帐务主单下 执行其他其他 信用信用或按快捷键 ALT F3 打开 信用授权明细 窗口 2 按 Ctrl kCtrl k 进入会员卡录入界面 输入会员卡号检索 输入密码 3 项目栏会显示签单 授权额输入需要冻结的金额点击入账即可 转帐转帐 用于把客人帐务从一个帐户转到另外一个帐户 仅仅为前台帐户之间的转帐 前台帐户包括宾客帐 团队会议帐和消费帐 操作步骤操作步骤 1 帐务主单下 在需要转账的账目前打 2 单击 转帐 弹出 转帐 窗口 9 分帐分帐 分帐用于把一笔帐 分成两笔 一般结合选帐 转帐 部分结帐等功能一起使用 完成某项业务 操作步骤操作步骤 1 帐务主单下 选取所需分账的账目 2 单击 分账 打开 分帐 窗口 3 请输入拆分后金额 处 输入金额 4 单击 确定 目标帐目自动拆分成两笔 如下图所示 部分结账部分结账 在需要结账的账目前打 按 Ctrl 可多选 点结账即到部分结账 注意 此结账不会 退房 较适合分时卡或提前付款 10 提前结帐提前结帐 如果客人要求把明天或以后的房费提前在今天结算 可以选择 提前结帐至 功能 操作步骤操作步骤 1 帐务主单下 单击 结帐 弹出 选择结帐方式 窗口 供操作员选择结帐方式 图 2 单击选择 提前结帐至 默认结帐至客人的离开日 可手工修改结帐至的时间 3 单击 确定 弹出费用预收提示框 图 4 核对正确后 单击 确定 弹出 结帐 窗口 代码 处输入付款方式代码 金额 处 系统自动显示结帐款金额 收款后 单击 入帐 5 弹出 帐单 窗口 选择是否打印帐单 6 系统提示是否关闭允许记帐功能及帐号的接口 根据实际情况进行选择 帐务主单只显示 预收房费 明细 图 注意注意 提前结帐后 客人状态还是 I 11 临时挂帐临时挂帐 客人先退房 帐稍后再结的情况在酒店业务中也是时常发生的 系统中使用临时挂帐功能处理 操作步骤操作步骤 1 帐务主单下 执行帐务处理帐务处理 挂帐挂帐 2 弹出 结帐提示 窗口 3 根据所需加收房费 4 选择后 系统将提示 是否确信要将 Fxxxxxxxxx 临时挂帐 5 单击 是 Y 宾客状态由 I 转化为 S 临时挂帐中涉及的帐务处理方法基本同普通客人 注意注意 临时挂帐后 客房状态由在住在住 脏房脏房 但房间所有的帐均保留 且可进行其他相应的帐户 处理 如冲帐 转帐等 挂账如是信用卡授权必须记录 12 结账退房 退房结帐退房结帐 人民币现金结帐操作步骤人民币现金结帐操作步骤 1 帐务主单下 单击 结帐 一般会弹出 结帐提示 窗口 如下图所示 结帐提示一般会 提示一些结帐前要处理的事项 如事先做了定义帐户 有未传达的留言 未归还的租赁物品 或在预订 主单的附加信息中输入了 结帐提示 等 查阅完毕后 退出 可能有以下几种情况 离日为本日 结帐时间早于酒店规定的加收半天房费之前 直接弹出 结帐 窗口 离日为本日 结帐时间迟于酒店规定的加收半天房费的时间 则弹出半天房费加收窗口 选择 是否加收 再结帐 13 离日为本日以后 弹出 选择结帐方式 窗口 2 选择房费加收情况 单击 确定 进入结帐窗口 3 一般系统默认现金结帐 如下图所示 但若客人入住时押了卡 系统的默认付款方式即为信 用卡结帐 查看结帐款金额 收款后 单击 入帐 4 弹出 帐单打印 窗口 选择是否打印帐单 14 信用卡结账 信用卡结账 其他步骤同现金结帐 重要区别在 结帐 窗口处理上 若客人已押卡 结帐时 结帐 窗口默认用卡结帐 若临时换其他卡结帐 请在 代码 处按 F1 打 开 代码帮助 窗口 选择对应的付款方式 金额 处 系统自动显示结帐款金额 输入 卡号 单 击 入帐 弹出帐单 处理同现金结帐 不再赘述 会员卡结账 会员卡结账 其他步骤同现金结帐 重要区别在 结帐 窗口处理上 结账时在结账窗口输入 Ctrl K 输入卡号 xxxxxxx 检索选定确认 输入密码 确认结账金额点击入账 即可 分时卡结账 分时卡结账 其他步骤同现金结帐 重要区别在 结帐 窗口处理上 结账代码选择相应的分时卡优惠卡即可 分时卡结账建议使用部分结账先结掉相对应的房费即可 15 签单结账 签单结账 其他步骤同现金结帐 重要区别在 结帐 窗口处理上 点击账号点击账号会到账号查询窗口 16 主单位置选择 AR 帐 状态选择所有 在模糊或则名称输入单位名称查询点击选择正确的协议账户 双击 账户确认金额账户是否正确然后点击入账 注意 前面有数字号码的为会员卡 切忌不要选错 注意 前面有数字号码的为会员卡 切忌不要选错 入账代码注释 入账代码注释 1 1 房费 半日房费 都为房费入账房费 半日房费 都为房费入账 2 2 礼宾部代收有租车费礼宾部代收有租车费 3 3 押金现金入款押金现金入款 收取客人现金押金入此项 需打印押金单 4 4 押金现金退款押金现金退款 本人本班次情况客人换押金方式使用 例 现金改信用卡退现 5 5 现金付款现金付款 客人预先支付现金消费款或者结账付款 未开押金单的入此项 6 6 现金退款现金退款 客人结账退房或者部分结账或退款退还客人现金 入此项 7 7 信用卡信用卡 客人使用各种银行卡 信用卡直接消费或者预授权完成入此项 8 8 各种类型分时卡各种类型分时卡 例 贵宾楼分时卡 2 新贵宾楼分时卡 迎宾楼分时卡 周末惠宾卡 等 9 9 会员卡 签单等 会员卡 签单等 联房结帐 联房结帐 所有联房客人一起结帐操作步骤所有联房客人一起结帐操作步骤 1 找到联房某一成员 打开其帐务主单 窗口左上角显示与该客人联房的所有人员 深蓝色选 中的为当前要处理的宾客 17 2 单击选择 同行客人帐务 单击 结帐 按照普通客人结帐流程即可完成联房客人批量结 帐 部分联房客人一起结帐操作步骤部分联房客人一起结帐操作步骤 1 找到联房某一成员 打开其帐务主单 2 执行文件文件 部分帐户部分帐户 打开 部分帐户 窗口 单击多选需要结帐的客房 3 单击 确定 帐务主单显示 部分帐户帐务 选择它 单击 结帐 即可 图 注意注意 要退回到所有联房客人窗口 只需再执行一次文件文件 部分帐户部分帐户 将 部分帐户 前面的勾 去掉即可 团队结帐 团队结帐 相对散客结帐 团体结帐要复杂一些 因为团体帐务由二个部分组成 团体公费部分和团体成员自 费部分 也即我们系统内的团体主单帐务和团体成员帐务 只有当成员主单和团体主单的状态都是 O 18 时 团队结帐才算完成 系统将团队主帐 成员帐务显示在同一帐务窗口下 团队主帐 帐号为 Gxxxxxxxxx 或 Mxxxxxxxxx 成员帐务 每个成员帐号下 都有系统自动生成的团队付费子帐户 成员的帐务处理基本同散客一致 整个团体