战略采购管理流程

战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 0页 共 25 页 战略采购管理流程战略采购管理流程 编制日期 审核日期 批准日期 修订记录修订记录 日日 期期修订状态修订状态修改内容修改内容修改人修改人审核人审核人批准人批准人 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 1页 共 25 页 战战略略采采购购流流程程 编编制制战战略略采采购购实实施施方方案案招招标标准准备备招招标标实实施施 集集团团总总裁裁设设计计管管理理部部成成本本管管理理部部工工程程管管理理部部 集集团团战战略略采采购购工工作作 领领导导小小组组 各各下下属属公公司司 组组织织收收集集供供方方 信信息息资资料料 组组织织材材料料的的战战略略采采购购可可 行行性性研研究究分分析析 组组织织入入围围单单位位 考考察察 组组织织编编制制战战略略 采采购购实实施施方方案案 推推荐荐入入围围供供方方 组组织织评评审审审批 汇汇编编成成招招标标文文件件 编编制制招招标标工工作作计计 划划 编编制制招招标标文文件件 的的技技术术部部分分 编编制制招招标标文文件件的的 商商务务部部分分 组组织织标标前前会会议议 对对招招 标标文文件件进进行行评评审审 审核 审核 N N 组组织织发发标标 答答疑疑 收收标标 组组织织开开标标 组组织织商商务务谈谈判判 进进行行商商务务分分析析进进行行技技术术分分析析 汇汇总总 形形成成评评标标 报报告告 汇汇报报评评标标结结果果及及 谈谈判判计计划划建建议议 签签订订战战略略采采购购协协 议议 发发放放统统一一采采购购通通 知知 签签订订采采购购合合同同 供供方方评评价价 召召集集定定标标会会定定标标并并形形成成结结论论 发发放放中中标标通通知知书书 拟拟定定战战略略采采购购协协 议议 审核 Y Y Y N Y N 确确定定谈谈判判目目标标 注注 集集团团工工程程管管理理部部 设设计计管管理理部部 战战略略采采购购招招标标领领导导小小组组参参加加评评审审 注注 集集团团工工程程管管理理部部 设设计计管管理理部部协协 助助成成本本管管理理部部编编制制 协协助助 审批 审批 Y Y 审批Y 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 2页 共 25 页 1目的目的 统一和规范战略采购工作管理流程 保证集团战略采购工作的顺利实施 实现战略采购降低工程成 本 提升运营效率的目的 2适用范围适用范围 2 1适用于集团下属公司材料设备的战略采购工作 3术语和定义术语和定义 无 4职责职责 4 1集团战略采购工程领导小组 4 1 1 负责集团战略采购实施的决策 4 1 2 审批集团化战略采购材料及其 战略采购实施方案 4 1 3 审批入围投标单位 4 1 4 审批招标文件 4 1 5 审批中标单位 4 1 6 审批战略合作协议 4 2集团成本管理部 4 2 1 组织材料战略采购可行性研究 编写 战略采购实施方案 并组织评审 4 2 2 战略采购招标和战略合作协议签订工作 4 2 3 建立战略采购实施和跟踪监控体系 4 2 4 搭建和维护战略采购信息工作平台 4 2 5 跟踪市场材料技术 价格变化 4 3 集团工程管理部 4 3 1 负责建立战略供应商库 4 3 2 组织战略供方的考察和入围单位的选择 4 3 3 负责建立战略供应商评估体系 4 3 4 建立各材料的技术标准库 4 4 集团设计管理部 4 4 1 参与材料设备研究工作 4 4 2 参与技术标的评审 4 5下属公司 4 5 1 各下属公司是集团战略采购材料设备在具体项目上的实施机构 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 3页 共 25 页 4 5 2 协助成本管理部拟定材料的 战略采购实施方案 4 5 3 提出采购需求计划 4 5 4 提出材料 战略采购实施方案 评审意见 4 5 5 签订项目采购合同 4 5 6 执行项目采购合同 4 5 7 评估战略供应商 4 6下属公司战略采购负责人下属公司战略采购负责人 注 为保证集团战略采购工作在各下属公司的有效实施 各下属公司分 别设置和集团的对接负责人 4 6 1 负责下属公司和集团成本管理部之间的联系 沟通与协调工作 4 6 2 负责协调下属公司内各部门之间的战略采购协作工作 4 6 3 统一组织 协调 跟踪和监控从集团签订战略采购协议开始 下属公司进行战略采购材料设备的合 同签订以及采购合同签订后的系列工作 包括但不限于采购合同的准备和签订 材料加工生产 供 货 进场交验 现场保管和使用 相关现场施工组织与管理 变更 支付 竣工验收与结算等等一 系列工作 4 6 4 针对每一项完成的战略材料设备采购合同 负责编制供应商评估报告 4 6 5 协助集团相关部门进行下属公司调研 供应商调研等工作 4 6 6协助集团建立和完善战略采购实施与监控体系 供应商评估体系 战略采购管理与业务流程 以 及战略供应商信息库 5工作程序工作程序 5 1战略采购的原则战略采购的原则 5 1 1 集中采购 已签订战略合作协议的材料 各下属公司只能向战略供应商采购 5 1 2 统一定价 各下属公司只能按战略合作协议确定的材料单价 合同格式条款与战略供应商签订采购 合同 5 1 3 期限协议 每种材料的战略合作协议按一定的时间周期签订 5 1 4 市场竞争 每种材料首次合作的战略供应商必须通过招标产生 5 2战略采购材料的确定战略采购材料的确定 5 2 1 集团成本管理部组织进行材料战略采购可行性研究分析工作 并按照 战略采购实施方案编制作业 指导书 的要求编制 战略采购实施方案 集团工程管理部 设计管理部协助编制 5 2 2 集团成本管理部组织设计管理部 工程管理部 集团战略采购工作领导小组等有关人员参加 战 略采购实施方案 评审会 5 2 3 招标领导小组对实施方案中的以下事项达成一致意见 1 该材料是否实施战略采购 2 入围单位选择原则和合作方式的确定 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 4页 共 25 页 3 材料采购范围的确定 4 材料采购期限的确定 5 2 4 集团成本管理部根据评审会意见 发布 战略采购实施方案评审结果通知 已获通过的材料 各 下属公司不得列入新签合同的乙购材料范围内 5 2 5 首次纳入战略采购的材料必须编制 战略采购实施方案 5 3入围供方的确定入围供方的确定 5 3 1 备选供应商的初选一般应遵循以下原则 1 尽量直接是材料生产厂家 而不是经销商 代理商 2 供应商在各下属公司所在城市已有经营网点 3 满足战略采购实施方案中确定的入围单位选择原则 5 3 2 各下属公司 设计管理部 成本管理部可以向集团工程管理部推荐入围单位 工程管理部要求供方 按照标准格式提供 资质预审文件 资质和产品符合要求的工程管理部根据初选原则确定初步入围 供应商 5 3 3 集团工程管理部按照 供应商实地考察表 组织供应商考察 并提交 供应商考察报告 及入围供 应商建议 5 3 4 入围供应商不得少于 3 家 5 3 5 集团战略采购工作领导小组审批确定投标入围供应商 5 4战略供应商确定战略供应商确定 5 4 1 招标工作计划招标工作计划 1 供应商考察完毕 集团成本管理部应拟定战略采购的招标工作计划表 计划应列示出标前会 议 完成招标文件 发标 答疑 开标 评标 商务谈判 定标 总结的组织 实施责任人及 计划完成时间 5 4 2 招标文件的准备招标文件的准备 1 材料的 战略采购实施方案 经集团评审通过 成本管理部即需着手准备招标文件 招标文 件参考集团评审通过的 战略采购实施方案 招标文件范本编制 文件重点内容有 材料 的技术标准 报价清单 战略合作协议书 采购合同样本及各项目采购联系人等 5 4 3 标前会议标前会议 1 标前会议由成本管理部招标负责人在发标前组织集团招标领导小组召开 成本管理部经理 工程管理部负责人和设计管理部负责人必须到场 确定招标文件中的各项明细内容 包括 材料各项技术标准及技术标书编制要求 集团工程管理部负责审核 报价清单 经济标书编制要求及评标原则 集团成本管理部负责审核 2 明确以上内容后 由成本管理部招标负责人汇总各方意见编制成完整的招标文件 5 4 4 招标文件的确定招标文件的确定 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 5页 共 25 页 1 成本管理部编制完成的招标文件 应传签集团工程管理部 集团招标领导小组各成员审核 总裁审批后 由集团总裁办盖章后生效 5 4 5 发标 答疑发标 答疑 1 成本管理部组织集团招标领导小组成员和入围单位 召开发标会 答疑会 2 成本管理部负责整理答疑会的会议纪要 以电子邮件 或 OA 的方式 的方式发送给集团招标领 导小组成员 以书面形式送达所有投标单位 5 4 6 开标 评标开标 评标 1 成本管理部招标负责人通知集团招标领导小组成员参加开标会 成本管理部经理 集团工程 管理部负责人 集团设计管理部负责人及法务部相关人员应到场 填写 开标记录表 并 汇签 2 工程管理部 设计管理部完成技术标书的复核与评审 成本管理部完成商务标书的复核与评 审 成本管理部负责整理汇总 完成 评标报告 评标报告需要包括谈判计划建议 5 4 7 正式商务谈判正式商务谈判 1 成本管理部经理向集团招标领导小组汇报评标结果及谈判计划建议 集团招标领导小组确定 谈判目标 2 正式商务谈判由成本管理部经理组织 集团招标领导小组成员酌情参与 5 4 8 定标定标 1 商务谈判结束 在收到各中标候选人的书面承诺后 成本管理部通知集团战略采购工作领导 小组成员参加定标会 成本管理部经理 工程管理部负责人必须到场 集团高层至少一位到 场 讨论确定中标人 集团战略采购工作领导小组签署 定标书 5 4 9 成本管理部负责向中标单位发 中标通知 及未中标单位发 未中标通知 5 4 10成本管理部负责起草战略合作协议 并报集团战略采购工作领导小组审核 总裁审批 5 4 11成本管理部负责安排集团相关领导与供应商签订集团战略合作协议 5 4 12成本管理部根据定标结果向下属公司发放 集团统一采购通知 凡确定了战略供应商的材料设备 战略采购协议期内不再进行招标 5 4 13集团及下属公司应对战略采购协议内容保密 5 5采购实施采购实施 5 5 1 各下属公司 集团成本管理部 战略供应商应指定专人负责采购实施 5 5 2 各下属公司应按 战略采购实施工作指引战略采购实施工作指引 完成材料的采购工作 包括项目采购合同的签定 材料 进场的组织 管理 支付与结算工作 5 5 3 合同签订完毕 其电子文档应报集团成本管理部备案 5 5 4 各下属公司必须按照 集团统一采购通知 进行采购 否则须经下属公司提出申请 报集团成本管 理部审核 经集团战略采购工作领导小组审批通过后 方可另行招标 5 5 5 如一个项目的材料实际采购跨两个采购周期 下属公司认为该项目必须沿用原供应商 须在集团战 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 6页 共 25 页 略合作协议期满 1 个月前向集团成本管理部提出申请 经集团战略采购工作领导小组审核 总裁批 准 集团成本管理部负责与战略供应商针对项目签定补充协议 5 6供应商管理与材料研究供应商管理与材料研究 5 6 1 各下属公司工程部负责收集各部门 物业公司 客户等对供应商及其产品 服务的评估意见 每半 年及供应结束后 1 个月内填写 下属公司供应商履约评估表 报集团工程管理部 工程管理部负责 在综合各项目意见后公布战略供应商半年及协议期满评估意见 5 6 2 已实施集团化采购的材料 各下属公司应在协议期满之前 1 个月内上报下个采购周期该项材料的采 购计划至集团成本管理部 6支持性文件支持性文件 6 1 战略采购实施方案编制作业指引 7相关记录相关记录 7 1 资质预审文件 7 2 供方实地考察表 7 3 战略采购招标工作计划表 7 4 入围单位审批表 7 5 招标文件审批表 7 6 答疑会记录 7 7 开标记录表 7 8 询标记录 7 9 评标报告 格式 7 10 中标单位审批表 7 11 中标通知书及回执 7 12 未中标通知书 7 13 下属公司供应商履约评估表 7 14 集团工程管理部供应商履约评估表 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 7页 共 25 页 7 1 资质预审文件 编号 以下部分内容由工程供方自行打印填写 机构与组织 1 公司名称 注册办公室地址 电话号码 传真 总经理名称 电话 授权与本公司接洽之业务经理名称 职务 电话 2 承包 供货资质范围 品牌 3 从事相同工程承包 材料供应的年数 4 熟悉政府部门及工作人员的名称 5 公司组织关系图 财务资料 1 注册资本 2 最近五年内完成工程造价 材料设备销售额一览表 年今年计划 3 目前正在进行的工程造价 已签合同材料设备销售额 人力资源 1 职员总数量 技术人员 管理人员 工人 2 法人 总经理 主要技术负责人 主要经营销售人员 主要项目经理一览表 在工程施工 产品方面的经历 经验 姓名现任职学历 职称参与的项目在项目中的职务 作用及评价 设备和设施 公司主要的施工 加工设备 设施一览表 主要施工 加工设备 设施产地生产能力 状态 经验 1 公司承担类似项目的经历及经验 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 8页 共 25 页 2 公司在过去五年中完成项目承包 材料设备供应项目一览表 与本项目相同的请显著表 示 项目名称地址开始 完 成时间 甲方名称及 联系方式 监理名称及 联系方式 合同数量 金额 完成情况 3 目前正在进行项目一览表 项目名称地址开始 完 成时间 甲方名称及 联系方式 监理名称及 联系方式 合同数量 金额 完成情况 附加资料 1 附在本预审表后的企业资料企业资料 营业执照复印件 资质证书复印件 合法税务登记证明 资信证明 各种质量体系认证文件 获奖证书 2 请增加您认为评估您公司的资格预审有关的任何资料任何资料 请在此列出名称 并将资料附 后 致旭辉地产 本组织郑重承诺 以上全部资料内容及所附资料均真实无误 并同意贵方采取其他 方式调查验证 本组织承担因失实而产生的所有责任 组织机构名称 加盖公章 授权代表签字 填写日期 年 月 日 以下内容由旭辉地产填写 推荐人意见 工程管理工程管理部经办人意见 资料审查合格 其他 经办人 日期 工程管理部负责人工程管理部负责人意见 注 直接签名即表示同意文件内容 签署意见表示按意见修改后同意文件内容 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 9页 共 25 页 7 2 供方实地考察表 记录编号 公司名称 地址 企业负责人 电话 联系人 手机 企业性质企业资质 注册资金成立时间 公司管理及 技术人员数量 管理人员 人 技术人员 人 企业过往两年所接 同类项目金额 考察内容情况分析应得分实得分 管理体制5 资 源5 近二年 工程状况 5 公 司 考 察 综合资信5 现场考察简介 现场资源10 管理体制5 实体质量20 观感质量20 安全文明施工15 工程资料5 现场项目 工厂 考察 获奖情况5 合计 参加考察 人员评价 签名 集团工程管 理部 集团成本管 理部 考 察 结 论 相关部门 集团工程分管领导 考察总分达 70 分以上 含 70 分 视为合格 80 分以上 含 80 分 视为优良 60 70 分可试用 60 分 以下为不合格 如以上部分内容无法进行考察的 可以按实际完成的考察内容进行换算得分 但实际 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 10页 共 25 页 考察内容权重必须超过全部要求考察内容的 70 考察图片图片说明 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 11页 共 25 页 7 37 3 战略采购招标工作计划表战略采购招标工作计划表 序号序号事项事项计划完成时间计划完成时间责任人责任人参与部门参与部门备注备注 1 新增投标单位 考察 2 提供施工图和 样板 3 提供技术说明 4 招标文件编制 5 招标单位资格 审查 报批 6 招标文件审批 7 发 标 8 回标开标 9 定 标 10 发中标通知书 11 签合同 12 第一批进场 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 12页 共 25 页 7 4 入围单位审批表 序号 日期 年 月 日 招标工程名称金额预估 单位名称分级级别参与项目 资质审查 档案编号 推荐人 部门 招标方式 邀请招标 议标 经办人 经办部门负责 人 集团工程管理 部 集团工程分管 领导 集团总裁 备注 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 13页 共 25 页 7 5 招标文件审批表 记录编号 招标人 招标工程名 称 金额 预估 计划发标时 间 计划回 标时间 发标 地点 招标要点 招标范围 界面划分 承包方式 计价方式 暂估总价 付款方式 结 算 工期 质保或售后服务 其他 招标文件审批意见 经办人 经办部门负 责人 集团工程管 理部 集团财务管 理部 集团法务部 集团分管领 导 集团总裁 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 14页 共 25 页 7 6 答疑会记录答疑会记录 项目名称 记录编号 招标工程名称 时 间 地 点 投 标 单 位 答疑纪要及解 答 姓名单位联系电话 投标人签 字确认 姓名部门 招标人签字确 认并盖招标单 位章 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 15页 共 25 页 7 7 开标记录表开标记录表 记录编号 招标工程名称 招标范围招标方式 开标时间开标地点 参加开标人员 投标基本情况 投标人名称投标人名称投标报价投标报价 元元 工工 期期备注备注 记录人 唱标人 参加开标人员会签 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 16页 共 25 页 7 8 询标记录 记录编号 招标工程名称 时 间 地 点 投 标 单 位 询标内容 签字确认栏 投标单位代表 我司同意以上事项 代表签字 招标方参加人员签字 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 17页 共 25 页 7 9 评标报告 格式 此评标报告为参考模板 经办部门在使用时可以根据实际情况进行调整 但评标报告所包含的内容不得少于 此评标报告所反映的内容 称呼 称呼 根据 项目发展计划 该项目 工程于 年 月 日发标 回标时间为 年 月 日 议标后回标 开 标过程详述 略 经审核回标书 我部现将招标分析情况汇报如下 一 工程概况一 工程概况 略略 二 投标单位二 投标单位 略略 三 合同形式三 合同形式 略略 四 开标四 开标 一 年 月 日下午在 公司内部公开开标 与会人员为 详见附件 二 各投标单位报价情况如下 排序从总价由低到高 序号投标单位投标报价 元 工期 天 1 三 开标分析 三 开标分析 开标会议结束后 技术标发送给工程部 设计部进行评审 成本部负责商务标的评审 1 商务标分析及意见如下 1 总价分析及意见 主要分析报价范围是否符合要求 是否有漏项 错项 找出影响报价的关键点和 报价差异关键点 2 单价分析及意见 需要附详细的价格分析文件 各投标单位报价对比表 对造价影响较大的项目 与公司内部过往合同单价对比分析 若有 市场价格调查情况 必要时 需要附详细的市场价格调查报告 3 工程量分析情况 4 其他需补充分析的内容 2 技术标分析及意见 汇总工程部和设计部意见 四 开标后综合结论 四 开标后综合结论 略略 五 第一次询标五 第一次询标 一 询标谈判内容 应分别叙述 二 询标谈判后报价情况 序号投标单位投标报价 元 工期 天 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 18页 共 25 页 1 三 询标后回标分析 三 询标后回标分析 第二次开标会议结束后 技术标 若有 发送给工程部 设计部进行评审 成本部负 责商务标的评审 1 商务标分析及意见如下 1 总价分析及意见 主要分析报价范围是否符合要求 是否有漏项 错项 找出影响报价的关键点和报 价差异关键点 2 单价分析及意见 需要附详细的价格分析文件 各投标单位报价对比表 对造价影响较大的项目 与公司内部过往合同单价对比分析 若有 市场价格调查情况 必要时 需要附详细的市场价格调查报告 3 工程量分析情况 4 其他需补充分析的内容 2 技术标分析及意见 汇总工程部和设计部意见 四 第一次询标后综合结论 四 第一次询标后综合结论 略略 六 第六 第 询标 是否需要 视工程具体情况而定 询标 是否需要 视工程具体情况而定 七 定标会议情况简述七 定标会议情况简述 略略 年 月 日下午在 公司内部召开定标会议 与会人员为 会议具体情况 详见附件 八 最终定标意见八 最终定标意见 8 1 对拟中标单位的实力 技术标的符合性 样品的符合性 若有 中标价格的合理性做出说明 8 2 工程的成本控制指标为 对比本次报价与成本指标对比情况 8 3 定标建议 附件 附件 1 开标 询标 定标记录文件 2 价格分析报告 3 其他文件 以上建议妥否 请批示 旭辉集团股份有限公司 部 年 月 日 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 19页 共 25 页 7 10 中标单位审批表 记录编号 定标会时间 定标会地点 招标产品或服务名称 投标人中标价 第一标段中标人定标会结论 第二标段中标人 定标会会议记录 经办工程师签署成本管理部经理 工程管理部经理相关部门经理 分管副总裁 集 团 战 略 采 购 工 作 领 导 小 组 总裁 注 直接签名即表示同意文件内容 签署意见表示按意见修改后同意文件内容 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 20页 共 25 页 7 11 中标通知书 记录编号 致 公司 由我司组织的 招标工作已经结束 根据评标结果 决定 该工程由贵公司中标 1 中标金额 2 工期 3 质量 4 工程款支付 5 合同签约 6 确认回执 若中标人同意并接受上述内容 请于所附之确认回执中签署并盖章 并于收到本中标通 知书后 2 天内交回我司 自我司收到此回执日起 本中标通知书即成为对双方具有约束 力的协议 公司 年年 月月 日日 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码 第 21页 共 25 页 7 11 中 标 通 知 书 确认回执 致 我司 同意并接受本中标通知书的内容 成为 的施 工承包单位 在规定的时间内提交合格的履约保证书 并与贵单位签订 合同 公司盖章 法人代表签署 日期 战略采购管理流程 编号 CIFI JT OP CG 001 版号 A 0 页码