财务原始凭证粘贴及填写规范

财务原始凭证粘贴及填写规范 在日常报销工作中 我们经常发现有一些票据粘贴的不规范 例如一张纸上粘贴的票 据太多 太乱 正反颠倒 很不整齐 这些都给会计报销的后续工作 合计金额 稽核 装订 会计档案保管等 带来很大的不便 鉴于上述情况 我们将财务票据粘贴要求规范 如下 望大家认真学习 配合执行 对于不合要求的票据 不予报销 一 费用报销流程 1 申请人填写费用报销单 2 部门主管核实情况 3 财务符合单据规范合理 金额正确 4 总经理审批 5 出纳付款 同时申请人签收 二 报销单据二 报销单据 现公司共用三种报销单据 费用报销单 差旅费报销单 付款通知书 差旅费报销单 用于跨市以外的出差填写 如出差若干天 只填写一份差旅费报销单 如果一张单据写不全 可以增加单据 比如 单据需要写三张 那在第一张的左下角写上 1 3 第二张左下角写上 2 3 第三张左下角写上 3 3 费用报销单 用于对公司内部员工费用报销的单据 付款通知书 用于购买原材料 物资 费用类的支出 用于支付给外部单位 如果因特殊情况没有取得发票的 需用其他发票替代的 第一步 填写一张费用报销 单 按替代发票上的内容逐行填写 第二步 按实际发生的内容填写支付证明单作为 附 件 也需要经手人 部门主管签字 三 票据整理 粘贴要求三 票据整理 粘贴要求 1 票据分类 对于集中较多的票据按照内容进行分类 如办公用品 电话费 差旅 费 设备维修费 资料费 市内交通费 汽车加油费 过桥过路费 停车费 请客餐饮 客户礼品等 按照类别分别粘贴 如有需要 差旅费应单独填写 差旅费报销单 2 将票据按下图样式整理齐后 将胶水涂抹在票据左侧背面 沿着粘贴单装订线内 侧依次均匀排开横向粘贴 如下图 此种粘贴方法称为 鱼鳞式 且应避免将票据贴 出粘贴单外 装订线左侧不要粘贴票据 不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴 以免造成中 间厚 四周薄 使凭证装订起来不整齐 达不到档案保存要求 粘贴完毕应保证能看清发 票代码 发票号码 日期 金额 印章等关键信息 请用胶水粘贴牢固勿用订书机装订发 票 如图 靠装订线右侧 自左至右沿上边以鱼鳞式粘贴票据 要求每张票据均保证贴在粘贴单如图 靠装订线右侧 自左至右沿上边以鱼鳞式粘贴票据 要求每张票据均保证贴在粘贴单 上 不得以票贴票 不得集中在中间粘贴 不得将票据贴到粘贴单外 上 不得以票贴票 不得集中在中间粘贴 不得将票据贴到粘贴单外 3 如票据大小不一样 可以在同一张粘贴单上按照先大后小的顺序粘贴 不要将 票据倒置粘贴 票据比较多时可使用多张粘贴单 三 填写规范及注意事项三 填写规范及注意事项 1 所有经济业务均应提供正规合法票据 发票要求填写完整 字迹清晰 没有涂改 污染 发票专用章清晰可辨 假发票 空白发票和填写不规范的发票 没有单位印章均为 无效发票 不予报销 2 请遵循实事求是 准确无误的原则 将费用发生的内容 发生金额等要素填写齐 全 经办人 报账人 单据张数等信息应如实完整填写 请使用黑色水笔或钢笔以规范汉 字填写报销单 不得使用圆珠笔 铅笔或者红色的笔填写 填好后一律不得涂改 否则无 效 3 发票上未列清详细品名 数量 单价的 比如只写了 办公用品一批 XXX 元 以及各种购买物品的定额发票 无论金额大小 均必须附有加盖发票专用章的购货清单或 小票 定额发票要用黑笔写上单位抬头 全称 开具日期等信息 不得空白 4 发票报销金额必须大于等于报销金额 5 报销单上相关数据填写规范要求 1 阿拉伯数字要加上人民币符号 如 报账金额为 12341234 元 则在阿拉伯数字合计 栏内填写 1234 00 1234 00 元 2 大写汉字栏内应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写 并在大写 汉字前的每一空位上画 X 在数字是 0 的位置填写汉字 零 例如 报账金额为 2034 50 元 则大写数字栏内填写 X 拾拾 X 万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分 一定要看 一定要看 为什么要取得有效的发票 1 说明发生的事情是客观存在的 2 会计资料的真实可靠性 3 取得不符合规范的发票可能会给公司造成损失 4 是国家税收的保证 对方提供不出发票怎么办 1 在购买前问清对方是否提供正规发票 建议尽量去正规商户购买物品 2 若对方无法提供发票可用其他发票替代 但不接受餐饮或娱乐行业发票 3 若