谈谈文秘人员素质要求及提高途径

1 谈谈文秘人员素质要求及提高途径谈谈文秘人员素质要求及提高途径 目前我局在公文制作方面存在不少问题 邓局长多次提出意 见 我们也早就发现了很多情况 的确是迫切需要改进 需要完 善 需要提高 文书质量反映一个单位的综合素质 水平 形象 文书 文秘 工作是办公室工作的重要组成部分 是一项政治性 服务性 技术性很强的工作 一个机关 一个单位 一个部门文书 工作能否搞好 很大程度上取决于文书 文秘 工作人员素质的高 低 很多活动接受检查评价的好坏 也很大程度上是看文字材料 准备的好坏 文秘工作者作为一种工作职务 不仅仅是抄 写 收 发 而且还要通过处理各种政务及日常事务性工作 并为领导决 策及其实施提供服务 起到领导的助手和参谋作用 由于这一工 作的重要性 对从业人员也提出了较高的素质要求 一 文秘人一 文秘人员应员应具具备备的基本素的基本素质质 一 一 优优良的思想政治素良的思想政治素质质 坚定的政治立场和政治态度 文秘人员必须站在党和人民 的立场来想问题 办事情 站在国家利益的角度办事情 不管在 任何情况下 都要在政治上 思想上 行动上与党中央保持高度 一致 自觉地贯彻落实党的路线 方针 政策 较强的政治识别能力 文秘工作有较强的政治性 文秘人 员应毫不动摇地坚持党的路线 方针 政策 按党的要求做好各 项工作 在工作中要分清是非 奉公守法 对改革开放中的新情况 2 新问题 要能正确地对待 并积极研究和解决 较高的遵守纪律的自觉性 纪律是我们事业成功的重要保 证 就文秘人员而言 纪律是推动一切工作正常运转的根本 由 于文秘人员贴近领导 辅助领导工作 所以必须高度自觉地严格 要求和约束自己 把自己置于组织和群众的监督之下 二 良好的 二 良好的职业职业道德道德 职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范 是 道德在各行各业的具体表现 充分反映了社会对各行各业的根本 要求 各行各业都有自己特定的道德规范 秘书工作也是如此 忠于职守 爱岗敬业 这既是每个公职人员最基本的人生 准则和道德规范 也是文秘人员最基本的行为准则 忠于职守 即是忠于党 忠于国家和人民利益的具体表现 也是要为本单位 本机关努力做好工作的要求 要真正做到这一点 前提是要热爱 本职工作 工作积极 求真务实 服务领导是文秘工作的基本职能 文秘人员要强化主动服务 一要认真为领导决策服好务 做到知 情早 晓事快 见事深 谋事准 坚持换位思考 多角度 全方位 看问题 二要认真为基层群众服务 转变作风 走出机关 深入基 层 听取呼声 做到下情上达 上情下传 互相沟通 三要讲求效 率 求真务实 工作要雷厉风行 讲求时效 与人为善 团结协作 文秘工作头绪极多 同上下左右发 生联系 涉及面广 往往需要多方面合作共同完成 因此 文秘人 3 员要有团结合作的精神 主动与各个方面人员搞好团结 做到相 互配合 步调一致 谦虚谨慎 平等待人 文秘人员接触机要 接近领导 在人 们心目中是领导机关和领导的代言人 他们的言行 道德修养 工作作风往往对群众影响很大 因此 秘书的一言一行 一举一 动都要从维护领导机关的威信出发 摆正自己的位置 为领导当 好参谋 三 扎 三 扎实实的的业务业务素素质质 业务素质是能力的标志 也是其他素质的一种反映 又是各 类素质综合发挥作用的重要条件 对于文秘人员来讲 业务素质 主要包括以下几方面 认识事物的能力 文秘人员工作综合性强 接触面宽 经常会遇到各种事物和 问题 如何去认识和解决需要较强的认识和识别能力 具体讲 需要培养以下几种能力 观观察感知能力 察感知能力 观察的客观性和观察的敏锐性 准确地掌握 住观察的目的 对象与重点 并及时将观察加以升华 形成合乎 实际的理性认识 对文秘人员十分重要 文秘人员只有具备较强 的观察感知能力 时时 事事 处处做有心人 善于观察 善于发 现容易忽略的 死角 捕捉政治经济生活中一切有价值的信息 才能变被动服务为主动服务 辨辨别别是非能力 是非能力 文秘人员工作于领导身边 又介于领导和群 4 众之间 在提供信息 综合协调 接待来访 洽谈工作 解决问题 等方面 必须明辨是非 处理得当 所谓辨别是非能力就是用辨 证唯物主义认识论来观察分析事物 把握事物的本质 从而作出 正确的判断 这种能力由文秘人员本身的政策水平 思维能力以 及综合知识 社会阅历等因素决定 分析分析综综合能力 合能力 分析综合 就是要善于透过现象看本质 从个 别的事物中找出他们的内在联系和规律性 文秘人员能否较好地 发挥参谋助手的作用 很大程度上取决于分析综合能力的强弱 因此 文秘人员要自觉以科学的理论来指导自己的工作 提高 思维能力 善于从多种思路 多种方法来探求同一种事物 尽量 做到举一反三 触类旁通 随机随机应变应变能力 能力 文秘人员承担大量事务性工作 常会出现一 些意想不到的情况 这就要求文秘人员要有遇事不慌 处事冷静 的应变能力 处理问题既要符合原则 又要机动灵活 语言文字运用能力 语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力 文秘 部门是上下左右工作联系的枢纽 信息交汇的中心 文秘人员必 须具备全面而熟练的语言文字运用能力 主要包括以下方面 阅读阅读能力 能力 文秘人员要经常处理大量的文字材料 因此必须 善于阅读 一是要会精读 如对重要文件或经典著作逐句逐字研 究 从字里行间领会其微言大义 二是要能够快读和泛读 如善 于大致浏览 领会精神实质 提炼浓缩 摘要主旨 5 视视听能力 听能力 文秘人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言 并用清晰简明精练的语言加以复述 言言谈谈能力 能力 语言能力是文秘人员的基本功之一 文秘人员语 言能力的基本要求是 鲜明准确 简练明晰 口齿清楚 语速适中 措辞得体 切合身份 写作能力 写作能力 文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功 秘 书从事各种应用文的写作 要求熟练掌握各种应用文体的写作要 领和技巧 迅速准确地撰写出观点正确 内容充实 结构严禁 表 达流畅 格式规范 文笔精练的各类应用文 技能操作能力 技能操作能力 科技的发展和办公自动化的普及对文秘人员 提出更高的要求 它要求文秘人员必须掌握运用现代化先进办公 设备的能力 主要包括熟悉计算机操作技术 复印技术 打字技 术 录音技术 摄影摄像技术 微缩技术等现代办公手段 能够熟 练掌握现代办公设备的使用方法 组织协调办事能力 主要包括管理能力 协调能力 社交能力和办事能力 管理能力 文秘人员要为领导出主意 当参谋 搞好工作服 务 就要具有较强的管理能力 文秘人员要充分利用自己接触全 面工作机会较多的有利条件 自觉锻炼自己立足全局 综合分析 的能力 协调能力 搞好协调是文秘部门的一项经常性工作 文秘人 员的协调能力是指在领导的交办下 积极主动地沟通信息 调节 6 关系 统一步调 促进机关工作灵活运行 提高工作效率 一是对 上协调 树立全局意识 要站得高 看得远 想得深 二是横向协 调 树立商量意识 凡是由文秘部门主办的事情 在酝酿 处理 决策之前 都要注意及时与有关部门协商沟通 三是对下协调 要树立服务意识 在协调中要谦虚谨慎 摆正位置 搞好服务 出 好主意 社交能力 现代文秘人员经常跟随领导参加一些社会活动或 外出联系工作 因而应具有较强的社会活动能力 善于待人接物 真正成为承上启下 协调左右 联系内外的行家 提高这种素质 需要文秘人员不断锻炼自己的社交能力 掌握公关的技能 谙熟 人际交往的知识 办事能力 文秘人员要埋头苦干 忠诚老实 但绝不是要机械 被动 文秘人员所从事的管理事务 都要由自己独立思考 独立 完成 文秘人员虽不必是 专才 但一定是能文能武 遇事不慌 繁简巨细都能应付的 通才 具有独立办事能力和组织管理能力 四 健康的心理素 四 健康的心理素质质 文秘人员工作的职业特点决定了其必须具备多方面的心理 素质 文秘人员心理素质的好坏 集中表现在他的角色意识上 角色意识对于文秘人员的工作具有指导意义 文秘人员的角色意 识是指文秘人员个体在社会实践中发展起来的 通过思维 语言 为核心的心理活动 对所从事的职业的认识和评价 文秘人员必 7 须具备如下五个角色意识 辅弼意识 辅弼意识主要是指文秘人员应该认识到对领导 的辅弼功能 自觉地 心甘情愿地当好领导的参谋助手 演好领 导的配角 秘文秘人员活动无论从工作方法还是工作内容看 都 表现出辅弼管理的特性 文秘人员只有具备了辅弼意识 才能在 领导的管理决策过程中 沿着领导工作的方向和目标 根据领导 的决策意图 随时选择有效的方法和途径 为领导管理决策提供 智力和体力服务 充分发挥文秘人员的参谋助手作用 信息意识 对于现代的领导来说 及时掌握准确的信息 是进行科学决策和管理的前提和基础 文秘人员的信息意识 就 是指文秘人员对信息作用的认识和获取信息的努力程度 文秘人 员具有了信息意识 应能随时根据领导的意图 需求和愿望 通 过快捷的 合乎逻辑的方式去搜寻各种有鲜度 有价值的信息 及时准确供给领导者在管理决策活动中使用 3 效率意识 对文秘人员来说 效率意识就是他们在为领导 提供有效服务时 对其成果大小的超前估价和认识 衡量文秘人 员效率意识的强弱的标准就是看文秘人员活动成效的优劣 文秘 人员效率意识的强弱程度如何 直接关系到文秘部门甚至领导部 门工作效率 因此文秘人员如果不培养和树立效率意识 要想提 高对领导的服务质量 那只能是一句空话 4 自我意识 自我意识是人类特有的一种心理现象 是一个 人自己对自己的评估和看法 文秘人员的自我意识 即是文秘人 8 员个体借助内部语言和思维 对自身状态和心理变化进行感知和 控制的一种心理活动 包括三方面内容 一是自我察觉 主要解 决 我是一个什么样的人 我是怎样做的 问题 二是自我分析 主要解决 我这个人怎么样 我是否胜任工作 的问题 三是自我 控制 主要解决 我应当一个怎样的人 目前我尚须作何努力 的 问题 自我意识对文秘人员角色的扮演是十分重要的 一些工作 出色的文秘人员总是具有很强的自我意识 5 创新意识 当代新思想 新事物层出不穷 文秘人员一个 重要的心理素质就是必须具备勇于进取和大胆创新的精神 对文 秘人员来说 创新意识就是要求他们打破旧观念 克服 领导咋 说就咋办 的片面认识 充分发挥工作的积极性和创造性 不因 循守旧 不墨守陈规 冲破旧框框 提出新见解 订立新章法 采 取新行动 更好地发挥他们的主观能动性 实现自我价值 二 文秘人二 文秘人员员如何提高自身素如何提高自身素质质 送大家三句话 志当存高远 功夫在诗外 实践出真 知 一 志当存高 一 志当存高远远 这是三国时代诸葛亮告诫他外甥的话 意 思是说志向应当远大 诸葛亮集 诫外甥书 我想说的是 我们文秘人员要修炼一种较高的思想境界 要有一种高尚的人格 魅力 文字工作是一件非常辛苦的事情 可能我们每一个文秘人 员尤其是办公室主任都有不分昼夜加班赶点写材料的经历 有人 形容秘书熬夜写材料的情形是 胡子噌噌胡子噌噌长长 头发头发根根掉 喝白根根掉 喝白 9 水 撒黄尿 半夜伴孤灯 五更水 撒黄尿 半夜伴孤灯 五更闻鸡闻鸡叫叫 这种滋味是不好受的吧 别人还不一定能理解 更谈不上关心体贴 因此有人说这一工作 是 有本事的不想干 没本事的干不了 因此 要做好文秘工作 必须保持一种良好的心态 忠于职 守 淡泊名利 要吃得亏 吃得累 受得气 文秘工作虽然是很辛 苦的事 但也是一个很锻炼人也很有前途的岗位 干好了 像一 只绩优股一样 嗖嗖地只往上蹿 最近英国有一项调查 所有从 业者中 最快乐的是秘书 53 5 的秘书经常是笑逐颜开 而最易 发怒的是出租车司机 仅有 0 4 的人在工作是经常有笑容 总 的希望大家有这么一种心态 与大家共勉 对工作有春天一样的 热情 对名利像湖水一样平静 对他人有大海一样的胸怀 对自 己像旁观者一样清醒 一是对工作有春天一样的热情 文秘工作是一项非常重要的 工作 也是一个出成果 出人才的岗位 既然有幸走上这个岗位 就要义无反顾地投入春天般的热情 爱岗敬业 任劳任怨 执着 地追寻它 尽力地干好它 只要我们把每一件工作当成一种事业 去追求 就会在工作实绩中获得无限的乐趣和丰厚的精神回报 我们的精神境界就会得到升华 人生价值就会得到实现 二是对名利象湖水一样平静 做文秘工作大都是 为他人作 嫁衣裳 尽管很辛苦 但写的东西一不署自己的名 二无稿酬 因此更要我们努力做到不为名所累 不为利所缚 不为欲所惑 不同别人计较享受的条件和优势 要经得住诱惑 守得住清贫 10 不把以权谋私看作本事 不把追求低级趣味视为潇洒 在任何情 况下 对待名利始终保持一颗平常心 只有把名利看得淡一些 把事业看得重一些 才能摆脱因个人私欲难以满足所带来的苦恼 从中使我们的情操得到陶冶 心灵得到净化 三是对他人有大海一样的胸怀 不管别人怎样看 怎么想 都 要对人虚怀若谷 宽厚容人 这也是做人的美德 我们要容人胜 己 不嫉贤妒能 要容人直言 不忌恨在心 要助人为乐 不袖手 旁观 不要过分计较事情是份内分外 做好文秘工作也离不开方 方面面的配合与支持 你能把别人的委托当作对自己的信任 把 别人的困难当作自己的困难 以甘为人梯的风格送温暖 献爱心 那么也就能赢得更多人对自己工作的支持与合作 别人就会抬举 你 你工作的环境也才会更加宽松 和谐 四是对自己像旁观者一样清醒 能不能知己所长 知己所短 是衡量一个人是否成熟的重要标志 知己所长 是要保持一种乐 观向上的自信心 而不是感到高人一等 知己所短 是要不断反 省自我 扬长避短 取长补短 在现实生活中 知长易而知短难 学他人之长易 改自己之短难 要做到知已所短 就要跳出自我 以高标准的要求 以他人的视角 以历史的观点透视自己 发现 不足 完善自我 二 二 工夫在工夫在诗诗外 外 这是宋代陆游一首 示儿 诗中的一句 汝果欲学诗 工夫在诗外 意思是说学习写诗 应该在诗本身以 外的现实生活中多观察 多体验 才能认识生活 写出好诗 我认 11 为写公文也是一样 要注意做到几点 一要非常注重学要非常注重学习习 当今社会 知识经济迅猛发展 信息浪 潮让人应接不暇 如果不及时填充自己的知识 墨守陈规 停滞 不前 就很难胜任文秘岗位 很难干好文秘工作 学习是真正的 看家本领 学什么 不能光学狭义的文秘知识 文秘人员需要及 时了解新思潮 熟悉新科学 广泛涉猎经济 政治 科技 法律 哲学 历史 公关礼仪等各方面的新知识 我们还要学习公路行 业的一些基本知识 要全面及时收集 整理 熟悉本单位的情况 要善于做一名 杂家 不是 专家 什么都要学一点 什么都得 懂一点 博学而不穷 脑子里装的东西越多 肚子里的货越多 那你的本钱也就越大 工作起来就能得心应手 古人说 世事 洞明皆学问 人情练达即文章 读书破万卷 下笔如有神 说的 就是这个意思 文秘人员素质成长是一个不断积累知识 增长经 验 提高专业能力的过程 是终生教育的过程 我们要树立终生 学习的理念 有意识地广学 博学 不断提高自身的素质 二要非常注重思考 二要非常注重思考 拿破仑说 世界上有两种东西最有力量 一是剑 二是思想 而思想比剑更有力量 一个善于并且会正确 思考的人 是一个真正有能力的人 思考是学习的继续 思考的 过程是对照比较 学以致用 融会贯通的过程 也是理论联系实 际不可或缺的重要环节 同时 思考也是创新的第一步 没有思 考能力就没有行动能力 就谈不上创新 只有努力养成善于思考 的良好习惯 才能提高个人的能力水平 作为秘书人员来讲 要 12 学会在繁忙的工作中真正坐下来 静下心 闹 中取静 冷静思考 一次深思熟虑 胜过百次草率行动 只有多思 深思 才能不断 提高自身的政策理论水平和业务知识水平 最终成为行家里手 使我们写出的东西更有水平 更具针对性 更具专业性 更有参 考价值 工作中还要注意总结反思 即对自己过手的每一个材料 每一件事情 都要总结反思 不能事情过去了就丢到身后 有空 时多揣摩揣摩 回味回味 善于总结也是一种重要的学习方法 同时 要多学习别人写得好的材料 学习别人运用材料的方法 怎么谋篇布局 如何谴词造句 如何论证归纳等等 经典或自己 认为写得好的文章 可以反复看 反复研究 自然会在不知不觉 中得到启迪 得到提高 谈到思考 就不得不提悟性 我们常说要善于领会领导的意 图 指的也是一种悟性 悟性是一种素质 更是一种境界 非一日 之功可成 讲悟性 要领会两句话 第一句话是 功到自然成 就 是平时要不断地学习 不断地积累 不断地思考 不断地历练 来 提升我们的思想水平 第二句话就是 功夫在诗外 更多是通过 我们触类旁通 融会贯通来形成我们自己独到的东西 形成我们 独到的思维习惯 三要非常注重知三要非常注重知识积识积累 累 一个人的知识 才能 不是与生俱 来 而是在日常生活中一点一点积累起来的 有的人之所以聪明 工作能力强 就在于他们善于积累知识 通过一次次的实践 把 有益的东西积累在一起 变成自己今后工作的经验 工作起来就 13 会得心应手 有的人工作比较吃力 排除其它因素外 重要的一 条就是不善于积累 如文秘人员每年都要写工作总结 如果不注 重平时对工作情况 有关材料的收集 写作时就苦于没有素材 就是各方面提供素材 写起来也可能找不着工作重点 有一些材 料当时可能用不着 说不定哪天会用到 作为文秘人员 在一些 细小的问题上都要留心 要有说者无心 听者有意的本领 要见 微知著 平时有积累 用时就能够信手拈来 水到渠成 写文章的 过程就是收集 整理 研究 利用资料的过程 积累知识 储备信 息的基本方法 寻找信息源 关注报刊 杂志 有关文件 会议 材料 网络 本人情况 建立资料库 收集 整理 分门别类 及时更新信息资料 信息时代 瞬息万变 要及时掌握新东西 不要使用过时资料 四要善于运用四要善于运用 拿来主拿来主义义 就是要善于将他人的东西化为 己有 这里所讲的 化 就是要善于转化 要善于转化上级的要 求 不能 原封不动 如转发文件问题 要善于转化外地的经验 不能 照搬照套 如最近市局制定考评办法 有的科室照搬省局 的东西问题 要善于转化书面的语言 不能 一成不变 有人说 天下文章一大抄 这是有道理的 写文章不可能不 抄 抄 是 一种学习 一种借鉴 一种启迪 因为写文章不可能不看上面的 精神 不借鉴外地的经验 但是抄要抄得有巧妙 运用之妙 存乎 一心 关键是看你会不会 抄 抄 得妙不妙 抄 得有没有水平 能不能 抄 出新意 有的人写的文章 找不出一个错字 也没有 14 一句错话 但细细看来 要么非常空洞 不切实际 要么面面俱到 不得要领 尽是空话套话 抄的痕迹十分明显 真正会写的人 会 抄 的人 文章往往有自己的东西 有自己的语言 有自己的风 格 让人看起来 读起来有滋有味 一点也看不出 抄 的痕迹 这 就是化他人资料为己有的水平和能力 三 三 实实践出真知 践出真知 文秘人员要善读无字之书 一般说的学习 多半是指读有字 之书 而实践 就是读无字之书 我们文秘工作人员要特别注意 理论与实践的联系 从工作实践中找学问 只有书本知识而没有 实际经验 写文章就必然空发议论 纸上谈兵 处理问题就可能 脱离实际 束手无策 因此 一个文秘人员在掌握丰富的理论知 识后 必须经过日常锻炼 艰苦的锻炼才能将知识转化为能力 也就是说文秘人员要想把工作做好 提高自己的工作能力 实践 是最好的方法 实践锻炼是提高文书工作人员素质的重要途径 怎么实践 我看有这么几个方面 一是领导要在实际工作中多给文秘人员交任务 压担子 人 总是会有一点惰性 要给一点压力 有压力才有动力 另一方面 也是要给一些机会 一些锻炼的机会 尤其对一些新上岗的工作 的人员 要在严格要求的前提下 放手把一些重要任务交给他们 去办 使他们在艰苦磨炼中缩短 适应期 迅速成长 早日成熟 也就是要重视培养新人 本人的体会 只因为承担过许多额外的 任务 既受了累 但同时也得到了锻炼 得到了提高 秘文人员素 15 质的提高 除了自身努力之外 还离不开工作环境 领导环境和 管理环境等几方面的影响 这些环境需要我们的各级领导重视才 能得到保障 另外 单位还可以通过举办有关专业竞赛 比如举 办文秘知识竞赛 打字竞赛 计算机操作竞赛等等 调动学习的 积极性 促进文秘工作人员素质和文书工作水平的提高 市局前 些时候组织的