财务报销管理制度模板

财务报销管理制度财务报销管理制度 第一章第一章 总则总则 第一条 为了加强公司财务管理 规范报销行为 防范财税风险 结合公司 的实际情况和财税政策 特制定本制度 第二条 本规定适用于 有限公司和各子公司 第三条 本规定中的财务报销 指公司生产经营活动中发生的 需到公司财 务部门支付款项 凭正规合法单据报销的行为 第二章第二章 基本规定基本规定 第四条 除公司银行账户汇款手续费及工本费外 公司其他所有的业务单据 报销均需填制相应报销单 并经公司领导审批后方可报销 第五条 报销基本流程 经办人提报 签呈表 经办人制单 部门经理审核 部门总经 理审批 费用会计复核 财务经理审核 财务总经理审批 财务总监 审批 总裁审批 董事长审批 流程说明 1 上述 为业务的事前审批流 至 为业务报销流 其中 至 为业 务部门审核或审批 至 为财务部门审核或审批 为总裁审批 为超过 总裁权限的最终审批 事项 批准过后方有后续的业务报销 2 上述流程中凡注明复核或审核的 需经相关领导审批后方可报销 凡注 明审批的 在相应的审批权限内签字即可到财务部审核批准后报销 3 签呈预算范围内的报销冲账审批签至 财务总经理 预算变动 5 范围 内的业务 由总裁批准 预算变动 5 范围外的业务 由董事长批准 4 签呈表适用范围及流程 详见公司相关管理规定 5 项目负责人 临时筹备组组长权限同部门总经理权限 6 有权审批岗位缺失时 由上一级领导审批或由上一级领导授权审批 授 权文件报备财务中心 第六条 各审批岗位的审核职责 部门经理 审核业务发生的真实性 合理性 合规性 报销数据的正确性 事项用途说明和业务手续的完备性 部门总经理 项目负责人 临时筹备组组长 审核业务发生的真实性 合理性 合规性 事项用途说明和业务手续的完备性 费用会计 复核数据的正确性 单据的合规性 合法性 合理性 单据填 写及粘贴的规范性 附件的完整性等 财务经理 审核票据的合规性 合理性 业务事项的审批的完整性 审查 财税风险 财务总经理 审核报销业务的合规性 合理性 合法性 防范财税风险 财务总监 审核大额报销事项的合规性 合理性 合法性 防范财税风险 和经营风险 对超过财务总经理权限的报销事项进行审批 总裁 董事长 审核大额报销事项的合规性 合理性 防范经营风险 对大 额报销事项进行最终审批 第七条 对于审批人员的报销事项 需上一级领导签字后方可报销 第八条 报销单据类别 报销单据分为四种 付款申请单 费用报销单 差旅费报销单 借款审批 单 付款申请单 申请对外部单位及个人业务付款时使用 费用报销单 业务已经发生 已经取得发票或其他合法凭证的 员工凭此 进行日常费用报销 不含差旅报销 时使用 其他合法凭证 包括但不限于 财政票据 计算表及分配表 第三方证明文件等 差旅费报销单 属于日常费用报销的一种 专用于员工出差项目的费用报 销 借款审批单 本公司员工从公司预先借支款项用于企业生产经营活动时使 用 对个人的非业务款项支付 视同借款处理 填制 借款审批单 第九条 单据报销时须详细注明经办事项 用途 金额和收款方账号 需实 物入库的发票要附有入库单 固定资产采购还须附有固定资产卡片和资产图片 资产卡片放在资产清晰位置一同拍摄 大额费用和资产采购报销 咨询费 审计服务费 固定资产采购等 要附有合同复印件等其他支撑性文件 对需要 安装调试的设备仍须提供验收报告 第十条 报销单据的规范要求 1 报销的单据必须是正规合法的税务发票或行政事业单位收费单据 并与 业务内容相符 白条 不合规 不合法发票或单据等不予报销 2 发票项目填写齐全 不得手工涂改 发票抬头须填写公司全称 不能是 简称 3 发票印章为单位发票专用章 不得为单位公章或财务专用章等其他印章 4 商品名称须写具体的实物名称 型号规格 若填写商品类别 例如办公 用品 日用品 货物一批等 须附商品清单 并盖有供货单位发票专用章 5 取得的增值税发票需取得专用发票 并在取得增值税专用发票开票日期 的 30 天内交财务部进行税款抵扣 以降低公司成本 6 报销单据粘贴要求 按单据类别整齐规范 鱼鳞式粘贴在单据粘贴单上 不得有严重褶皱 破损现象 不要将票据集中在报销粘贴单中间粘贴 如果票 据大小不一样 可以在同一张报销粘贴单上按照先大后小的顺序粘贴 票据比 较多时可使用多张报销粘贴单 对于比报销单大的票据或其他附件 也应沿单 据粘贴单的左上角对齐粘贴 避免将票据贴出报销单外 超出部分需按照报销 单的大小折叠在粘贴范围之内 第十一条 报销单据的时限要求 1 日常报销 周二15 点前 复核 财务费 用会计 周三17 点前 审批 财务负 责人 周四17 点前 批准 总裁 董事长 周五12 点前 付款 出纳 2 跨年度报销 费用单据不能跨年度入账 对于开具日期为上年度的费用发票 财务部有 权拒收 具体报销不受上述时限要求限制 由于发票邮寄等问题导致的当年度无法取得发票的 在跨年度首月 2 号前 凭发票照片和费用支出明细 经主管领导审批后 交财务部挂账处理 待取得 发票原件后 另行支付 第十二条 财务部设置备查登记簿 对报销单据的收集和付款情况进行登 记 第十三条 对于急于付款 突发事项付款等特殊事项 可说明原因 由经办 部门另行单独执行审批付款流程 不按上述第十一条时限集中审批 第十四条 对于审核或审批人员不在公司办公时 可用其他替代方式 电 话 短信 微信等 审批或延迟审批付款 对于其他替代方式审批的 审批通 过 可先行报销 报销时 须付审批截图并由经办人在报销单据正上方注明 总已同意 经办人姓名 审批通过日期 并由经办人负责事后补签工作 对于延迟付款的 财务部 费用会计 须提前通知经办人 防止业务延误 对 企业造成不良影响 第十五条 报销付款手续规定 1 除支付给个人的现金 出差备用金以及其他必须用现金支付的款项外 凡超过 2000 元以上的付款 须通过银行转账支付 不得支取现金 2 报销时 通过银行电汇 含银行柜台和网上支付 付款方式的 报销单 上要注明收款人名称 开户行和银行账号等详细收款信息 3 除员工个人报销可在员工在报销单上签字后 将款项直接支付给个人外 其他报销付款需将款项支付给开票单位 开票单位与收款人名称必须一致 若开票单位委托他人代收 须取得开票单位的委托收款证明和开票单位收 款收据后方可支付 若因特殊原因确不能取得开具加盖财务章的收据或加盖公 章的委托收款证明的 可在取得下述证明文件后支付 包括收款单位经办人单 位证明 身份证和汇票 支票的复印件 在同一张上 并在复印件上注明 某某 年 月 日取得 公司支付的 款 金额为人民币 元 大写 字样 第三章第三章 特别事项的具体规定特别事项的具体规定 第十六条 差旅费报销具体规定 1 员工出差应于出差前提出出差申请 填写 出差申请单 注明出差时 间 地点 人员 事由 交通工具 预计费用等内容 作为 签呈表 附件 按照审批权限报相关领导签字批准 2 公司出差人员报销差旅费要填写 差旅费报销单 在出差回来一周内 到财务冲销备用金或报销现金 3 差旅费报销单上各个项目要填写齐全 注明出差人员 出差事由 出差 地点 起止日期 出差天数 交通工具 补助标准 报销金额 所附单据张数 等 4 差旅费的内容包括交通工具费用 车船 飞机等 交通工具相关费用 机场建设费 航空保险费等 住宿费 差补等 不包括出差时期内发生的 公司业务相关费用 例如客户宴请费 商品采购费 电话费等 此项费用应单 独贴票报销 相关标准以 差旅费管理办法 为准 第十七条 会议费报销具体规定 会议费用报销时 除提供会议费发票外 还须提供以下支撑文件 1 外部会议 参加外部单位组织的会议 报销时须提供会议通知 通知内 容包括会议时间 地点 内容 参加人员 费用标准等 会议现场图片 含 参会人员 2 内部会议 公司内部组织会议 报销时须提供会议通知 通知内容包括 会议时间 地点 内容 参加人员等 签到复印件 会议费用说明 第十八条 培训费报销具体规定 培训费用报销时 除提供培训费发票外 还须提供以下支撑文件 1 外部培训 参加外部单位组织的培训 报销时须提供培训通知 包括培 训的时间 地点 内容 费用标准等 或培训协议 培训现场图片 含参会人 员 2 内部培训 公司内部组织培训 报销时须提供培训通知 通知内容包括 会议时间 地点 内容 参加人员等 签到复印件 培训费用各项目汇总说 明 第十九条 宴请及交际费用报销具体规定 1 宴请交际费包括宴请客户或相关部门的餐费 饭费 酒水费等消耗性费 用以及赠送对方礼品 物品等实物费用 2 宴请或交际活动中发生的赠送对方礼品 物品等实物 按照税法规定要 按 其他所得 项目 全额适用 20 税率代扣对方个人所得税 因此报销时须 提供受赠人的姓名和身份证号码 若赠送的礼品带有公司 Logo 作为企业形象 宣传送出 且金额较小 则不需按照 其他所得 项目计征受赠人的个税 视 同企业业务宣传费用 第二十条 研发费用报销具体规定 研发费用报销时 由研发部门填制报销单 注明所属研发项目 立项书和 费用说明 以便按项目进行研发费用归集核算 第二十一条 能源费用报销具体规定 能源费用是指与生产经营相关耗用的水 电 蒸汽费等 能源费用报销时 环比差异达 20 及以上或者出现其他异常状况时 需说明变动原因并由部门负 责人签字 第二十二条 多个公司共同负担费用的具体报销规定 两个及以上公司共同负担的没有独立计量系统所发生的与经营有关的费用 如煤水电费及代收的污水处理费等 能取得发票的 凭发票报销 无法单独取 得或与其他用户共同取得一张发票的 其实际发生的费用可凭相关合同 协议 发票复印件 分摊金额证明及银行划款凭证报销 第二十三条 作为专项管理的费用报销规定 专项费用是指需要提前立项管理的支出 如年会费用 员工文体活动费用 房屋装修费用 工艺改进费用等 专项费用报销时须提供项目内部专项报告 项目目的 项目组成员 具体 方案 资金预算等 费用支出明细及与预算对比 差异说明 对于工艺改进项 目 仍须提供项目效益改善预测 经部门负责人 项目负责人 临时筹备组组长 财务总经理