会议策划方案

会会 议议 策策 划划 一 会前筹划一 会前筹划 确定会议主题确定会议主题 确定议事日程确定议事日程 确定参会人选确定参会人选 会前通知 通知参会人员会前通知 通知参会人员 方式 电话通知或书面通知 内容 时间 地点 参加人员范围 会议内容 会期 报到地点 要求 笔记等 注意 通知后需落实有关负责人是否收到 并及时记录 确定最后参会人员确定最后参会人员 统计制作参会人员名单 包括参会人员所属区域 姓名 性别 职务 并最后按 照其职务统计分类 统计交通路线 到达时间 飞机或火车 安排接送 详细写清楚参会人员所属区 域 姓名 性别 职务 电话 联系酒店 联系房间联系酒店 联系房间 预定房间 数量 类型 时间 价格 联系会议室联系会议室 会议厅 容量 时间 设备 价格 餐饮安排餐饮安排 是否需要在会议时准备茶点 是否需要在会后安排一个宴会 是否需要提供饮用 水 正餐有多少人安排多少桌 会议准备材料 会议准备材料 1 领导讲话稿 2 发放资料 会议日程安排表 铅笔和纸 讲演稿 不做保密的可以为与会代表每人一份 其他文件 房卡等 3 会议设备 电脑 投影仪 激光笔 话筒 录音录像设备 场地布置 场地布置 1 会议横幅 2 主席台的安排 谁 几个人 怎样安排 是否需要铭牌 位置如何安排 会场的卫 生 椅子 凳子 是否够用 怎样安排 是多个分店 部门 的来的 除主管和中层 外 其他要分区坐 座 一个团队一个区域 3 灯光 音响 话筒 空调 现场调试的人员 会场都要作好安排 设备最好准备 2 套以上 4 如果发放奖品 要提前准备好 先发的放在上面 后发的放在下面 但要注意不要 混淆 怕压的物品要注意单放 准备的礼仪人员是否设置好上台的时间 路线 方式 穿戴是否整齐 符合要求 会前是否进行过演练 5 非常重要的会议 请速记员 6 国际性会议 准备同音翻译 支出预算 支出预算 文件资料 路费 房间 餐饮 会议场地租借 相关设备及现场布置 都需要花钱 大概多少费用也要在方案结尾概算一下 部门分工部门分工 二 会中二 会中 设立签到处 设立签到处 参会人员统一签到 领取房卡 发放资料袋 说明注意事项 比如手 机 着装 咨询返程时间及交通路线 统计并通知安排 餐饮问题 餐饮问题 选择对应的主管交流 座谈 要注意事先安排 那些人去 吃什么 不吃 什么 在哪里 注意事项 注意事项 1 空调的温度问题 作为主导会议方必须全程关注 温度是否过高 过低 会场的空调 在冬天合适 是否在夏季可以 如果在高楼层 因为温度会往上走 导致原空调失效 这些必须在会议前进行安排 可以提前进行降温或升温 2 灯光音响效果 2 冲水 冲水不能冲着对方 要拿起杯子 不要对着领导冲水 不要挡住领导形象 不能 直接在桌面上冲等 1 整个会议的过程中要保证有饮用水 2 要保证每一个人都有水 喝 但不要试图在冲水时每一个都去冲 3 对领导 主席台 主持人 特殊人物一定要 保证有水 参会者不一定照顾到 3 会议中途休息 放音乐 1 播放时要注意选择歌曲 要选择轻音乐 脍炙人口的歌曲 避免流行歌曲 摇滚等不适合场景的歌曲 2 声音一定不能太吵 因为 开会大脑都容易类 在下一节会议时会产生疲劳感 3 在快开始前 1 2 分钟关掉音乐 一 般这是大家入座的通知 这时主持人要上台组织大家入座 4 确保条幅 话筒 投影仪 电脑 桌签 咖啡杯 茶水等正常 5 确定会议记录人员 话筒接递员 会议摄像者等 三 会后出游三 会后出游 四 会后收尾四 会后收尾 退房 退房 结账 收回房卡安置好不能及时离开的与会者 送站 送站 根据返程时间 统筹规划 送参会人员 会议照片 会议照片 如有人需要 抽时间拷给他们 会后邮件发送很不方便 收拾 收拾 会议物品 避免忙中出错 遗漏东西 整理会议记录 总结为会议纪要整理会议记录 总结为会议纪要 进行会议总结 分析不足之处 保留不错环节进行会议总结 分析不足之处 保留不错环节 会议指南 一 会议背景及目的 会议主题及议题 参办单位 会议指南 一 会议背景及目的 会议主题及议题 参办单位 大会主席 副主席 会议时间和地点 大会主席 副主席 会议时间和地点 二 参会嘉宾名单 姓名及职务 二 参会嘉宾名单 姓名及职务 三 会议日程安排 时间 地点 三 会议日程安排 时间 地点 四 旅游安排 集合时间 地点 负责人 备用品 四 旅游安排 集合时间 地点 负责人 备用品 目的地 餐饮 目的地 餐饮 五 会议须知 所需证件 会议要求 注意事项 五 会议须知 所需证件 会议要求 注意事项 六 会务组六 会务组 统计参会人员表格 姓名 电话统计参会人员表格 姓名 电话 签到表 姓名 电话 性别 资料领取 签字 备注签到表 姓名 电话 性别 资料领取 签字 备注