财务部工作手册2016新

吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 1 页 财财 务务 部部 工工 作作 手手 册册 吉林省晟嘉消防设备有限公司吉林省晟嘉消防设备有限公司 20162016 年年 8 8 月月 1 1 日日 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 2 页 目目 录录 财 务 部 部门职能描述及岗位说明 第 3 页 财务部长 岗位说明书 第 4 页 会 计 岗位说明书 第 6 页 出 纳 员 岗位说明书 第 8 页 打 单 员 岗位说明书 第 10 页 第 1 章 后续部工作流程 第 12 页 第 2 章 收付管理规定 第 14 页 第三章合同签订管理规定 第 16 页 第四章 库管员考评管理规定 第 17 页 第五章 财务报销制度 第 18 页 第六章 印章管理规定 第 19 页 第七章 各项资料管理规定 第 20 页 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 3 页 财务部财务部 部门职能描述及岗位说明部门职能描述及岗位说明 部门名称部门名称财务部部门定岗部门定岗 4 部门定员部门定员 5 所辖岗位所辖岗位 财务部长会计出纳打单员 岗位定员岗位定员1112 部部 门门 架架 构构 图图 财务 部长 会 计 出 纳 打单员 工工 作作 宗宗 旨旨 1 完善公司财务管理体系 建立健全财务制度 2 提升财务队伍的业务技术和管理水平 3 宏观规划 微观控制 提高公司经济效益 4 有效协调公司内外部关系 部部 门门 职职 能能 1 负责公司经营数据统计 核算及分析 2 负责公司整体运营监控与指导 3 负责公司的资金管理 运用 监控 加速资金流转 4 负责公司年度财务总结 年度财务预算编制 执行并监控 5 负责财务队伍的组建和管理 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 4 页 财务部长财务部长岗位说明书岗位说明书 一 岗位基本信息一 岗位基本信息 岗岗 位位 名名 称称 财务部长所所 属属 部部 门门 财务部 直接汇报对象直接汇报对象 总经理及主任间接汇报对象间接汇报对象 总经理及主任 晋晋 升升 方方 向向 财务经理轮轮 转转 岗岗 位位 职系及职级职系及职级 财务系 主管 1 级 薪薪 金金 标标 准准 职职 位位 概概 要要负责公司内外帐核算管理 资产管理 对外报表 税务筹划 决定权 对总部及各个分市场财务人员工作分配 监督 考核 抽查等 对下属考核权 审核权 公司相关报销各项制度的审核 对分市场财务工作各项安排 库存管理 制度及流程的审核权 权权 限限 范范 围围 建议权 对如何加强公司财务管理及财务工作改进等方面的建议权 直直 接接 下下 级级会计 出纳间间 接接 下下 级级后续部 库管员 打单员 直接下级人数直接下级人数 2 间接下级人数间接下级人数 3 内内 部部 协协 调调公司各部门 工工 作作 关关 系系 外外 部部 协协 调调税务局 各个外部客户 工工 作作 场场 所所 财务部 工工 作作 时时 间间8 小时 周休 2 天 使使 用用 设设 备备 计算机 传真机 打印机 网络 财务软件 速达 3000 工工 作作 条条 件件 所需记录 文档所需记录 文档 库存管理制度 财务管理制度 各年度业绩相关报表 销售客 户档案 客户业绩 货品 相关文件 二 岗位任职资格二 岗位任职资格 一一 般般 条条 件件最最 佳佳 学学 历历本 科最最 低低 学学 历历专 科 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 5 页 专专 业业 要要 求求财务相关专业 资资 格格 证证 书书初级以上 特特 殊殊 要要 求求 1 办事沉稳 细致 2 较强的责任心和学习能力 3 良好的沟通能力及团队合作意识 4 具备较强的独立处理事务的能力 必必 要要 知知 识识 1 熟悉国家财税政策及相关会计法规 2 熟悉财务工作相关操作流程 3 熟练使用相关财务软件 必必 要要 知知 识识 工工 作作 经经 验验 工工 作作 经经 验验三年以上财务工作经验 四 岗位职责四 岗位职责 1 全面负责公司的财务会计工作 2 负责制定并完成公司的财务会计制度 规定和办法 3 解释 解答与公司的财务会计有关的法规和制度 4 分析检查公司及各个分市场财务收支和预算的执行情况 5 编制公司的会计报表 每月 15 日前报送财务经理及总经理 6 编制 核算每月的工资 奖金发放表 开会前出具业绩总结报表 7 定期检查总公司及各个分市场库存现金和银行存款是否帐实相符 8 不定期检查统计总公司及各个分市场库存商品 公司固定资产是否帐实相符 9 按照印鉴分管制度 负责保管银行预留印鉴中的一枚财务章 10 对会计 出纳 打单员 配送员等直属或者非直属员工绩效进行考核 11 承办总经理和财务经理交办的其他工作 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 6 页 会计岗位说明书会计岗位说明书 一 岗位基本信息一 岗位基本信息 岗岗 位位 名名 称称会计所所 属属 部部 门门财务部 直接汇报对象直接汇报对象财务部长间接汇报对象间接汇报对象总经理及主任 晋升方向晋升方向财务部长轮轮 转转 岗岗 位位 职系及职级职系及职级财务系 主管 2 级 薪薪 金金 标标 准准 职职 位位 概概 要要 负责公司往来欠款统计 催收和销售数据统计及分析 纳税申报 各项财务部账册 文件监管 保存 归档 决定权 对出纳工作分配的决定权 对库存抽查权 各项报销抽查权 审核权 销售相关票据 客户欠据管理及相关财务管理制度和流程的审核权 权权 限限 范范 围围 建议权 对如何加强公司财务管理及财务工作改进等方面的建议权 直直 接接 下下 级级出纳员 打单员间间 接接 下下 级级 配送员 直接下级人数直接下级人数 2 间接下级人数间接下级人数 1 1 内内 部部 协协 调调公司各部门 工工 作作 关关 系系 外外 部部 协协 调调税务局 工商局 各个外部客户 工工 作作 场场 所所财务部 工工 作作 时时 间间8 小时 每周一至周日 周休 2 天 使使 用用 设设 备备计算机 传真机 打印机 网络 财务软件 工工 作作 条条 件件 所需记录 所需记录 文档文档 应收 应付 其他应收 其他应付过程及结果监督 分析 控制 客户销售 回款统计 货款流向 报销明细 对外客户资料保存 等 税局相关工作 工商年检 证照等相关工作 二 岗位任职资格二 岗位任职资格 最最 佳佳 学学 历历本科最最 低低 学学 历历专科 专专 业业 要要 求求财务相关专业一一 般般 条条 件件 资资 格格 证证 书书初级以上 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 7 页 特特 殊殊 要要 求求 1 办事沉稳 细致 良好的团队合作意识 2 较强的学习能力和责任心 3 良好的沟通能力 具备较强的独立处理事务的能力 4 受过专业财务知识等方面的培训 必必 要要 知知 识识 1 熟悉国家财税政策及相关会计法 2 熟悉财务工作相关操作流程 3 熟练使用相关财务软件 必必 要要 知知 识识 工工 作作 经经 验验 工工 作作 经经 验验三年以上财务工作经验 三 岗位职责及工作标准三 岗位职责及工作标准 1 负责客户钱款的审核 对银行帐 应收帐款 应付账款进行监控及管理 2 对外公司报送 税务的正常申报及出具财务报表 5 审核公司的原始单据和办理日常的会计业务 6 编制销售公司的记帐凭证 登记会计帐簿 3 依据公司制定的价格体系 对销售价格进行审核和监控 对费用进行控制 采购货品 销售货 品监管 库存的抽查及确认 4 每月与出纳核对客户欠款并组织相关人员逐笔核实客户欠款情况 并督促相关业务人员对应收 帐款催收 5 每月提供销售数据统计 分析 业绩销售任务汇总 6 对出纳员工作进行指导培训 并对其工作成果进行考核 对上交的出纳各个统计报表进行汇总 存档 7 对客户发票 客户合同的审核 登记 并对过程进行督导 控制 合同必须留档审核 8 客户流失分析 客户完成任务业绩的核算 出具工资提成业绩核算报表 9 完成公司领导交办的其它临时工作 四 工作考核四 工作考核 100 分 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 8 页 1 要求对客户应收账款按月考核 回款率要求按月 90 低于评定标准 扣 10 分 2 对外公司报表要求及时率 准确率 出具纳税申报表正确率 90 低于评定标准 扣 10 分 3 按月统计各项业绩报表 要求准确率 及时率 完成率 90 低于评定标准 扣 10 分 4 对于客户资料保存 整理 混乱不清 查出缺失扣罚 20 分 5 对客户发票 客户合同的审核 登记 并对过程进行督导 控制 如有发票及合同出错 按责任制 负责 扣 20 分 6 总部及各个分市场相关业绩 有相关保密工作 如有泄露 扣罚 10 分 7 不能完成公司领导交办的其它临时工作 扣 20 分 注 按每分 10 元按月评定 低于综合考评 50 分 另扣罚当月工资 100 元 出纳员岗位说明书出纳员岗位说明书 一 岗位基本信息一 岗位基本信息 岗岗 位位 名名 称称 出纳所所 属属 部部 门门 财务部 直接汇报对象直接汇报对象 会计间接汇报对象间接汇报对象 总经理及主任 晋晋 升升 方方 向向 会计轮轮 转转 岗岗 位位会计 职系及职级职系及职级 财务系 主管 3 级薪薪 金金 标标 准准 职职 位位 概概 要要负责公司现金 银行收支及相关业务账务处理 业绩统计相关报表的出具 决定权 对不按规定报销单据 提取现金 汇款手续不齐备有拒绝办理的决定权 审核权 公司相关单据 票据 制度 流程的审核权 权权 限限 范范 围围 建议权 对如何加强公司财务管理及财务工作改进等方面的建议权 直直 接接 下下 级级 无间间 接接 下下 级级无无 直接下级人数直接下级人数 无间接下级人数间接下级人数 内内 部部 协协 调调公司各部门 工工 作作 关关 系系 外外 部部 协协 调调银行 工工 作作 场场 所所 财务办公室 工工 作作 时时 间间 8 小时 周休 2 天工工 作作 条条 件件 使使 用用 设设 备备 计算机 传真机 打印机 网络 财务软件 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 9 页 所需记录 文档所需记录 文档 现金日记帐 费用支出明细帐 每日每人业绩表 每月业绩明 细报表 地区业绩分表 分市场 上报总经理 每日业绩报 表 每日现金流向表 二 岗位任职资格二 岗位任职资格 最最 佳佳 学学 历历本 科最最 低低 学学 历历专 科 专专 业业 要要 求求财务相关专业 资资 格格 证证 书书初级以上 一一 般般 条条 件件 特特 殊殊 要要 求求 1 办事沉稳 细致 2 较强的责任心和学习能力 3 良好的沟通能力及团队合作意识 4 具备较强的独立处理事务的能力 必必 要要 知知 识识 1 熟悉国家财税政策及相关会计法规 2 熟悉财务工作相关操作流程 3 熟练使用相关财务软件 必必 要要 知知 识识 工工 作作 经经 验验 工工 作作 经经 验验三年以上财务工作经验 三 岗位职责三 岗位职责 1 负责按公司财务规定及总经办的指示提取现金 保证合理现金库存并对现金的安全负责 2 负责盘点库存现金 做到帐款相符 3 负责现金收付及银行支票 汇款等业务的办理及核对 4 负责总部及各分管单位的证照保存管理 5 负责处理费用报销事宜 并审查报销凭证 保证其合法性和准确性 6 负责填写销售 费用收支 存款日报表 并按时上报财务部长 7 对财务数据及公司重要资料 档案 证照 印章 传真进行保管 登记使用 保证合理 合法性 及保密性 9 按公司及部门规定 及时针对本职工作编写工作计划 总结 并对公司管理提供可行性意见及建 议 10 完成总经办及财务部长临时交办的其他工作 五 工作考核五 工作考核 100 分 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 10 页 1 按公司的规定提取现金 盘点库存现金缺失 按正常现金补足后 扣罚 20 分 情节严重者 予以承担相应责任 公司予以开除处理 2 总部及各个分管单位证照 公章等保管 如有缺失自行承担责任及补办后 扣罚 20 分 3 总部及各个分市场报销审核 如有基础性错误 经查证扣罚 10 分 4 总部及各个分市场相关业绩 有相关保密工作 如有泄露 扣罚 20 分 5 总部及各个分市场汇总各项报表 准确率 及时率 低于 90 扣罚 10 分 6 未能按照岗位职责完成必要工作 电子版 纸质版等客户资料 单位业绩缺失 扣罚 10 分 7 未完成总经办及财务部长临时交办的其他工作 扣罚 10 分 注 按每分 10 元按月评定 低于综合考评 50 分 另扣罚当月工资 100 元 打单员打单员 岗位说明书岗位说明书 一 岗位基本信息一 岗位基本信息 岗岗 位位 名名 称称打单员所所 属属 部部 门门财务部 直接汇报对象直接汇报对象出纳 会计间接汇报对象间接汇报对象财务部长 晋升方向晋升方向出纳轮轮 转转 岗岗 位位 职系及职级职系及职级财务系职员 4 级薪薪 金金 标标 准准 职职 位位 概概 要要负责公司销售开单及业绩打单 财务软件录入工作 相关应收款项的催缴 决定权 对购货客户做好核对 确定好赊销与现销 在未收到现金的情况是否应 按正常手续出货 对配送人员市内及各地州的安排权 审核权 销售开单的票据是否正确 完整 配送人员各种形式的回款审核权 报 销情况审核 权权 限限 范范 围围 建议权 对如何加强公司财务管理及财务工作改进等方面的建议权 直直 接接 下下 级级 无间间 接接 下下 级级 配送人员 工工 作作 关关 系系 直接下级人数直接下级人数无 间接下级人数间接下级人数 无 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 11 页 内内 部部 协协 调调公司各部门 配送人员 外外 部部 协协 调调对外客户 工工 作作 场场 所所 后续部 工工 作作 时时 间间 8 小时 每周一至周日 周休 2 天 使使 用用 设设 备备 计算机 打印机 网络 财务软件 工工 作作 条条 件件 所需记录 所需记录 文档文档 销售配送单及财务软件录入 销售开发表 现金存取及各地州回 款情况 二 岗位任职资格二 岗位任职资格 最最 佳佳 学学 历历专科最最 低低 学学 历历中专 专专 业业 要要 求求财务 文员 内勤相关专业 特特 殊殊 要要 求求 1 办事沉稳 细致 良好的团队合作意识 2 较强的学习能力和责任心 3 良好的沟通能力 具备较强的独立处理事务的能力 4 受过专业财务知识等方面的培训 一一 般般 条条 件件 必必 要要 知知 识识 1 熟悉单位货品及相关货品知识 2 熟悉并可以解答客户提出的各种问题 3 熟练使用相关财务软件 必必 要要 知知 识识 工工 作作 经经 验验 工工 作作 经经 验验一年以上工作经验 三 岗位职责三 岗位职责 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 12 页 1 严格执行财务管理制度及后续部业务流程 对销售货款 货物及时性 准确性 安全性负责 2 核对销售配送单据价格 货品核对 及总金额 快速准确收取现金 转帐 汇款等各种方式的付款 准确录入财务软件 客户的相关信息及其他相关事项 3 所有收款单据都要按每日金额及顺序号转交出纳 核对数量 防止单据丢失 做好放货未收收款记录并定期与客户沟通催缴核对 4 负责监督日常配送工作中未按公司规章制度执行事项 及时警告并纠正 5 负责配送人员安排出差及出货 返货 退货 开发的各项核对 并为财务部提供准确 详细的客户信息 6 做好教官所报业绩第一手资料的整理与保存 7 认真完成上级领导交代的其他工作 五 工作考核五 工作考核 100 分 1 未按照后续部业务流程执行相关制度 扣罚 10 分 2 对销售配送单据出具错误 金额 货品核对及录入出错 扣罚 10 分 3 对教官所上报业绩由缺失 漏打业绩 丢失客户等 扣罚 20 分 4 对日常配送人员未按客观均等情况安排 导致业绩相差悬殊 扣罚 20 分 5 对客户资料的保存 及业绩资料的整理 缺失 混乱 扣罚 20 分 6 未完成上级领导交代的其他工作 扣罚 20 分 注 按每分 10 元按月评定 低于综合考评 50 分 另扣罚当月工资 100 元 第第 1 1 章章 后续部工作流程后续部工作流程 后续部是由打单人员 配送员 会计 出纳 库管等人员共同组建的一个为全单位 业绩服务的部门 每日都会有大量的货品和现金流动 为了能更好的对货品和现金账目 的管理 制定如下制度 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 13 页 打单打单 1 打单人员每天都要及时去了解当日是否有业绩要配送 并督促教官及时报业绩 出现业绩时 按照客户的订单的多少进行合理安排 2 打电话时 问清对方的名字 所购买的货品 地址以及坐车路线等一些基本信 息 根据货物的多少 距离远近合理安排几人送货 如有特殊说明 请及时 告知送货人员 避免出现差错 3 送货完成后 及时核对送货情况 收货人 收货人电话 货品的种类和数量 钱款的多少 先由送货人自己核对 在报与打单人员核对 4 对出现发货未付款情况及时记录 并交与财务部 5 合理安排送货人员的出差时间与地点 6 现金 及时出纳入账 微信 当日总结核对后 于 4 点半之后转给张总 库管 库管 1 根据配送单取货给送货员 记清楚所拿货品的种类和数量 并与取货人进行核 对 记录入账 当有返货货品时 也要和返货人员进行核对 记录入账 2 厂家发货入库 发货 送货出库 必须及时核对入账 以免出现货物丢失 出 现报废 或损坏货品时应及时上报 并发往厂家及时调整 3 按时对库房货品进行清点 避免货物的丢失 库存每天上报 对数量少的货品 及时订购 以免出现断货情况 4 财务部和后续部门月末统一盘点库存 送货员 送货员 1 听从打单人员安排 服从领导管理 拿到送货单及时核对送货信息 货品的数 量 送货的地址等 如有不清楚时 及时问打单人员 然后到库房领取要送 的货物 与库管核对 如有特殊情况应告知库管 2 送货时 准备好工作证 售后服务卡 收据 笔等物品 对产品要熟悉 能够 清楚的给客户讲解使用说明和注意方法 如有不懂的问题请及时打电话咨询 部门主管 3 送货时 注意看管货品 以免丢失 收款时注意钱款的真假与应收钱款的数量 是否一致 如有放货 记录清楚 4 返回单位时 如有剩货请及时交与库管 然后拿配送单与打单人员进行核对 有变更的货品或者人员 应主动提出 方便打单人员了解 等全部客户信息 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 14 页 核对无误后 拿配送单和货款交予出纳 核对无误后方可离开 5 外地出差人员 打电话及时核对业绩 并汇报库存数发给财务和打单人员 货 款当日存进银行 留好银行小票 回去交给财务 如当日未能及时存款 必 须打电话给领导说明情况 得到允许后 也要在次日九点之前存入银行 财务 财务 1 当配送人员回来时 催促及时上交货款 收取货款时要注意进行检查钱款的真 假与是否残缺 并核对货款是否与配送单的相符 现金 银行转账 微信转 账等 记好记录 方便查询 无误后方可让送货员离开 2 准确录入业绩 核对钱款 定时与库管进行清点库存 3 按照财务 出纳管理制度严格执行管理规定 第二章第二章 收付款管理规定收付款管理规定 为强化管理公司收付款流程 保证资金安全 拟定如下资金收付管理规定 各个分市场按总部分市场收付管理规定执行 收款 收款 1 现款销售 a 现金收款 由送货员现收货款 现结 由开单员核对出具配送单 核对金额及货 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 15 页 品 然后现金交付出纳 要求 配送单所出金额与实际收入一致 现款收到钱款 一天结束前存入单位规定 账户 要求存入小票附在当天的配送单上 b 地州收款 由送货人员自己核对好货款和金额后 与开单员核对 核对一致后 要 求把钱款汇入单位规定账户 要求地州人员保留小票至回到单位后 交接于出纳 出纳 要把地州汇款小票附于配送单后 做好保留 c 支票 微信 支付宝 转账等非现金形式收款 应及时确认存入银行账户 打电话 与领导及时核对 出纳应及时查询确认到款 2 应收账款收回 由后续部提交应收款人员信息 财务部及时打电话催缴 周期以周 为基数 如有特殊情况 应每周周一上报应收账款情况 付款 付款 1 费用核销 费用报销填制 费用报销单 要求字迹清晰 金额准确 业务真实 报销人签字 财务审核 总经理审批后 出纳员复核金额无误后 付款或者核销 每周五为费用核销日 出纳应及时录入表格 标注编号 每天发到长春总部 2 各个分市场如有大额定向采购 需向总公司提交申请单 由总部财务人员上交申请 审核批准后 分市场方可进行采购 予以报销 付款申请单付款申请单 申请单位 日 期 申请事项 申请金额 联系电话 申请人 财务审核 总经理审批 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 16 页 对账对账 1 每日核对配送单金额 货品 配送单据金额要与当日销售报表相同 与当日存款和 报销后余额相一致 出纳当日出具每人每天业绩表 业绩地区总表 当日业绩客户表 出纳当日上报现金流量表 当日业绩汇总表 2 各个分市场要求同上总部出纳一样各项报表 以日形式汇总到总部出纳处 按月出具 月结收入及各项费用总报表 3 每月由总部总经理或者主任及财务部长 进行查阅收支状况 进行定期不定期抽查制 度 对有异议的情况 总部有权进行处理 第三章第三章 合同签订管理规定合同签订管理规定 公司内部资料 严谨外泄 为规范公司经营管理 对公司对外签订合同时名头 金额 开票 回款等作如下规 定 前提 与客户交易前要事前与客户沟通是否需要发票 开发票客户可以与之签订合同 一 名头 视客户需要发票情况而定 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 17 页 二 增值税专用发票 吉林省晟嘉消防设备有限公司 增值税普通发票 吉林省瑞庆消防器材有限公司 二 开票 1 合同签订后要告知公司财务开票预算 避免需要开票时因无进项而无法开出 2 要求必须货物发出后 方可开具发票 避免提前确认收入 三 大型团购合同 大型团购合同需经总公司审核 审核通过后 方可签订 4 签订要求 总公司及 分 市场 签订合同 须有财务审核 分区负责人签字后 报由总部 如有私自签订 付货 收款等情况发生 由此发生的任何经济纠纷由分区负责人全权承 担 开专用发票账户信息 名 称 吉林省晟嘉消防设备有限公司 开户行 长春发展农商银行解放大路支行 账号 0710 6180 2101 52000 11206 行号 4022 4101 1370 开普通发票账户信息 名 称 吉林省瑞庆消防器材有限公司 账号 0710 6180 2101 9282 行名 长春发展农商银行解放大路支行 行号 4022 4101 1370 第四章第四章 库管员考评管理制度库管员考评管理制度 为了强化仓库标准化流程 加强库存管理 总 公司决定对 各个分市场 全体 库房人员的工作进行不定期抽查 在全体库管员之间进行评比工作 并对考评结果进行 奖惩 规定如下 一 时间 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 18 页 每个 分市场 仓库每月进行一次 具体时间随 总 公司及财务部工作进度安 排 提前一天通知将要进行抽查评比的库房及库管员个人 二 参加人员 后续部部长 各仓库库管员 财务部部长 财务部核算会计 三 内容 1 每个月由财务部出具库存商品库存数量 对其库存数量进行抽查 单个抽查单 品 对所指定的商品在盘点前保密 四 流程 1 各仓库库管员接到抽盘的通知后 按照所指定商品进行实地盘点 由库管员各 核算会计进行实物盘查后续部部长进行复核 财务部长进行监督 各参与人员将盘点 数量以书面的形式进行签名确认 2 由核算会计对所盘点的数量与库存账目进行对比 对比的结果形成书面报告 并经财务部长后续部长审核 报总经办审批 与账目有差异的 查明原因 确因库管 员工作疏忽导致库存数量不准确的 对该库库管员进行罚款 因其他人员工作的疏忽 导致帐目不准确的 对当事人进行罚款 每人每次罚款 10 元 奖惩的金额在各当月 工资中体现 3 对查明原因的库存差异需要调整账目的 上报总经理签批同意后 由核算会计进 行差异调整 第五章第五章 财务报销制度财务报销制度 1 总公司及各个分市场报销 需凭有效票据及相关有效凭证于每星期五报销一周 费用完毕 过期财务不予受理 报销手续齐全 符合公司规定 方可报销 2 任何个人不得借支公司库存现金 任何现金的支出必须由总经理及主任 财务 部长及经手人签字后方可支出 3 票据由报销经手人签字 主管领导确认 由财务部长审核 再由总经理或主任 签字方可入帐报销 4 私自收取 携带货款未上缴者 出现问题责任自负 给公司造成重大损失的要 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 19 页 追究法律责任 日常报销支付制度 一 范围 本制度确定公司管理人员和员工因公司业务所产生的日常报销 二 原则 出差路线一般应选择最短的且最方便的路线 应尽量减少出差所用时间 出 差途中如遇不同情况等不可抗拒因素需改变路线时 须得到主任同意 按实际费用 支付 三 员工出差中不允许进行私人旅行 私人办事产生的费用混入报销内报销 一经发现 双倍赔偿 扣除当月工资 情节严重者公司有权作出开除处理 4 日常报销分为 教官部 配送部 人事财务部及总经办部报销 总经办部 总经办部 总部及各分市场因单位需求 所产生的各项费用由单位统一报销 实报实销 要求 在写报销单时 写清实际用途以及在哪个分市场产生的费用 以便年末可以 更好地分开核算 财务部及人事部 财务部及人事部 总部及各分市场因单位需求 所产生的各项费用由单位统一报销 实报实销 人事招聘及相关人事行政活动需报销 按实际票据报销 教管部报销 教管部报销 1 要求市内配送教官实习期间市内交通可以报销 正式期不予报销 2 出差地州报销教官 写清出差日期 出差地点 保存好来回的车票 无正规票据不 予报销 要求 按报销格式 日期 地点 地点 金额 配送部报销配送部报销 1 取货 发货小票留存完整待报销时登记 2 当日送货单位往返公交费用自行登记 统一报销 3 当日配送单位较多时或特殊情况需要打车需向领导请示 批 准后或可打车 若无批准自行打车不予报销 4 地州配送出差时客车 火车车票需留存登记报销 若无票据不予报 销 5 出差人员如剩货需寄存旅店 需店主开费用证明 统一报销 6 配送人员写好报销单据需交由后续主管审核签字后方可报财务报销 7 总部及各个分市场如有汇款产生的手续费 不允许从货款中扣除汇 款手续费 需应本人先自行垫付 之后和交通费用票据一起报销 注 各项费用最好有相应的发票 以便于财务帐务处理 要求字迹清晰 写清用途 结算金额 相关签字 五 因工作需要产生的报销 请及时上交进行报销以便财务及时处理入账 报销钱款当 面点清 如不当面清算 如有问题概不负责 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 20 页 第六章第六章 印章管理制度印章管理制度 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具 印章的管理 关系到公司 正常的经营管理活动的开展 甚至影响到公司的生存和发展 为防止不必要事件的发生 维护公司的利益 特制定如下规定 一 公司总经理授权由财务部全面负责公司印章的保管 使用和登记手续 二 公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取 使用和保管 三 印章必须由各保管人妥善保管 不得转借他人 四 公司建立 公章使用管理表 专人领取和归还印章情况在表上予以体现 五 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分 如员工持有公司印章的 须办理 归还印章手续后方可办理离职手续 六 公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用单 将其与所需盖章的文件一并交 财务主管审核 七 印章保管人应对文件内容和印章使用单上注明的签署情况予以核对 经核对无误的 方可盖章 八 公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权 九 涉及法律等重要事项需使用印章的 须依有关规定经总经理审核签字 十 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序 十一 印章原则上不许带出公司 确因工作需要将印章带出使用的 应事先填写印章使 用单 注明事项 经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用 十二 公章的使用决定权归公司总经理 其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实 际工作需要进行授权 十三 印章保管人必须妥善保管印章 如有遗失 必须及时向公司领导报告 十四 任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章 十五 违反本规定 给公司造成损失的 由公司对违纪者予以行政处分 造成严重损失 或情节严重的 交有关机关处理 附 公司印章使用登记表一份 印章使用登记表印章使用登记表 日 期文件名称加盖印章使用人签字主管签批 第六章第六章 各项资料保存管理规定各项资料保存管理规定 一 目的 为强化销售票据管理 保证财务数据准确 使各项工作有章可循 二 适用范围 财务主管 会计 出纳 打单员等 吉林省晟嘉消防设备有限公司 吉林省晟嘉消防设备有限公司财务部文件 共 22 页第 21 页 三 具体内容