公文标准内容

一 公文分类及使用的标准化 公文有广义与狭义之分 广义的公文是指党政机关 企事业单位 所使用的公务文书 狭义的公文 目前专指 国家行政机关公文处理 办法 国办发 号 中规定的常用规范性法定公文 为 类 种 即 名令 令 议案 决定 指示 公告与通告 通知 通报 报告 请示 批复 函和会议要等 是所有国家机关应 当使用的文种 但在实际工作中其他常用公文大至总结 计划 意见 小到条据 合同 种类繁多 素无定目 其他常用公文不能单独行文 若需行文 就要从法定公文中寻找一种适合的文种作为载体 带着他 们去行文 常用的文种有请示 报告 函 通知与命令等 如命令 通知可以带着它们去下行 请示 报告可以带着它们往上行 函可以 带着它们去平行 切不宜再用非规范性法定公文单独行文 因为它们 没有单独行文的资格 二 公文格式的标准化 公文格式 即公文外形结构 组织安排 它包括发文机关 秘密 等级 紧急程度 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件 印章 成文时间 附注 主题词 抄送机关 印发机关和时间等 项组成 各种文件的撰写和印制都必须按照规定的格式印制 不能随 便标新立异 只有符合规定的体式与格式要求 才能保证文件的有效 性和文书处理的顺利进行 当前 机关和企事业单位推行公文标准化 主要依据是 国家行政机关公文处理办法 国办发 号 和我国颁布的 国家机关公文格式 两 个法规性文件 其包括 公文通用纸张尺寸 规格 书写形式和公文 各组成部分的排列顺序 区域划分 字体 字号的使用等 这些都必 须认真贯彻执行 否则 就达不到公文标准化的要求 三 公文用纸标准化 公文用纸标准化是公文标准化的主要内容之一 因为他是公文制 成并使之规范化 标准化 以利于文件立卷归档的重要基础 为建立和 健全我国国家机关公文格式的统崐一系统 简化和统一文件格式 以 利于对文件有效 迅速 准确的生成和处理及国际交流 我国颁发了 国家机关公文格式 即中华人民共和国国 家标准 和 国家行政机关公文处理办法 国办发 号 都对公文用纸作了具体规定 公文用纸一般 为 开型 长 毫米 宽 毫米 也可采用国际标准 4 型 长 毫米 宽 毫米 并颁布了 标准 即 公文发稿纸格式 对公文发文 稿纸格式作了具体详尽的规定 四 文书档案案卷的标准化 当前 档案管理工作相对于其他工作来看 总的说比较规范 但就其 文书档案案卷格式亦有不够标准的问题 为此我国颁布了 标准 公文档案案卷格式 对各级档案馆 室 和文书处理部门 对文书档案案卷提出了具体要求 这一国家 标准适用于各级档案部门和文书处理部门 都必须严格遵照执行 五 公文撰写的标准化 使用文种名称要规范 公文写作者经常与公文名称打交道 切不可滥用文种 如 表彰 先进应该用 通报 现在不少人用 决定 特别是 请示 与 报告 不分 指示 与 通知 不分 的问题比较普遍 所有这些 公文工作者在撰写 前就要首先考虑清楚 切不可张冠李戴 影响机关威信和办事效率 运用语言要规范 公文语言 必须达到 准确 精练 规范 的三项要求 所谓准确就 是指公文用语要恰如其分地表达公文内容 使人一看就知道公文的中 心思想和基本精神 要注意语言涵义的单一性 绝不能模棱两可 这 样理解也行 那样理解也行 所谓精练 是指语言要简明扼要 没有 多余的话 用较少的文字表达较丰富的内容 能用一个字或一句话说 明的问题 绝不用两个字或两句话 所谓规范 是指公文用语要符合 标准法式 就得用 语法 修辞 逻辑 三把尺子进行衡量 也叫公文语 言要过 三关 有的语言从语法上分析没有毛病 但它不符合逻辑要求 是不能用的 使用数字要规范 国家行政机关公文处理办法 年修订稿规定 公文中 的数字 除成文时间 部分结构层次序数和词 词组 惯用语 缩略 语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿 拉伯数码 此条规定 基本上与 关于出版物上的数字用法的试行规 定 相一致 防止了法规性文件之间的撞车现象 使用标点符号要规范 现在各类文章的标点符号 一般执行 年 月国家文字委 员会 国家新闻出版署修订发布的 标点符号使用办法 的规定 通 用的 种标点符号 在公文中基本上都能用到 但问号 叹号 省 略号等用的较少一些 现在的主要问题有二 一是在起草文件中一个 逗号 顿号 点到底 二是公文缮印时标点符号的位置不当 应在后 者反而写在前 应在前者反而写在后 按排版顺序排到那里算那里 如 逗号 句号 分号 等应在后 不能出现在崐一行之首 而引号 括号 书名号 等的前一半 应在前 不能出现 在一行之末 此类问题应引起公文撰写者的特别注意 引文和使用计量单位要规范 国务院办公厅 年修订的 国家行政机关公文处理办法 第二十八条 三 规定 人名 地名 数字 引文要准确 引用公文 应当先引标题 后引发文字号 日期应当写具体年 月 日 同条还 规定 必须使用国家法定计量单位 如 重量单位用 公斤 而不用 市 斤 长