信息管理程序

有有限限公公司司企企业业标标准准 Q 6DG13 504 2003 信信 息息 管管 理理 程程 序序 2003 04 20 发布 2003 05 01 实施 有限公司有限公司 发 布 Q 6DG13 504 2003 信息管理程序 第 1 页 共 4 页 信息管理程序信息管理程序 1 1 目的目的 使不同部门和不同层次的人员通过适当的方法对产品质量 服务 交付等信息进行及时沟通 交 流 理解 协调 以促进质量活动开展的效率和对过程输出的实现 进而提高过程的有效性 保证产 品质量接口信息传递的正确性 2 2 范围 范围 本程序适用于有限公司内外部重要信息管理 3 3 引用文件引用文件 Q 6DG13 402 2003 质量记录控制程序 Q 6DG13 710 2003 采购管理程序 Q 6DG13 712 2003 供应商管理程序 Q 6DG13 717 2003 产品交付管理程序 Q 6DG13 802 2003 顾客满意度管理程序 Q 6DG13 807 2003 检验和试验控制程序 Q 6DG13 812 2003 持续改进程序 Q 6DG13 813 2003 纠正和预防措施控制程序 Q 6DG13 814 2003 顾客抱怨处理程序 Q 6DG13 704 2003 顾客需求管理程序 4 4 术语和定义术语和定义 无 5 5 职责职责 经理部负责生产经营方面的信息收集与分析 质量部负责质量方面的信息收集与分析 采购部负责物资供应方面信息的收集与分析 6 6 工作流程和内容 工作流程和内容 工作流程工作内容说明使用表单 1 信息分类 为了有效地对与质量管理体系有关的信息进 行管理与传递 公司与质量管理体系有关的 信息分为内部信息与外部信息 1 1 外部信息 1 1 1 产品检查机构 质量技术监督局 认证 机构等检查或监测的结果及反馈的信息 1 1 2 市场动态 1 1 3 顾客 供应商等反馈的信息如顾客满意 度 顾客抱怨 投诉和退货等 1 1 4 政策法规 标准类信息 如法律 法 规 条例 产品标准等 1 1 5 其他外部信息 如各部门直接从外部 获取的有关产品质量等信息 信息分类 A Q 6DG13 504 2003 信息管理程序 第 2 页 共 4 页 工作流程工作内容说明使用表单 1 2 内部信息 1 2 1 生产过程情况 产品检验和试验情况 质量管理体系运行情况 质量方针和质量目 标的实施情况等 1 2 2 产品情况 如新产品的开发与投入 产 品的改进与换代 1 2 3 其他内部信息 如员工的建议 新的工 作方法的采用等 2 公司内部质量体系信息交流 沟通 2 1 建议与处理 2 1 1 公司内部员工在质量和生产管理方面所 提出的任何有关产品质量 服务 交付等建议 由建议人填写公司 内 外意见表 并交经 理部由其进行整理 分类 归档 并针对建 议人所提的意见 建议结合公司实际的生产 管理状况进行处理 必要时 为保证所提的 建议 意见得到及时采纳 对产品质量所提出 的意见 建议可由质量部直接对其进行处理 需要时 由质量部负责召集有关部门召开产 品质量管理会议进行讨论 并将讨论的经过 状况和结果记录于 会议记录表 中 2 1 2 如果建议有助于改善质量体系的有效性 应纳入公司的持续改进项目并按 持续改进 管理程序 进行改进和效果验证 确认或纳 入管理审查会议中进行讨论并追踪其执行效 果 2 2 与质量体系有关的产品质量 服务 交付等 信息的宣传 2 2 1 公司管理层应选择适当的方式 宣传公 司的质量方针 质量目标 质量承诺 质量 策划 质量计划及与产品有关的相关法令法 规等信息 并通过相关教育培训 公告 广 告 报刊杂志 黑板报 海报 内部刊物 声像 电子媒体 内部 外部网络 会议 包 括例行性会议 大会 展览会 说明会 简 报 早 周 月 年 会等方式进行宣传 见附件二 让公司员工了解 理解 2 2 2 在质量管理体系规划 实施 执行和内 部质量审核及生产过程中 经理部 制造部 质量部等部门如发现有不符合公司规定要求 的产品或过程时 必须至少在两个工作日内 将其报告给负责纠正措施的管理者 内 外部意见表 内 外部信息收集 内 外部信息统计 整 理 A B 内 外部信息宣传 Q 6DG13 504 2003 信息管理程序 第 3 页 共 4 页 工作流程工作内容说明使用表单 使其了解不符合规定要求的产品或过程问题 及状况并使其得到有效处理和解决 2 2 3 对产品质量 服务 交付等绩效的信息传 达 应尽量简明易懂并有证可查 2 2 4 内部质量审核的结果 应传达到相关单 位或个人 2 2 5 管理评审会议 产品质量讨论会议 生 产计划协调会议 产品交付讨论会议 产品 服务讨论会议 顾客满意度调查结果讨论会 议 顾客抱怨 投诉 退货检讨会议 年度经 营会议等会议的结果均需记录于 会议记录 表 中 并适时传达到相关单位或个人 2 3 内部报表及数据传递 2 3 1 各分厂每月均应根据实际情况填写 废 品损失分析表 售后产品损失分析表 2 3 2 各分厂应将内外部故障损失费用经会计 核算后每季首月 10 日前上报财务部 2 3 3 财务部负责编制季度 质量成本报表 并与每季首月 20 日前将上季度 质量成本报 表 抄报质量部 2 3 4 质量部依据 质量成本报表 于每季 首月底完成上季质量成本分析报告 提出改 进措施 并按季将报告报给总经理 副总经 理 经理部 财务部和有关生产单位 2 3 5 最高管理者对质量成本分析报告做出改 进措施的决定 并责成有关单位负责落实 质量部对改进情况进行跟踪验证 2 3 6 质量部应每年年初完成年度质量成本 综合分析报告报送总经理 副总经理 经理 部部长和财务部部长等有关领导 2 3 7 对于较大或重大质量问题 责任单位 应于 24 小时之内上报公司总经理和质量保证 部 2 3 8 财务会计部应每月月初两日内将上月 库存报表 报送经理部 制造部 废品损失分析表 售后产品损失分析表 质量成本报表 库存报表 3 公司外部质量体系信息交流 沟通 3 1 各分厂应编制市场调查计划 重点调查主 车厂和有关竞争对手情况 各分厂应填写 季度市场调查表 报经理部一份 单位自 存一份 按 业务计划管理程序 执行 3 2 顾客满意或不满意方面的信息管理按顾客 满意度管理程序执行 顾客满意度调查表 市场调查表 B C 内部报表及数据传递 外部信息交流 沟通 Q 6DG13 504 2003 信息管理程序 第 4 页 共 4 页 工作流程工作内容说明使用表单 3 3 对于顾客抱怨或顾客投诉方面的信息 按 顾客抱怨处理程序 执行 3 4 采购部应将公司的质量方针 质量目标传 达给所有的供应商 并取得供应商的积极配 合 对供应商提供的现有产品质量 交付 服务等有关的相关信息 包括不符合情况 向供应商提出改进要求 并督促其配合改进 3 5 如接收到的信息为需回复顾客 供应商的 则接受部门应告诉顾客 供应商处理该信息 大约所需的时间 并按 顾客满意度调查程 序 顾客抱怨处理程序 产品交付管理 程序 服务管理程序 采购管理程序 供应商管理程序 顾客需求管理程序 等进行作业 3 6 相关部门接受到的信息或资料应记录在公 司 内 外意见表 或 顾客服务反馈记录表 或 顾客抱怨通知单 或 纠正与预防措施 报告 中 并由与此信息有关的相关单位进 行处理 如果不能短期内处理完毕 应视需 完成的情况与原提案单位或人员 顾客 供 应商进行联络 沟通和交流 以取得双方均 可接受的一致意见 3 7 各部门应利用顾客和供应商来公司参观拜 访 外出走访顾客或供应商等方式 在